Приказ по основной денятельности
Реферат
На тему: «Приказ по основной деятельности. Структура текста приказа, порядок его разборки и правила оформления реквизитов. Выписка из приказа.»
Выполнил:студент 1 курса 3 МПТ группы
Дубицкий К.Г.
Проверил лектор:
Занкович Е.П.
Минск 2017
Оформление реквизитов документов
Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция). Согласно п. 35 Инструкции при подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004.
Государственный герб Республики Беларусь
Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством.
Установлено, что изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения — не более 17 мм.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Согласно п. 37 Инструкции эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь. На бланках документов без изображения Государственного герба эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом — над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»).
Код организации
Пунктом 38 Инструкции установлено, что код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.
Органы государственной власти и управления проставляют код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП).
Код документа
Есть еще и такой реквизит, как код документа. Он проставляется на верхнем поле справа под кодом организации. При составлении конкретных документов код проставляется только на тех из них, унифицированные формы которых включены в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД).
Наименование вышестоящей организации
Согласно п. 40 Инструкции при наличии вышестоящей организации указывается ее полное официальное наименование.
Понятно, что это касается в основном государственных органов и организаций. На предприятиях частной формы собственности, как правило, вышестоящие организации отсутствуют.
Наименование организации
В соответствии с п. 41 Инструкции наименование организации обозначает автора документа,которым является юридическое лицо, создавшее документ. Наименование организации указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. При этом сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.
Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.
Почтовый адрес отправителя
Относительно данного реквизита п. 43 Инструкции подчеркивается, что почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи. То есть указывается сразу улица (проспект, площадь и т.д.), затем номер дома, после чего идет почтовый индекс и город, если город небольшой, например, районного подчинения, то следует указать еще и область. Например: ул. Пионерская, д. 1, каб. 10, 225133. г. Пружаны, Брестская обл.
Название вида документа
Согласно п. 45 Инструкции название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю. То есть если у вас общество с ограниченной ответственностью или унитарное предприятие, то в его компетенции издавать приказы, утверждать инструкции касающиеся деятельности организации, но это никак не могут быть законы или указы или еще что-то такое, что выходит за пределы вашей компетенции. В то же время подчеркивается, что на письмах название вида документа не указывается.
Следует знать, что название вида документа печатается прописными буквами без разрядки. При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на двух языках название документа печатается на двух языках.
Реквизит «Дата документа»
Инструкцией (п. 46) определено, что датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), – дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) – дата утверждения.
Датой совместного документа на бумажном носителе является дата его подписания последней организацией.
При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Гриф приложения», «Отметка о наличии приложения», «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии» оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.
В то же время определено, что при оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа.
При оформлении электронного документа значения реквизита «Дата» вносятся в особенную часть после подписания документа ЭЦП.
Регистрационный индекс
Согласно п. 47 Инструкции регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями. При этом определено, что на документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).
Здесь же установлено, что для электронных документов значение реквизита «Регистрационный индекс» вносится в особенную часть после подписания документа ЭЦП.
Риф ограничения доступа
Хотя этот реквизит встречается редко, тем не менее, раз уже мы рассматриваем все по порядку, то не будем его пропускать. В п. 50 Инструкции говорится, что реквизит «Гриф ограничения доступа» располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».
Реквизит «Адресат»
А вот что касается этого реквизита, то на нем стоит остановиться подробно. Как указано в п. 51 Инструкции, адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные лица, граждане, в том числе индивидуальные предприниматели. При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.
Реквизит «Гриф утверждения»
Пунктом 52 Инструкции установлено, что утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Документ может утверждаться двумя способами: изданием дополнительного распорядительного документа (например, приказа) или должностным лицом путем проставления подписи и печати в реквизите «Гриф утверждения». Подчеркивается, что оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
Реквизит «Резолюция»
Порядок оформления следующего реквизита вы должны объяснить своему шефу, конечно, если он этого порядка не знает и при проставлении резолюции делает что-то неправильно. Стесняться этого не надо, а если шеф умный, он вас еще и поблагодарит.
Согласно п. 53 Инструкции резолюция — это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Реквизит «Резолюция» включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована. При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей. Подчеркивается, что на документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.
Что касается места размещения резолюции, то она располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа). При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа. При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:
· для формата А6: верхнее и нижнее — не менее 10 мм, левое — не менее 12 мм, правое — не менее 8 мм;
· для формата А5: верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 10 мм, левое — 20 мм, правое — не менее 8 мм;
· для формата А4: верхнее и нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — не менее 8 мм.
Такжесогласно последним дополнениям в Инструкцию для документов в электронном виде резолюции оформляются в электронном виде либо на отдельном листе бумаги. При оформлении резолюции на отдельном листе бумаги он сканируется и помещается в автоматизированную систему документационного обеспечения управления (далее – АС ДОУ) либо текст резолюции переносится в РКК АС ДОУ уполномоченным лицом с учетом требований п. 229 Инструкции. Для электронных документов текст резолюции, значение ЭЦП автора резолюции, дата вносятся в особенную часть.
Реквизит «Подпись»
Пунктом 57 Инструкции установлено, что проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен. Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации.
Реквизит «Гриф приложения»
Если к документу имеются приложения, то реквизиты этих приложений должны быть тоже надлежащим образом оформлены. В п. 58 Инструкции говорится, что гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения. Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака №), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса.
Согласование документов
Пунктом 59 Инструкции установлено, что документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации — со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее — с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).
Реквизит «Визы»
Этот реквизит довольно часто встречается на документах организаций различных форм собственности и организационно-правовых форм. Пунктом 61 Инструкции установлено, что внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.
Реквизит «Печать»
Правилам оформления этого реквизита тоже иногда нужно учить некоторых руководителей или других лиц, ответственных за хранение и использование печати. Пунктом 62 Инструкции установлено, что реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Устанавливается три вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). В свою очередь печати организаций подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь) и простые.
Отметка об исполнителе
Согласно п. 63 Инструкции реквизит «Отметка об исполнителе» располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.
Отметка о заверении копии
На оформление этого реквизита тоже следует обратить особое внимание, так как на практике чего только не приходится встречать.
Пунктом 64 Инструкции установлено, что копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации.
А вот копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа.
Выписка из приказа
Выписка из приказа – документ, состоящий, как правило, только из констатирующей части, которая включает в себя слово «Приказываю». Так же данная выписка может отображать несколько значимых пунктов из распорядительной части приказа.
Такой документ, как выписка из приказа может понадобиться сотруднику предприятия при необходимости начисления пенсии в органах социальной защиты или же в другие органы, иногда - вышестоящие.
Выписки из приказа бывают по личному составу и по основной деятельности. Два этих документа имеют незначительные отличии друг от друга. В выписке из приказа по личному составу отсутствует констатирующая часть, и поэтому вся необходимая информация отображается из распорядительной части приказа. Все дальнейшее оформление данной выписки совпадает с выпиской по основной деятельности.
В случае если приказ содержит большое количество пунктов (касается большого количества работников), то в личное дело рекомендуется помещать выписку из него. Выписка - это копия части документа. Он оформляется на общем бланке, что позволяет сэкономить время на воспроизведение реквизитов бланка документа. В выписках из приказов и других распорядительных документов, а также протоколов слово «выписка» включается в название вида документа, например: «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».
Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а его часть. Например, если текст подлинника приказа состоит из пяти пунктов, то в текст выписки могут быть включены один, два, три или четыре пункта. Порядковый номер пункта в выписке будет соответствовать номеру пункта в подлиннике. Заверяется выписка согласно общим правилам заверения копий.
При оформлении выписки из приказа целиком выписывается только вся констатирующая часть, включая слово “приказываю”. Из распорядительной части выписывается один или несколько интересующих пунктов.
Выписка из приказа должна содержать следующие реквизиты:
реквизиты, используемые в общем бланке приказа (наименование предприятия, регистрационный номер документа, идентификационный номер налогоплательщика, юридический адрес предприятия, дата, а так же место составления приказа);
заголовок к документу («Выписка из приказа»);
текст документа (как правило, необходимо скопировать полностью констатирующую часть исходного документа приказа и фрагмент распорядительной части);
должность, фамилия, а так же имя и подпись лица, составившего документ (как правило, им является руководитель предприятия или же другое уполномоченное лицо);
Выписка из приказа в обязательном порядке требует своего заверения. Для этого уполномоченный работник предприятия (как правило, им является работник отдела кадров) на документе делает пометку «Верно», а так же указывается свою должность, фамилию, инициалы и дату заверения данного документа. В случае, когда данная выписка предназначается для подачи в сторонние организации и учреждения, документ требует проставления оттиска печати предприятия. Для документов, которые предназначены для использования внутри предприятия достаточно печати отдела кадров.
Выписка из приказа позволяет ее составителю передать часть текста, которая является необходимой в решении какого-либо конкретного вопроса на предприятии и, таким образом, сохранить конфиденциальность оставшейся части документа приказа, изданного руководителем предприятия.
Список литературы
1. Веселов П.В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. - М., 2003.
2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
3. Громова Н.М. Основы переписки. М., 2002.
4. Дунаевский О.В. Современная условная речь. - М., 1987.
5. Кирсанова М.В, Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - М., 2008.
6. Попов А.Г. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. - М., 2009.
7. Теппер Р.К. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру / пер. с англ. М., 2001.
Реферат
На тему: «Приказ по основной деятельности. Структура текста приказа, порядок его разборки и правила оформления реквизитов. Выписка из приказа.»
Выполнил:студент 1 курса 3 МПТ группы
Дубицкий К.Г.
Проверил лектор:
Занкович Е.П.
Минск 2017
Приказ по основной денятельности
Приказ по основной деятельности представляет собой локальный нормативный акт, который обязателен к исполнению всеми лицами, попадающими под его действие.
Приказ по основной деятельности – это документ, который издается руководителем организации для разрешения основных и операционных задач, стоящих перед организацией (Приложение А).
По содержанию и способу оформления приказы классифицируются на приказы по личному составу и по основной деятельности.
Приказы по личному составу издаются с целью фиксирования должностного движения или командирования сотрудников предприятия, для предоставления им отпусков или присвоения квалификации для вынесения работникам поощрений, наложений или взысканий. Данными приказами занимается кадровое делопроизводство
Приказы по основной деятельности создаются для решения следующих задач:
- исполнения законодательных, нормативных правовых актов;
- исполнения решений вышестоящих организаций и органов управления;
- ведения исполнительно-распорядительной деятельности на предприятии.
В приказах по основной деятельности могут содержаться следующие реквизиты:
- Государственный герб РБ, государственный субъекта РБ;
- эмблема организации;
- код организации и ее справочные данные;
- ОГРН, ИНН, КПП;
- наименование организации, наименование вида документа;
- дата и номер создания документа;
- место составления, издания документа;
- заголовок и текст документа;
- отметка о наличии положений;
- подпись и визы согласования документа;
- идентификатор электронный копии документа;
- отметка об исполнении документа, оттиск печать.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он отражает в кратком виде его содержание. Необходимо четкое формулирование заголовка приказа, например приказ «О введении в действие инструкции».
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части должна быть указана цель и обоснование.
1. Если законодатель выпускает новый нормативный акт, то цель данного приказа будет выполнение требований закона.
2. Если издается приказ на основании прежних распоряжений предприятий, то необходимо сослаться на них.
3. Если издается приказ на основании других актов, то нужно обозначить цель следующим образом: «В целях организации и проведения работы по повышению эффективности процессов делопроизводства».
Иногда констатирующая часть в приказе может отсутствовать, примером может послужить утверждение графика служебного транспорта, в данном приказе и так понятна цель его создания.
Распорядительная часть. Данная часть в приказе начинается со слов Приказываю, после этого указываются сами распоряжения.
В сложных приказах распорядительная часть включает в себя несколько пунктов, каждый их которых посвящен выполнению конкретного задания. Рассмотрим принципы выделения данных пунктов:
- руководитель дает несколько распоряжений в рамках выполнения одной задачи;
- приказ необходимо выполнять поэтапно – например, собрать комиссию из числа нескольких должностных лиц и направить её на решение какой-либо задачи;
- у заданий имеются промежуточные сроки исполнения.
В пунктах, где указываются конкретные исполнители, необходимо прописать их должности, фамилии и инициалы. Данными исполнителями могут быть как определенные персоны, так и структурные подразделения – отделы, группы. В таких случаях можно ограничиться названием подразделения, или дополнительно указать ФИО соответствующего руководителя.
В приказе по основной деятельности нужно излагать только основные задачи, а расписывать их подробно нельзя, поскольку приказ может растянуться на десяток страниц. Если изложенные задания необходимо дополнить и конкретизировать, то для этого предусмотрены приложения.
Приложения к приказу могут быть любыми – правила и инструкции, схемы и графики, таблицы и перечни. В распорядительной части необходимо будет указать ссылку. На самом приложении тоже необходимо в правом верхнем углу первого листа написать, к какому пункту оно относится. Неупомянутые приложения являются нарушением.
Каждое приложение необходимо отдельно завизировать. Занимаются этим руководители всех заинтересованных подразделений.
Таким образом, приказы по основной деятельности это документ, который издается руководителем организации для разрешения основных и операционных задач, стоящих перед организацией. Приказы подразделяются на: приказы по личному составу и приказы по основной деятельности.
Оформление реквизитов документов
Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция). Согласно п. 35 Инструкции при подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004.