Обязанности руководителей и начальников по ведению служебной переписки.

В соответствии с нормативными актами, регламентирующими порядок документирования, руководители и начальники всех степеней обязаны:

- стремиться к ограничению количества и видов разрабатываемых документов;

- требовать от подчиненных правильного оформления документов;

- требовать от подчиненных органов управления предоставления сведений и документов, только предусмотренных табелем срочных донесений;

- следить за предоставлением подчиненными в гражданские учреждения только тех документов, которые предусмотрены особым перечнем;

- обеспечить правильное пользование действительными и условными наименованиями пограничных органов и учреждений.

2. Документы, коллегиальных органов, порядок их составления и оформления.

Для оказания помощи руководству в повышении оперативной и мобилизационной готовности, поддержании высокого морально-психологического состояния личного состава, укреплении правопорядка созданы специальные коллегиальные органы (Коллегия, Ученые советы, методические советы, аттестационные комиссии), которые функционируют постоянно. Существуют также коллегиальные органы, которые создаются по мере необходимости. К ним относятся различного рода совещания, собрания, конференции и др. Принимаемые ими решения носят рекомендательный характер. Право принятия окончательного решения принадлежит руководителю.

Деятельность коллегиальных органов в обязательном порядке документируется. Ход заседаний и порядок обсуждения вопросов фиксируется в протоколе, а принимаемые решения оформляются постановлением.

Протоколами оформляются:

- заседания Коллегии региональных пограничных управлений;

- заседания научных, технических, экспертных и других советов;

- совещания (заседания) с представителями органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных органов и организаций;

- итоги конкурсов на заключение контрактов и т. д.

Всю подготовку материалов к совещанию или заседанию, а также записи возлагаются на секретаря коллегиального органа или должностных лиц, готовивших вопрос к обсуждению. Материалы к обсуждению должны быть представлены по вопросам, регулируемым федеральным законодательством, в установленные сроки, а по иным вопросам – не позднее, чем за 15 дней до даты проведения совещания (заседания).

Проект протокола (решения) согласовывается с заинтересованными подразделениями пограничного органа (организации) и иными организациями, лицами ответственными за подготовку материалов.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее 3 дней со дня проведения заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов:

- протоколы заседаний коллегий;

- протоколы научных, технических и экспертных советов и т.д.

Протоколам совместных заседаний присваиваются составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Текст протокола подлежит оформлению и состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указывается:

- имя, отчество, фамилия председателя или председательствующего;

- имя, отчество, фамилия секретаря;

- список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих;

- повестка дня;

- докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст раздела строится по схеме: слушали – выступили – постановили (решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, т.е. делается сноска «Текст выступления прилагается». Особое мнение, высказанное во время обсуждения, записывается в тексте протокола.

Допускается форма составления протокола, где фиксируются только принятые постановления (решения).

Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А-4 (210 – 297мм) и имеют следующие реквизиты:

- наименование документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается от верхней границы текстового поля прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

- дата – оформляется цифровым способом ниже предыдущего реквизита, используя абзац;

- регистрационный номер протокола – печатается справа на одном уровне с датой;

- место проведения заседания, совещания– указывается при оформлении протоколов, в т.ч. если оно происходило вне места дислокации пограничного органа, после реквизита «дата», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

- вид (форма) заседания (совещания) – отделяется от предыдущего реквизита 1,5 междустрочным интервалом, печатается от левой границы текстового поля;

Основная часть протокола печатается через 1,5 междустрочных интервала (18 пт).

Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами и его наименование начинается с предлога «О», (Об), которое печатается, центровано и подчеркивается одной чертой под последней строкой. Под чертой в скобках указываются фамилии, инициалы должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.

Протокол подписывает председательствующий и секретарь и включают, наименование должности председательствующего и секретаря, их личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (12 пт) и выравнивается по правой границе текстового поля.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем документа.

Билет № 34