Накази по особовому складу

ПЛАН

семінарських занять по курсу

"Діловодство у правоохоронних органах України".

Тема 1 (2 години)

Поняття документа, діловодства та документаційного забезпечення управління

Поняття «документ» (лат. dоситепtит — взірець, доведення, сві­доцтво) є центральним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що служать об'єктами практичної діяльності зі створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, зберігання, пошуку, поширення та використання документної інформації в суспільстві.

Студент має знати, що це поняття широко використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна чи декілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих суб'єктів, яким надається статус документа.

Воно розуміється по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотекознавство, бібліографо-, архівознавство, а також у відповідних спеціальних галузях діяльності — бібліотечній, архів­ній справі, бібліографії. Звідси його багатозначність (полісемічність), яка утруднює спілкування та взаєморозуміння між фахівцями доку­ментально-комунікаційної сфери.

План

1. Сутність поняття "документ"

2. Діловодство — його особливості, призначення

3. Документаційне забезпечення управління.

4. Удосконалення техніки діловодства за допомогою

новітніх носіїв інформації.

5. Обов'язки співробітників спеціальних підрозділів,

які організаційно забезпечують функції діловодства.

Тема 2. ( 2 години)

Загальні вимоги до складання й оформлення документів.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскіль­ки вони — письмовий доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфо­стрічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності правоохоронних органів найчастіше ви­користовують текстові документи, інформація яких фіксується ру­кописним, машинописним чи друкарським способом.

Постановою Держкомітету стандартів з 1 січня 1991 року в дію введено ГОСТ 6.38-90, що являє собою єдині науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких пра­вил створює необхідні передумови для детальнішої уніфікації доку­ментів, що, у свою чергу, сприятиме використанню їх в автоматизова­них системах управління.

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих доку­ментів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.

План

1. Класифікація документів.

2. Формуляр-зразок документів.

3. Правила оформлення реквізитів.

4. Складання управлінської документації.

Тема 3 ( 2 годин)

Документація особового складу.

Докумен­тація по особовому складустворюється з приводу прийняття пра­цівників на роботу в правоохоронні органи, звільнення їх, переведен­ня на іншу роботу, надання відпусток, а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень тощо.

Документацію по особовому складу ведуть з моменту зачислення працівника на роботу в організацію, установу, виділяють у самостій­ну групу, що зумовлено надзвичайною важливістю її та особливостя­ми документування.

План

1. Особова картка, Особовий листок з обліку кадрів.

2. Заява. Автобіографія.

3. Характеристика (подання).

Накази по особовому складу

5. Трудова книжка.

6. Особова справа.

Тема 4 (4 годин)

Організаційні аспекти документаційного забезпечення діловодства.

Студенти мають знати, що організація діловодства у правоохорон­них органах заснована на Інструкціях по діловодству в Генеральній прокуратурі, МВС, СБУ, затверджених відповідними наказами керів­ників цих відомств. Інструкції складені з урахуванням основних положень державної системи діловодства.

Вимоги інструкції обов'язкові для кожного працівника правоохо­ронного органу. Керівники підрозділів мають ознайомити кожного працівника з відповідною інструкцією.

Положення інструкцій поширюються на організаційно-розпорядчі документи. На інші документи (процесуальні, фінансові та інше) ін­струкції поширюються в частині, яка стосується загальних принци­пів роботи з ними й підготовки до здачі в архів.

Правила роботи з секретними документами визначаються спе­ціальними інструкціями.

Інструкції встановлюють порядок прийому, обліку, реєстрації, про­ходження й контролю за виконанням документів, складання, оформлення, розмноження, перекладу їх, формування справ і наглядових проваджень, передачі документів в архів і на державне зберігання.

План 1

1. Загальні вимоги та правила документаційного забезпечення діловодства.

2. Прийом та первинна обробка вхідної кореспонденції.

3. Реєстрація, розгляд та виконання документів.

4. Контроль за строками виконання документів.

5. Обробка та відправлення вихідної кореспонденції

План 2