Тема № 6. Распорядительные документы

Распорядительная деятельность организации документируется с помощью издания приказов (распоряжений, указаний) руководителем организации или его заместителем.

1. Приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу – будут рассмотрены в разделе документы по личному составу.

Приказы по ОД оформляются на общем бланке. Проект приказа согласовывается с главным или ведущим специалистом, юристом, бухгалтером и подписывается руководителем.

Текст, как правило, состоит из двух разделов:

- констатирующая часть – отражает цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказов, дается ссылка на документы, послужившие основанием для составления приказа.

- распорядительная часть – содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, отвечающих за их выполнение, сроки исполнения.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое проставляется посередине или от левого края. Распорядительная часть как правило делится на пункты. Каждый пункт начинается с указания конкретного действия, далее указывается фамилия исполнителя или название структурного подразделения – исполнителя, затем указывается срок исполнения. Последним пунктом может быть пункт о должностном лице, ответственном за выполнение приказа в целом.

ООО «Строитель»

ПРИКАЗ

30.12.2005 № 63

г. Ярославль

О введении инструкции

по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить инструкцию по ведению делопроизводства в ООО «Строитель».

2. Ввести в действие инструкцию по делопроизводству с 15.01.2006.

3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ООО «Строитель» с 15.01.2006 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в инструкции по делопроизводству.

4. Секретарю А.И. Ивановой обеспечить тиражирование инструкции и передачу ее в структурные подразделения до 15.01.2006.

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия П.А. Егорова.

Директор л.п. С.Т. Борисов

С приказом ознакомлены:

Зам. директора л.п. П.А. Егоров

31.12.2005

В дело 01-08

л.п.

16.01.2006

Сотникова

93 16 21

2. Выписка – это копия определенной части подлинного документа. В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии.

ООО «Строитель»

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

30.12.2005 № 63

г. Ярославль

О введении инструкции

по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ООО «Строитель» с 15.01.2006 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в инструкции по делопроизводству.

Директор л.п. С.Т. Борисов

Верно

Секретарь л.п. А.И. Иванова

31.12.2005

3, 4. По текущим оперативным вопросам повседневной, производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия могут издавать распоряжения и указания. Их особенностью является тот факт, что они могут иметь реквизит адресат. В распоряжении констатирующая часть отделяется словами ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ. Указание оформляется также как приказ. Для отделения могут применяться слова СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ, РЕКОМЕНДУЮ.

5. Решение представляет собой документ коллегиального органа (совет директоров, общее собрание акционеров), составленный по производственным вопросам. Решение оформляется аналогично другим распорядительным документам с использованием слов РЕШИЛ или РЕШИЛИ. Подписывается решение председателем и всеми членами коллегиального органа или председателем и секретарем.

6. Постановление – это документ, принимаемый высшими органами власти, оформляемый аналогично другим распорядительным документам, с использованием слова ПОСТАНОВЛЯЕТ.

Контрольные вопросы:

1. Какие виды организационно-распорядительных документов относятся к распорядительным?
2. Какие органы принимают постановление?
3. Расскажите о составлении приказа/выписке из приказа, решении, постановлении, указании.