Понятие об учете документов АФ РФ и других архивных документов
В связи с тем, что документы Архивного фонда Российской Федерации относятся к информационным ресурсам государства, то страна должна знать, сколько документов находится на хранении в составе АФ РФ.
Каждый региональный орган управления архивным делом, государственный, муниципальный архив, негосударственное хранилище, архив или архивохранилище организации должны знать количество и состав документов, находящихся у них на хранении:
| Фрагмент документа | "Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (М., 2007) |
| П. 3.1 | Определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием |
Таким образом, учет складывается из следующих этапов:
подсчет количества документов в архиве;
регистрация сведений о количестве документов во "внутренних" учетных документах архива;
заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации и муниципальных образований;
составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив (Федеральное архивное агентство).
Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:
централизации учета - регламентация взаимодействия Федерального архивного агентства с организациями, создающими и хранящими документы АФ РФ, и другие архивные документы, а также в применении единых единиц учета архивных документов;
унификации учета - преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);
динамичности учета - любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах;
полноты и достоверности учета - отражение в учетных документах реального количества и состава документов, находящихся на хранении.
Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.
Единицей учета архивных документов называется единица измерения количества документов.
Единицами учета документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации, являются:
архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);
единица хранения (дело, документ или иной комплекс материалов, заключенных в обособленную обложку, папку).
Россыпь, т.е. неупорядоченные архивные документы, учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.
Аудиовизуальные и электронные документы учитываются так же по единицам учета, которые имеют свою специфику, например, это может быть часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью фильма, диафильма, электронного документа и т.д.
***
В странах США и Европы традиционной единицей учета является погонный метр стеллажа. Возможно, это многим покажется удобным. Но в нашей стране исторически сложилось так, что архивные документы считались по физически сформированным, "осязаемым" комплексам - ларям, связкам, столбцам, а с XVIII в. - делам и нарядам дел.
Вот, например, какие единицы учета использовались в русском государстве:
"Столпами или столбцами назывались сборники документов и актов, написанных на одной стороне бумажных листов разной длины около трех с половиной вершков ширины, склеенных узкими концами и свернутых в форму цилиндрического свитка так, чтобы исписанные стороны составляли внутреннюю, а белые внешнюю поверхность свитков... Слово "тетрадь" в Московском царстве означало всякое канцелярское дело и всякий сборник дел, состоявшие из листов, несклеенных и непереплетенных, а слово "книга" означало дело и сборник дел в "переплетенных тетрадях". Но книгами назывались и разные виды актов канцелярского делопроизводства, в отличие от законодательных актов и правительственных распоряжений. "Связки в Московском царстве были обычной формою сборников документов и актов всех видов и форм; были "связки столбцов и столпиков", связки тетрадей, "связки книг и книжечек", "связки всякой розни", а свертками назывались сборники документов и актов в первоначальном их виде, несклеенных и непереплетенных, а свернутых в форму цилиндрической трубки".
Самоквасов Д.Я. Архивное дело России. Кн. 2.- СПб., 1902. С. 4.
Естественно, попытка учитывать документы в "связках всякой розни" ни к чему хорошему не приводила. Например, в "Записке о мерах к приведению в порядок Московского отделения Общего Архива Главного штаба" генерал-майор Фролов и полковник Мышлаевский, приводившие в порядок Лефортовский архив, в отчаянии писали:
"Невозможно определить даже приблизительно, какое количество столбцов, книг, связок, дел и журналов хранится в настоящее время в архиве. ... Можно утверждать без опасения впасть в очень грубую ошибку, что количество хранящихся в архиве дел, вероятно, составляет не менее 500 тысяч дел...".
В 1861 г. надворный советник Александров, принимая архив, доносил, что дел в архиве оказалось 1 231 251. С 1865 г., со времени перемещения архива из Кремля в Лефортовский дворец, его содержание увеличено массами дел архивов разных военных учреждений, а именно: в 1866 г. было перевезено из Петербурга до 650 тысяч старых дел, в 1882 г. из Петербурга же "перевезено архивных дел прежнего времени в количестве по весу всего до 10 тысяч пудов, в 1889 году доставлено из Харькова 1292 связки дел упраздненного штаба Харьковского военного округа, в 1893 г. были перенаправлены в Москву все дела упраздненного Петербургского Знаменского отделения Общего архива Главного штаба в количестве 460 тысяч томов по весу 4666 пудов".
Самоквасов Д.Я. Архивное дело в России. Кн. 1. -М., 1902. С. 56.
Даже ученые архивоведы не могли прийти к выводу, чем же измерять количество документов в архиве. Так, в 1899 г., собирая материалы для Археологического съезда, Д.Я. Самоквасов разослал по местным архивам анкету, в которой был такой пункт:
"4. Количество рукописей?
(приблизительно: сотни, тысячи, десятки тысяч, сотни тысяч номеров книг, столбцов, дел, отдельных актов)".
Отсутствие единой, всеми признанной единицы учета приводит архивиста к необходимости суммировать столбцы, связки и дела.
Надо сказать, что и сейчас ряд хранилищ приводит сведения об объеме своих фондов в разных единицах учета.
В приведенных схемах 1, 2, 3, 4 (приложение 4.1) показана история складывания системы государственного учета архивных документов в разные исторические периоды.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, одновременно входящие в состав Музейного фонда Российской Федерации, учитываются в соответствии с порядком, установленным"Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" [9].
Государственному учету подлежат документы:
государственных и муниципальных архивов;
государственных и муниципальных музеев и библиотек;
научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;
архивов отраслевых фондов;
архивов государственных организаций;
архивов негосударственных организаций, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с государственным или муниципальным архивом.
Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997 г. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений в отношении учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также впервые - для всех, в том числе негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ.
***
Отношения с собственниками документов негосударственной части АФ РФ складывались в 1990-е гг. непросто. Первоначально по Основам законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах (1993 г.) все документы государственной и негосударственной частей АФ РФ, независимо от места их хранения, подлежали государственному учету. Это строго обязывало собственника документов представлять сведения о своих документах в Росархив, что выполнялось далеко не всегда. В соответствии с Положением об Архивном фонде РФ 1994 г. собственники документов (негосударственной части АФ РФ) представляли сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам, в то время, Государственной архивной службы Российской Федерации. В соответствии с Регламентом государственный учет негосударственной части АФ РФ осуществляется на основе соглашения с Федеральной архивной службой России после отнесения документов к составу АФ РФ. Таким образом, собственникам документов предоставляется определенная свобода в определении отношений с Федеральной архивной службой и принятии на себя обязательств по учету документов.
Документы организаций, переданные собственниками на временное или депозитарное хранение в государственные или муниципальные архивы, государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от документов государственной или муниципальной собственности.
Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету; порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется Федеральным архивным агентством, что отражено в Федеральном законе "Об архивном деле в Российской Федерации" 2004 г. [1]:
| Фрагмент документа | Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" (2004 г.) |
| Ст. 19 | 1. Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету; порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти |
| 2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии наук |
Основные положения организации учета документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук закреплены в "Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук [9].
В настоящее время меняется нормативная база учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
Разработан и находится в стадии согласования Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, где в специальном разделе будет прописана организация учета уникальных документов. Этот документ обеспечивает решение нормативных и организационных вопросов.
В связи с этим утрачивают свою силу такие нормативные документы, как Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации 1997 г. и Регламент Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации 2001 г.
Система учетных документов
Государственные и муниципальные архивы и другие государственные хранилища осуществляют государственный учет архивных документов. Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архивов и паспорта источника комплектования архива и порядок их представления, устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
Учет документов в организациях, не являющихся источниками комплектования, регламентируется "Основными правилами работы архивов организаций" [6].
Практически организация учета представляет собой процесс составления и ведения учетных документов. Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в государственных, муниципальных и архивах организаций, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным делом муниципальных образований субъектов РФ и Росархиве:
| Архив организации | Государ ствен- ные и муници- пальные архивы, музеи и библиотеки | Научные архивы регио- нальных под- разделений, региона льных центров РАН, научно- отрас- левые архивы РАН | Архив РАН | Архивы феде- ральных орга- нов исполни- тельной власти (министер- ства, ведомс- тва и отрасле- вые фонды) | Органы управ- ления архивным делом субъекта РФ | Росархив |
| Внутренние учетные документы | ||||||
| Книга учета поступле- ния и выбы- тия докумен- тов. Книга учета пос- тупления и выбытия страхового фонда и фонда поль- зования. Список фон- дов. Лист фонда. Описи дел или сводные номенкла- туры дел временного хранения. Описи ОЦД. Описи стра- хового фонда. Лист- заверитель. Дело фонда. Внутренняя опись. Пас- порт архи- вохрани- лища | Книга учета поступле- ний доку- ментов. Спи- сок фондов. Описи. Лист фонда, а также дру- гие доку- менты. Дело фонда. Топографи- ческий ука- затель | Книга учета поступле- ний доку- ментов. Спи- сок фондов. Описи. Лист фонда и дру- гие доку- менты | См. "архив организа- ции" | См. "архив организа- ции" | - | - |
| Документы централизованного государственного учета | ||||||
| Паспорт архива орга- низации, хранящей управленче- скую доку- ментацию на 1 декабря. Паспорт архива орга- низации, хранящей КФД на 1 декабря. Паспорт архива орга- низации, хранящей НТД. Пас- порт органи- зации, храня- щей документы отраслевого фонда на 1 декабря в зависимости от состава документов | Паспорт архива, музея, биб- лиотеки на 1 января. Карточка фонда. Све- дения об изменениях в составе и объеме фон- дов на 1 января. Сведения о состоянии хранения документов в организа- циях - источниках комп лектова- ния феде- ральных, государ- ственных, районных и городских архивов на 1 декабря | Паспорт архива на 1 января. Карточка фонда. Све- дения об изменении в составе и объеме фонда на 1 января | Сводный паспорт научных и научно- отрасле вых архивов РАН (1 раз в 3 года). Пас- порт архива РАН. Фондо- вый каталог РАН. Карто- чки фондов архива РАН | Сведения о состоянии хранения документов в организа- циях - источниках комплек това- ния данного ведомства на 1 декабря. Сводный паспорт организа- ций, храня- щих доку- менты отраслевого фонда (для государст- венных отраслевых фондов). Паспорт архива орга- низации, хранящей управленче- скую доку- ментацию, НТД и КФД (в зависи- мости от состава документов) в централь- ном архиве ведомства | Сум марный паспорт государ- ственных архивов субъекта РФ. Сум марный паспорт районных и городских архивов субъекта РФ. Сум марный паспорт музеев и библиотек субъекта РФ. Фондовый каталог субъ- екта РФ. Све- дения о состоянии хранения документов в организа- циях - источниках комплек това- ния государ- ственных, районных и городских архивов РФ на 1 декабря. Сводный паспорт, включая све- дения об объеме доку- ментов науч- ных и научно- отраслевых архивов дан- ного субъ- екта РФ | Суммарный паспорт федераль- ных архивов. Суммарный паспорт федераль- ных музеев и библиотек. Суммарный паспорт государ- ственных архивов субъектов РФ. Суммар- ный паспорт музеев и библиотек субъектов РФ. ЦФК Федераль- ного архи- вного агент- ства. Сводные све- дения о состоянии хранения документов в организа- циях - источниках компле ктова- ния госу- дарствен- ных, районных и городских архивов на 1 декабря. Сводный паспорт документов, хранящихся в архиве РАН, науч- ных и научно- отраслевых архивах РАН |
Внутренние учетные документы и документы централизованного государственного учета подразделяются на основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов (кроме паспорта архивохранилища) определены "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" [9], а также "Основными правилами работы архивов организаций" [6].
Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.
В состав основных (обязательных) учетных документов архива входят:
книга учета поступлений документов - для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;
список фондов - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;
лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;
лист учета аудиовизуальных документов - для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений;
опись дел, документов - для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;
номенклатура дел - для учета документов в делопроизводстве и для учета документов временного хранения в архиве (архивохранилище), на которые описи не составляются - это, как правило, документы со сроками хранения до 10 лет включительно.
реестр описей дел, документов - для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;
инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни - для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;
паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;
лист учета и описания уникального документа;
список фондов, содержащих особо ценные документы;
опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник);
реестр описей особо ценных дел, документов;
книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;
опись страхового фонда;
дело фонда - комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов ведется дело организации - сдатчика документов;
лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле;
внутренняя опись документов дела, учет которых вызывается спецификой данной документации: особо ценные документы, личные, судебные дела, а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают полностью содержания документов.
В состав вспомогательных учетных документов архива входят: карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др.
Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.
Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителе.
Филиалы и представительства организаций в связи с тем, что не формируют свой архивный фонд (эта ситуация выше была подробно рассмотрена), из всего перечисленного комплекса учетных документов обязательно должны вести следующие: книгу учета поступления и выбытия документов; описи и номенклатуры дел; лист-заверитель и внутреннюю опись на документы дела; а также документы, входящие в состав дела фонда, и паспорт архива или архивохранилища.
Ведение учетных документов
Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся.
Основной "костяк" внутренних учетных документов в государственных и муниципальных архивах и архивах организаций совпадает. К ним относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, передаваемых в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа-заверителя дела.
Назначение названных выше учетных форм практически идентично в разных хранилищах, но в их ведении наблюдается специфика в зависимости от типа и вида архива. Например, в архиве организации имеется книга учета поступления и выбытия, поскольку в этом фонде хранятся документы временного и постоянного хранения, а также документы по личному составу. В государственный или муниципальный архив поступают только документы постоянного хранения, поэтому в нем ведется книга учета поступлений.
Попробуем разобраться в этом многообразии учетных документов.
Книга учетов поступления документов предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены документы для архива, а также установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает правильно отразить динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.
В книгу в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первичным или вторичным. При ведении книги необходимо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих.
Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы, за которые находятся документы на хранении.
Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить.
Состав документов указывается на основании сдаточной описи, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления. Ежегодно на 1 января в книге учета поступлений документов делается итоговая запись о количестве поступивших за год архивных документов.
Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления. Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное название.
Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование. Главная цель списка фондов - закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от человеческого его нельзя изменить.
При выбытии фонда из архива "освободившийся" номер не может быть присвоен другому фонду, так как прежний номер мог войти в научный оборот и учетные документы.
В организации, которая является источником комплектования государственного или муниципального архива номер фонду этой организации присваивает при первом поступлении документов тот государственный или муниципальный архив, куда документы передаются на постоянное хранение.
***
Учет архивных документов периода до 1917 г. ведется раздельно от учета архивных документов периода после 1917 г. с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Исключение составляют специализированные архивы, хранящие архивные документы личного происхождения и аудиовизуальную документацию.
Номера архивных фондов периода после 1917 г. в архиве должны иметь индекс "Р", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (Р-1, Р-2 и т.д.).
Номера архивных фондов ликвидированного партийного архива, включенных в состав архивных фондов государственного архива субъекта Российской Федерации, должны иметь индекс "П", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (П-1, П-2 и т.д.).
Перенумерация архивных фондов производится в исключительных случаях и только с разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела.
В специализированном архиве документов по личному составу к номеру архивного фонда, присвоенному комплексу документов по личному составу фондообразователя, через дробь добавляется номер архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности фондообразователя.
В государственном или муниципальном архиве список фондов оформляется как отдельное дело, листы которого обязательно нумеруются, к нему составляется итоговая запись (на 1 января каждого года) о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.
К делу "Список фондов" составляется лист-заверитель.
Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей.
Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытии документов.
Лист фонда состоит из трех основных разделов:
сведения о переименованиях фондообразователя;
сведения о местонахождении фонда и его номере;
сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда.
Сведения о движении документов приводятся отдельно для описанных и неописанных документов (россыпи).
При учете россыпи может быть указано количество дел, документов или листов; при учете описанных материалов - только количество единиц хранения.
По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если материалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи.
В государственном или муниципальном архиве листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.
К листам фондов ведутся указатели для оперативного поиска в архиве архивных документов той или иной организации.
Опись дел, документов является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).
Лист-заверитель составляется на документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по установленной форме, подписывается составителем и помещается в конце дела (в книгах, журналах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточек в картотеке) [6, с. 20, 21].
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается их спецификой (например, личные дела), а также для учета дел, заголовки которых не раскрывают их содержание (например, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и др.).
Внутренняя опись составляется по определенной форме, подписывается составителем и помещается перед документами дела (если дело уже переплетено или подшито, то внутреннюю опись можно подклеить к внутренней стороне обложки дела).
Изменение состава документов дела (изъятия, замена их копиями и т.д.) отражается в графе "Примечания" по ссылкам на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Все перечисленные учетные документы являются основными. Однако архивы ведут и другие учетные документы: реестр описей, паспорт архивохранилищ и др.
Необходимо представлять себе, в какие учетные документы архива вносятся изменения в случае всех типов движения документов:
поступления документов;
описания документов;
выбытия документов в государственный архив;
уничтожения документов в связи с истечением срока хранения.
Все документы, отражающие изменения в составе и количестве дел фонда, хранятся в деле фонда.
***
Законченная опись дел документов должна включать, как правило, не более 9999 единиц хранения, единиц учета.
Государственный или муниципальный архив должен иметь три экземпляра описей дел, документов, первый из которых является страховым.
Если опись дел, документов пересоставлена, то один экземпляр ранее действовавшей описи дел, документов включается во вновь составленную опись дел, документов за последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве - для учета документов временного хранения (например, до 10 лет включительно).
Сводная номенклатура дел организации составляется в последнем квартале текущего года (октябрь, ноябрь, декабрь) на предстоящий календарный год по определенной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, составленных по такой же форме, согласованных с лицом, ответственным за архив или архивохранилище, и подписанных руководителями этих структурных подразделений.
Сводная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации, визируется лицом, ответственным за архив или архивохранилище, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения (не реже 1 раза в 5 лет, если не было конкретных изменений), после чего утверждается руководителем организации. Филиалы и представительства согласовывают свои номенклатуры дел с ЦЭК (ЭК) головной организации.
После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки своих разделов [6, с. 14, 15].
Дело фонда - комплекс документов, отражающих историю фондообразователя и его архивного фонда [16, с. 36-40].
В дело фонда включают исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом [8, с. 51].
В организации дело фонда хранится постоянно до ее ликвидации. В случае ликвидации организации дело фонда передается в государственный или муниципальный архив.
Таким образом, из дела фонда можно получить следующие сведения:
о дате создания учреждения;
подчиненности;
функциях;
реорганизации;
условиях хранения материалов;
видах научно-технической обработки материалов.
Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его название. Дела фондов хранятся в порядке возрастания их номеров.
Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменении в справочно-поисковых средствах к документам фонда включаются в дело только после фиксации этих изменений в списке фондов, в описях, реестре описей.
Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть подшиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись, а также лист-заверитель.
В государственном или муниципальном архиве дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.
***
Дела фондов органов КПСС, ВЛКСМ, в которые включены архивные документы по истории фондов первичных партийных и комсомольских организаций, расформированию не подлежат. В дела фондов первичных партийных и комсомольских организаций помещаются справки со сведениями о нахождении архивных документов по истории данного фонда в деле другого фонда.
Все перечисленные учетные документы являются основными. Однако государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации РАН ведут и другие учетные документы: реестр описей, инвентарную книгу учета дел с наличием драгоценных металлов и камней, паспорт архивохранилища, лист учета и описания уникального документа, список фондов, содержащих особо ценные документы и др.
Необходимо представлять себе, в какие учетные документы архива вносятся изменения в случае всех типов движения документов:
поступления документов;
описания документов;
выбытия документов в государственный архив;
уничтожения документов в связи с истечением срока хранения.
Все документы, отражающие изменения в составе и количестве дел фонда, хранятся в деле фонда.
Архивы могут также вести и вспомогательные учетные документы, состав и форма которых определяются ими самостоятельно:
карточки и книги движения фондов;
описи дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы;
книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению;
книги повидового учета документов и др.
Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.
Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителе.
Документы централизованного государственного учета. Документы централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета. В приведенных схемах 5, 6, 7, 8 (приложение 4.2) показано движение документов централизованного учета.
Основным документом централизованного учета в государственном и муниципальн<