Организация работы республиканских органов государственного управления

Одной из важных составляющих в организации работы республиканских органов государственного управления является четкое распределение обязанностей между министром, председа­телем государственного комитета, председателем комитета и их заместителями. Распределение обязанностей необходимо не толь­ко для четкости, слаженности в организации работы, но и для персональной ответственности каждого за порученное дело.

В положении о том или ином республиканском органе персо­нальная ответственность за выполнение возложенных на орган задач и функций обычно возлагается на министра, руководителя иного республиканского органа. Однако это не означает, что с его заместителей снимается такая ответственность. Заместители не­сут, по существу, такую же ответственность, как и руководитель, но каждый за свой участок работы.

Основное назначение распределения обязанностей заключа­ется в том, чтобы установить оперативный контроль за работой аппарата, обеспечить наблюдение за выполнением решений, ока­зывать помощь структурным подразделениям (управлениям, отде­лам) в их повседневных делах.

Распределение обязанностей осуществляется как в коллеги­альных, так и в единоначальных органах в пределах сферы дея­тельности органа, включая все управления и отделы, иные струк­турные подразделения центрального аппарата республиканского органа.

Распределение обязанностей между руководителями респуб­ликанского органа предполагает, что в ведение каждого из них передается определенный круг вопросов.

Назначением Президентом Республики Беларусь министра, ру­ководителя иного республиканского органа, заместителей министра внутренних дел, министра обороны, министра по чрезвычайным

ситуациям, председателя Комитета государственной безопасности, председателя Государственного комитета пограничных войск, пред­седателя Государственного таможенного комитета и Советом Ми­нистров — заместителей иных министров по согласованию с Прези­дентом Республики Беларусь, заместителей председателей комитетов при Совете Министров в определенной мере решается вопрос о распределении основных обязанностей.

Круг вопросов, входящих в ведение министра, закрепляется в специальном нормативном правовом акте «Положении о Минист­ре Республики Беларусь», утвержденном Указом Президента Республики Беларусь 21 ноября 2001 г. №692\ Принятие настоя­щего документа свидетельствует о существенном повышении ста­туса Министра как руководителя основной структуры в системе государственного отраслевого (функционального) управления, его роли в проведении государственной политики в соответствующей отрасли (сфере деятельности). Компетенция министра, руководи­теля иного республиканского органа государственного управления, частично закрепляется в положении о том или ином республикан­ском органе. Например, в Положении о Министерстве спорта и ту­ризма Республики Беларусь (п. 8) записано, что министр руково­дит деятельностью Министерства и несет персональную ответ­ственность за выполнение возложенных на это Министерство за­дач и функций; распределяет обязанности между своими замести­телями, руководителями структур Минспорта; согласовывает кан­дидатуры на должности руководителей соответствующих местных органов управления физической культурой, спортом и туризмом; утверждает структуру и штатное расписание работников аппарата Минспорта, положения о его структурных подразделениях, струк­туру и численность подчиненных ему организаций в пределах рас­ходов на их содержание, а также уставы этих организаций; самос­тоятельно распоряжается имуществом и средствами Минспорта в пределах, установленных законодательством и сметой; назначает на должности и освобождает от должностей работников централь­ного аппарата Минспорта и руководителей подчиненных ему орга­низаций и учреждений².

^[1] Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2001. №11, 1/3252.

² Там же. № 56, 5/6125.

Кроме того, руководителем республиканского органа осущес­твляется внутреннее распределение обязанностей между ним и его заместителями с учетом их знаний, опыта и образования.

Распределение обязанностей закрепляется документально: в одних органах — приказами руководителя республиканского орга­на, в других — фиксируется в протоколах заседания коллегии или иных документах, имеющих юридическое значение.

Важную роль в организации работы республиканских орга­нов играет ее планирование. Планирование осуществляют все республиканские органы. Оно способствует успешной работе рас­сматриваемых органов, помогает целенаправленно ее организовы­вать.

Планирование осуществляется по времени, по субъектам.

По времени планирование бывает перспективным (годовым) и текущим (квартальным).

По субъектам различают три вида планирования:

а) планирование в целом работы министерства, иного респуб­ликанского органа (общий план);

б) планирование работы структурного подразделения минис­терства или иного республиканского органа;

в) планирование работы коллегиального органа министерства или иного республиканского органа.

Нередко в общих планах работы предусматриваются также вопросы, выносимые на рассмотрение коллегии.

В перспективных (годовых) планах выделяются наиболее важ­ные вопросы, решение которых необходимо для успешного разви­тия отрасли (сферы). Квартальные планы составляются с учетом годового плана с распределением мероприятий по месяцам. В них намечается решение вопросов, являющихся наиболее важными на данный период времени.

Составление плана начинается заблаговременно, до оконча­ния срока действующего плана. В составлении проектов общих планов и планов работы коллегий участвуют все подразделения министерства, иного республиканского органа.

Составление проектов планов начинается в структурных под­разделениях республиканского органа. Их руководители самосто­ятельно намечают вопросы, которые они хотели бы включить в план. При определении круга вопросов учитываются конкретные потребности развития отрасли (сферы), указания вышестоящих органов, руководства органа, коллегии, ходатайства нижестоящих

подразделений и других органов и организаций, предложения обще­ственности, высказывания в печати и т.д.

Вопросы, намечаемые для включения в проект плана, предва­рительно согласовываются с заместителями руководителя респуб­ликанского органа, курирующими соответствующие вопросы, струк­турные подразделения. Затем перечень вопросов передается лицу, ответственному за составление проекта плана — заведующему отделом, помощнику министра, председателя государственного ко­митета, комитета или ответственному секретарю коллегии. Проект плана рассылается членам коллегии и начальникам структурных подразделений для ознакомления. Обычно он выносится на обсуж­дение и утверждение коллегии.

Перспективные и текущие планы работы республиканского органа в зависимости от конкретных условий дополняются и изменяются в процессе их выполнения. По отдельным вопросам (мероприятиям) могут меняться сроки их решения (проведения). Если план продуман, обсужден, он является важным документом, направляющим и организующим работу республиканского органа государственного управления.

В планы работы республиканского органа обычно не включа­ются вопросы, которые рассматриваются в форме единоначалия. Однако в планах некоторых органов находят отражение вопросы, подлежащие рассмотрению на совещаниях (оперативных совеща­ниях) отдельно у министра и каждого заместителя министра. Та­кая практика существует, например, в Министерстве юстиции. Планирование совещаний помогает заранее определить наиболее важные вопросы и надлежащим образом подготовить их.

Другие республиканские органы включают в свои планы вопросы учебы руководящих работников подчиненных организа­ций, проведения выездных семинаров-совещаний с участием ру­ководящих работников и специалистов министерства по оказа­нию практической помощи на местах, изучению и обмену опытом работы (Министерство по налогам и сборам).

Порядок подготовки проектов планов закрепляется, как пра­вило, в регламентах министерства, иного республиканского орга­на государственного управления. В них определяется и порядок внесения вопросов на рассмотрение республиканского органа и порядок подготовки нормативных правовых актов.

На рассмотрение министерства, иного республиканского орга­на могут вноситься вопросы структурными подразделениями, име­ющими самостоятельность, т.е. действующими с проявлением пол­

ного функционализма, а также нижестоящими органами. К таким вопросам относятся лишь те, которые не могут быть рассмотрены ими самостоятельно.

Вопросы вносятся руководителями этих органов, одновремен­но представляется проект решения с кратким изложением сути вопроса и обоснованием необходимости принятия данного реше­ния в докладной записке с приложением в необходимых случаях соответствующих расчетов и других материалов. Названные мате­риалы рассматриваются управлениями (отделами) республикан­ского органа согласно их компетенции, которые высказывают свое мнение в виде заключения. Затем они передаются для рассмотре­ния и подписания курирующему данные вопросы заместителю руководителя республиканского органа.

Проекты нормативных правовых актов, приказов визируются заместителем руководителя, а также юридическим управлением и представляются на подпись руководителю министерства, иного республиканского органа. Подобный порядок существует и при подготовке проектов правовых актов, создаваемых в министер­стве, ином республиканском органе. Подготовка проектов норма­тивных правовых актов должна осуществляться в соответствии с законодательством о нормативных правовых актах.

Как правило, проекты нормативных правовых актов создают­ся в структурных подразделениях республиканского органа. Под­готовленные проекты визируются руководителем (его заместите­лем) структурного подразделения, а также соответствующим за­местителем министра, председателя государственного комитета (комитета) и юридическим управлением. Если проекты затраги­вают интересы иных структурных подразделений, то визируются также их руководителями.

В юридическое управление вместе с проектом нормативного правового акта представляется справка, содержащая основание для издания правового акта.

Правовые акты подписываются руководителем республикан­ского органа.

Организация работы коллегии представляет собой более сложный процесс. Коллегии осуществляют свою работу в форме заседаний. На заседание выносятся вопросы, предусмотренные планом работы коллегии (общим планом). Перед каждым заседа­нием составляется проект повестки дня заседания. В нее включа­ются и неплановые вопросы. На каждое заседание выносится не­сколько вопросов.

Проект повестки дня за пять и более дней составляется секре­тарем коллегии, помощником руководителя республиканского орга­на или другим лицом, которому поручено заниматься этими во­просами, и представляется на утверждение председателю колле­гии. Вопросы, плохо подготовленные или потерявшие актуаль­ность, могут исключаться председателем коллегии из повестки дня до заседания коллегии или в ходе самого заседания.

Для лучшей организации работы коллегий в республикан­ских органах установлен определенный порядок подготовки и представления материалов к заседаниям. Он определяется регла­ментом республиканского органа и самой коллегией с учетом особенностей каждого органа и накопленного опыта.

Как правило, подготовка материалов на рассмотрение колле­гий организуется руководителями структурных подразделений. В подготовке могут участвовать комиссии, советы, действующие при республиканском органе.

Материалы состоят из справки (докладной записки), которая содержит краткое изложение существа вопроса и обоснования предложений, включенных в проект решения коллегии; проекта приказа (постановления) руководителя республиканского органа, который должен быть предварительно завизирован руководите­лем заинтересованных подразделений этого органа, руководите­лями других учреждений и организаций, а также заместителем министра (иного республиканского органа), курирующим данный участок работы; списка лиц, приглашаемых на заседание колле­гии, с указанием их должности.

В некоторых республиканских органах в зависимости от во­проса, кроме того, требуется представить объяснительную запис­ку с точными и конкретными указаниями путей и средств, с по­мощью которых предлагается проводить данный акт в жизнь. Если реализация акта потребует отпуска денежных средств, то должна быть приложена записка с конкретными указаниями способов их получения.

В ряде республиканских органов государственного управле­ния введено правило, согласно которому проекты решений не должны превышать определенного объема (например, пять стра­ниц машинописного текста).

Все материалы, представляемые на рассмотрение коллегии, подписываются руководителями организаций, вносящих вопрос.

При подготовке вопроса на заседание коллегии республикан­ский орган в случае необходимости не ограничивается только по-

лучением указанных материалов, а создает специальные комис­сии с участием членов коллегии для предварительной проверки состояния дел на местах. В таких случаях в материалы входит и справка о проверке, подписанная председателем комиссии.

Проект решения коллегии и материалы к нему представля­ются секретарю коллегии, как правило, не позднее чем за шесть дней до заседания коллегии. При несвоевременном представле­нии материалов секретарь может снять вопрос с повестки дня за­седания коллегии, проинформировав об этом председателя колле­гии. Вопросы, по которым в названный срок не были представлены необходимые материалы, могут быть включены в повестку дня только с разрешения председателя коллегии или лица, его заменяю­щего.

В тех случаях, когда материалы не могут быть представлены в указанные сроки или необходимость в обсуждении планируемо­го вопроса отпала, лица, ответственные за его подготовку, долж­ны письменно поставить об этом в известность председателя кол­легии и о его решении сообщить секретарю коллегии не позднее срока, предусмотренного для составления повестки дня заседания коллегии.

Заседания коллегии созываются председателем коллегии, т.е. министром, иным руководителем республиканского органа (а в его отсутствие — лицом, исполняющим его обязанности) в со­ответствии с планом работы или в зависимости от конкретных условий.

В положении о том или ином республиканском органе не указана периодичность заседаний коллегий. Об этом говорится в регламенте министерства, государственного комитета (комитета), и каждый орган решает данный вопрос по своему усмотрению. Общего правила не существует. Заседания коллегий в среднем проводятся один—три раза в месяц в установленные дни недели.

Могут проводиться расширенные, внеплановые и выездные заседания. Председательствует на заседаниях руководитель рес­публиканского органа (он является председателем коллегии), а в его отсутствие — первый заместитель или по поручению руково­дителя — один из его заместителей.

Заседания коллегии считаются правомочными при условии присутствия на них не менее половины членов коллегии. На засе­даниях могут присутствовать помимо членов заинтересованные лица, вызванные (приглашенные) на заседание коллегии. Пригла­шенные лица обладают правом лишь совещательного голоса.

На расширенных заседаниях присутствуют лица, имеющие непосредственное отношение к рассматриваемому вопросу. Мо­гут проводиться и совместные заседания коллегий нескольких республиканских органов для обсуждения вопросов, представля­ющих взаимный интерес.

Каждое заседание начинается с утверждения повестки дня. Процедура проведения заседаний коллегий, как и их продолжи­тельность, в положениях не урегулирована. Она регулируется рег­ламентами. В некоторых органах установлено время на доклад до 15 минут, для содоклада — до 7 минут, для выступления в прени­ях — до 5 минут, для справок до 2 минут. В отдельных случаях председательствующим на заседании может быть установлено иное время.

Докладчиками по рассматриваемым вопросам выступают, как правило, руководители и ответственные работники структурного подразделения, вносившего вопросы на рассмотрение, содокладчи­ками — лица, участвовавшие в подготовке данных материалов. Ко­личество выступающих не ограничивается. Между тем, если вопрос становится вполне ясным, председательствующий может прекра­тить обсуждение, сделав заключение по рассматриваемому вопросу. После этого коллегия принимает по нему решение. Принятие этого решения, как правило, не сопровождается голосованием.

Председательствующий по окончании обсуждения обычно формулирует соответствующие предложения, руководствуясь пред­ставленным проектом, и путем опроса выясняет, кто из присутству­ющих имеет свои предложения, замечания, возражения. При их отсутствии решение считается принятым единогласно. В случае разногласий проводится голосование. Решение считается принятым, если за него проголосует больше половины присутствующих членов коллегии.

При возникновении разногласий между председательствую­щим и членами коллегии руководитель вправе провести в жизнь свое решение, сообщив о возникших разногласиях Совету Минис­тров. Члены коллегии в свою очередь могут довести до сведения Совета Министров свое мнение. При равенстве голосов принятым считается решение, за которое проголосовал председательствую­щий на заседании.

Решения заносятся обычно в протокол заседания коллегии. Они могут проводиться в жизнь постановлением или приказом республиканского органа. Форма акта определяется на заседании

коллегии с учетом мнения лиц, представивших проект решения (акта) по данному вопросу.

Заседания коллегий оформляются протоколом. В нем отра­жаются существенные моменты, характеризующие обсуждаемый вопрос. Протокол состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются порядковый номер протокола, дата, фамилии и инициалы председательствующего, членов коллегии, а также других присутствующих с указанием должности, фамилии и инициалов. Основная часть протокола состоит из пронумеро­ванных разделов, соответствующих повестке дня. В разделе ука­зывается наименование вопроса. Под чертой наименования вопро­са фиксируются фамилии выступавших и участвовавших в обсуж­дении вопроса в порядке очередности их выступлений. В некото­рых органах в протоколах не отражают содержание выступлений. Протокол коллегии подписывается председательствующим на за­седании и секретарем коллегии не позднее трех—пяти дней после заседания.

Решение коллегии в виде протокольной записи заносится не­посредственно в протокол, в соответствующий раздел, а в виде обсуждаемого постановления — прилагается к протоколу с краткой записью в протоколе о решении по данному постановлению.

В указанные выше сроки с учетом предложений и замечаний, высказанных в ходе обсуждения, принятые коллегией решения окончательно дорабатываются руководителем структурного под­разделения, ответственного за внесение вопроса, на рассмотрение коллегии, который визирует его у членов коллегии и представля­ет через секретаря коллегии на подпись председательствующему.

В некоторых республиканских органах ведется картотека по вопросам, рассмотренным на заседаниях коллегии.