Значну підгрупу документації по особовому складу становлять накази.

Оформлення таких документів має свої особливості: до номерів, зокрема, прилучають індекс „К” (кадри), або „ВК” (відділ кадрів), щоб полегшити їх пошук і обробку. Констатуючої частини такі документи нерідко не мають, а пункти ухвальної розміщають у певній послідовності. Спочатку йдуть пункти про прийняття на роботу, потім – про переведення, надання відпусток, звільнення, направлення у відрядження. Накази про заохочення і стягнення оформляють окремо.

Кожен пункт наказу слід починати дієсловом в інфінітивній формі (ПРИЙНЯТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ВІДРЯДИТИ і т. д.). Великими літерами слід друкувати прізвища, імена та по батькові. Якщо у пункті перелічується кілька осіб, то їх прізвища повинні йти в алфавітному порядку. У кінці пунктів роблять посилання, що їх обґрунтовують.

З особливою увагою необхідно підходити до складання тексту наказів по кадрах, пам’ятаючи, що його чіткість і правильність допоможе уникнути порушень права про працю.

Формулювання у трудових книжках і наказах повинні відповідати формулюванням діючого законодавства і містити посилання на відповідну статтю закону.

На практиці набули широкого розповсюдження типові уніфіковані накази по кадрах. Вони видаються при переведеннях і переміщеннях робітників і службовців, нерідко заміняють ряд документів оперативного характеру. Завдяки цьому вдається економити папір, скорочуючи листування і обробку документів, підвищувати продуктивність праці працівників відділів кадрів та інших служб.

Уніфіковані накази – трафаретні документи, надруковані з обох боків на бланках формату А4. вони складені у вигляді таблиць. Їх форма на багатьох підприємствах розрахована на обробку засобами обчислювальної техніки.

4.1. Особова картка. На підставі виданого наказу про зачислення особи на роботу працівник відділу кадрів заповнює документ первинного обліку – особову картку (ф. П-2),робить відповідні записи у трудовій книжці, формує особову справу, бухгалтерія відкриває особовий рахунок.

Особова картка працівника є основним документом з обліку особового складу на підприємстві. Всі записи, зроблені в картці, мають бути документально підтверджені.

Заповнюється картка тільки на підставі поданих документів: паспорта, військового квитка, трудової книжки, диплому або свідоцтва про освіту.

Із зворотного боку картки відмічають усі призначення і переміщення працівника на даному підприємстві і роблять записи про відпустки, а також проставлять дату, номер наказу або запису й указують причину.

Обов’язкові в особовій картці дата заповнення і підпис її власника.

4.2.Особова справа – це сукупність документів, що містять найповніші відомості про працівника (студента).

На кожного працівника підприємства у відділі кадрів формують особову справу. До неї заносять документи, що їх складає чи заповнює працівник при вступі на роботу (заява, особовий листок з обліку кадрів чи анкету, автобіографію). Копії документів про освіту, витяг з наказу про зачислення на роботу та інші документи по особовому складу, що стосуються даного працівника.

До особової справи мають входити такі документи:

1) опис документів, що зберігаються в особовій справі;

2) заява про прийняття документів;

3) направлення чи рекомендація;

4) анкета або особовий листок з обліку кадрів;

5) автобіографія;

6) копії документів про освіту;

7) характеристики (якщо подавалися під час прийняття на роботу);

8) витяги з наказів;

9) доповнення до особового листка з обліку кадрів;

10) листок заохочень і стягнень;

11) довідки та інші документи, що стосуються даної особи.

Заяви громадян з приводу працевлаштування. При вступі на роботу громадяни подають письмову заяву, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, в організацію, установу, вказуючи свою професію, кваліфікацію, спеціальність, посаду.

Заява про приймання на роботу складається у довільній формі, але практикою вже вироблена схема побудови заяви, для якої характерні такі елементи: адресат (кому адресується заява); автор; місце проживання автора; найменування виду документа; текст; підпис автора, дата.

У заяві не прийнято писати прийменник „від” (кого), а також вживати архаїзми і канцеляризми (дуже пильно прошу, зарання вам вдячний, прошу не відмовити та ін.).

За аналогічною схемою складаються й інші заяви з кадрових питань. При їх адресуванні в ту організацію, у якій автор працює, не слід вказувати домашню адресу – досить назвати посаду і місце роботи (цех, дільниця, відділ т.п.).

Автобіографія. Це життєпис якоїсь особи, складений нею самою. Автобіографічний характер мають спогади, мемуари, щоденники.

Автобіографія типового формуляра не має і складається довільно. Все ж практика виробила певні вимоги до оформлення цього особистого офіційного документа. Пишуть його, як правило, від руки на чистому аркуші паперу або на спеціальному бланку при вступі на роботу, навчання до вузу та у декотрих інших випадках. Форма викладу – розповідна (від першої особи). Усі відомості подаються у хронологічному порядку і з таким розрахунком, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, ділову кваліфікацію і суспільно-політичну діяльність даної людини. У автобіографії звичайно вказують рік, місяць, число народження, професію (заняття) батьків; освіту, вид трудової діяльності; партійність; відомість про участь у громадському житті; нагороди і заохочення; сімейний стан; склад сім'ї; останнє місце роботи; посаду; домашню адресу; дату; в кінці ставлять підпис.

Особовий листок по обліку кадрів. Приоформленні на роботу керівні і прирівняні до них інші категорії працівників (викладачі, працівники органів суду і прокуратури, журналісти, інженери, техніки і т.д.) подають у відділи кадрів деякі додаткові документи, необхідні для формування особових справ. Основний з цих документів – особовий листок по обліку кадрів.

Згідно зі ст. 25 КЗпП України в особовий листок по обліку кадрів не вносять відомостей про партійну, національну приналежність і про походження.

Характеристика. Документ, у якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника. Вимагається від вступаючих до вузів, технікумів, при висуванні на виборні посади, а також обранні за конкурсом на роботу у науково-дослідні інститути, вузи і т.д.

У кожній правильно написаній характеристиці можна виділити чотири логічно пов’язані між собою складові частини.

Перша — це анкетні дані, що йдуть за назвою документа, де вказують прізвище, ім’я та по батькові, посаду (учений ступінь і звання, якщо такі є), рік народження, національність, освіту, партійність, котрі прийнято розташовувати праворуч стовпчиком.

Друга — дані про трудову діяльність (спеціальність, тривалість роботи на даному підприємстві або в організації, просування по службі, рівень професійної майстерності ті т.п.).

Третя — власне характеристика, тобто оцінка ділових якостей: ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, участь у громадському житті, поведінка у побуті, ставлення до товаришів по роботі. Тут же містяться відомості про державні нагороди і заохочення.

Четверта, заключна частина, — висновок, у якому вказується призначення характеристики.

Текст викладається у формі третьої особи. Підписують цей документ звичайно керівник і голова профкому. Підписи їх завіряються круглою гербовою печаткою.

5. Трудова книжка – це основний документ, підтверджуючий трудову діяльність робітників і службовців. Вона служить для встановлення загального, безперервного і спеціального стажу. Тому трудовим книжкам і точності їх заповнення надається особливого значення. Порядок заповнення цього документа регламентується ст. 48 КЗпП України та іншими нормативними актами.

При вступі на роботу трудова книжка заповнюється у п’ятиденний строк. У неї заносяться відомості про трудову діяльність, переведення, звільнення, заохочення (стягнення не записуються).

Зберігається трудова книжка у відділі кадрів підприємства, організації або установи, у якій її власник працює, і повертається йому у зв’язку з виходом. У разі її втрати дублікат видається за останнім місцем роботи. Згідно із законодавством працівник може брати трудову книжку з ВК на короткий час.

Контрольні питання:

1. Дайте характеристику документації по особовому складу.

2. Що таке трудовий договір(контракт)? Яка між ними різниця?

3. Які документи необхідні при прийомі на роботу?

4. В чому полягають особливості складання наказу по особовому складу?

5. Що таке трудова книжка? В яких випадках видаються вкладиш і дублікат до трудової книжки?

Рекомендована література

1. Держстандарт України ДСТУ 4163-2003

2. Примірна інструкція з діловодства.Пост.КМУ від 30.11.2011р.№ 1242.

3. М.В. Комова. Діловодство. Львів. Тріада плюс,2006

4. В.А. Блощинська. Сучасне діловодство. Київ, 2005.