Ведение внутренних документов кадровой службой, правила внутреннего трудового распорядка сотрудников фирмы

Конечно же в первую очередь отдел персонала занимается тем, что осуществляет кадровое делопроизводство в организации. Однако одним только производством и ведением личных карточек на сотрудников их работа не ограничивается.

Трудовое законодательство содержит в себе такой правовой институт, как коллективный договор. Правовое регулирование по вопросам заключения коллективного договора и его содержания часто меняется, поэтому в настоящей главе мы более детально рассмотрим некоторые вопросы, непосредственно связанные с ведением карточек личного дела на каждого сотрудника, заключением коллективных договоров и т. д.

Прежде чем давать рекомендации по осуществлению непосредственной работы сотрудниками кадровой службы, необходимо рассказать о самой организации эффективной работы кадрового отдела.

Об эффективности работы кадрового отдела организации можно делать выводы исходя из организации самого процесса работы с документами. Поэтому в первую очередь необходимо как-то классифицировать всю документацию, которую ведет кадровая служба организации и которая используется в работе службы персонала. Выясним, какие документы обязательны, а какие оформляются по инициативе кадровика.

Сотрудники отдела кадров имеют дело с большим массивом служебной документации. Приказы, акты, справки, заявления, договоры – все эти документы проходят через кадровую службу компании. Внутри каждой компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота. Сотрудники отдела кадров должны не только заниматься работой по управлению персоналом фирмы, оценивать его работу и планировать потребности фирмы в кадрах, но на них возлагается обязанность и по ведению всех документов, составляющих личное дело сотрудника. Мы уже говорили о том, что ТК РФ устанавливаются правовые основы по ведению (содержанию) персональных данных сотрудников.

Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов (групп):

1) локальные нормативные акты;

2) распорядительные документы;

3) документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;

4) информационно-расчетные документы;

5) официальная внутренняя переписка;

6) журналы (книги) учета и регистрации документов.

Каждая из указанных групп документов имеет свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. Рассмотрим более детально и дадим общую характеристику каждой из названных групп документов кадрового отдела организации.

Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливаются режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора. Локальные нормативные акты – один из источников трудового права, их правовое регулирование в основном закреплено ст. 8 ТК РФ в новой редакции. Работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такого представительного органа). Коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников.

Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения.

Наиболее часто в локальных нормативных актах встречаются такие нарушения, как установление ответственности для сотрудников в виде штрафов. Некоторые особо изобретательные работодатели «придумывают», что, например, опаздывающих сотрудников можно лишать нескольких дней отпуска. Обратившись в суд или в инспекцию по охране труда, работники могут не только отменить незаконный акт своего работодателя, но и привлечь его к административной ответственностью, потребовать компенсации реального и морального вреда.

Статья 372 ТК РФ подробно указывает на порядок (процедуру) учета мнения первичного органа профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов. Федеральным законом от 30 июня 2006 г. в данную статью были внесены изменения. Работодатель в таком случае перед принятием решения направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников. Орган первичной профсоюзной организации не позднее пяти рабочих дней с момента получения проекта указанного локального нормативного акта направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме. В случае, если мотивированное мнение органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации в целях достижения взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Выборный орган первичной профсоюзной организации также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном ТК РФ.

Государственная инспекция труда при получении жалобы (заявления) органа первичной профсоюзной организации обязана в течение одного месяца со дня получения жалобы (заявления) провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене указанного локального нормативного акта, обязательное для исполнения.

Большинство локальных актов обязательны для всех сотрудников организации. Остальные предназначены только для тех работников, чьи интересы они непосредственно затрагивают. В качестве примера локального акта, который обязателен для всех, можно назвать правила внутреннего трудового распорядка. Это один из самых главных внутренних документов организации (ст. 189, 190 ТК РФ). Коллективный договор (соглашение), заключенный и действующий в данной организации, может касаться вопросов деятельности всех сотрудников фирмы или конкретных ее отделов. В качестве локального акта, действие которого распространяется только на отдельных сотрудников, можно назвать, например, должностную инструкцию специалиста, перечень должностных лиц с ненормированным рабочим днем или же положение о проведении медосмотров для работников, занятых на вредных работах.

Рассмотрим более детально вопрос о правилах внутреннего трудового распорядка. Основные статьи ТК РФ, которые составляют правовые основы для их установления и содержания, были изменены ФЗ от 30 июня 2006 г.

Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой один из самых основных локальных нормативных актов. Они содержат в себе нормы, преимущественно касающиеся дисциплины труда, выступают непосредственным регулятором взаимоотношений между работодателем и работниками.

Обратите внимание и на Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, которые могут помочь вам в составлении собственных правил ВТР. Но прежде скрупулезно изучите этот документ: он был утвержден более двадцати лет назад, поэтому многие его положения устарели. Сейчас типовые правила действуют лишь в части, не противоречащей ТК РФ. Правила внутреннего трудового распорядка входят в состав организационно-распорядительной документации, и на них распространяются требования к оформлению документов, установленные ГОСТом Р.6.30-2003.

Правила внутреннего трудового распорядка сложились в российском трудовом праве уже довольно давно. Исторически они появились еще раньше коллективного договора. С тех пор их правовое регулирование несколько изменилось, однако примерное содержание правил внутреннего трудового распорядка почти не изменилось (это преимущественно нормы дисциплины труда).

Во многих фирмах принимаются и утверждаются свои локальные акты (положение о персонале, например). Положение о персонале будет представлять собой своего рода «средний» документ между правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором. Положение о персонале, как и корпоративный кодекс, может устанавливать взаимоотношения работников и администрации предприятия, способы организации труда, основные права и обязанности администрации и персонала компании, их взаимную ответственность. Основная его функция – закрепление правил корпоративной культуры фирмы, стандартов работы, этических норм и ознакомление с ними сотрудников.

По усмотрению организации в этот документ включаются различные положения, но его примерная структура такова:

1) основные положения (в них говорится, какие отношения регулирует положение о персонале и на основании чего оно принимается);

2) общие принципы взаимоотношений персонала и работодателя;

3) порядок оформления трудовых отношений;

4) права и обязанности персонала;

5) права и обязанности работодателя;

6) рабочее время и время отдыха;

7) командировки, переводы;

8) социальные гарантии для персонала;

9) программа развития и обучения персонала;

10) участие персонала в прибылях;

11) взаимная ответственность работодателя и персонала.

В подобных ситуациях следует разъяснить, что каждая организация должна для себя решить, нужен компании ее корпоративный кодекс или положение о персонале, поскольку это два взаимо дублирующих документа. Положение о персонале фирмы необходимо только для того, чтобы укреплять и способствовать становлению нужной и полезной для компании корпоративной культуры, не более того. Положение о персонале должно выполнять свою главную роль – знакомить сотрудников при их трудоустройстве с корпоративной культурой фирмы, обеспечивать трудовую дисциплину, мотивировать персонал работать добросовестно и с отдачей, создавать для работников систему дополнительных гарантий.

Содержание данного локального акта определено ст. 189 ТК РФ: регламентация порядка приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы и время отдыха, меры поощрения и взыскания, иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Вместе с тем в ст. 189 ТК РФ говорится и о том, что правила внутреннего трудового распорядка могут содержать в себе меры поощрения и взыскания, применяемые в отношении работников. Такое закрепление законодателем данного правила требует более детального анализа.

Виды поощрения за труд, предусмотренные ст. 191 ТК РФ (объявление благодарности, премирование, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии), почти не изменились по сравнению с КЗоТом РФ (исключены только занесения в Книгу почета, на Доску почета). Помимо названных видов поощрения, иные могут определяться коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации, а также уставами и положениями о дисциплине в организации. Следует заметить, что ТК РФ довольно «бедно» определяет перечень видов поощрения. Если при управлении персоналом и формировании у него нужной мотивации обходиться только объявлением благодарности, премированием, награждением ценным подарком, награждением почетной грамотой, представлением к званию лучшего по профессии, то этого явно будет мало. Конечно, такие меры, как премирование и ценный подарок от фирмы, – довольно действенный вариант, но в настоящее время каждая крупная развивающаяся компания обязательно должна иметь в своем арсенале целую серию дополнительных «бонусов» для особо отличившихся сотрудников. Так, сотруднику можно предоставлять дополнительные дни отпуска по его выбору.

Что касается мер ответственности, то законодатель не совсем верно включил их в содержание ст. 189 ТК РФ. Многие сотрудники кадрового отдела и руководители начинают думать, что они самостоятельно могут определять и устанавливать их, как и меры поощрения, однако это далеко не так. Можно применять только те меры взыскания (санкции), которые закрепляет сам ТК РФ.

Статьей 192 ТК РФ установлено, что за совершение дисциплинарного проступка, т. е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

1) замечание;

2) выговор;

3) увольнение по соответствующим основаниям.

Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине (ч. 5 ст. 189 ТК РФ) для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены и другие дисциплинарные взыскания.

К дисциплинарным взысканиям, в частности, относится увольнение работника по основаниям, предусмотренным п. 5, 6, 9 или 10 ч. 1 ст. 81 или п. 1 ст. 336 ТК РФ, а также п. 7 или 8 ч. 1 ст. 81 ТК РФ в случаях, когда виновные действия, дающие основания для утраты доверия, либо соответственно аморальный проступок совершены работником по месту работы и в связи с исполнением им трудовых обязанностей.

Не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине. При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. Непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу. За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если сотрудник отказывается ознакомиться с указанным документом под роспись, то составляется соответствующий акт. Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда или (и) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Работодатель обязан рассмотреть заявление представительного органа работников о нарушении руководителем организации, руководителем структурного подразделения организации, их заместителями трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, условий коллективного договора, соглашения и сообщить о результатах его рассмотрения в представительный орган работников. В случае, когда факт нарушения подтвердился, работодатель обязан применить к руководителю организации, руководителю структурного подразделения организации, их заместителям дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

С правилами внутреннего трудового распорядка всегда следует ознакомить всех новых сотрудников под роспись. Часто в текст трудового договора включают условие о том, что сотрудник обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, принятые в организации.

Даже после знакомства с правилами внутреннего трудового распорядка у новичка может возникнуть масса вопросов организационного характера: как зовут того или иного сотрудника, по какому телефону его можно найти, к кому обращаться по вопросам закупки канцтоваров и спецодежды, кто может установить нужную программу на компьютере.

Не стоит перегружать этими сведениями правила внутреннего трудового распорядка. Лучше разработать и принять самостоятельные локальные акты (кодекс корпоративной этики, положение о персонале и т. п.), в которых следует закрепить стандарты внутрикорпоративного поведения сотрудников. В них вы можете затронуть аспекты, не освещенные в правилах, но которые необходимо довести до сведения коллектива: перерывы для чаепитий, курения, порядок фиксирования отсутствий по служебным надобностям, установки по корпоративному стилю одежды и др.

В качестве приложений к правилам внутреннего трудового распорядка целесообразно подготовить справочник внутренних телефонов, правила пользования Интернетом и локальной сетью, служебными автомобилями, мобильной связью и т. п. Вместе с этими документами или вместо них можно издать небольшую и удобную брошюрку, где рекомендуется изложить краткую информацию о компании, ее реквизиты. Не помешают здесь и фотографии руководителей. Разъясните, что нужно делать при приходе на работу и уходе с нее, где принято обедать, каков порядок заказа визиток и т. п. Здесь можно дать волю юмору, избегая дежурных канцеляризмов: «в нашей компании не принято курить более пяти раз в день», «мы надеемся, что наши клиенты будут приятно удивлены вашим безупречным знанием делового этикета». Можете не сомневаться, что это сработает. Кроме формального соблюдения трудового законодательства (наличия документа, в котором закреплены правила внутреннего трудового распорядка), вы получите реально работающий инструмент, помогающий решать практические задачи вашей организации.

Нередко профессиональные обязанности работников организации дополняются сводом моральных стандартов (этическим кодексом). Элементами правомерного поведения становятся:

1) указания на неприемлемые образцы поведения или соблюдение общепринятых правил делового этикета, поддержание в коллективе здорового морально-психологического климата;

2) ограничения на работу в конкурирующих организациях;

3) процедуры защиты работников в случае их обращения к руководству с жалобами и претензиями.

К запрещающим вариантам корпоративного поведения обычно относят:

1) сексуальные домогательства, угрозы, насилие, грубость;

2) распитие спиртных напитков на территории организации и пребывание работника в нетрезвом состоянии и состоянии наркотического и токсического опьянения;

3) утрату, кражу собственности организации или неэффективное ее использование;

4) разглашение охраняемой законом тайны;

5) использование расходных материалов организации в личных целях;

6) предоставление искаженной информации о персональных данных работника;

7) злоупотребление авторитетом и влиянием организации, взяточничество, получение подарков и денег от поставщиков и клиентов.

В разделе, посвященном приему на работу и увольнению, необходимо предусмотреть обязанность должностных лиц организации ознакомить работника с порученной работой, локальными нормативными актами и провести инструктаж по охране труда. Целесообразно также документально закрепить процедуры заключения, изменения и прекращения трудового договора.

Следующий вид документации составляют распорядительные документы. К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью директор (генеральный директор) осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации. Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы. Первая группа – приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации), вторая – приказы по личному составу (о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность, предоставлении отпусков, поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно. Во вторую группу, напротив, входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме.

Следующую группу составляют документы, подтверждающие трудовую деятельность работника. В данном случае мы имеем в виду трудовую книжку, трудовой договор, справки о трудовой деятельности, копии приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников. Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой, страховой или непрерывный) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы. На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о работе по совместительству или совмещению, а также оформляется дубликат трудовой книжки.

Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью. Здесь мы должны прежде всего отметить личную карточку работника, штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, график сменности, личные дела. Форма большинства этих документов унифицирована.

В отличие от распорядительных документов, которые идут по управленческой «лестнице» сверху вниз (от руководителя, издающего, например, приказ о приеме на работу, к сотруднику, который зачисляется на основании этого приказа), информационно-расчетные бумаги двигаются в обратном направлении: от работника – к руководителю отдела, от руководителя отдела – к руководителю организации. Например, при составлении графика отпусков начальник структурного подразделения спрашивает сначала у каждого работника о времени желаемого отдыха. Затем он обобщает все пожелания сотрудников и передает в отдел кадров для составления единого графика отпусков, который утверждает руководитель организации.

Внутренняя переписка в организации используется для фиксирования решения всех кадровых вопросов. Например, руководитель какого-либо отдела, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку, сотрудник не дает такую объяснительную расписку, руководитель составляет об этом акт, а затем обращается к директору организации с докладной запиской и актом, в которых просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. В другом случае, если руководитель желает поощрить своего сотрудника, то он направляет в адрес директора компании письмо с представлением о необходимости поощрения работника. Здесь необходимо отметить, что в зависимости от внутренних локальных актов (документов), которые разработаны и действуют в организации, руководитель отдела может и самостоятельно принимать такое решение (о привлечении к дисциплинарной ответственности или поощрении сотрудника), а также возможен вариант, что такое решение будет приниматься другими уполномоченными сотрудниками (начальником отдела кадров, например). При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.