О проведении пресс-конференции
Выстраивая систему работы с журналистами, мы определяем и приблизительную периодичность проведения пресс-конференций. В крупных организациях, особенно органах власти, оптимально вводить постоянный график проведения пресс-конференций: это упрощает процесс оповещения журналистов, создает ощущение стабильности , доверительного отношения к прессе. Для небольшой организации важно решить - ежеквартально или ежемесячно вы собираете журналистов. Важно выстраивать перспективу на год. Приглашать журналистов менее, чем раз в полгода, нежелательно.
Итак, подходит срок проведения пресс-конференции. Наши действия: определяем повод для встречи с журналистами. .Это могут быть итоги работы за год, важное событие в жизни организации, анализ ситуации на рынке, освоение нового вида услуг или открытие нового объекта. Следующий шаг: сочиняем емкую формулировку, которая станет объявленной темойпресс-конференции. Привлечет ли внимание тема - от этого во многом зависит успех.
Выбираем день проведения пресс-конференции. Лучше , если будут учтены несколько факторов. Нельзя выбирать день, когда происходят крупные события в регионе (они отвлекут массу журналистов). Необходимо избежать совпадения по времени и дате с официальными пресс-конференциями, которые проводят органы власти, нежелательно также выбирать понедельник или пятницу. Время проведения - от 11 до 15 часов. Если начнем позже, журналисты не успеют смонтировать материал и поместить в вечерние выпуски ТВ и радио.
Теперь можем приступить к "режиссуре". Пресс-конференцию мы рассматриваем как PR-акцию. Следовательно, нам нужно определить цельпроведения акции как таковой."Просто проинформировать" прессу - непрофессиональная постановка цели. Следует соотнести факт проведения пресс-конференции с нашей коммуникационной стратегией, имиджевой программой. Мы должны сформулировать ,чего конкретно хотим достичь по итогам пресс-конференции. Поставленная задача должна иметь "измеряемые" параметры - количество или характер публикаций, запланированное продолжение контактов с определенными СМИ или нечто подобное.
Помещение для проведения пресс-конференции лучше выбрать с учетом размещения не менее 20 человек. Слишком большой зал создаст ощущение "незначительности" события: будет много незаполненного пространства. Слишком тесное размещение также нежелательно: это неуважение к труду журналистов. Предусмотрим пространство для хождения операторов с камерой по залу в поисках ракурсов. Необходимо обратить внимание –каков же фон, на котором будет происходить съемка. Плохо, если в объектив попадут неэстетичные детали (небрежно висящий , не замечаемый всуе торчащий провод или трещина на стене). Самое разумное - разместить за спиной спикеров пресс-конференции панно - с названием организации, ее логотипом. Можно написать на панно тему пресс-конференции или ваш фирменный слоган.
Пакет для журналистов. Это обязательный для грамотного обеспечения работы момент. Так называемый раздаточный материал ценен как дополнение к содержанию пресс-конференции: ведь не все прозвучавшие цифры будут восприняты на слух, не все факты будут понятны в устном изложении. К тому же есть возможность предложить журналистам фотоматериалы или ксерокопии публикаций, итоги исследований и т.д. Но этот материал не должен быть излишне перегружен информацией. Важна золотая середина: пакет для журналистов – это выразительно и со вкусом дополняющий пресс-конференцию материал.
Роли и их "исполнители". Строгость жанра предполагает четкое распределение ролей на пресс-конференции. Почему-то сегодня редко встречается в прессе выражение «Господин Иванов дал пресс-конференцию». Чаще употребляется «провел пресс-конференцию». Последнее чаще всего не соответствует действительности. Потому что ведут пресс-конференцию, как правило, пресс-секретари или советники руководителя.
Функции ведущего: он открывает пресс-конференцию , объявляет тему, представляет дающихпресс-конференцию, то есть спикеров, объявляет регламент, порядок ведения, далее – руководит общением присутствующих в соответствии с принятым регламентом.
Центральные фигуры пресс-конференции – это лидеры, ради диалога с которыми собрались журналисты. Они дают пресс-конференцию. Сколько их может быть? Известные личности чаще всего дают персональные пресс-конференции. Но иногда в интересах организации , с учетом объявленной темы, необходимо представить в роли дающихпресс-конференцию несколько руководителей, специалистов. Рекомендуемое количество спикеров, дающих пресс-конференцию – не более трех человек.
После вступительных слов ведущего руководитель делает сообщение по теме пресс-конференции (желательно не более 10-15 минут), затем отвечает на вопросы журналистов.
Почему не рекомендуется лидерам самим вести пресс-конференцию? В самом начале следует ярко, значительно представить центральные фигуры, сделав нужные акценты на их заслугах и т.д. Поэтому руководители, берущие на себя ведение пресс-конференции, теряют возможность быть хорошо представленными. Кроме того, сам процесс ведения предполагает объявление регламента, контроль за его соблюдением, учет нюансов поведения журналистов. Это определенная нагрузка, она отвлекает от главного -дать нужные ответы на порой трудные и непредвиденные вопросы.
1. Что означает система работы со СМИ в организации?
2. Назовите основные формы работы с журналистами .
3. Подготовьте пресс-релиз (информационный повод придумайте сами). Оформите его в соответствии с требованиями. Обоснуйте.
4. Проведите деловую игру «Пресс-конференция». Проанализируйте результаты.
5. Побывайте на пресс-конференции в какой-либо организации. Обсудите ее итоги. Проанализируйте , какие материалы появились в СМИ по итогам пресс-конференции. Обсудите причины полного (неполного) освещения пресс-конференции в СМИ.
Менеджмент новостей
Менеджмент новостей – понятие емкое, означающее процесс управления новостями (информацией) о той или иной организации или персоне. Менеджмент новостей является составной частью ( подсистемой) общей деятельности по связям с общественностью, следовательно должен быть включен в общую коммуникационную стратегию.
Новость – это прежде всего сообщение, появившееся в СМИ (именно в таком контексте мы рассматриваем это понятие). Ему предшествует реальное событие. Но далеко не каждое реальное событие становится новостью. Следовательно, управление новостями начинается с процесса отборасобытия.
Для журналистов процесс отбора события определяется информационной политикой СМИ, представлениями автора об общественной значимости и актуальности события, а также творческим интересом к нему. Иная ситуация у специалиста по связям с общественностью, пресс-секретаря. Они отбирают событие, которое будет максимально выигрышно представлять их организацию, то есть базисный PR-субъект. Кроме того им важен не только сам факт публикации, но и характер восприятия новости целевыми аудиториями.
Важным этапом менеджмента новостей является подготовка ожидания события, которое появится в СМИ. Отобранный, проанализированный факт , предстоящее событие, представляется заранее СМИ . Публикуются анонсы, комментарии, высказываются предположения, происходит упоминание о событии на массовых мероприятиях и совещаниях. Так формируется атмосфера ожидания события и уже моделируются версии отношения к нему.
Проведение события – ответственный этап. Умелая работа с журналистами обеспечивает их полное, масштабное и заинтересованное участие в нашей управленческой схеме. Формальное отношение к событию, к информированию о нем со стороны журналистов часто губительно влияет на результат: возможны искажения фактов, искажение предложенной версии, небрежность в оформлении и общая невыразительность текстов и сюжетов.
Освещениесобытия в различных СМИ- в прессе и на телевидении, по радио, в газетах, в Интернет-СМИ- следующий этап менеджмента новостей. Нельзя ограничиваться приглашением журналистов. Все должно быть спланировано и предусмотрено заранее: какие СМИ в каком объеме дают нашу информацию. Если кто-то из журналистов не смог прибыть на мероприятие, следует направить пресс-релиз в СМИ, которое он представляет. Необходимо сделать звонки с уточнением сроков выхода материалов, по возможности дать пояснения, если возникают вопросы. Все опубликованное необходимо проанализировать и сделать выводы для дальнейших контактов со СМИ.
Управление процессом на этом не завершено. Остается еще один важнейший этап, который часто недооценивают – этап резонанса.Возможно, отобранное (или организованное) нами событие и без нашего вмешательства вызовет интерес и будет широко обсуждаться. Но пускать этот процесс на самотек было бы непрофессионально. Вот почему мы организуем комментарии к событию, заботимся о внесении данного события в перечни , каталоги и разного рода списки, находим возможность сделать на него ссылки в аналитических материалах экспертов по данной тематике.