Организация работы с поставщиками

Основанием для завоза товаров в розничное торговое предприятие служит заказ. Она составляется по установленной форме, в которой указывают наименование товаров и основные ассортиментные показатели, объем заказа. Заказ оформляется в электронном виде и отсылается электронной почтой.

Проведением закупочной работы в торговой компании занимается менеджер категории, рассчитывая объем подлежащих закупке товаров. Следующим элементом работы по закупке товаров является работа с поставщиками напрямую, либо через торговых посредников. При работе с поставщиками важную роль играет то, какие товары они производят и продают в настоящее время, возможности по их усовершенствованию, выпуск новых товаров, а также акции, которые предоставляет поставщик.

Доставка товаров на торговые предприятия производится на основании заказа, согласно графика завоза. Заказы и заявки на поставку товаров оформляются ежедневно директором магазина и товароведом магазина. Заявки содержат информацию о том, какие виды и какое количество товаров требуется предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку.

Составляются таким образом, чтобы ожидаемые к поступлению количества товаров опережали фактические потребности в них.

Время между размещением заявок и получением по ним товаров называется временем опережения. Оно играет важную роль в процессе управления закупками и товарными запасами. Заблаговременная подача заявок ослабляет отрицательные воздействия неожиданных задержек в поставках.

Документальное оформление заказа реализуется на основе заключения контракта, как основы закупок, поставки товаров и их закупок. Контракт составляется между поставщиком компанией АО «ГУЛЛИВЕР»

В графике заказов должны быть указаны дни недели, когда поставщик принимает заказ, и дни недели, когда осуществляется поставка товара.

Для передачи заказа поставщику его необходимо разместить в торговой системе.

В заказе поставщику указывают:

• номер заказа;
• название поставщика, которому делается заказ;
• место поставки (торговый объект, для которого предназначена поставка по заказу);
• дату заявки (когда сделана заявка);
• дату поставки (когда товар будет доставлен в торговый объект);
• спецификацию заказа (артикул и наименование товара, заказываемого поставщику);
• закупочные цены;
• количество заказываемого товара в штуках (килограммах);
• внешние штрих-коды заказываемого товара и количество в транспортных упаковках.

Порядку ведения договорной работы на предприятии должны соответствовать: содержание корпоративных актов, специализация юристов, распределение обязанностей между работниками юридического отдела предприятия. Следует обратить внимание на стадии договорной работы.

Круг вопросов, решаемых в процессе заключения и исполнения договоров, специфичен для каждого предприятия, но сам этот процесс единообразен в том смысле, что ему присущи следующие типичные стадии.

1. Подготовка к заключению договоров. Этапы:

· преддоговорные контакты с возможными контрагентами;

· разработка основных условий (подписание предварительных договоров — соглашений о намерениях);

· подготовка бланков договорной документации;

· составление плана договорной кампании (при большом количестве потенциальных контрагентов).

2. Оценка оснований заключения договоров

Базируется главным образом на анализе производственной и коммерческой ситуации, в которой находится предприятие и каждый из потенциальных контрагентов. Решение об отказе заключить договор при наличии предварительного соглашения необходимо аргументировать, причем до того, как контрагент совершит действия, связанные с материальными затратами.

3. Оформление договоров. Этапы:

· разработка проектов;

· урегулирование разногласий;

· конкретизация содержания заключенных договоров;

· их изменение или расторжение.

Проекты разрабатываются, как правило, службой, ответственной за ведение договорной работы, и вместе с протоколом разногласий или другой подобной документацией передаются для всесторонней проверки в отделы, занятые производственным материально-техническим, финансовым и правовым обеспечением предприятия. Традиционная форма проверки соответствия проектов интересам и возможностям предприятия – визирование.

4. Доведение содержания договоров до исполнителей. Возможно в следующих формах:

· передача заинтересованным лицам договорной документации, что обычно удостоверяется их подписью;

· передача подразделениям предприятия копий или выписок этих документов;

· издание систематизированной информации об основных условиях договоров (описи заказов, планы поставок и т.п.).

5. Контроль исполнения.

Имеет целью поддерживать работы в параметрах, отвечающих условиям контрактов, для чего данные о ходе работ сопоставляются с обусловленными показателями. Контроль может быть выборочным, сплошным, периодическим, постоянным.

6. Оценка результатов исполнения договоров.

Складывается из:

· выводов об успехе (неуспехе) путем сравнения фактически достигнутых показателей с целями сделок;

· анализа результатов на предмет возможности применить к исполнителям меры поощрения или санкции;

· разработки мероприятий, способных улучшить исполнение договоров.

Условия взаимодействия с конкретными поставщиками, в том числе изготовителями и посредниками

№№	Критерий	Оценочные характеристики
1.	Статус Поставщика	- Поставщик зарегистрирован в установленном законом порядке; - в учредительных документах Поставщика отсутствуют положения, которые в дальнейшем позволят признать заключенный Договор недействительным или незаключенным; - лицо, которое в случае, если стороны придут к соглашению о возможности взаимовыгодного сотрудничества, будет подписывать Договор со стороны Поставщика, может должным образом в соответствии с законодательством РФ подтвердить свои полномочия; - Поставщик имеет право заниматься продажей (реализацией) товаров на территории, на которой Компания осуществляет хозяйственную деятельность.
2.	Репутация Поставщика	- отсутствие фактов неисполнения или ненадлежащего исполнения Поставщиком принятых на себя обязательств перед Компанией, партнерами Компании; - отсутствие информации о предъявлении к Поставщику антимонопольными, налоговыми, таможенными и иными государственными органами претензий, которые не обжалованы Поставщиком или по которым Поставщику отказано в удовлетворении жалобы.
3.	Требования к товарам и их упаковке	- товары и их упаковка должны соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации и Компании; - товары и их упаковка должны соответствовать образцам, согласованным Поставщиком с Компанией; - товар включен в согласованный компетентными органами ассортиментный перечень товаров, разрешенных к реализации; - срок годности товара должен на момент его поставки Компании составлять не менее 85% от установленного срока годности товара; - товар не находится под арестом, залогом, компетентными органами не наложен запрет на его реализацию; - имеются данные маркетинговых и иных исследований, подтверждающие потребность покупателей (потребителей), в том числе проживающих в районе расположения магазина, принадлежащего Компании, в данном товаре, товаре в данной упаковке и имеются обоснованные расчеты, позволяющие с большой долей вероятностью сделать вывод об экономической эффективности продажи (реализации) данного товара, товара в данной упаковке, либо при отсутствии указанных данных и расчетов имеется согласие Поставщика на возврат нереализованного Компанией товара; - товар соответствует маркетинговой и ценовой политике Компании в магазинах соответствующего формата; - такие же (или аналогичные) товары не поставляются Компании в достаточном объеме другими Поставщиками по ранее заключенным договорам; - наличие свободных квот в ассортиментной матрице магазинов соответствующих форматов.
4.	Экономические условия поставки товаров	- экономические условия приобретения товаров должны соответствовать существующим в Компании обычным (среднему уровню) экономическим условиям приобретения аналогичного товара; - имеются достаточные основания полагать, что цена предлагаемых Поставщиком товаров не будет пересмотрена по основаниям, предусмотренным статьей 40 Налогового кодекса Российской Федерации; - представление Поставщиком Компании в соответствии со статьями 329-381 Гражданского кодекса Российской Федерации приемлемого для Компании обеспечения надлежащего исполнения принятых на себя Поставщиком обязательств.
5.	Требования к таре и организации поставки	- оборудование и складские помещения, имеющееся у Компании, позволяют обеспечить хранение, обработку и транспортировку товара в соответствии с установленными Компанией требованиям; - тара, в которой осуществляется поставка товара, должна соответствовать логистическим возможностям Компании; - порядок поставки товара Поставщиком Компании не должен противоречить установленному в Компании порядку поставки, создавать препятствий поставке товара Компании другими Поставщиками.

Торгово-закупочная деятельность в компании АО «Гулливер» осуществляется ежедневно на транспорте поставщика. При этом заключается договор с поставщиками продукции. Поставщиками хлеба и хлебобулочных изделий являются: ООО Х/З№1 и другие. Рассмотрим некоторые из них в таблице 1.6

Таблица 1.6 Перечень источников поступления хлебобулочных товаров в супермаркет АО «Гулливер»

Сравнительные параметры	ОАО "Ульяновскхлебпром" Хлебокомбинат №1	ОАО "Ульяновскхлебпром" Хлебозавод №2	ОАО "Ульяновскхлебпром" Хлебозавод №3	ОАО "Ульяновскхлебпром" Хлебозавод №4	Заволжский хлебокомбинат
Юр.адрес\телефон	льяновск ул. Хлебозаводская, 3 тел. 8 (8422) 32-53-46, 30-10-39	Ульяновск Московское шоссе, 84 тел. 8 (8422) 48-26-15, 48-07-85	Ульяновск пр. Гая, 79 тел. 8 (8422) 36-04-44, 36-04-94	Ульяновск ул. Солнечная, 2 тел. 8 (8422) 55-28-54, 55-33-80	Ульяновск ул. Академика Сахарова, 7 тел. 8 (8422) 53-80-24, 53-88-14
Предмет договора	Хлеб и хлебобулочные товары	Хлеб и хлебобулочные товары	Хлеб и хлебобулочные товары	Хлеб и хлебобулочные товары	Хлеб и хлебобулочные товары
Скидки
Ассортимент продукции
Спрос потребителей за час