Организация работы исполнительных комитетов (местных администраций)

Организация работы исполнительных комитетов (местных администраций), как и иных органов государственного управле­ния, имеет ряд составляющих: планирование, распределение обя­занностей, подготовка заседаний, вопросов, выносимых на рас­смотрение исполнительного комитета (местной администрации), проведение заседаний, принятие решений и доведение их до исполнителей, осуществление контроля, прием граждан, рассмот­рение обращений граждан.

Планирование — одна из важнейших и первейших функций управления, организации работы исполнительного комитета (мест­ной администрации).

Планы работы исполнительных комитетов (местных адми­нистраций) составляются на год, полугодие, квартал, месяц. В Законе «О местном управлении и самоуправлении в Республике

Беларусь» ничего не говорится о планировании работы. В регла­ментах ему посвящена, как правило, вторая глава. Не регламенти­ровалось планирование и в предшествующих законодательных актах о местных Советах. Однако на практике планирование нашло применение. В 50-е годы отсутствовал единый подход к планиро­ванию: одни Советы (исполкомы) планировали свою работу на месяц, другие — на полгода. К 60-м годам это положение стаби­лизировалось: почти все Советы Белоруссии стали составлять планы работы на три месяца. В 70-е годы многие местные Советы БССР наряду с квартальными начали принимать также годовые и двух­летние планы работы¹.

Содержание планов работы состоит из нескольких разделов (глав). Например, в плане работы Минского горисполкома имеется семь разделов: I. Перечень основных вопросов для рассмотрения на заседаниях исполнительного комитета; II. Перечень основных вопросов, предлагаемых для рассмотрения на сессиях городского Совета депутатов; III. Общественно-политические и культурные ме­роприятия, проводимые в городе; IV. Встречи руководителей горис­полкома с представителями общественности и отдельными катего­риями граждан города; V. Семинары по обмену опытом работы руководителей предприятий, организаций и учреждений, струк­турных подразделений горисполкома, администраций районов; VI. Семинары с участием председателя горисполкома и глав адми­нистраций районов; VII. Календарь знаменательных дат.

В каждом разделе указываются вопросы, месяц рассмотрения и ответственные за их подготовку. В подготовке каждого вопроса участвует, как правило, соответствующее структурное подразде­ление исполкома (местной администрации).

При составлении плана работы учитываются решения вы­шестоящих государственных органов, состояние экономики, по­ложение хозяйственного, социально-культурного строительства, развитие предпринимательства, предложения различных органи­заций, структурных подразделений исполкома.

В подготовке проекта плана участвует весь аппарат исполко­ма, его структурные подразделения: отделы, управления и другие организации, которые представляют свои предложения, предва­рительно согласовав с заместителями председателя и управляю­щим делами, обычно в отдел организационной и кадровой работы

¹Крамник А.Н. Организация работы исполнительных комитетов местных Советов народных депутатов // Советское строительство / Под ред. А.А. Головко. Мн., 1979. С. 201

(в Минском горисполкоме) заблаговременно, не позднее 15 де­кабря текущего года. Проект плана составляется названным отде­лом и передается председателю, заместителям председателя и управляющему делами для предварительного рассмотрения. При наличии замечаний он дорабатывается и вносится управляющим делами на рассмотрение исполнительного комитета.

План работы служит важным ориентиром в деле заблаговре­менной подготовки вопроса для рассмотрения или проведения мероприятия.

Плохо, что в планах не находит отражения оперативная рабо­та. Целесообразно планировать выезды руководителей исполко­мов, их отделов и управлений в конкретные организации, насе­ленные пункты с указанием цели выезда (прием граждан, инфор­мация населения о своей работе, проверка и т.д.). Такой подход способствовал бы систематическому проведению работы на местах, конкретизировал бы ее. Понятно, что предусмотреть все выезды на места сложно, но заранее наметить их возможно. Желательно планировать не только выезды на места, но и другие формы опе­ративной деятельности, что, безусловно, повысит эффективность воздействия на управляемых.

Распределение обязанностей происходит между председате­лем исполнительного комитета (главой администрации), его за­местителями и управляющим делами (секретарем) исполкома.

Распределение обязанностей осуществляется председателем исполнительного комитета (главой администрации) и утверждается на заседании исполнительного комитета (местной администрации).

Важным этапом организации работы исполкомов (местных администраций) является подготовка заседаний. На заседаниях рассматриваются вопросы, предусмотренные планом работы. Вне­плановые вопросы выносят только по согласованию с председате­лем исполкома (главой администрации), руководителями струк­турных подразделений исполкома (местной администрации), орга­низаций, нижестоящих исполкомов.

Подготовка основных плановых вопросов осуществляется за­ранее (не позднее одного месяца до заседания). Для этого могут создаваться специальные комиссии (рабочие группы) из числа заинтересованных структурных подразделений. Такие комиссии может возглавлять один из заместителей председателя (главы адми­нистрации), управляющий делами, член исполкома, руководитель структурного подразделения. Состав комиссии утверждает пред­-

седатель исполкома (глава администрации). Не исключается изда­ние по этому вопросу специального распоряжения.

По каждому вопросу, которые выносят на заседание, готовит­ся проект решения, который представляется с другими предус­мотренными регламентом материалами в соответствующий отдел (общий, протокольный сектор отдела контроля и делопроизвод­ства). Обязательно прилагаются обоснование о необходимости рассмотрения данного вопроса с заключением соответствующего заместителя председателя, справка, список докладчиков и содок­ладчиков по данному вопросу, лиц, приглашенных на заседание.

Проект решения и приложения к нему визируются руководи­телями организаций, готовящих такое решение.

Проекты решений должны соответствовать требованиям нормотворческой техники. В регламентах предписывается, что проек­ты решений не могут превышать трех—четырех страниц, а справ­ки — пяти—шести страниц отпечатанного через полтора интервала текста. Они представляются в протокольный сектор (общий отдел), который за пять—семь дней до заседания формирует повестку дня заседания и представляет управляющему делами для визиро­вания и утверждения председателем исполкома (главой адми­нистрации). Если материалы подготовлены некачественно, рас­смотрение соответствующего проекта решения или вопроса в по­вестку дня не включается.

В случае, если вопросы не подготовлены своевременно, они включаются в дополнительную повестку дня и только с согласия председателя исполкома (главы администрации).

Проекты решений с другими материалами, которые предлага­ются для рассмотрения на заседании, вместе с повесткой дня рассы­лаются (представляются) для ознакомления членам исполкома (местной администрации) и другим заинтересованным лицам, на­пример председателю Совета депутатов, прокурору, помощнику Президента Республики Беларусь — главному инспектору по облас­ти, г. Минску, начальнику юридического отдела, пресс-центру для ознакомления не позднее чем за три дня до заседания.

Ответственным за подготовку заседаний исполкома (местной администрации) является управляющий делами (секретарь) испол­кома. В подготовке заседаний принимают участие также общий отдел и отдел контроля и делопроизводства. Первый обеспечива­ет подготовку организационных мероприятий к заседаниям, вто­рой — ведение протокола заседания, запись замечаний и предло­жений по обсуждаемым вопросам.

Заседание исполкома (местной администрации) ведет пред­седатель исполкома (глава администрации), а при его отсутствии — первый заместитель председателя или по их поручению — один из заместителей председателя исполкома (главы местной адми­нистрации).

В начале заседания утверждается окончательная повестка дня и порядок работы.

В заседаниях исполкома (местной администрации) могут при­нимать участие прокурор, руководители структурных подразделе­ний исполкома (администрации), руководители организаций, рас­положенных в административно-территориальной единице, предсе­датели нижестоящих исполкомов (главы местных администраций), их заместители, депутаты Советов депутатов, представители Адми­нистрации Президента Республики Беларусь, Совета Министров, вышестоящих исполкомов, республиканских органов, местного ра­дио с правом совещательного голоса. Другие лица могут участво­вать в заседаниях исполкома (местной администрации) только с согласия председательствующего.

На заседаниях вопросы докладываются председателем испол­кома (главой администрации), его заместителями, управляющим делами (секретарем), членами исполкома (администрации), руко­водителями структурных подразделений исполкома (администра­ции), председателями нижестоящих исполкомов (руководителями местных администраций), а также другими лицами, готовившими проект решения, но только с согласия председательствующего.

Время для докладов, содокладов устанавливается в регламен­тах или на самом заседании. Обычно оно предусматривается для доклада в пределах 10—15 минут, для содоклада, выступлений — до 5 минут, для справок — до 3 минут.

Принятые решения, которые требуют доработки с учетом обсуждения, возвращаются готовившим их структурным подраз­делениям, Доработанные решения визируются руководителями соответствующих структурных подразделений и представляются заместителями председателя (главы администрации) исполкома в протокольный сектор (общий отдел) не позднее чем в течение трех дней или в оговоренный срок.

Решения подписываются председательствующим на заседа­нии и управляющим делами (секретарем), а приложения к ним визируются руководителями структурных подразделений, ответ­ственными за их подготовку.

Решения рассылаются протокольным сектором (общим отде­лом) в трехдневный срок после их подписания согласно перечню рассылки.

На заседаниях ведутся протоколы, которые оформляются с соблюдением требований, установленных Инструкцией по делоп­роизводству, утвержденной облисполкомом (Минским гориспол­комом).

За исполнением принятых решений устанавливается контроль. Подобный контроль возлагается на структурные подразделения исполкома (местной администрации). Общее руководство органи­зации работы по контролю осуществляют председатель исполкома (глава администрации), его заместители и управляющий делами (секретарь).

Отдел контроля и делопроизводства управления делами испол­кома осуществляет систематический анализ и оперативный конт­роль за сроками реализации актов вышестоящих органов, реше­ний исполкома, распоряжений председателя исполкома и служеб­ной переписки.

Выполнение поручений председателя на заседаниях исполкома контролируется помощниками заместителей председателя испол­кома в соответствии с распределением обязанностей и управле­нием кадров и организационной работы исполкомов (там, где оно есть).

Кроме того, проводится большая организаторская работа по приему граждан и рассмотрению их обращений. Вопросы по ее организации регулируются регламентами исполкомов (местных администраций).