Отнесение организации к составу источников комплектования.

Результаты изучения вопроса об отнесении отдельных организаций или их групп к составу источников комплектования оформляются справкой (экспертным заключением) с изложением в ней результатов изучения. Указывается, какие стороны экономической, социальной, культурной, общественно-политической жизни региона (района, города) отражаются в деятельности данной организации; место, занимаемое организацией в структуре отрасли или общественной жизни; масштаб ее деятельности и др. По результатам изучения документального фонда организации сообщается, в каких документах, образующихся в деятельности организации, и как полно отражаются ее основные функции, какая часть этих документов дублируется в фондах вышестоящих органов и других организациях.

На основании проведенного анализа делается вывод о целесообразности включения конкретной организации или вида организаций в состав источников комплектования архива по полной или выборочной форме приема документов.

В практике комплектования госархивов установились различные формы приема документов от организаций:

полная когда от организации принимается весь комплекс документов постоянного хранения;

повидовая выборочная когда принимаются отдельные категории документов от каждой организации данного вида;

групповая выборочная когда принимается полный комплекс документов постоянного хранения от отдельных, специально отобранных организаций данного вида.

Форма повидового выборочного приема применяется, как правило, в тех случаях, когда планово-отчетная и информационно-аналитическая документация данной организации поступает в тот же государственный, районный, городской архив с постоянным составом документов в составе фондов вышестоящих или других организаций. Кроме того, повидовой выборочный прием применяется к тем организациям, в деятельности которых отлагаются отдельные ценные виды документов (например, бюро технической инвентаризации - инвентарные дела памятников культуры и охранных зон).

Форма группового выборочного приема документов применяется к организациям, в деятельности которых образуются сходные по составу комплексы документов, содержащие однородную информацию. В этом случае из группы однородных отбираются организации, имеющие наиболее интересную историю, масштабы деятельности, месторасположение или другие особенности, выделяющие их из ряда подобных.

К составу источников комплектования рекомендуется относить

организации, выполняющие основные производственные функции отрасли (промышленность - заводы, фабрики, определяющие экономику данного региона, образование - ВУЗы, техникумы, базовые средние школы). Обычно не подлежат отнесению к составу источников комплектования обслуживающие организации, однако этот принцип не всегда применим к организациям негосударственной формы собственности, так как их основная сеть развертывается, прежде всего, в сфере торговли и услуг и оказывает значительное влияние на экономическую и финансовую жизнь региона, и поэтому наиболее крупные из них могут быть включены в состав источников комплектования на договорной основе.

В состав источников комплектования включаются, как правило, только юридически самостоятельные организации. В остальных случаях (советы директоров, собрания представителей и т.п.) документы этих структур следует принимать в составе фондов тех организаций, при которых они действуют (администрации, акционерные общества и т.д.).

Отдельно в этом плане должны рассматриваться структурные подразделения органов местного самоуправления, которые, как правило, не имеют права юридического лица, однако, учитывая важность функций, выполняемых ими на территории района, города, они являются самостоятельными источниками комплектования.

При отборе для включения в состав источников комплектования вновь образованных негосударственных хозяйственных и коммерческих организаций следует руководствоваться критериями масштаба их деятельности (объемом производства товаров или услуг, размером уставного фонда и оборотного капитала, влиянием ее (организации) на экономику региона в целом или отдельной отрасли, новизной продукции, пионерной ролью данной организации в системе негосударственных структур). Немаловажное значение имеет и стабильность ее существования.

Вопрос об отнесении организации или групп организаций к составу источников комплектования архива выносится на рассмотрение ЭПК соответствующего органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации. Отнесение организаций к составу источников комплектования федеральных архивов рассматривается ЭПК (ЭПМК) соответствующего федерального архива.

Для рассмотрения вопроса на ЭПК экспертом представляются экспертное заключение о возможности включения организации в список источников комплектования, историческая справка и номенклатура дел организации при ее наличии.

Решение ЭПК об отнесении организации или групп организаций к составу источников комплектования архива является основанием для включения ее в список источников комплектования архива с полной или выборочной формой приема.

Справка (экспертное заключение) о включении организации в состав источников комплектования архива составляется в 3 экземплярах, первый помещается в наблюдательное дело организации, 2-й отлагается в делопроизводстве ЭПК органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации или ЭПК (ЭПМК) федерального архива; 3-й вместе с выпиской из решения ЭПК (ЭПМК) о включении организации в список источников комплектования направляется руководителю организации.

Вопросы для самоконтроля

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Тема: Определение источников комплектования архивов Кемеровской области и местного самоуправления

Описание заявителей.

Заявителями при предоставлении государственной услуги являются органы государственной власти Кемеровской области и местного самоуправления, организации и граждане, государственные и муниципальные архивы.

Требования к информированию о порядке предоставления государственной услуги.

Информация о государственной услуге предоставляется: непосредственно в помещении управления, на информационных стендах, в том числе электронных, в раздаточных информационных материалов (брошюры, буклеты, листовки, памятки), при личном консультировании уполномоченным специалистом;

с использованием средств телефонной связи, в том числе личное консультирование уполномоченным специалистом;

с использованием средств информационно – телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, электронной связи;