Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учётом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается директором предприятия.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учёт и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учёт, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами коммерческой тайны является основной служебной обязанностью, или секретарь – референт предприятия. Эти лица несут персональную ответственность за утерю или утечку информации из них.

Все документы, содержащие коммерческую тайну или конфиденциальную информацию, подлежат учёту и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра, обладателя этой информации.

При передаче документов, содержащих коммерческую тайну, в органы государственной власти и органы местного самоуправления гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» проставляется в обязательном порядке.

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п., например, если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость её сохранения должна быть отражена в договоре.

В случае отсутствия грифа «Коммерческая тайна» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной работы с документом.

Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится централизованно, в специально отведённом помещении, исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учёт.

Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим должностным лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна». При значительном объёме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество.

Все поступающие документы с грифом «Коммерческая тайна» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарём – референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах документов с грифом «Коммерческая тайна» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются в отдельное дело. На обложке в правом верхнем углу ставится гриф «Коммерческая тайна». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нём, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «Коммерческая тайна». Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу.

Движение документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в «Журнале учёта выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна».

При выдаче документа секретарём – референтом работник, получивший документ с грифом «Коммерческая тайна», должен сверить номер полученного документа с номером журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные документы с грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату секретарю – референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «Коммерческая тайна» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ним, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя

.

При возврате документа с грифом «Коммерческая тайна», секретарь – референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Передача документов и дел между работниками предприятия, производится только через секретаря – референта с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Коммерческая тайна» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна».

Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «Коммерческая тайна». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учёт в специальном журнале или в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна». Количество экземпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограничено, причём каждый экземпляр готовится для заранее определённого адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

При работе с конфиденциальными документами необходимо ввести ряд следующих ограничений для работников предприятия:

- запрещается делать выписки из документов, имеющих гриф ограничения доступа, без письменного разрешения руководителя;

- запрещается знакомиться с документами, делами, информацией, содержащейся в памяти компьютера, других работников предприятия;

ограниченного доступа, в открытых докладах, сообщениях, переписке, рекламных изданиях;

- запрещается предоставлять свой компьютер для работы другим сотрудникам предприятия и работать на их ПК;

- запрещается бесконтрольно оставлять конфиденциальные документы на рабочем столе и работающий компьютер с конфиденциальной информацией.

Все дела с грифом «Коммерческая тайна» и журналы их учёта вносятся в номенклатуру дел предприятия. В том случае, если заголовки дел несут элементы коммерческой тайны, могут применяться условные заголовки дел или составляться отдельная номенклатура только на эти дела.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

- проверяет наличие всех документов с грифом «Коммерческая тайна»;

- отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для архивного хранения;

- отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании полугодия.

В случае установления факта утраты документов с грифом «Коммерческая тайна» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Руководителем предприятия в связи с фактом утраты назначается комиссия для служебного расследования.

На утерянные документы после того, как розыск их не принёс положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «Коммерческая тайна», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приёма – передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к коммерческой тайне, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым договором.

При передаче дел в архив на документы с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «Коммерческая тайна», отобранные для уничтожения, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Руководитель предприятия по согласованию со службой безопасности может устанавливать дополнительные меры защиты документов по собственному усмотрению, например, ограничение круга должностных лиц, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям, использование технических средств для обеспечения сохранности документов.

2. Организация работы с обращениями граждан.

Порядок работы с устными и письменными обращениями граждан в государственную организацию определяется Законом о порядке обращений граждан.

В соответствии с данным Законом устанавливается следующий порядок работы с обращениями граждан (рис. 5.4):

• регистрация письменного обращения;

• принятие к рассмотрению и рассмотрение обращения;

• организация личного приема граждан;

• контроль за соблюдением установленного порядка рассмотрения обращений граждан.

Обращение гражданина, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению. Государственному органу, органу местного самоуправления или должностному лицу вменяется в обязанность:

• обеспечивать объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения (в случае необходимости – с участием гражданина, направившего обращение);

• запрашивать необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

• принимать меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

• давать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

• сообщать гражданину о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

Все письменные обращения принимаются централизованно. В правом нижнем углу документа проставляется штамп организации-адресата с указанием даты его поступления в организацию и регистрационный номер, состоящий из начальной буквы фамилии автора обращения и порядкового номера поступившего обращения.

Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу. Регистрацию рекомендуется вести на компьютере или на карточках. Письменное обращение, принятое и ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в соответствии с порядком, установленным Законом о порядке обращений граждан.

Если в письменном обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию данного государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, его направляют в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. При этом в случае необходимости Законом о порядке обращений граждан предусмотрено направление в указанные органы или должностным лицам запроса по поводу результатов рассмотрения письменного обращения.

Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо, рассматривающие обращение, обязаны в течение 15 дней предоставлять по направленному запросу документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

Ответ на обращение подписывается руководителем государственного органа или органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом.

Ответ на обращение по существу поставленных в нем вопросов может не даваться, если:

• в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и его почтовый адрес;

• в письменном обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

• текст письменного обращения не поддается прочтению;

• в письменном обращении гражданина не приводятся новые доводы или обстоятельства по вопросу, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями;

• ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

При этом авторам обращений сообщается о причинах отказа в рассмотрении по существу поставленных в них вопросов. Если эти причины в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу.

Законом о порядке обращений граждан установлен срок рассмотрения письменного обращения гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу – 30 дней со дня его регистрации. В исключительных случаях должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Обращения граждан считаются исполненными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан ответ в устной или письменной форме.

О результатах рассмотрения письма составляется справка за подписью исполнителя или ставится отметка об исполнении и делается запись в регистрационно-контрольной карточке.

Исполненные письма вместе с материалами, относящимися к работе по ним, копиями ответов заявителям сдаются в службу документационного обеспечения, где они формируются в дела.

3. Номенклатура дел и подготовка дел к передаче в архив.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел– это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.²

Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:

• предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных;
• содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
• закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
• имеет справочное значение при изучении структуры организации;
• является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
• используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
• может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:

• Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. (раздел 3.4);
• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 29 декабря 2009 г. № 76 (раздел 3.5).

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

• типовая номенклатура дел;
• примерная номенклатура дел;
• индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура делустанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. ⁴

Примерная номенклатура делустанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. ⁵

Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.

Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:

• в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;
• в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

• уставом или положением об организации,
• положениями о структурных подразделениях,
• штатным расписанием,
• номенклатурой дел организации за прошлый год,
• описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
• регистрационными формами,
• ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,
• типовыми и примерными номенклатурами дел.

· Подготовка дел для последующего хранения

· Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизвод­стве - обработка дел для последующего их хранения и использования.

· В структурных подразделениях документы находятся в оперативной работе еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами за­вершается в начале нового календарного года. По истечении этого сро­ка дела должны быть обработаны для длительного хранения. Дела по­стоянного и временного (свыше 10 лет) хранения сдаются в архив учреждения, если он есть, или (в маленькой фирме) перекладываются в другой шкаф. Например, дела за 1995 г. должны быть обработаны в 1997 г.

· Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требования­ми, разработанными архивными учреждениями и изложенными в "Ос­новных правилах работы ведомственных архивов" и "Государственной системе документационного обеспечения управления".

· Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:

· · Экспертизу ценности документов;

· · Оформление дел;

· · Оформление обложки дел;

· · Составление описей;

· · Сдача дел в архив организации.

4.Служба ДОУ: задачи, функции, организационные формы.

Говоря о службе ДОУ, необходимо выделить ее основные задачи и функции. К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие:

– обеспечение единого порядка документирования и работы с документами, – совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

– функции, связанные с документированием управленческой деятельности: – разработка бланков документов и обеспечение их изготовления,

– обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов,

– контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласова- ния и удостоверения документов;

– функции, связанные с организацией работы с документами: – установление единого порядка прохождения документов (до- кументооборота организации),

– обработка поступающих и отправляемых документов, – регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов

разработка и ведение информационно-поисковых систем, орга- низация информационно-справочной работы по документам,

– предварительное рассмотрение документов, – контроль за исполнением документов,

– систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов,

– подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива, – обеспечение защиты документной информации,

– организация работы с обращениями граждан;

– функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:

– разработка и переработка нормативных и методических доку- ментов организации по делопроизводству,

– проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов,

– методическое руководство и контроль за соблюдением ус- тановленных правил работы с документами в структурных подразделениях,

– повышение квалификации работников организации и их кон- сультирование по вопросам документирования и организации работы с документами,

– разработка и внедрение новых форм и методов работы с доку- ментами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства

В силу отмеченного ранее дуализма службы ДОУ ее организация также должна рассматриваться в двух аспектах, а именно с точки зрения разновидности управленческой деятельности и с точки зрения организационной структуры.

Организация службы ДОУ как разновидности управленческой деятельности предполагает ее упорядочение, т.е. создание в учреждении, организации системы документационного обеспечения определенной структуры с соответствующими связями между ее звеньями, а также регламентацию порядка и создание условий для его осуществления.

При этом предполагается, что СДОУ представляет собой законченный технологический цикл работы с документами, который включает контроль за соблюдением стандартов на документы; экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и учетно-справочную работу; контроль за исполнением документов; формирование, оформление, хранение и использование дел; оформление и выпуск распорядительной документации организации; машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов. Факторами, определяющими структуру службы ДОУ, являются основные ее функции и объем работ по каждой из них, а также масштаб учреждения, организации, т.е. количество структурных подразделений, их территориальное размещение, общая численность работников, число уровней принятия решений, нормы управляемости, принятая система документирования и организации работ с документами, уровень механизации и автоматизации документационных процессов и др.

организационные формы работы с документами

Практикой выработаны три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате - централизованная, децентрализованная и смешанная.

и централизованной форме все технологические операции по работе с документами сосредоточены в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярия, общий отдел) или одного сотрудника (секретарь учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, отправка исходящих документов, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, обработка документов для их передачи в архив. Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, т. к. позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать компьютерную технику и оргтехнику, предусмотреть единство организационного и методического руководства документационным обеспечением. Полная централизация работы с документами возможно только в небольших учреждениях с объемом документооборота 50 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. В этом случае каждое структурное подразделение организации имеет работника, отвечающего за делопроизводство, или создает свою собственную службу работы с документами, в которой автономно выполняется цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. При этом единства способов и методов ведения делопроизводства добиться сложно, т. к. каждое подразделение использует свои методы и правила работы с документами. Эта форма характерна для организаций и учрежденческий аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

ешанная форма организации работы с документами является самой распространенной. Она предусматривает создание центральной службы делопроизводства организации и наличие в каждом структурном подразделении ответственного за делопроизводство (секретарь отдела, делопроизводитель). При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация входящих документов, поступивших в адрес руководства, контроль за сроками исполнения, изготовления тиражирование, архивное хранение) выполняются центральной службой делопроизводства. Документы, поступающие в адрес подразделения или переданные на исполнение по резолюции руководителя, проходят регистрацию и контроль, формируются в дела, хранятся и проходят экспертизу ценности и предархивную обработку непосредственно в структурном подразделении. При смешанной форме возможно выполнение одной и той же технологической операции (например, регистрация документов, контроль за их исполнением) для одних массивов документов централизованно (в службе ДОУ), а для других децентрализовано (в структурных подразделениях). Попытки возложить делопроизводственные функции на специалистов управленческого аппарата никогда не были эффективны. Во-первых, при этом возрастает стоимость делопроизводственных работ, во-вторых, резко снижается качество документационного обеспечения.

Вопрос создания и организации службы ДОУ, выбор организационной формы является одним из самых сложных. В каждом конкретном случае он решается самой службой ДОУ и руководством учреждения. Вопрос обычно связан с первоначальной организацией службы ДОУ или ее коренной реорганизацией. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), модернизацией технологии обработки документов, изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.

регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

5.Формирование дел. Оперативное хранение документов.