Правила работы с конфиденциальными документами
1. Обработка документов
Конфиденциальные документы должны обрабатываться:
в конфиденциальном делопроизводстве фирмы,
в общем делопроизводстве специально назначенным должностным лицом, ответственным за конфиденциальные документы.
2. Хранение документов
Конфиденциальные документы должны храниться:
в отдельном помещении в запираемых и опечатываемых шкафах.
Допускается хранение конфиденциальных документов в общем делопроизводстве. Но обязательно они должны находиться отдельно от других дел делопроизводства.
В зависимости от назначения конфиденциальные документы подразделяются на:
- входящие;
- исходящие;
- внутренние.
РАБОТА С ВХОДЯЩИМИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Прием входящих конфиденциальных документов (рис. 3) осуществляется сотрудником конфиденциального делопроизводства.
При этом проверяется:
-количество листов;
-количество экземпляров;
-наличие приложений (если они указаны в сопроводительном письме).
В случае отсутствия в пакете (конверте) некоторых перечисленных документов - составляется акт в 2-х экземплярах.
Один экземпляр акта отправляется в адрес отправителя.
Регистрация конфиденциальных документов производится в журналах регистрации (рис.), либо на карточках.
Рис. Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов.
На каждом зарегистрированном документе должен проставляться штамп, в котором указывается:
-наименование;
-регистрационный номер;
-дата поступления.
После регистрации документы передаются руководству фирмы для принятия решения.
Руководитель после рассмотрения документа определяет исполнителя и дает указания по исполнению документа.
Эти указания оформляются на самом документе в виде резолюции.
С резолюцией руководителя конфиденциальный документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (рис.).
По завершении работы над документом на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.
После чего документ сотрудником конфиденциального делопроизводства подшивается в дело.
Решение о дальнейшем использовании конфиденциального документа определяется его значением и практической ценностью.
В зависимости от этого конфиденциальные документы могут:
- использоваться в дальнейшем;
- передаваться в архив на хранение;
- уничтожаться.
Все эти действия должны выполняться с соблюдением требований к конфиденциальным документам.
РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ включает следующие этапы:
- разработка проекта документа;
- согласование документа;
- подписание документа;
- регистрация документа;
- отправка документа.
Проект исходящего конфиденциального документа разрабатывается исполнителем документа в 2-х экземплярах и по необходимости согласовывается с другими специалистами фирмы.
Далее проект документа предоставляется на подпись руководителю фирмы.
После подписания документа, он регистрируется сотрудником конфиденциального делопроизводства в журнале (карточке) регистрации исходящих конфиденциальных документов.
Рассылка конфиденциальных документов осуществляется согласно подписанных руководителем списков с обязательным указанием учетных номеров отправленных документов.
При получении конфиденциального документа сотрудник должен сверить номер полученного документа с его номером в журнале, проверить количество листов и расписаться за полученный документ.
При возврате конфиденциального документа сотрудник конфиденциального делопроизводства должен сверить номер этого документа с номером в журнале, проверить количество листов документа и в присутствии сотрудника, возвращающего документ поставить в журнале (в соответствующей графе) свою подпись и дату возврата документа.
Все дела с конфиденциальными документами и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел фирмы.
По окончании каждого года руководителем фирмы создается комиссия, которая должна:
- проверить наличие конфиденциальных документов;
- определить конфиденциальные документы для архивного хранения;
- определить конфиденциальные документы, подлежащие уничтожению.
Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц.
На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению комиссией, составляет акт. Акт утверждается руководителем фирмы.
В случае утери конфиденциального документа руководителем фирмы создается комиссия, которая проводит расследование по факту утраты данного документа.
По результатам работы комиссии руководителем фирмы принимается решение о привлечении к ответственности лиц виновных в утрате конфиденциального документа.
1.6 Контрольные вопросы по теме занятия 1
- Дайте понятие конфиденциальной информации.
- Перечислите характерные черты (признаки) информации конфиденциального характера.
- Перечислите виды информации, отнесенной к категории конфиденциальной.
- В какие нормативных актах определен правовой режим конфиденциальной информации?
- Какие меры применяются в организациях для предотвращения несанкционированного доступа к конфиденциальной информации?
- Назовите особенности конфиденциального делопроизводства?
Вопросы тестового контроля по теме занятия 1
Вопросы тестового контроля выдаются студентам в начале семинарского занятия. Время тестирования: 20 мин.
УКАЖИТЕ ПРАВИЛЬНЫЙ ОТВЕТ
Определите, какая информация указом Президента РФ от 06.03.1997 «Об утверждении перечня конфиденциального характера» не отнесена к конфиденциальной:
1) персональные данные
2) тайна следствия
3) служебная информация
4) сведения, составляющие государственную тайну
УКАЖИТЕ ПРАВИЛЬНЫЙ ОТВЕТ
На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка:
1) «для служебного пользования»
2) «служебная тайна»
3) «конфиденциально»
4) «секретно»
УКАЖИТЕ ПРАВИЛЬНЫЙ ОТВЕТ
На документ, содержащий информацию, составляющую коммерческую тайну, должен быть нанесен:
1) гриф «Конфиденциально»
2) гриф «Коммерческая тайна»
3) гриф «Коммерческая тайна с указанием обладателя информации»
4) законодательством не предусмотрено нанесение специального грифа
УКАЖИТЕ ПРАВИЛЬНЫЙ ОТВЕТ
Определите, к какому виду информации отнесена коммерческая тайна в соответствии с законодательством РФ:
1) к общедоступной
2) секретной
3) конфиденциальной
4) закрытой
УКАЖИТЕ ПРАВИЛЬНЫЙ ОТВЕТ
Доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, предполагает:
1) ознакомление лица с информацией, составляющей коммерческую тайну при условии сохранения конфиденциальности данной информации
2) обязательную процедуру проверки лица органами собственной безопасности коммерческой организации
3) распространение на лицо, допущенного к коммерческой тайне, запрета на выезд за границу
ДОПОЛНИТЕ
Любая информация, относящаяся к определенному физическому лицу, образует
 |
ДОПОЛНИТЕ
Общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен федеральным законом, является
__________________________________________________________________
УСТАНОВИТЕ СООТВЕТСТВИЕ
| 1 общедоступная информация | А о разработке и производстве ядерных боеприпасов |
| 2 информация с ограниченным доступом | Б фонды библиотек, музеев и архивов |
| 3 секретная информация | В служебная тайна |
1 – ; 2– ; 3– .
Кейс по теме занятия 1
Задание в малых группах 1. Изучите положения статей 10, 11, 13, 14 Закона «О коммерческой тайне» и Раздел VI Закона РФ «О государственной тайне». Заполните таблицу сравнительного анализа.
Раздаточный материал: таблица, извлечение из законов «О государственной тайне», «О коммерческой тайне».
Контрольное время выполнения: 45 мин.
Обсуждение в группе: 10 мин.
Работа над ошибками: 5 мин.
Таблица
| Критерий разграничения | Коммерческая тайна | Государственная тайна |
| Предусмотрена ли процедура допуска лиц к данной информации? | ||
| В каком случае лицо получает доступ к данной информации? | ||
| Возлагается ли на лицо обязанность не разглашать ставшую ему известной информацию? | ||
| Может ли быть ограничено лицо, обладающее такой информацией, в праве на выезд за границу | ||
| Какая ответственность предусмотрена за разглашение данной информации |
Задание в малых группах 2. Составьте схему «Охрана конфиденциальной информации в коммерческой организации».
На основе анализа норм статьи 10 Федерального закона «О коммерческой тайне» определите, какие меры по охране конфиденциальной информации могут быть приняты в коммерческой организации. Составьте блок-схему.
Раздаточный материал: извлечение из закона «О коммерческой тайне».
Контрольное время выполнения: 45 мин.
Обсуждение в группе: 10 мин.
Работа над ошибками: 5 мин.