Предложения по оптимизации закупочной деятельности предприятия ООО «Монарх Уфа»

На основе проведенного анализа участия ООО «Монарх Уфа» в контрактной системе по поставкам товаров и оказания услуг для муниципальных нужд были выявлены следующие проблемы:

1) Использование только одного способа участия в торгах – электронного аукциона.

2) Малая доля контрактов по предоставлению услуг по укладке напольного покрытия, поклейке обоев, монтажа потолочных панелей и пр.

3) Сокращение издержек на содержание отдела закупок, отдела логистики и отдела продаж путем содержания одного штата, выполняющего все эти функции, приводящее к неэффективной его работе.

По выявленным проблемам предлагается следующий ряд мероприятий:

1) В первую очередь, создание отдела по закупкам. Это мероприятие позволит увеличить долю поставок товара муниципальным и государственным учреждениям, увеличив тем самым прибыль и позволит улучшить качество участия в закупках, сократив долю заявок, не допущенных к торгам. Принцип сокращения издержек путем сужения штата не всегда служит увеличению доходности. Рассматривая обороты ООО «Монарх Уфа» для отдела закупок достаточно 2-3 человек, в обязанности которых будет входить подготовка документов, сбор информации, взаимодействие с сотрудниками, консультации с поставщиками, размещение информации в сети интернет, возможно визиты в контролирующие органы и суды.

Другим способом решения проблемы квалификации специалистов по госзакупкам – это вынесение вопроса на аутсорсинг. Сторонняя компания или частное лицо будет обеспечивать сопровождение тендеров и аукционов — это комплексная или локальная помощь в подготовке заявки и участии в торгах.

Виды тендерного сопровождения:

Существует два вида сопровождения:

a) Локальная помощь на каком-либо этапе участия в тендере;

b) Комплексное сопровождение участия в тендерах.

Локальная помощь может быть разовой или постоянной, но направленной на решение отдельно взятой задачи, например, помощь в поиске тендеров или помощь в подготовке первой части заявки для участия в электронном аукционе.

Комплексное же сопровождение может включать в себя полный перечень услуги зависит от потребностей, а также финансовых возможностей конкретно взятого поставщика (участника закупок).

Аутсорсинговая компания может помочь в решении следующих вопросов:

a) Получение (перевыпуск) электронной подписи;

b) Аккредитация или переаккредитация на федеральных и/или коммерческих электронных площадках;

c) Настройка рабочего места для участия в электронных аукционах;

d) Поиск подходящих тендеров;

e) Анализ тендерной документации;

f) Анализ конкурентоспособности организации;

g) Подготовка документов и подача заявки для участия в тендере;

h) Помощь в получении тендерных кредитов и банковских гарантий;

i) Подача ценовых предложений и удаленное участие в электронных аукционах от лица организации;

j) Юридическое сопровождение (подготовка запросов на разъяснение документации, подача жалоб, подписание контрактов);

k) Правовая поддержка (консультации по юридическим, техническим и организационным вопросам участия);

l) Представление интересов организации в ФАС и суде;

m) Обучение сотрудников организации участию в тендерах.

В г. Уфа услуги по тендерному сопровождению предоставляют компании Консалт-Уфа, Финанс Профешнл, Строй-Юрист и др.

Тарифы компании Консалт-Уфа:

a) Тариф "Абонент"(абонентское): 4000 в месяц+ 1500р за каждую подтвержденную закупку, включающий услуги

i. Консультация по вопросам, связанным с участием в торговых процедурах

ii. Предоставление информации о текущих торговых процедурах

iii. Анализ документации по интересующим торговым процедурам

iv. Подготовка заявки на участие в торговой процедуре

v. Подача заявки в электронном виде на участие в торговой процедуре

vi. Сопровождение подписания контракта в электронном виде

b) "Клиент" (разовое) 5000 в месяц, включающее услуги:

i. Консультация по вопросам,связанным с участием в торговых процедурах

ii. Анализ документации по интересующей торговой процедуре

iii. Подготовка заявки на участие в торговой процедуре

iv. Подача заявки в электронном виде на участие в торговой процедуре

v. Сопровождение подписания контракта в электронном виде

Тарифы компании Финанс Профешнл:

a) Тариф «Комплексное сопровождение 223/44 ФЗ – 20 000 руб/мес +2% за победу.

b) Тариф Оптимальный (3 месяца) - 45 000 руб + 2% за победу.

c) Разовое участие в закупке – от 10 000 руб +1%.

d) Поиск тендеров – от 5000 руб в месяц.

e) Аккредитация на ЭТП – бесплатно.

f) Консультации сопровождающимся клиентам – бесплатно.

Тарифы компании Строй- Юрист:

a) Тариф «Старт» - 3000 руб/мес (Консультация и подбор тендеров)

b) Тариф «Стандарт» - 5000 руб/мес (Консультация и подбор тендеров + анализ, подготовка и отправка заявки)

c) Тариф «Бизнес» - 8000 руб/мес (Консультация и подбор тендеров, сопровождение заявок, участие в процедуре закупки и подписание контракта)

d) Тариф «Премиум» - 12000 руб/мес (Консультация и подбор тендеров, сопровождение заявок, участие в процедуре закупки, подписание контракта и подача заяявления в ФАС)

Анализируя стоимость тарифов и отзывы потребителей услуг предлагается выбрать компанию «Строй-Юрист» с тарифом «Бизнес».

Аутсорсинговая компания позволит сократить издержки на обучение персонала и содержание отдельного штата, но для малых предприятий не всегда будет выгодным. В случае ООО «Монарх Уфа» переложить этот вопрос на аутсорсинг будет оптимальным решением.

2) Увеличение доли контрактов на предоставление услуг.

В компании есть штат сотрудников, занимающихся реализацией услуг по укладке напольных покрытий, поклейке обоев, монтажу потолочных панелей и т.д. для розничных покупателей. Загруженность этого штата не постоянна, и бывает, что сотрудники по несколько дней находятся без работы. Помимо того, что это приводит к текучести кадров, это также является потерей прибыли.

Увеличение же доли контрактов на предоставление услуг обеспечит стабильность работы соответствующих отделов и увеличит доходность предприятия.

Анализируя контракты в ЕИС можно вывести промежуток цен на предоставление услуг – 50 000-500 000 руб. (Поклейка обоев, укладка линолеума, ламината). Выполняя 20 контрактов в год можно увеличить оборот приблизительно на 10%.

3) Использование иных способов участия в закупках, таких как: открытый конкурс и запрос котировок;

а) Открытый конкурс

Под конкурсом в Законе понимается способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя), при котором победителем признается участник закупки, предложивший лучшие условия исполнения контракта (ч. 2 ст. 24 Закона).

Заказчикам рекомендуется осуществлять большинство закупок посредством именно открытого конкурса (ч. 2 ст. 48 Закона). Правительство РФ вправе установить требования к содержанию, составу, порядку разработки типовой конкурсной документации. Типовая конкурсная документация обязательна для применения заказчиками (ч. 4 ст. 48 Закона).

Сейчас заказчик может отказаться от проведения открытого конкурса после размещения извещения о его проведении на официальном сайте (ч. 5 ст. 21 Закона о госзакупках). Законом такое право заказчика не предусмотрено. После того как заявление размещено, заказчик сможет только изменить содержание извещения, причем не позднее, чем за пять дней до дня окончания подачи конкурсных заявок (ч. 4 ст. 48 Закона). Более того, Закон ограничивает указанное право заказчика, который не сможет изменить объект закупок или увеличить размер обеспечения заявок.

Правила подачи и вскрытия конкурсных заявок останутся в целом аналогичны установленным нормами Закона о госзакупках (см. ст. ст. 51 и 52 Закона и ст. ст. 25 и 26 Закона о госзакупках).

Преимущества открытого аукциона:

a. Короткие сроки проведения процедур;

b. Экономия бюджетных средств на организации и проведении торгов;

c. Прозрачность и открытость процесса закупок;

d. Честная конкуренция, исключающая неценовые методы ведения борьбы;

e. Равные права всех поставщиков товаров, работ и услуг;

f. Доступность для представителей среднего и малого бизнеса, которые раньше не могли войти в область государственных закупок.

б) Запрос котировок и запрос предложений

В 44-ФЗ закреплены два схожих способа проведения закупок: запрос котировок и запрос предложений. Такая форма проведения госзакупок, как запрос котировок, содержится и в 44-ФЗ (гл. 4 и 5 данного Закона), а вот запрос предложений вводится впервые. Нормы о запросе котировок, установленные Законом, в целом повторяют положения указанных глав Законао госзакупках.

Сходство запроса котировок и запроса предложений состоит в том, что при проведении этих процедур заказчик через единую информационную систему сообщает неограниченному кругу лиц о своих потребностях в товарах, работах, услугах. Отличие между этими способами проведения закупок состоит в том, как определяется победитель, а также в основаниях их проведения.

При запросе котировок победителем признается участник, предложивший наиболее низкую цену контракта (ч. 1 ст. 72 Закона), при запросе предложений - участник, представивший окончательное предложение, которое наилучшим образом отвечает потребностям заказчика (ч. 1 ст. 83 Закона).

Запрос котировок — наиболее простой и удобный конкурентный способ закупки. Он может использоваться в большинстве случаев, когда это позволяют сделать существующие ограничения.

Преимуществами запроса котировок являются:

1) оперативность в определении поставщика по сравнению с другими способами закупки (электронный аукцион, конкурс);

2) минимальные риски возникновения претензий, связанных с ошибками в ходе процедуры, благодаря ее доступности, малому объему документации и четкой регламентации проведения;

3) минимальные риски нарушений при проведении процедуры запроса котировок, не зависящих от заказчика (в частности, возникающих в результате технических сбоев на электронной площадке).

Расширение способов участия в закупках сможет увеличить конкурентоспособность предприятия ООО «Монарх Уфа», сократить риски нарушений и ошибок для конкретных случаев и рассматривать большее количество предложений, что увеличит доходность предприятия.

Заключение

В современных условиях государственные закупки относят к важнейшим мерам прямого экономического регулирования, непосредственно воздействующих на производство товаров, работ и услуг в стране, и регулируются Федеральным законом от 05.04.2013 № 44 – ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Как инструмент государственного регулирования, государственные закупки оказывают воздействие на такие стратегически важные направления экономической политики общегосударственного масштаба. Как национальная оборона, развитие научно – технического прогресса и инноваций, структурные изменения в промышленном производстве.

В ходе проведенного исследования сделаны важные выводы об организации государственных закупок, как в целом в РФ, так и на примере конкретного предприятия ООО «Монарх Уфа»; выделены основные факторы, оказывающие влияние на состояние госзаказа, а также основные принципы организации закупочной деятельности; намечены главные проблемы в организации.

ООО «Монарх Уфа» - современная, динамичное производственное предприятие с богатым опытом работы на рынке строительных материалов и товаров для ремонта. Основное направление деятельности компании – розничная и оптовая продажа товаров для ремонта, предоставление услуг по реализации ремонтных работ.

Основа качества предлагаемого товара и услуг сегодня – наличие и четкая работа сбытовой политики. Сегодня ООО «Монарх Уфа» предлагает:

- напольные покрытия;

- обои;

- ковровые покрытия;

- потолочные панели;

- сопровождающие товары, такие как обойный клей, подложка для ламината и т.д.;

- услуги по монтажу, поклейке и укладке напольных покрытий, обоев и потолочных панелей.

Качество продукции, грамотная политика поставок и ценообразования, индивидуальный­ подход к потребностям каждого заказчика по достоинству оценены клиентами и партнерами ООО «Монарх Уфа». Сегодня потребителями продукции предприятия являются: строительные компании, ЖКХ, муниципальные учреждения Республики Башкортостан, Пермского края, Республики Татарстан, Удмуртии, Оренбургской и Самарской областях, г. Екатеринбург, ХМАО и Тюменской области.

Анализ закупочной деятельности ООО «Монарх Уфа» за 2015-2016 год показал преимущественный способ участия в торгах, наиболее часто поставляемые товары, качество исполнения контракта и основных заказчиков.

Преимущественным способом участия в торгах для ООО «Монарх Уфа» является электронный аукцион, т.к. этот способ позволяет экономить время и финансы, является удобным в работе, а также дает возможность проявить свою оперативность при принятии решений и подаче предложений в условиях здоровой конкуренции с другими участниками.

Наиболее часто поставляемыми товарами являются линолеум коммерческий и керамическая плитка, суммарно составляющие 46% от числа всех поставляемых товаров

Предоставление услуг по монтажу, поклейке и укладке напольных покрытий, обоев и потолочных панелей занимает весьма малый процент от общего количества заключенных контрактов, что является потерей дополнительной прибыли и проблемным вопросом закупочной деятельности ООО «Монарх Уфа».

Также была выявлена проблема высокой загруженности и разносторонности задач сотрудников, занимающихся государственными закупками, продвижением рекламы, логистикой и работой по поиску оптовых клиентов, что непосредственно влияет на качество исполняемых ими функций. Около 15% заявок на участие в госзакупках не допускается до этапа выбора поставщика. Ошибки совершаются в трактовке требований заказчика к товару, некорректном заполнении технических данных предлагаемого товара, указании противоречивых сведений.

Данный анализ позволил выявить слабые стороны организации в контрактной системе по поставкам товаров и оказания услуг и разработать пути их совершенствования.

Компании ООО «Монарх Уфа» для оптимизации закупочной деятельности и, как следствие, увеличения доходности предлагается проведение следующих мероприятий:

1) Создание отдела по закупкам или частичное/полное вынесение вопроса участия в закупках на аутсорсинговые компании. Это мероприятие позволит увеличить долю поставок товара муниципальным и государственным учреждениям, увеличив тем самым прибыль и позволит улучшить качество участия в закупках, сократив долю заявок, не допущенных к торгам.

2) Увеличение доли контрактов на предоставление услуг, обеспечит стабильность работы соответствующих отделов и увеличит доходность предприятия и больший охват доступных для торгов контрактов.

3) Использование иных способов участия в закупках, таких как: открытый конкурс и запрос котировок, что сможет увеличить конкурентоспособность предприятия ООО «Монарх Уфа», сократить риски нарушений и ошибок для конкретных случаев и рассматривать большее количество предложений, что увеличит доходность предприятия.

По результату исследования были достигнуты основная цель исследования и сопутствующие ей задачи – рассмотрена деятельность предприятия ООО «Монарх Уфа» по участию в госзакупках, выявлены проблемы, возникающие у предприятия во время участия и были разработаны пути решения этих проблем.