Структура пресс-службы и основные функциональные обязанности.

Пресс-службу Академии возглавляет начальник пресс-службы, который назначается на должность и освобождается от должности мэром города. Руководитель пресс-службы обязан иметь высшее специальное образование, стаж работы в средствах массовой информации не менее 5 лет.

В пресс-службе города выделены 2 отдела:

- отдел по связям со СМИ;

- отдел телевидения и радио.

В каждом отделе есть начальник и по 2 специалиста.

Начальник отдела по связям со СМИ является так же заместителем руководителя пресс-службы, который занимается текущей работой службы.

Руководители отделов назначаются на должность и освобождаются от должности начальником АГЗ МЧС России.

Заместитель руководителя пресс-службы обязан иметь высшее специальное образование и стаж работы в средствах массовой информации не менее 4 лет. Работники пресс-службы назначаются на должность и освобождаются от должности начальником АГЗ МЧС России по представлению руководителя пресс-службы.

В деятельности руководителя пресс-службы можно выделить ряд основных функций:

1)Внешняя: анализ служебной информации и донесение ее до СМИ. Руководитель выступает в роли «переводчика»: трудный для восприятия рядовым читателем язык документов он переводит на доступный, понятный всем. Это функция популяризации решений власти, требующая не только умения обращаться со словом, но и способности оценить значимость, важность для населения того или иного документа.
Руководитель организует работу пресс-службы, обеспечивает отправку
пресс-релизов. Его обязанностью является осуществлять взаимодействие с журналистами, а также организовывать мониторинг СМИ. Руководитель пресс-службы имеет право присутствовать на заседаниях, посещать проводимые мероприятия, запрашивать необходимые сведения. Он часто выступает спичрайтером, готовит тексты выступлений или заявлений руководителя.

Непосредственной обязанностью руководителя службы является организация и ведение пресс-конференций (брифингов) руководителя. «Доступ» журналистов к первому лицу – прямая прерогатива пресс-секретаря. Он регулирует встречи, интервью, их продолжительность и регулярность. Задача начальника пресс-службы – создавать и поддерживать бесконфликтную, лучше дружескую атмосферу взаимоотношений между руководителем органа власти и СМИ. Здесь необходимы коммуникабельность, дипломатичность, гибкость.

2)Охранная: защита служебной информации, государственной тайны.
Каждое ведомство, каждая властная структура имеет информацию, которая не может быть всеобщим достоянием. Хотя в российском законодательстве пока не проработаны должным образом вопросы охраны служебной тайны в органах власти, государственные интересы диктуют необходимость ограничения гласности по определенным вопросам. Пресса, особенно частная, коммерческая, в свою очередь стремится заполучить именно такую информацию. Руководителю пресс-службы Администрации важно умело выстраивать отношения с журналистами, чтобы не создавать ощущения излишней закрытости власти, при этом защитить служебную информацию.

3)Внутренняя: сбор и анализ информации об освещении в СМИ деятельности органа власти, его руководителя.

Ежедневно на стол начальника Академии ложится оперативный обзор СМИ.

Функции заместителя руководителя пресс-службы:

1.Организует непосредственную работу пресс-службы, по согласованию с Руководителем пресс-службы, обеспечивает рациональную деятельность пресс-службы по характеру и режиму ее работы, распределению обязанностей среди сотрудников несет персональную ответственность за исполнение поставленных перед ним задач;

2. Вносит руководителю пресс-службы предложения о поощрении, наложении дисциплинарных взысканий сотрудникам пресс-службы;

3. Редактирует газету “Спасатель”;

4. Проводит пресс-конференции;

5. Освещает работу Комитета по экономике и финансам, Комитета по управлению муниципальным имуществом;

6. Рассматривает обращения граждан и юридических лиц в пределах компетенции.

Основные функции сотрудников отдела по связям со СМИ:

1. Организация освещения деятельности отраслевых территориальных Комитетов городской администрации в средствах массовой информации (согласно утвержденному графику выступлений комитетов администрации в СМИ и распределению обязанностей между сотрудниками пресс-службы);

2. Освещение в СМИ работы АГЗ МЧС России и МЧС России; подготовка в специальном выпуске «Спасатель» и интернет-изданиях отчеты о заседании проводимых в Академии или отдельные журналистские материалы по наиболее актуальным и значимым вопросам; подготавливают к публикации в газете “Спасатель” и интернет-изданиях официальные, постановления и распоряжения Начальника Академии;

3. Сотрудники несут персональную ответственность за качество выполняемых работ в соответствии с законодательством. Основная функция отдела телевидения и радио – подготовка собственных теле и радио- программ для средств массовой информации (съемка, монтаж, копирайт текстов, редактирование и т.д.). Для осуществления возложенных на пресс-службу задач она имеет право:

1) Запрашивать и получать от отраслевых Комитетов, Комитетов по управлению округами необходимую для подготовки материалов (своих и предназначенных для СМИ) информацию;

2) Разрабатывать от имени АГЗ МЧС России договоры с руководством средств массовой информации о взаимовыгодном сотрудничестве;

4) Запрашивать и получать от служащих Академии, руководителей отделов, заместителей Начальника Академии оперативные ответы на критические выступления прессы, радио, телевидения;

5) Направлять служащих пресс-службы на совещания, проводимые заместителями Начальника Академии по согласованию с последними;

6) Пользоваться банком данных администрации города.

Итак, основные функции пресс-службы: устанавливать связи с прессой. Гораздо менее очевидны ее функции и задачи как PR-службы. В принципе, их можно свести к пяти основным пунктам:

1. Работники пресс-службы должны уметь «по-свойски» общаться с журналистами. В большей или меньшей степени, но они должны быть своими среди них, даже если они иногда и кажутся «чужими».

2. Работа пpecc-службы должна быть направлена на то, чтобы сделать АГЗ МЧС России «своей» для журналистов.

3. Пресс-служба должна быть в курсе всех нюансов и подробностей биографии мера города, предстоящих тактических и стратегических планов Акдемии.

4. Работники пресс-службы должны быть хорошими политическими аналитиками. Они обязаны разбираться в политической жизни и умело играть на ней.

5. Пресс-служба должна быть скромной и «знать свое место». Она – организация второго плана. На первом месте, естественно, «первые лица» Министерства.

В пресс-службе АГЗ МЧС России есть ряд негласных правил по работе со СМИ: 1) вести честную игру; 2) обслуживать прессу на высоком уровне; 3) не лебезить и не брюзжать; 4) не просить «замять неприятную историю»; 5) не обрушивать на прессу потки новостей.
«Вести честную игру» это правильный способ ведения PR-бизнеса и достаточно трезвый расчет.

«Обслуживать на высоком уровне» — значит, помогать журналистам делать новости, в соответствии с их задачами и темпом работы. Новости не ждут никого и ничего. Часто вопрос стоит ребром: сейчас или никогда.
«Не лебезить и не брюзжать» — помнить, что больше всего руководителей средств массовой информации раздражают жалующиеся и умоляющие просители.

«Не просить "замять неприятную историю"» — подобные просьбы свидетельствуют о непрофессионализме просителя и вызывают настороженное отношение к нему. Кроме того, иногда именно такие просьбы раскрывают руководству издания всю «неприятность» той или иной истории — иначе она могла бы остаться незамеченной.

«Не обрушивать поток новостей» — значит, не захламлять редакции средств массовой информации, уметь выделять действительно важное и актуальное и точно распределять информацию по изданиям. Функциональные принципы работы пресс-службы:

-информирование граждан о решениях, принятых Начальником Академии, о текущей деятельности и перспективах работы;

-обеспечение гласности, открытости деятельности министертва;

-содействие реализации законодательства;

-анализ и экспертиза общественно-политических процессов, мониторинг СМИ;

-содействие становлению институтов гражданского общества.

Пресс-служба АГЗ МЧС России работает на основе Положения о пресс-службе.

Если сопоставить законодательную и исполнительную ветви власти, можно отметить, что пресс-службы работают в основном на единых принципах, различие проявляется в приоритетах отдельных функций. Так, в законодательном органе власти содействие в реализации законодательства, содействие становлению институтов гражданского общества будут более значимыми направлениями. Можно выделить две особенности в деятельности пресс-служб исполнительных органов власти: пропагандистскую направленность (преувеличение достижений власти, определенная лакировка реального положения дел), а также приоритетное внимание имиджу первого лица – министра.