Организация документов архивного фонда

С.Ю.Малышева

ОСНОВЫ АРХИВОВЕДЕНИЯ

Учебное пособие

КАЗАНЬ

УДК 930.25

ББК 79.3

Печатается по решению методической комиссии

исторического факультета

Казанского государственного университета

Рецензенты:

Доктор исторических наук, профессор

Казанского государственного университета

А.А.Сальникова

Кандидат исторических наук,

начальник Главного архивного управления

при Кабинете Министров Республики Татарстан

Д.Р.Шарафутдинов

Научный редактор:

Доктор исторических наук, профессор

Казанского государственного университета,

заслуженный деятель науки РФ и РТ

А.Л.Литвин

Малышева С.Ю.

Основы архивоведения: Учебное пособие. Казань: Татарское Республиканское изд-во “Хэтер”, 2002. с.

ISBN

Учебное пособие написано на основе лекционного курса, читаемого на историческом факультете Казанского государственного университета. В пособии рассматриваются основы теории и практики архивного дела, вопросы истории архивного дела и его организации в России, современная организация архивного дела и сеть федеральных архивов Российской Федерации. Пособие призвано заложить теоретическую базу прохождения архивной практики студентами исторического факультета Казанского государственного университета, а также самостоятельной работы начинающих исследователей в архивах.

Пособие рассчитано на студентов, аспирантов, всех интересующихся историей и современным состоянием архивов и архивного дела в России, а также для делающих первые шаги в освоении навыков работы в архивах.

ISBN © Малышева С.Ю., 2002 г.

Оглавление

Введение…………………………………………………………………………...
I. Предмет и основные понятия архивоведения. Организация документов Архивного Фонда Российской Федерации……………………..
II. Учетные документы архивов. Научно-справочный аппарат архивов. Поиск и использование документов………………………………………….
III. Атрибуция и некоторые вопросы использования архивных документов…………………………………………………………………….
IV. История архивного дела в России…………………………………………...
1. Архивы до первой четверти XVIII века…………………………………..
2. Архивы и архивное дело в XVIII веке…………………………………….
3. Архивы и проекты архивных реформ XIX - начала XX веков………….
4. Архивы и архивное дело в Советской России и СССР………………….
5. Архивы и архивное дело в конце XX - начале XXI веков……………….
Использованная и рекомендуемая литература………………………………….

ВВЕДЕНИЕ

Архивы и сохраняемые ими архивные документы - неотъемлемая и важнейшая часть культурной памяти общества, культурного наследия человечества. Архивные документы - бесценное хранилище информации о прошлом - для настоящего и будущего: они хранят ответы на многие вопросы историков и современников - даже на те, что еще не были им заданы исследователями.

Судьба архивов и архивных собраний в России складывалась очень непросто. Исторические (государственные) архивы в нашей стране сложились сравнительно поздно. И на протяжении почти всей истории архивного дела в России в нем весьма сильны были ведомственные тенденции, ведомственные подходы к документам, определявшие их ценность утилитарно - в зависимости от нужд ведомств и учреждений. В советский период отечественной истории архивы находились под мощным политическим контролем. В истории отечественных архивов немало трагических страниц, связанных с гибелью ценных документальных собраний, с печальными судьбами самих архивистов, одна из самых мрачных страниц в истории наших архивов связана с временем их подчинения НКВД СССР - в эти годы архивы и их документы невольно обслуживали машину массовых репрессий. Часто на протяжении истории отечественного архивного дела историки отлучались от архивов, что не могло не сказываться на состоянии исторической науки.

Реформы в архивном деле, направленные на сохранение документальных богатств, на более эффективное их использование, задумывались еще в первой половине XIX века, попытки их проведения в жизнь наблюдались на протяжении всего XIX века и начала XX-го. Реформы архивного дела в первые годы советской власти вскоре были фактически дезавуированы. Только в конце XX века начинается - хоть и не всегда последовательное, - реформирование всего отечественного архивного дела. Современные российские архивы являются научно-исследовательскими учреждениями, не уступающими по собраниям хранимых в них ценнейших документов, по уровню подготовки сотрудников, по ряду других критериев архивам других развитых стран.

Знание истории, теории и практики архивного дела, современной организации архивного дела, умение работать с архивными справочниками и другими элементами научно-справочного аппарата архивов, а также с архивными документами, критически использовать информацию, почерпнутую в них, в исследовательской работе - все это составляет важную часть профессиональной подготовки историка.

В процессе освоения материала курса “Основы архивоведения” студенты исторического факультета получают теоретические знания, которые применяются в ходе прохождения ими архивной практики на базе одного из центральных государственных архивов Республики Татарстан.

При подготовке этого пособия и лекционного курса, на котором оно основано, привлекались учебники и учебные пособия по теории и практике архивного дела («Теория и практика архивного дела в СССР» под редакцией Ф.И.Долгих и К.И.Рудельсон), по истории архивного дела (работы В.В.Максакова, И.Л.Маяковского, В.Н.Самошенко, Т.И.Хорхординой, и другие), научная литература, нормативные акты 1990-2002 годов, касавшиеся архивов и архивного дела.

I. ПРЕДМЕТ И ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ АРХИВОВЕДЕНИЯ.

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Предмет, объект, основные понятия архивоведения. Архивовéдение - комплексная научная дисциплина, изучающая и разрабатывающая теоретические, методические и организационные вопросы архивного дела и его историю. Как комплексная научная дисциплина, архивоведение включает ряд специальных дисциплин: теорию и практику архивного дела, историю и организацию архивного дела, археографию, архивное право, архивоведческое терминоведение, научную организацию труда и экономику архивных учреждений, архивную статистику.

Архивоведение связано с множеством научных дисциплин, в том числе не только гуманитарными. В архивном деле используются данные естественных и точных наук - например, при обеспечении оптимальных условий хранения документов, в их реставрации, консервации, уменьшении, увеличении, при переносе на другие носители.

Архивоведение обобщает методы работы с документами, используя методы и приемы целого ряда специальных и вспомогательных исторических дисциплин: источниковедения, палеографии, дипломатики, исторической хронологии, исторической метрологии, сфрагистики, геральдики, генеалогии, эпиграфики, нумизматики, исторической географии и других, а также документоведения - дисциплины, изучающей закономерности образования документов в их историческом развитии и способы создания документов, принципы организации делопроизводства, построение систем документации.

Объектом архивоведения является документ. Предмет архивоведения - это архивные документы, находящиеся на архивном хранении и подлежащие архивному хранению, как текстовые, так и графические документы на различных материальных носителях - на бумажной основе, кино-фотодокументы, звукозапись, микрофильмы и другие. Таким образом, документ - это материальный носитель записи с зафиксированной на нем преднамеренной информацией. В Основах законодательства Российской Федерации “Об Архивном Фонде РФ и архивах” (1993)[1] (далее - Основы законодательства об архивах) определено понятие архивный документ: это документ, независимо от носителя и способа фиксации информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его исторической и практической значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

В Основах законодательства об архивах зафиксировано также само понятие архива. Архив - это совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации и предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. Таким образом, в этом определении - три определения понятия “архив”: некое собрание документов (которое также при определенны условиях может быть синонимом понятия “фонд” и “коллекция”); архивное учреждение (архив, осуществляющий государственное хранение документов - государственный или исторический архив); структурная часть учреждения (ведомственный архив, осуществляющий хранение документов министерств, ведомств, других организаций, учреждений до момента передачи их в государственные архивы).

Кроме того, в Основах законодательства об архивах вводится понятие тайный архив - архив, о котором не заявлено публично. Ярким примером подобного тайного архива являлся созданный в 1946 году для хранения трофейных архивов периода Великой Отечественной войны Центральный государственный особый архив СССР, преобразованный в 1992 году в Центр хранения историко-документальных коллекций (ЦХИДК), фонды которого постановлением Правительства РФ от 15 марта 1999 года “О федеральных государственных архивах”[2] были влиты в состав Российского государственного военного архива (РГВА). Этот архив являлся шестым по объему фондов и документов в стране, но о существовании его до конца 1980-х годов не было объявлено официально, историки не знали о его существовании.

Государственные архивы выполняют целый ряд функций: - комплектование документами; - обеспечение сохранности документов; - учет документов; - экспертиза ценности документов; - создание справочного аппарата; - организация использования документов (в том числе работы исследователей в архиве, осуществление публикаций); - создание научно-справочных пособий; - поиск документов.

В пределах архивов документы обычно группируются по архивным фондам. В Основах законодательства об архивах дано следующее определение архивного фонда: это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. Архивный фонд может быть также обозначен, как совокупность всех документов, образовавшихся деятельностью организации, учреждения, предприятия или лица.

Те учреждения, организации, предприятия, воинские части, лица, в деятельности которых образуются документы, называются фондообразователями. Какое учреждение может быть фондообразователем? Формальными признаками самостоятельности фондообразователя являются: - наличие законодательного акта об образовании учреждения, о его компетенции, функциях и структуре; - наличие штатного расписания учреждения, своего бюджета, расчетного счета в банке, гербовой печати; - самостоятельное ведение учреждением делопроизводства. Самостоятельными фондообразователями иногда могут быть и отдельные структурные подразделения учреждения, имеющие оперативную и организационную обособленность.

В России классификация документов не всегда осуществлялась по фондам: существовала классификация по отраслям, по темам, видам документов - формально-логическая классификация. Но с XIX века все более утверждается пофондовая классификация - она проводилась на основе принципа происхождения документов (провениенцпринципа), основным требованием которого была целостность, недробимость архивного фонда. Это требование актуально и сейчас: фонды недробимы, архивный фонд должен полностью концентрироваться в одном архиве. Недробимость архивных фондов - основа научной организации документов Архивного фонда Российской Федерации.

Определить границы архивного фонда - значит определить состав документов, подлежащих включению в конкретный архивный фонд. Хронологические границы архивного фонда - это даты, в пределах которых образуются документы, подлежащие включению в состав данного фонда.

Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода, называется фондом личного происхождения. Фонды личного происхождения подразделяются на личные, семейные, родовые. Семейные фонды хранят документы не более трех поколений, родовые - не менее четырех поколений.

Иногда архивный фонд состоит из документов, образовавшихся в деятельности двух и более фондообразователей, имевших или имеющих между собой исторически и логически обусловленные связи (общие цели, подчиненность, время и место деятельности, общее делопроизводство; для лиц-фондообразователей - имеющие или имевшие родственные, профессиональные, другие отношения). Такой фонд называется объединенным архивным фондом.

Однако в архивах встречаются собрания документов, образовавшиеся деятельностью совершенно разных фондообразователей. Такое собрание называют архивной коллекцией - это совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам - тематическому, хронологическому, авторскому, номинальному (по виду документов), другим. Но создание архивной коллекции должно быть обоснованным. Обычно архивную коллекцию создают из отдельных разрозненных документов, которых недостаточно для создания самостоятельного архивного фонда.

Наименьшей классификационной единицей в пределах архивного фонда является единица хранения. В современной архивной практике единицу хранения часто называют “дело” (хотя это только один из родов единицы хранения, наиболее распространенный). Единица хранения - это совокупность документов, относящихся в определенному вопросу или участку деятельности организации, помещенных в отдельную папку. Объем единицы хранения варьируется от одного листа до нескольких сотен.

Существует несколько основных родов единицы хранения. Самый распространенный называется делом: это совокупность различных видов документов, связанных содержанием и последовательностью делопроизводства. Другой род единицы хранения - переписка, - состоит из документов запросов и ответов, возникших в результате обмена информацией по определенному вопросу между учреждениями или лицами. Наконец, материалы - это род единицы хранения, составленный из документов-приложений к какому-либо документу, или это различные виды документов, не связанные последовательностью делопроизводства.

Документы группируются в единицы хранения не произвольно, а по определенным признакам - по признакам заведения единицы хранения (дела). Среди них выделяют: - номинальный признак (все документы в деле - одного вида, например, “Протоколы заседаний Вахитовского райкома ВЛКСМ” - все документы - протоколы); - предметный признак (все документы в деле касаются одного вопроса); - авторский (автором всех документов является одно лицо или учреждение: “Постановления, распоряжения, циркуляры Моссовета” - автором является Моссовет); - корреспондентский признак (все документы дела адресованы одному лицу или учреждению: “Письма различных организаций и лиц Совету Казанского государственного университета”, все документы адресованы Казанскому госуниверситету); - географический признак (документы сгруппированы по единству территории, с которой связаны авторы, корреспонденты или содержание документов); - хронологический признак (документы сгруппированы по периоду времени, к которому относятся). Чаще всего дела заводятся по нескольким признакам, комплексно.

На обложке единицы хранения указываются следующие сведения: название архива; название фондообразователя и номер фонда; структурная часть фондообразователя; номер описи фонда, куда записано дело; номер дела по описи и его название; крайние даты единицы хранения (если единица хранения - дело, то начальная дата его - дата инициативного документа, то есть документа, который положил начало заведению дела; по датам приложений о крайних датах не судят); количество листов в деле. В конце каждой единицы хранения есть итоговая запись, в которой указано, сколько листов в деле, дата проверки и подпись проверявшего.

Архивный Фонд Российской Федерации и его части. В эпоху существования СССР (до указов и основ законодательства об архивах начала 1990-х годов) существовало понятие Единого Государственного Архивного Фонда СССР (ЕГАФ СССР) - совокупность всех документов, принадлежавших государству. В ЕГАФ СССР не включались документы Коммунистической партии Советского союза - существовал Архивный Фонд КПСС, его документы принадлежали не государству, а самой КПСС. Основами законодательства “Об Архивном Фонде РФ и архивах” (1993) было введено понятие Архивный Фонд Российской Федерации (АФ РФ) - совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь народов России, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ. Архивный Фонд РФ включает в себя все архивные фонды и документы на территории Российской Федерации назависимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы их собственности.

Впервые в новом законодательстве АФ РФ подразделялся на две части: государственную и негосударственную. Государственную часть АФ РФ составляют архивные фонды и документы, являющиеся федеральной собственностью: это фонды и документы федеральных государственных архивов и центров хранения документов; архивные фонды и документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, Генеральной Прокуратуры, Центрального банка, учреждений, организаций и предприятий федеральной собственности; фонды, полученные от общественных и религиозных объединений, юридических и физических лиц. Негосударственную часть АФ РФ составляют архивные фонды и документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, а также с момента отделения церкви от государства - в собственности религиозных объединений и организаций, или в частной собственности.

Классификация документов АФ РФ. Все документы государственной части АФ РФ классифицируются. Классификация документов АФ РФ - это научная группировка документов АФ РФ по наиболее существенным признакам. Классификация включает в себя три ступени: 1 - классификация документов АФ РФ в целом, которая определяет организацию сети государственных архивов и центров хранения. Здесь наиболее существенными признаками являются принадлежность документов к определенной эпохе; принадлежность к учреждениям федерального, республиканского, областного и др. подчинения; принадлежность к определенной административно-территориальной единице; принадлежность к определенным отраслям государственной и общественной деятельности; способ и техника создания документов. 2 - Классификация документов в пределах архивов, она определяет распределение документов по фондам. 3 - Классификация документов в пределах фонда, определяет организацию документов внутри фонда, то есть расположение единиц хранения. Здесь группировка единиц хранения осуществляется по следующим признакам: один из двух главных - структурный классификационный признак, это группировка дел по их принадлежности к структурным подразделениям, в деятельности которых они образовались. Другой главный признак - хронологический, используемый для группировки дел с учетом периодов времени, к которому относятся документов. Отраслевой, функциональный, тематический, предметно-вопросный признаки употребляются для группировки дел в соответствии с отраслями деятельности и функциями фондообразователя, по темам или вопросам, отраженным в содержании документов. Номинальный признак используется для группировки единиц хранения по их роду (дела, переписка, материалы, сборники, книги, журналы) и видам документов (приказы, протоколы, планы, и так далее). Авторский признак служит для группировки единиц хранения по определенным учреждениям или фамилиям лиц, которые являются авторами документов. Корреспондентский - для группировки дел по определенным учреждениям или лицам, в результате переписки с которыми были заведены эти дела. Наконец, географический признак используется для группировки единиц хранения по определенным территориям. с которыми связаны авторы, корреспонденты или содержание документов.

Иногда при группировке единиц хранения могут применяться и другие признаки: они могут быть сгруппированы по признаку оригинальности и копийности, по языку документов, по формату документов, особенностям их оформления. Но чаще всего эти признаки применяются при классификации документов архивных коллекций. В процессе классификации единиц хранения внутри фондов составляются схемы классификации и указатели, облегчающие поиск документов.

Экспертиза ценности документов. Документы неравноценны как источники: одни несут ценную информацию о политической, научной, экономической, культурной жизни общества и человека, другие важны лишь для тех учреждений, которые их создали. Ежегодно в учреждениях, предприятиях и организациях страны образуется до 100 миллиардов документов (примерно 1 миллиард единиц хранения). Если бы все они поступали на хранение, архивы чрезвычайно быстро захлебнулись бы этим потоком документов. Не несущие ценной информации документы подлежат уничтожению. Но что необходимо уничтожить, а что сохранить? На этот вопрос дает ответ экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Документы подвергаются источниковедческой оценке, после чего в ее результате комплектуются государственные архивы.

В России начали широко проводить экспертизу ценности документов в первой половине XIX века в связи с переполнением исторических ведомственных архивов и архивов учреждений. Но при тогдашней “экспертизе” подход был узковедомственный, каждое ведомство исходило из своих интересов, и мело свои “Правила хранения и уничтожения решенных дел”. И работа по “разборке решенных дел” и “уничтожению ненужных бумаг” проводилась не регулярно, а по мере накопления документов.

Экспертиза ценности документов решает три задачи. Первая задача (часто ее называют основной, главной) заключается в определении того, какие документы несут ценную информацию, в отборе документов для передачи в государственные архивы. Изучаются документальные фонды, определяются две группы документов: имеющих научную ценность, и имеющих справочное значение. В ходе сравнительного анализа документов научного значения осуществляется отбор их в госархивы. Вторая задача - определить срок хранения документов. В ходе изучения документов справочного значения их распределяют на группы долговременного, временного и кратковременного хранения. Третья задача включает установление степени сохранности документов и в случае частичной их утраты - восполнение недостающих или утраченных материалов.

Ценность документов определяется на основании ряда признаков - критериев ценности документов. Среди этих критериев: 1. степень значимости содержания документов; 2. значение фондообразователя; 3. значение времени и места возникновения документов; 4. автографичность; 5. подлинность и копийность документов; 6. дублетность документов; 7. поглощенность содержания документов; 8. степень сохранности документов фонда; 9. физическое состояние документов; 10. палеографические, языковые, художественные и другие особенности документов; 11. юридическая сила документов; 12. объем фонда. Наиболее важными, широко применяемыми критериями ценности документов, называемыми также основными критериями, являются: значение содержания документов, значение фондообразователя, повторяемость информации, время и место возникновения документов.

Содержание документов - это основной критерий их ценности. Содержание документа очень многообразно. Ценность содержания будет зависеть от значимости события, зафиксированного в документе, полноты освещения, новизны, уникальности информации. Критерий значимости содержания документов позволяет распределять документы на категории постоянного и временного хранения и установить (для документов временного хранения) сроки их хранения. Документы учреждений делятся на несколько групп. К первой группе можно отнести документы, определяющие целевое назначение учреждения и раскрывающие его деятельность, материалы, связанные с вопросами руководства, финансирования, планирования. Это основные материалы. Они отбираются на постоянное хранение. Вторая группа документов - вспомогательные материалы, отражающие повседневную оперативную деятельность - бухгалтерскую отчетность, учет, бытовые и административно-хозяйственную деятельность и так далее. Эти документы имеют временный, справочный характер, хранятся временно. Третья группа документов учреждений - документы по личному составу. Документы по личному составу определяются современным архивным законодательством, как комплекс документов, создающихся в процессе документирования служебной, трудовой или иных социальных правоотношений граждан и юридических лиц. В составе этой группы есть документы основные и вспомогательные. Значимость этих документов определяется не содержанием, а положением или значением лица, к которому они относятся. Эти материалы хранятся до нескольких десятилетий, а иногда остаются на постоянное хранение. В последние годы в связи с упразднением и реорганизацией многих учреждений и ведомств, в целях социальной защиты интересов граждан, работавших в этих учреждениях и ведомствах, создают целые архивы документов по личному составу. В частности, такой архив создан в Республике Татарстан.

Важным критерием при определении ценности документов является значение фондообразователя. Значение учреждения, организации или лица предопределяет ценность документов, образующихся в их деятельности. В принципе, каждое учреждение, являющееся фондообразователем, можно рассматривать, как источник комплектования государственных архивов. Но в деятельности взаимосвязанных между собой учреждений (например, в фондах вышестоящих учреждений отражена деятельность подведомственных учреждений) образуются документы с повторяющейся информацией. Поэтому ряд категорий учреждений можно исключить из числа этих источников комплектования архивов. С 1960 года Главное архивное управление СССР составляло примерные списки учреждений, организаций и предприятий, материалы которых подлежали или не подлежали приему в государственные архивы страны. Руководствуясь этими списками, архивные учреждения страны составляли свои списки.

Другой важный критерий ценности документов - значение события, в связи с которым созданы документы, времени и места образования документов. Чем значительнее событие прошлого, тем осторожнее должна проводиться экспертиза. Даже документы, содержащие малозначащие сведения, могут поступать на постоянное хранение, если созданы в связи со значимыми событиями. Важно обращать внимание и на время образования документов. Так, например, документы за ранние периоды отечественной истории требуют особенно бережного отношения, так как их сохранилось сравнительно немного, да и создавалось в процессе делопроизводства того времени сравнительно немного документов. С целью защиты таких документов даже вводились так называемые запретные даты, ограничившие сферу деятельности экспертов: документы, созданные ранее запретных дат, экспертизе не подвергались, а сохранялись в любом случае. В 1919 году была введена первая запретная дата - 25 июня 1811 года, то есть дата издания нового Положения о министерствах. В 1925 году ввели новую запретную дату - 1825 год (так как многие документы погибли в Отечественную войну 1812 года). В 1957 году было рекомендовано не выделять к уничтожению материалы, отложившиеся до начала XIX века. Позже запретной датой стало время буржуазных реформ второй половины XIX века. Сегодня запретные даты более не используются. При изучении ценности документов учитывается и место их образования: внимательно следует подходить к экспертизе ценности документов, созданных, например, в регионах, в которых происходили важные события отечественной истории.

К числу важных критериев ценности документов следует относить критерий значимости автора документа, автографичности. Историческое значение автора - учреждения или лица, - определяет ценность документов. Если учреждение или лицо представляют значительный интерес для истории, то даже самые незначительные по содержанию документы могут быть взяты на постоянное хранение. Особую ценность представляют рукописи, документы за подписью авторов, с авторскими правками, пометами и резолюциями.

К критериям ценности документов относятся также критерии повторяемости информации. Одним из них является подлинность или копийность документов. Подлинник - это документ, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, то есть документ, написанный на бланке, имеющий печать, штамп и подпись руководителя учреждения или структурной части учреждения, от которых он исходит. Копия - это точное воспроизведение подлинника, заверенное уполномоченным на то лицом. В архивных фондах при наличии подлинника копии могут быть уничтожены, но если документ имеет большое научное значение или широко используется, то рекомендуется оставить несколько экземпляров копий. Если подлинник отсутствует, то копии сохраняются в любом случае. Если в тексте подлинника и копии есть существенные расхождения, то сохраняется и подлинник, и копия. Авторизованная копия приобретает силу подлинника.

К критериям повторяемости информации относится также дублетность документов. Дублетные документы - это размноженные документы, то есть несколько экземпляров одного и того же документа - подлинника или копии. Они могут находиться даже в фондах разных учреждений - например, уставы, приказы, инструкции, разосланные разным учреждениям. Обычно оставляют на хранение 1-2 экземпляра дублетных документов (обычно в фонде того учреждения, которое создало документ). Сохраняют их также, если экземпляры не полностью идентичны. Лишние экземпляры могут быть переданы в библиотеки, музеи.

Критерий повторяемости информации касается также поглощенности содержания документов. Поглощенные документы - это документы, содержание которых покрывается составленными на их основе сводными документами. Это, как правило, документы планово-отчетные, статистические. Поглощенные документы должны быть выделены к уничтожению. Например, если есть годовые отчеты, то уничтожаются квартальные и месячные; если нет годовых, то сохраняются квартальные, уничтожаются месячные.

Еще один критерий ценности документов - степень сохранности документов архивного фонда. Если архивный фонд сохранился не полностью и отсутствуют основные документы учреждения, то на постоянное хранение оставляют документы второстепенного значения, если они отражают историю и деятельность учреждения. Одно время архивисты из разрозненных документов, случайно сохранившихся в фондах, создавали так называемые “следы фондов” - их сохраняли как доказательство существования некоторых учреждений. Сейчас от практики сохранения “следов фондов” отказались. Разрозненные документы просто уничтожают, а из ценных составляют объединенные фонды и коллекции.

Физическое состояние документов тоже является критерием ценности документов. Если документы имеют внешние повреждения, то прежде всего решают, заслуживают ли они восстановления. Плохое состояние документов, не представляющих большой научной ценности, может стать основанием для их уничтожения. Ценные документы, напротив, восстанавливаются, реставрируются, фотокопируются, микрофильмируются.

При экспертизе документов имеет значение также такой критерий, как их палеографические, языковые, художественные и другие особенности. Значение имеет необычный или редко встречающийся носитель документа - береста, пергамен, шелк и так далее. На постоянное хранение оставляют документы с художественной росписью, орнаментом, миниатюрами, документы. представляющие интерес с точки зрения постановки делопроизводства в определенный исторический период, документы с дипломатическими и языковыми особенностями.

Еще один критерий ценности документов - их юридическая сила. Юридическая сила документов - это свойства, сообщаемые документам правовыми нормами и проявляющиеся в их форме, составе реквизитов, в границах и объектах их действия. Этот критерий прежде всего определяет требование, чтобы все официальные документы, принятые на государственное хранение, были правильно оформлены и удостоверены. Кроме того, он применяется к документам социально-правового характера (договоры, акты, соглашения и так далее), которые возникают в процессе заключения различных сделок. Эти документы имеют, как правило, временное справочное значение. У них есть определенные сроки исковой давности (большие сроки исковой давности - у коммерческой переписки и документов, кроме того, они могут иметь и историческое значение и в этом случае остаются на постоянное хранение). Срок исковой давности исчисляется не с момента создания документа, а с того срока, которым обусловлен платеж по документу.

Наконец, к критериям ценности документов относится и объем фонда. В некоторых учреждениях-фондообразователях образуется сравнительно небольшое количество документов. К экспертизе ценности документов таких учреждений следует подходить очень бережно.

Критерии ценности документов не могут быть неизменными. Они меняются, одни критерии приобретают большее значение, другие - меньшее.

Экспертиза ценности проводится специальными экспертными и экспертно-проверочными комиссиями, действующими на постоянной основе и укомплектованными компетентными специалистами.

Экспертиза ценности документов включает три этапа: на первом этапе производится оценка документов в процессе делопроизводства, то есть в процессе создания документов. Происходит это ежегодно в конце года. Документы постоянного и долговременного хранения передаются в архивы учреждений (ведомственные архивы). Документы справочного характера, кратковременного хранения уничтожаются по истечении срока хранения в структурных подразделениях учреждения. На втором этапе происходит оценка документов в архиве учреждения. Единицы хранения просматриваются полистно, если в единице хранения содержатся документы различной ценности, то срок хранения единицы хранения устанавливают по наиболее ценным документам. Если к уничтожению выделены массовые документы справочного характера, то оставляют их образцы. На этом этапе материалы уже готовят для передачи на государственное хранение. Государственные архивы составляют для ведомственных архивов перечни дел, принимаемых на государственное хранение. Третий этап экспертизы - окончательный отбор документов на постоянное хранение в государственные архивы. Здесь также на помощь приходят перечни документов - систематизированные списки документов учреждений, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на государственное хранение обязателен. Это основное справочное пособие при проведении экспертизы ценности документов на этом этапе.

Сеть архивов Российской Федерации