Обоснование выбора процедуры закупки

Осуществляется заказчиком в соответствии с действующим законодательством. Учитываются цели и предмет закупок, его сложность, стоимость контракта в сравнении с пороговыми значениями, источник средств, сроки проведения, эффективность, а также опыт, компетенция и интуиция устроителя.

Наиболее эффективные закупки являются результатом тщательного выбора конкурсной процедуры, способствующей, с одной стороны, созданию конкуренции между максимальным числом участников, а с другой – обеспечению эффективности закупок.

Из предлагаемых мировой практикой альтернатив для контрактов стоимостью выше порогового значения наиболее предпочтительными считаются открытые конкурсные торги. Их преимущества - более широкий круг участников и, следовательно, более высокая конкуренция и низкие цены, хорошо известны. Открытые торги обычно не требуют и обоснования в отличие от всех других процедур. Вместе с тем, как уже отмечалось, однозначно утверждать, что данный метод всегда оказывается эффективным, нельзя. Необходимы соответствующие расчеты и обоснования. Чаще всего в практической деятельности при выборе процедуры закупок перед заказчиком стоит проблема: проводить открытые торги или открытые с предквалификацией (ограниченные, двухэтапные), т.к. случаи применения переговоров (закупки из одного источника) четко определяются законом. В зарубежной практике предварительная квалификация, как правило, предваряет конкурс по крупным строительным контрактам, услугам, закупкам сложного оборудования. Вместе с тем в руководствах по проведению торгов некоторых международных организаций рекомендуется предварительная квалификация и для небольших торгов в тех случаях, когда важно установить число потенциальных участников и их производственные возможности, а также для своевременного внесения необходимых корректив в условия контракта.

Процедуры предквалификации на первый взгляд увеличивают затраты времени и ресурсов заказчика. Однако на практике такие торги часто оказываются более эффективными за счет уменьшения числа участников к процедуре оценки и значительно более высокой гарантии качественной и своевременной поставки. При выборе заказчик должен сопоставить объемы дополнительных затрат времени и средств, связанных с проведением предварительной квалификации с возможной экономией ресурсов, которые она может дать.

Содержание конкурсного процесса

Конкурсный (тендерный) процесс представляет собой последовательность юридически регулируемых действий и формальных документов, посредством которых покупатели (государство) и поставщики могут достичь заключительной стадии – подписания и реализации контракта.

Все этапы конкурса жестко регламентированы: определен механизм извещения о предстоящем конкурсе, установлены требования к содержанию конкурсной документации и регламентирован порядок подачи, вскрытия и оценки конкурсных заявок.

Комплект конкурсной документации передается претендентам по их официальному запросу, как правило, за плату. Стоимость конкурсной документации в этом случае определяется заказчиком и не должна превышать затраты на ее тиражирование и представление.

После того как конкурсная документация разработана, необходимо проинформировать общественность о предстоящих торгах.

В ответ на общее извещение потенциальные участники посылают заявки, которые должны регистрироваться подразделением по реализации проектов. Только после этого публикуется приглашение к конкретным торгам, которое в этом случае называют «специальным».

На основании конкурсной документации претенденты подготавливают тендерные предложения.

Подача предложения (оферты) в ответ на конкурсное приглашение является свидетельством принятия претендентом (оферентом) всех условий, установленных в конкурсной документации. Конкурсное предложение оферта продавца – обязательно для исполнения претендентом.

В соответствии с правилами проведения торгов все претенденты одновременно с подачей предложений вносят гарантийный залог – конкурсное обеспечение, в любой приемлемой для заказчика форме, оговоренной в конкурсной документации и не противоречащей действующему законодательству. Обычно конкурсное обеспечение имеет форму банковских гарантий, залога или поручительства. Оферентам, проигравшим конкурс, гарантия возвращается по истечении определенного срока, предусмотренного законодательством (условиями тендера).

Оценка конкурсных заявок и выбор победителя является наиболее важным и ответственным этапом конкурсного процесса. Выбор поставщика и присуждение контракта могут последовать непосредственно после вскрытия и оглашения поступивших предложений в тех случаях, когда речь идет о выборе предложения с самой низкой ценой при аналогичных других условиях конкурсных предложений.

Оценка и сравнение принятых оферт производится в строгом соответствии с критериями, сформулированными в конкурсной документации.

Решение комиссии об определении победителя оформляется в виде протокола.

Завершающим моментом процедуры выбора поставщика является документальное оформление взаимных обязательств сторон.

23. Конкурсная документация: сущность, требования, порядок разработки и утверждения

Конкурсная документация (досье тендера)– это комплект документов, содержащих информацию, позволяющую претенденту принять решение об участии в торгах и подготовить конкурсные предложения (оферты) на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг в соответствии с требованиями покупателя, а также правила проведения конкурса.

Конкурсная документация исполняет ряд важных функций: - инструктирует потенциальных участников о процедуре торгов; - дает описание закупаемых товаров; - устанавливает критерии для оценки предложений; - определяет условия будущего контракта.

Состав конкурсной документации обычно указывается в законодательных актах и включает следующие блоки:

1. Характеристика товаров, работ и услуг. Обычно эта информация приводится в виде технических спецификаций (технические задания, спецификации, эксплуатационные характеристики или перечень функциональных обязанностей для услуг). В случае необходимости приводятся чертежи, схемы, другая дополнительная информация.

2. Критерии оценки предложений и условия передачи победителю заказа. Критериями присуждения контракта могут быть: цена, качество, надежность, долговечность, эстетические и функциональные характеристики и др.. Все выбранные критерии, их порядок, значимость в обязательном порядке должны найти отражение в конкурсной документации, в противном случае он (критерий) не может рассматриваться при подведении итогов конкурса. Если в конкурсной документации критерий не указан, при подведении итогов автоматически принимается первый – самая низкая цена. Кроме того, обязательным требованием является установление в конкурсной документации порядка выбора победителя на основе выбранных критериев оценки. Информированность участников размещения заказа о значимости (весомости) тех или иных критериев, о методике оценки способствует открытости при подведении итогов конкурса и не позволяет заказчикам предоставлять незаконные преференции кому-либо из участников.

3. Условия контракта, в которых должны найти отражение сроки и условия поставки, особенности и объем обязательств сторон, условия их выполнения, степень ответственности по обязательствам и обеспечение гарантий. Как правило, приводится типовой проект контракта – образец (проект) договора, который служит основой переговоров о заключении сделки. В процессе подписания контракта он может корректироваться и дополняться сторонами.

4. Инструкция участникам торгов. Цель инструкции заключается в том, чтобы установить правила конкурсного соревнования, облегчить процесс подготовки предложений поставщиками и подведения итогов конкурсной (оценочной) комиссией. Как правило, инструкция содержит следующую информацию: реквизиты заказчика, формы предложения и гарантии предложения, требования к квалификации претендента. Приводятся имена и адреса лиц, с которыми необходимо связываться в случае необходимости, а также любая другая информация, которая, по мнению заказчика, может понадобиться претенденту в процессе подготовки предложения и участия в конкурсе.

Конкурсные документы могут оформляться на бумажных носителях, а также в форме электронного документа и представляться бесплатно или за плату на основании решения заказчика. Размер платы за конкурсные документы определяется заказчиком, но не может превышать 5 базовых величин. Передача конкурсной документации без взимания платы может значительно увеличивать число мелких фирм-участниц, но отпугивать крупные организации. С другой стороны, высокая стоимость конкурсной документации отсекает от участия в торгах мелкие фирмы. Поэтому в каждом конкретном случае при формировании цены на конкурсную документацию необходимо взвешивать все аспекты и выбирать по возможности наиболее эффективный вариант.

От конкурсной документации, ее качества, во многом зависит эффективность конкурсного процесса и всей закупки в целом. Все неточности, ошибки могут иметь весьма негативные последствия для заказчика в будущем. Поэтому в случаях выявления погрешностей заказчику дана возможность уточнить и исправить те или иные положения конкурсной документации в определенное время до истечения срока подачи предложений (гл. 2 Положения).