Хранение и учет документов национального архивного фонда. организация и ведение делопроизводства

Статья 18. Порядок хранения документов Национального архивного фонда

Постоянное хранение документов государственной части Национального архивного фонда осуществляют государственные архивы, музеи и библиотеки.

Документы негосударственной части Национального архивного фонда могут храниться их собственниками самостоятельно или на основании договора хранения передаваться в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы с возмещением расходов на их хранение. Размер платы за хранение документов Национального архивного фонда, а также порядок пользования ими определяются договором хранения.

Документы Национального архивного фонда, указанные в части второй настоящей статьи, собственники которых без уважительных причин не продлили договор хранения и не востребовали указанные документы в течение сроков, установленных этим договором, переходят по судебному постановлению в собственность государства. В случае невозмещения собственником расходов на хранение документов Национального архивного фонда в государственном архиве либо территориальном (городском или районном) архиве последний имеет право возвратить собственнику эти документы и потребовать возмещения расходов в порядке, установленном договором хранения.

Хранение документов Национального архивного фонда при реорганизации, ликвидации организаций, прекращении деятельности индивидуального предпринимателя, представительств иностранных организаций или утрате собственника осуществляется в порядке, установленном статьей 19 настоящего Закона.

Научно-техническая документация, кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, документы в электронном виде, информационные ресурсы, а также особо ценные и уникальные документы находятся на особом режиме хранения, учета и использования, устанавливаемом для этих видов документов республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Собственники особо ценных и уникальных документов обязаны создавать за свой счет их страховые копии и фонды пользования. Порядок создания и хранения страховых копий устанавливается республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Документы, образовавшиеся на протяжении жизни политических и военных деятелей, деятелей науки, искусства, культуры и иных сфер государственной и общественной жизни и имеющие значимость для общества и государства, хранятся в государственных архивах безвозмездно.

Статья 19. Порядок хранения документов Национального архивного фонда при реорганизации, ликвидации организаций, прекращении деятельности индивидуального предпринимателя, представительств иностранных организаций или утрате собственника

При реорганизации организаций их документы Национального архивного фонда передаются правопреемникам этих организаций, если иное не установлено частью второй настоящей статьи.

При преобразовании государственных организаций в организации иной формы собственности их архивные документы постоянного хранения передаются в государственные архивы, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, - в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).

В случае ликвидации организаций, являющихся источниками комплектования государственного архива, их архивные документы постоянного хранения передаются в соответствующий государственный архив, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, - в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).

В случае ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственного архива, прекращения деятельности индивидуального предпринимателя их документы Национального архивного фонда, в том числе по личному составу, передаются в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).

При передаче архивных документов ликвидируемой организацией в архив ее вышестоящей организации (архив учредителя (участника)) в случаях, предусмотренных частями третьей и четвертой настоящей статьи, вышестоящая организация (учредитель, участник) в течение трех рабочих дней после передачи документов представляет в территориальный (городской или районный) архив сведения о видах принятых документов, в том числе по личному составу, и сроках их хранения. Такие сведения представляются по форме, установленной республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

В случае прекращения деятельности представительств иностранных организаций документы по личному составу работников этих представительств передаются в территориальный (городской или районный) архив.

В случае смерти гражданина, являющегося источником комплектования государственного архива, и при отсутствии у него наследников документы гражданина передаются в государственный архив.

Статья 20. Временное хранение документов Национального архивного фонда

Документы государственной части Национального архивного фонда до передачи их в государственные архивы, а также документы по личному составу находятся на временном хранении соответственно в архивах государственных органов, иных организаций, у индивидуальных предпринимателей, в представительствах иностранных организаций и могут использоваться в служебных, научных и других целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

Устанавливаются следующие сроки временного хранения:

документов Президента Республики Беларусь, Национального собрания Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Конституционного Суда Республики Беларусь, Верховного Суда Республики Беларусь, Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь, Администрации Президента Республики Беларусь, Государственного секретариата Совета Безопасности Республики Беларусь, Комитета государственного контроля Республики Беларусь, Генеральной прокуратуры Республики Беларусь, Национального банка Республики Беларусь, Управления делами Президента Республики Беларусь, Центральной комиссии Республики Беларусь по выборам и проведению республиканских референдумов, министерств, других республиканских органов государственного управления (за исключением указанных в абзаце третьем настоящей части) и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, а также иных организаций, имущество которых находится в собственности Республики Беларусь, - 15 лет;

документов органов военного управления, объединений, соединений, воинских частей и организаций Вооруженных Сил Республики Беларусь, транспортных войск Республики Беларусь, органов внутренних дел, государственной безопасности, пограничной службы и государственной охраны Республики Беларусь, а также Министерства иностранных дел Республики Беларусь и входящих в его систему органов, организаций - 30 лет;

документов местных Советов депутатов, исполнительных комитетов областного территориального уровня, а также организаций, имущество которых находится в собственности соответствующей административно-территориальной единицы, - 10 лет;

документов местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов базового и первичного территориальных уровней, а также организаций, имущество которых находится в собственности соответствующей административно-территориальной единицы, - 5 лет;

научно-технической документации - 25 лет;

записей актов гражданского состояния и нотариальных документов, документов по личному составу, похозяйственных книг - 75 лет.

Для документов в электронном виде и информационных ресурсов сроки временного хранения не должны превышать трех лет, для кино-, фото-, фоно- и видеодокументов - одного года.

Республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства и государственные архивы могут продлевать сроки временного хранения документов государственной части Национального архивного фонда на основании договоров, заключенных в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

При согласии государственных архивов документы государственной части Национального архивного фонда могут быть приняты на постоянное хранение до истечения установленных сроков их временного хранения в архивах государственных органов, иных государственных организаций на основании договора хранения.

Статья 21. Передача документов Национального архивного фонда в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы

Документы Национального архивного фонда передаются в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы в порядке, установленном законодательством. Работы (услуги), связанные с передачей этих документов (транспортирование, изготовление коробок и т.п.), выполняются за счет средств государственных органов, иных организаций, индивидуальных предпринимателей, представительств иностранных организаций, которые их передают.

Документы представительств Республики Беларусь при международных организациях, межгосударственных образований, участницей которых является Республика Беларусь, передаются в государственные архивы, если иное не предусмотрено международными договорами Республики Беларусь.

Статья 22. Организация государственного учета документов Национального архивного фонда

Документы Национального архивного фонда независимо от места их хранения и вида носителя информации подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Национального архивного фонда устанавливается республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Собственники и (или) владельцы документов негосударственной части Национального архивного фонда обязаны представлять в соответствующие государственные архивы сведения о документах Национального архивного фонда в целях их учета, а также сообщать в месячный срок этим органам о смене собственника и (или) владельца указанных документов и об изменении места их хранения.

Статья 23. Государственный фондовый каталог Национального архивного фонда

Республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства в целях учета и систематизации документов Национального архивного фонда ведет Государственный фондовый каталог Национального архивного фонда (далее - Государственный фондовый каталог).

Государственный фондовый каталог является банком обобщенной информации о составе, содержании и местонахождении документов государственной части Национального архивного фонда, хранящихся в государственных архивах, музеях, библиотеках.

По решению республиканского органа государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства в Государственный фондовый каталог могут включаться сведения о документах Национального архивного фонда, хранящихся в архивах государственных органов, иных государственных организаций, а также сведения о наиболее значимых для граждан, общества и государства документах негосударственной части Национального архивного фонда.

Порядок представления сведений о документах Национального архивного фонда для включения их в Государственный фондовый каталог устанавливается республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Органы архивного дела и делопроизводства и государственные архивные учреждения обязаны обеспечивать возможность использования информации Государственного фондового каталога в общественно-политической, экономической и социально-культурной жизни Республики Беларусь.

Статья 24. Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда

В целях обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда их собственником подписывается охранное обязательство, в соответствии с которым он обязуется создать условия для хранения документов Национального архивного фонда. Охранное обязательство подписывается в случае включения документов, образовавшихся на протяжении жизни гражданина (его семьи, рода), в состав Национального архивного фонда или передачи гражданином права собственности на документы Национального архивного фонда новому собственнику, за исключением случая, предусмотренного частью второй статьи 16 настоящего Закона. Порядок выдачи охранных обязательств определяется республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Собственники и (или) владельцы документов Национального архивного фонда, а также страховых копий особо ценных и уникальных документов обязаны обеспечивать их сохранность в соответствии с законодательством.

Если собственники особо ценных и уникальных документов не выполняют требования законодательства по созданию условий для их хранения, государственные архивные учреждения имеют право обратиться в суд для решения вопроса о выкупе этих документов государством и передаче их в государственные архивы.

Статья 25. Порядок уничтожения документов Национального архивного фонда

Уничтожение документов Национального архивного фонда постоянного хранения запрещается.

Уничтожение документов Национального архивного фонда временного хранения осуществляется в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Статья 26. Организация и ведение делопроизводства

Республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства устанавливает общие требования к документированию и организации работы с документами, разрабатывает правовые акты в сфере делопроизводства.

Государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению.

ГЛАВА 7