Организация пресс-конференции для сми
3.1 Разработка положения о подготовке пресс-конференци.
1. Настоящее Положение определяет порядок подготовки и проведения пресс-конференции пресс-службой Академии Гражданской Защиты МЧС России.
2. Пресс-служба организует подготовку и проведение пресс-конференции АГЗ МЧС России.
3. Пресс-конференция по предварительной заявке проводятся в Малом зале. Для комментирования хода или итогов конкретных официальных мероприятий и событий в оперативном порядке Пресс-служба организует подходы членов Академии к представителям прессы.Во время выездных заседаний Пресс-служба организует пресс-конференции и брифинги совместно с работниками соответствующих секретариатов, аппаратов комитетов или комиссий и органов государственной власти соответствующих субъектов Российской Федерации, ответственными за работу с прессой.
4. Продолжительность пресс-конференций и брифингов в дни заседаний – как правило, до 30 минут, в другие дни – до 45 минут.
5. В дни заседаний пресс-конференции и брифинги проводятся в периоды с 12 часов до 12 часов 30 минут и с 14 часов до 16 часов, в другие дни – преимущественно с 11 часов до 14 часов (с учетом графика выхода газет). В случае возникновения особых информационных поводов, вызванных важными событиями в Москве, в стране или за рубежом, Пресс-служба организует пресс-конференции и брифинги в оперативном режиме по согласованию с устроителями.
6. Для проведения пресс-конференции или брифинга в Малом зале устроители подают заявки в Пресс-службу не позднее, чем за два дня до намеченной даты их проведения. Заявки регистрируются Пресс-службой по мере поступления.
7. Заявка должна содержать следующие данные: фамилии, имена, отчества и должности устроителей и лиц, участвующих в пресс-конференции или брифинге; тема пресс-конференции или брифинга; предполагаемая дата и время начала пресс-конференции или брифинга; необходимость ведения звукозаписи и подготовки стенограмм; необходимость рассылки в средства массовой информации заявлений, обращений, справок и других материалов, подготовленных устроителями до начала пресс-конференции или брифинга; необходимость помощи Пресс-службы в ведении пресс-конференции или брифинга;
8. Заявку подписывает член Совета Федерации - устроитель пресс-конференции или брифинга либо по его поручению руководитель соответствующего секретариата или аппарата комитета, комиссии Совета Федерации.
9. Пресс-служба оперативно информирует средства массовой информации о месте, времени, теме пресс-конференции или брифинга, составе устроителей и приглашает для участия в них российских и иностранных журналистов, при необходимости обеспечивает распространение среди аккредитованных журналистов заявлений, обращений, справок и других материалов, подготовленных устроителями к пресс-конференции или брифингу.
10. В случае отмены официально заявленных пресс-конференции или брифинга их устроители должны известить об этом Пресс-службу не позднее, чем за сутки до утвержденной даты пресс-конференции или брифинга.
11. Пресс-конференции и брифинги, организуемые Пресс-службой, проводятся с участием ее работников, в том числе по просьбе устроителей в качестве ведущих. Ведущий открывает пресс-конференцию или брифинг, объявляет тему, представляет устроителей, разъясняет порядок проведения мероприятия. Ведущий по согласованию с устроителем имеет право снять с обсуждения вопрос, если он задан не журналистом или не согласуется с правовыми и этическими нормами в сфере распространения информации.
3.2 Организация пресс-конференции.
Хотелось бы отметить, что пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Следует сказать и о том, что получив огромное распространение пресс-конференции как метод общения со средствами массовой информации (если пользоваться им разумно) дают весьма положительные результаты.
Встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.
Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы. Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно сделать и через пресс-релиз.
Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.
Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.
Прежде всего, необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.
Приглашение на пресс-конференцию рассылаются по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи.
Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько "персон" готовить фуршет или коктейль (специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом.
В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции.
Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00-11.30 или на 14.30-16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то, возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.
Очень важно выбрать также подходящий день. В некоторых случаях выбора нет, поскольку заявление должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции в печати. Пятница - всегда неудачный день для организации подобного рода встреч.
Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции не должна превышать 30-50 минут.
Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов.
Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.
Организаторами пресс-конференций заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по темепресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию.
Неплохо было бы посадить выступающих на возвышении (хотя и необязательно). Однако важно, чтобы перед выступающими стояли таблички с их именами, причем буквы должны быть достаточно большими, чтобы можно было прочитать с задних рядов. Все сотрудники, задействованные на пресс-конференции, должны иметь значки со своими именами (об этой немаловажной детали часто забывают).
Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь или ответственный за это мероприятие сотрудник. Следует упомянуть и том, что пресс-секретарь - это ключевая фигура пресс-службы или пресс-центра. Основные моменты его деятельности включают регулярность контакта с журналистами об информировании общественности о целях и содержании деятельности организации или фирмы; комментарии к решениям, действиям руководства, толкованием смысла решений и действий также относятся к сфере деятельности пресс-секретаря. Все заявления пресс-секретаря должны носить объективный, достоверный характер и быть информационно достаточными.
Пресс-секретарь или ответственный за проведение пресс-конференции обычно призывает присутствующих тишину и начинает выступление. Во вступительном слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.). Ведущим пресс-конференции оглашается регламент, а в дальнейшем он следит за его соблюдением.
Что касается выступлений представителей фирмы, то они должны быть информационно емкими, лаконичными и краткими, особенно если предполагается, что будет много вопросов. Довольно часто выступления сопровождаются показом слайдов.
В зависимости от событий, предопределяющих место проведения пресс-конференций, встречи журналистов с главными лицами подразделяют на несколько видов.
Оперативные пресс-конференции проводят в спешном порядке, на месте событий или происшествий, вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и т.д. Летучие пресс-конференции возникают по инициативе самих журналистов при согласии их "визави". Специально оговаривается неофициальный характер подобных пресс-конференций, т.к. последующие заявления, разъяснения властей уточняют трактовку события, дополняют ее новыми фактами, подробностями, включают анализ ситуации.
Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных для встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.д.). Подобные помещения имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций:
Ø микрофоны на столе и в зале;
Ø ТВ камеры, осветительные приборы, ТВ приемники в зале и фойе;
Ø телефонную связь;
Ø технические службы (машбюро, фотолаборатории, ремонт оргтехники)
Ø система синхронного перевода;
Ø службы аккредитации;
Ø служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.
Если пресс-конференция назначена на 11.00, то первые приглашенные могут прийти пораньше. К этому времени все приготовления должны быть закончены, в противном случае создастся неблагоприятное впечатление. Обычно у входа ставятся один-два стола, у которых регистрируются прибывающие журналисты.
Вопросы журналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться. Они не могут принимать форму собственных заявлений и деклараций. Ведущий может отвести такие вопросы, т.е. оставить их без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы пресс-конференции, на попытки навязать собранию необъявленный порядок работы. Последний вопрос специально объявляется и после ответа на него пресс-конференция закрывается.
Ответы выступающих на вопросы журналистов согласуются с их компетенций. По ходу встречи ведется определение кому из ораторов более всего "подходит" вопрос.
Продолжая тему вопросов-ответов, следует сказать и том, что на пресс-конференциях не принято не отвечать на вопросы со стороны журналистов. Здесь нужно избегать таких фраз, как: "Без комментариев!", "Не для печати" и т.д. Если затронут вопрос не подлежащий пока освещению, лучше сказать, что информация по нему будет сообщена позднее.
Если организаторами встречи с журналистами предусматривается демонстрация видеоматериалов, то лучше всего провести просмотр после закрытия пресс-конференции. Объясняется это тем, что видеоматериалы несут дополнительную, детализированную информацию, и их показ в ходе пресс-конференций обязательно затрагивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов.
По окончании официальной части принято угощать журналистов. И хотя на первый взгляд фуршет представляется не столь важной частью встречи, это далеко не так. Подобного рода неформальные встречи имеют большой содержательный смысл и играют важную роль. Объясняется это, прежде всего тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг, как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Современная служба связей с общественностью включает в себя большое количество аспектов. Среди них огромную роль играет организация работы с прессой. Большинство специалистов PR начинают свою деятельность именно в этой сфере. Здесь очень важно наличие квалификации в области коммуникаций и журналистики. Сотрудники пресс-службы должны уметь составлять и редактировать информационные бюллетени, готовить сообщения для прессы и тематические статьи, контактировать со средствами массовой информации. Эти специалисты обычно не присутствуют при принятии руководством решения по той или иной проблеме, но подключаются к работе на последующих стадиях для обеспечения коммуникаций и реализации принятых программ. Именно им предстоит разъяснять представителям прессы подходы к выработке управленческих решений руководством организации или другие интересующие общественность вопросы.
При этом стоит учитывать, что отношения между представителями пресс-службы и журналистами всегда складывались не лучшим образом. Иногда они выступают как соперники, иногда – как коллеги, сотрудничающие друг с другом в собственных интересах. Но следует помнить, что противоречивые отношения между сотрудниками пресс-служб и журналистами служат интересам общества и потребностям системы информирования общественности.
Поскольку пресса играет центральную роль в нашем обществе, организация медиа-обслуживания, в том числе и специальных событий, является неотъемлемой частью менеджмента организации. Работа пресс-службы - это важная инвестиция в налаживание и поддержание добрых отношений со средствами массовой информации.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Ольшанский Д.В., Пеноков В.Ф. Политический консалтинг. — СПб.: Питер, 2005.
2. Паркинсон С.Н. Законы Паркинсона. — М.: Прогресс, 1989.
18. Петрунин Ю.Ю. и др. Политические коммуникации: Учеб. пособие / Под ред. А.И. Соловьева. — М.: Аспект Пресс, 2004.
3. Почепцов Г.Г. Паблик рилейшенз для профессионалов. — М.: Рефо-бук, 2001.
4. Чумикова С.Ю. Политическая коммуникация как ресурс леги-тимности законодательной власти субъекта Российской Федерации. Авто-реф… канд. полит. наук. — М.: 2007. — 18 с.
5. Тульчинский, Г.Л. PR в сфере культуры: Учебное пособие. М., 2011. С. 356.
6. Беловской, С.В. Основы рекламы и связей с общественностью: Учебно-методическое пособие. М., 2010. С. 422.
7. Антипов, К.В. Основы рекламы: учебник. М: Издательско-торговая корпорация «Дакшков и Ко», 2009. С. 236.
8. Марков, А.А. Теория и практика связей с общественностью: учебное пособие. СПб.: СПбГИЭУ, 2011. С. 365
9.
МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ