Перечислить служебные отметки на документах, дать им характеристики, выделить особенности их применения и использования

Служебные отметки на документах:резолюция, отметка о контроле, отметка об исполнителе, отметка о заверении копии , отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении, отметка о переносе данных на машинный носитель

Резолюция пишется от руки ру­ководителем при рассмотрении поступивших или внутренних доку­ментов для организации их исполнения.

Резолюция пишется на первом листе документа в правом верх­нем углу перед текстом или на свободном от текста месте. В ней ука­зываются фамилия и инициалы исполнителя, которому направляется документ, предписываемое действие, способ, порядок и срок испол­нения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции. При наличии нескольких исполнителей фамилия ответственного за ис­полнение указывается первой, он организует работу других исполнителей.

При отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного номера и даты документа, к которому относится резо­люция. Лист резолюции прикрепляется к документу и вместе с ним подшива­ется в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа.

При необходимости написания второй и последующих резолюций они располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Отметка о контроле располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки цветным ка­рандашом или чернилами красного цвета или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

Место размещения отметки о контроле на документе допускает­ся отмечать уголками при изготовлении бланка.

Отметку об исполнителерасполагают на лице­вой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печа­тают от нулевого положения табулятора от границы левого поля.

Отметку об исполнителе обязательно указывают на исходящих документах.

В отметке об исполнителе указывается должностное лицо, подготовившее подписанный в дальнейшем руководителем и отправленный документ. Отмет­ка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения и оперативной связи получателя с составителем документа.

В состав отметки об исполнителе включаются фамилия испол­нителя и номер его служебного телефона, который печатают без зна­ков препинания.

Отметка о заверении копии. Копия докумен­та — документ, полностью воспроизводящий информацию подлин­ника документа и все его внешние признаки или часть их.

Организация может выдавать копии только тех документов, ко­торые созданы в ее деятельности. Для придания копии юридической силы она должна быть соответствующим образом заверена.

Заверителъную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от грани­цы левого поля. В нее входят слово «Верно» с прописной буквы без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

Если копия документа выдается на руки работнику или пересы­лается в другую организацию, заверительная подпись удостоверяется печатью (при наличии — гербовой), в негосударственных организа­циях — печатью организации (исполнителя).

На копиях исходящих документов, остающихся в делах органи­зации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свиде­тельствующего об исполнении, при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя, даты. Этот реквизит проставляется на документе после его исполне­ния и является свидетельством завершения работы над ним.

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на поступающих докумен­тах и располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса докумен­та. Для проставления отметки используют штампы.

Отметка о поступлении является свидетельством принятия орга­низацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа, если иное не установлено нормативными правовыми актами.

Регистрационный индекс служит для поиска документа в делопроиз­водстве и используется для учета количества поступивших документов.

Отметка о переносе данных на машинный носитель включает запись: «Информация перенесена на машинный носи­тель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату перено­са, располагается на нижнем поле первого листа документа. При сканировании документов с целью создания автоматизированной инфор­мационно-поисковой системы организации, имеющей локальную сеть, целесообразно проставлять на документе отметку о переносе данных на машинный носитель. При использовании персонального компьюте­ра в отметке о переносе данных в память машины следует указать имя файла, в который внесен документ. Такая отметка важна также для ис­ключения повторного введения данных о документе в память машины.

БИЛЕТ 24