Общая структура документационного обеспечения управления

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.

Схема документационного обеспечения управления

Документооборот - движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.

Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале.

Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

Классификация

1. По происхождению

· Служебные

· Личные

2. По срочности

Срочные

Несрочные

. По гласности

Секретные

Совершенно секретные

Для служебного пользования

Несекретные

. По форме

Типовые

Индивидуальные

. По срокам хранения

Временного хранения

Долговременного

Постоянного

. По характеру информационных связей

Входящие

Исходящие

Внутренние

. По типу носителей

Бумажные

Электронные

Особенно следует выделить класс управленческих документов, к которым относятся: организационные документа (устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников); распорядительные; документы по личному составу.

К законодательным и правовым актом в сфере информации и документации относятся законы РФ, указы и распоряжения Президента РФ, постановления правительства и т.д.

Для обеспечения информационной совместимости “BC разных уровней разработана единая система классификации и кодирования (ЕССК). ЕССК предназначена для выполнения следующих функций:

1. Централизованной разработки общесистемных классификаторов.

. Пополнения и обновления, своевременного и систематического оповещения организаций обо всех изменениях, внесённых в классификаторы.

. Ответов на разовые запросы

. Оптимизации структуры классификаторов.

. Проведения работы по созданию информационно-поисковых языков.

Классификации управленческой информации и документации:

1. Единиц измерения

. Технико-экономических показателей

. Управленческой документации

. Технической документации, обозначений стандартных и технических условий.

. Технологической документации

. Операций и деталей.

Принципы классификации:

1. Основывается на идентификации объектов нутрии классификационных группировок.

. Основан на применении раздельной идентификации и классификации и фасетной классификации. Блоки:

· Идентификации

· наименования

· Классификации

«БОСС - Референт», «АйТи».

«Золушка».