Организация документов в пределах архивов (второй уровень)
Если Вы работник службы документационного обеспечения управления, то, формируя дела на основе номенклатуры дел, Вы закладываете основу будущего архивного фонда, ведь часть из них поступит на постоянное хранение в архивы. Кроме того, Вам почти наверняка придется участвовать в работе экспертной комиссии, отбирающей документы, которые войдут в состав архивного фонда Вашей организации.
Если Вы работник архива организации, Вам придется хранить документы у себя или передавать документы в государственный или муниципальный архив - значит Вы примете самое активное участие в формировании архивного фонда своей организации.
Если Вы работник государственного или муниципального архива, фондированием Вам придется заниматься не так часто:
при образовании коллекций и объединенных архивных фондов и фондов личного происхождения;
при описании документов или переработке описей.
Как правило, документы организаций передаются в архив или архивохранилище уже обработанными по описи. Описывать фонд, одновременно определяя его границы, как правило, приходится, если это фонд личного происхождения или общественной организации, при исправлении грубых ошибок в фондировании, допущенных ранее.
Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам - фондам и коллекциям.
При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации:
принцип происхождения (организация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам));
логический (тематический) принцип (организация документов по тематическим и другим (искусственно созданным) группам (коллекциям)).
В отечественном и зарубежном архивоведении не раз велись дискуссии о преимуществе того или иного принципа.
***
В западноевропейских странах был распространен провениенц-принцип, который считается прародителем отечественного принципа происхождения.
Провениенц-принцип одни ученые считают зародившимся в германских государствах, другие - во Франции. В 1881 г. директором прусского архива Зибелем был принят регламент, предписывавший руководствоваться принципом провениенции. В России пофондовое хранение документов было введено Генеральным регламентом Петра I в 1720 г. и применялось в МАМЮ и Лефортовском архиве.
"А которые дела в прежде бывших разных канцеляриях и конторах были, кроме ведения магистратского, все собрать в одно место, и внесть в тот же росписной листок". Из "Общего наказа губернаторам и воеводам и их товарищам" 12 сентября 1728 г.
Дискуссия сторонников провениенц-принципа и логического принципа классификации документов продолжалась не одно десятилетие.
К началу XIX в. в западноевропейском архивоведении сложились два подхода к классификации материалов в пределах архива. Один из них - называется логическим (формально-логическим) и предполагает классификацию материала по тематическим рубрикам (сериям, разрядам) в зависимости от содержания документов и запросов историков. Родиной логического принципа классификации считается Франция, где знаменитый библиотекарь Дону, по поручению Наполеона I приступивший к разбору материалов, созданного реформой 1794 г. Национального архива Франции, не смог восстановить исторически сложившиеся комплексы, разрушенные и перемешанные в результате бурных событий революции, и предпочел разделить материалы по 33 тематическим разделам:
А. Законы и декреты, изданные во время революции;
Б. Выборы и голосования;
В. Миссии народных представителей;
Г. Королевский совет... и др.
Классификатор Дону в 1807 г. опубликован в приложении к монографии Д.Я. Самоквасова "Централизация государственных архивов Западной Европы в связи с архивной реформой в России" (М., 1899. Приложение I. С. 1-11).
Следует, однако, заметить, что логический принцип классификации (принцип пертиненции) в России применялся еще в середине XVIII в. Миллером в Московском архиве Коллегии иностранных дел (МАКИД) для группировки материалов Посольского приказа по тематическим группам:
1. Дела по сношению России:
1.1. С германскими государствами;
1.2. С итальянскими государствами;
1.3. С государствами Востока и др.
2. Дела по внутреннему управлению:
2.1. Жалованные грамоты и вотчины на дворянство;
2.2. Боярские и городовые книги;
2.3. Монастырские дела и др.
Таким образом, разряды строились не только по темам, но и по видам документов. В XIX в. логический принцип классификации применялся также для систематизации материалов Государственного архива Российской империи и Военно-ученого архива.
Представители другого направления считали основой классификации документов их происхождение - провениенц-принцип. Документы должны быть организованы по фондам - исторически сложившимся в деятельности учреждения комплексам. Одно из проявлений провениенц-приципа - регистратур-принцип, запрещает нарушать группировку дел, сложившуюся в делопроизводстве учреждения (регистратуре). Считается, что слово фонд заимствовано из французского языка: fund - сущность, основа. В немецком языке ему соответствует понятие "бештанд" - сущность, устойчивость.
"Общая классификация по фондам и делам, единственно верный способ обеспечить быстрое осуществление правильного и единообразного порядка. Он представляет известные преимущества, прежде всего он наиболее легкий, чем какой-либо другой метод для осуществления на практике, потому что он заключается в простом соединении документов, происхождение которых следует определить".
Натали де Вайли, палеограф.
Выступление на заседании архивной комиссии при МВД Франции, 1842 г.
"Не обязательно сам фонд строить по системе происхождения, достаточно произвести реконструкцию фонда только в описях, путем соответствующих помет".
Шульц Иоганн. Мысли о провениенц-принципе //
Archivicyuolien. Дрезден, 1931. С. 125.
"Архивный фонд есть органически целое, он творится самим фактом деятельности управления или должностного лица, всегда является отражением их функций, а потому не может быть создан произвольно, как составляются коллекции исторических манускриптов. Архивный фонд есть живой организм или, по крайней мере, организм, который жил, он формируется и переформировывается, вырастает согласно некоторым правилам. Правила, которые управляют составом, организацией, формированием архивного фонда, архивист не может определить a priori; он может только изучать организм фонда и констатировать, по каким правилам он сформировался. Каждый архивный фонд имеет свою личность, индивидуальность, которую архивист должен научиться понимать, прежде чем помыслить о работе над его упорядочением... Невозможно достаточно выразить, насколько заслуживает осуждения расчленение архивного фонда как с научной, так и с практической точки зрения. Различные документы одного архивного фонда взаимно освещают друг друга, уже разделение архивного фонда хронологической гранью не может быть рекомендовано. Разделение же по систематическому признаку по содержанию бумаг, входящих в его состав, представляется совершенно вредным. Поэтому следует тщательно избегать распределения архивного фонда по разным хранилищам".
Мюллер, Фейт и Фруин. Руководство для упорядочения и описания архивов //
Архивное дело. 1925. Вып. 2. С. 20.
"Архив должен быть и оставаться так, как он был составлен тем субъектом, который его создал и которому он служил, он не может быть дезорганизован ни в своем целом, ни в своих частях".
Казанова Э. Архивистика. 1932 г.
"Опыт показал, что истинный принцип архивного порядка есть историческое распределение архивного материала. Все что жило самостоятельно в прошлом, должно жить самостоятельно и в архиве".
Воронов А.Б. Архивоведение. СПб, 1904 г.
"Архивный фонд - это вся совокупность материала, отложившегося в деятельности учреждения или лица... Искусственно созданные объединения материалов мы фондами не признаем... Товарищ Князев выступает здесь как делатель архивных фондов".
Из выступления Б.А. Анфилова на I съезде архивных деятелей РСФСР //
Протоколы I съезда архивных деятелей РСФСР. - М., 1926. С. 255.
"Архивным фондом называют совокупность единиц архивного материала, объединенных под общим названием и имеющего общую нумерацию.
Фонды разделяются на:
фонды естественные, которые состоят из единиц хранения, являющихся продуктами деятельности какого-либо учреждения...;
искусственные, из которых одни, кроме основного ядра, документов какого-либо учреждения заключают в себе документы других учреждений, случайно попавшие в эти фонды... при приведении архивов в порядок или при перевозке их из одних помещений в другие или после постигавших их катастроф разного рода;
...другие составлены из документов разного происхождения, объединенных общим содержанием..."
Из проекта архивной терминологии, доложенного Г.А. Князевым на съезде //
Протоколы I съезда архивных деятелей РСФСР. - М., 1926. С. 201.
"Изменение прежней системы распределения материалов допускается только в тех редких случаях, когда обнаружилась бы полная непригодность с научной точки зрения".
Руководство по приему, размещению и составлению описей архивного материала.
Центрархив РСФСР. - М., 1922.
"Провениенц-принцип является продуктом буржуазной архивной науки, построенной на идеалистической базе, он не может быть механически перенесен в нашу практику: необходимо подвергнуть марксистскому анализу этот принцип, разоблачить его идеалистическую сущность...
Правильно или неправильно построило свой фонд учреждение - это его (архивиста) не интересует, его цель - во что бы то ни стало оставить без малейших прикосновений раз установленный порядок. Здесь мы видим отказ архивиста от какого бы то ни было активного воздействия на улучшение системы построения архивного фонда. Интересы архивов здесь идут впереди исторической науки и выше интересов использования архивных материалов.
...В учреждениях часто встречается неправильное формирование документов в единицы хранения, неверная систематизация дел внутри фонда, несоответствие структуры построения фонда основной политической задаче фондообразователя... Спрашивается, нужно ли рабски следовать за делопроизводителями учреждений, сохраняя тот порядок, а вернее беспорядок, в котором фонд достался от учреждения?"
Назин И., Доброва З. Провениенц-принцип в построении архивного фонда //
Архивное дело. 1937. N 1. С. 56-59.
"Создать архивный фонд усилиями архивистов, конечно, нельзя - архивный фонд - исторически обусловленный комплекс документов".
Митяев К.Г. К методологии классификации и экспертизы документов //
Труды МГИАИ. Т. 25. - М., 1967.
"Фонд должен рассматриваться как сложный, но генетически и структурно-целостный исторический источник... Раздробление фонда нарушает социальную связь данности, вынуждает историка выполнять дополнительную работу по реконструированию... Информационный потенциал фонда, по-видимому, всегда больше документов, составляющих данный фонд. Это следует из основополагающей идеи общей теории систем - целое всегда больше суммы своих частей. Задача архивиста - уловить эту закономерность, способствовать проявлению этого эффекта, поддерживая целостность фонда и развивая поисковый аппарат к нему".
Автократов В.Н. Общая теория архивоведения //
Вопросы истории. 1973. N 8. С. 59-73.
"Предлагаем считать архивным фондом любой комплекс архивных материалов, связанных между собой рядом признаков: происхождение, содержание, назначение, время образования. Такой комплекс материалов создается в государственном архиве. Принцип недробимости действует лишь по отношению к фонду, который создан архивистом и только до тех пор, пока данная организация материалов обеспечивает их всестороннее использование. Если в силу каких-либо причин принятая форма организации перестала соответствовать требованию, то архивист обязан принять решение о таком новом способе фондирования документации данного учреждения, который соответствовал бы возникшим потребностям и задачам комплектования или использования или изменившемуся порядку комплектования.
Солодовников Л.И., Цаплин В.В. Недробимость архивного фонда и некоторые вопросы фондирования //
Вопросы архивоведения. 1964. N 4. С. 73-80.
Чьи аргументы были более убедительными - решайте сами. В целом же можно констатировать, что несмотря на критику принципа происхождения в работах Г.А. Князева, И. Назина и З. Добровой, Н.А. Фомина, Л.И. Солодовниковой, В.В. Цаплина, З.Е. Калишевич, Л.Н. Кривошеина, Г.К. Фильчикова, Л.Г. Сырченко и других, пофондовая классификация документов в пределах архива прочно вошла в практику отечественных архивов и являлась на протяжении ХХ столетия основным принципом их организации. Не канул в прошлое и регистратур-принцип. Пересистематизация дел внутри фонда допускается в исключительных случаях, когда прежняя систематизация безвозвратно утрачена вследствие образования россыпи.
В этом разделе рассмотрим вопросы организации дел в пределах архива с учетом принципа происхождения. В первую очередь остановимся на таких важнейших понятиях для архивоведения, как архивный фонд и фондообразователь:
| Фрагмент документа | Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" (2004 г.) |
| Ст. 3, п. 7 | Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой |
Развитие понятия "архивный фонд" в отечественном архивоведении на протяжении XX-XXI вв. представлено в графическом виде в приложении 2.6.
Архивным фондом организации или лица считается вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя. Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. Документальный фонд лица называют личным архивом.
Типология архивных фондов (виды и разновидности архивного фонда и приравненная к нему в качестве классификационной и учетной единицы архивная коллекция) в графическом варианте приведена ниже (рис. 2.1).
Рис. 2.1
Объединенным архивным фондом называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух или более фондообразователей (учреждений, организаций, предприятий, войсковых частей, отдельных лиц), имеющих между собою исторические и (или) логически обусловленные связи. При этом недопустимо употребление терминов "групповой архивный фонд" или "комплексный архивный фонд".
Признаками образования объединенных архивных фондов могут служить однородность деятельности учреждений, подчиненность учреждений, единство объекта и времени деятельности, правопреемственность учреждений и др.; для лиц - родственные, профессиональные, творческие отношения:
| Признак | Пример |
| Однородные по целевому назначению и функциям, действующие на определенной территории | Избирательные комиссии по выборам в Верховный Совет РСФСР по Московской области (1938-1967) |
| Объединение фондов руководящего органа и подчиненных ему учреждений, действовавших на определенной территории | Департамент народного образования и школы (с 1993); Кооперативно-промысловый совет и промысловые артели Хабаровского края (1960-1980); Съезд народных депутатов РФ; Верховный Совет РФ и его органы (1990-1993) |
| Объединение материалов фондообразователей, связанных объектом деятельности | Завод "Серп и молот" и его профсоюзный комитет; Издательство газеты "Воля" партии социалистов-революционеров (1906-1907); книгоиздательство при агентстве Дальневосточного союза партии социалистов-революционеров в Нагасаки (1907-1910) |
| Объединение последовательно сменивших друг друга учреждений на основе единства их функций | Конституционно-демократическая партия (кадеты) (1905-1906) + Партия народной свободы (1906-1917) |
| Объединение документов лиц, связанных родственными отношениями | Муравьевы-Апостолы И.М., М.И. и С.И. Декабристы (1789-1869) |
| Объединение документов лиц, связанных творческой и профессиональной деятельностью | Объединенный архивный фонд историков-архивистов (1840-1993) |
Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.
Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.). Ниже перечислены признаки, по которым создаются архивные коллекции:
| Признак | Пример |
| Номинальный | Коллекция плакатов ОКНА РОСТа и ОКНА ТАСС в Музее книги |
| Тематический | Монастырские дела (1612-1729) в Российском государственном архиве древних актов (РГАДА) - разрозненные документы по истории монастырей |
| Авторский | Коллекция материалов о А. Барбюсе и Д. Бедном, собранных В.А. Регининым (1917-1949) в РГАЛИ |
| Географический | Коллекция писем солдат русских воинских частей на французском фронте, собранная Тургеневской библиотекой в Париже; 27 коллекций по истории государств и стран (1549-1949) в РГВИА |
| Смешанный | Карты и описания водных сообщений России (1701-1912) в РГВИА |
При формировании архивного фонда важным этапом является работа по фондированию документов:
| Фрагмент документа | Методические рекомендации по фондированию документов в государственном и муниципальном архивах Российской Федерации. 2006 г. |
| Р 1 | Фондирование - определение (уточнение) принадлежности документов данному фондообразователю и хронологических границ архивных фондов |
Фондирование складывается из следующих видов работ:
определение границ архивного фонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда;
определение фондовой принадлежности документов.
Архивные документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции перефондированию не подлежат. Исключением являются грубые ошибки в фондировании.
Как было сказано ранее, пересистематизация материалов производится в редких случаях, особенно для фондов, уже введенных в научный оборот. Такой вид работы может встретиться в исторических архивах, сложившихся в XVIII-XIX вв., где фонды обрабатывались разными поколениями архивистов, которые руководствовались различными методическими принципами.
Если в государственном или муниципальном архиве приходится выполнять большой объем работ по фондированию, значит, образовался значительный массив россыпи - материалов из разных фондов, разрозненных и неописанных. Образование россыпи может вызываться чрезвычайными обстоятельствами:
стихийными бедствиями и пожарами;
войной, эвакуацией, вывозом документов захватчиками и последующей реституцией;
военными действиями вследствие социальных потрясений, переворотов;
реформами госаппарата.
***
Многочисленные войны, которыми так богата история России, часто приводили к образованию россыпи и гибели архивных документов.
Большой ущерб историческим архивам, которые были, в основном, сосредоточены в Москве, нанесла война 1812 г. Россыпь, образовавшуюся в результате хозяйничанья французов в Москве, архивистам Разрядно-сенатского архива, Московского архива старых дел, Межевого архива пришлось разбирать в течение 20 лет. Только наиболее ценные фонды Московского архива Коллегии иностранных дел (МАКИД) удалось вывезти благодаря усилиям Н.Н. Бантыш-Каменского, поэтому первый русский исторический архив пострадал меньше других.
А вот какая судьба постигла, например, документы Разрядно-Сенатского архива.
"После вступления французов в Москву в здании Сената, где располагался Разрядно-Сенатский архив, разместилось около 5 тысяч солдат. Дела из архива были выброшены в кремлевские рвы или сожжены в бивуачных кострах. Свыше 20 лет понадобилось, чтобы разобрать уцелевшие источники и привести РСА в тот порядок, в котором он находился до 1812 г.".
Самошенко В.И. Исторические архивы Москвы и Петербурга. XVIII - нач. XX вв. - М., 1990. С. 29.
Еще один период в истории России, трагичный для судеб архивов, начался в марте 1917 г. разгромом архивов "охранки" и полицейских учреждений.
Во время событий октября 1917 г. и гражданской войны подверглись разгрому и расхищению архивы центральных и местных учреждений, а также монастырские, усадебные, церковные архивы. Декрет 1 июня 1918 г. прежде всего был направлен на спасение документов от уничтожения. Спасенные документы долго находились в россыпи. К 1929 г. Только 58 % архивных материалов было упорядочено.
Не успели архивисты разобраться с россыпью, оставленной революционными событиями и Гражданской войной, началась Великая Отечественная война: "В результате нападения фашистской Германии на СССР погибло примерно 84 млн 699 тыс. дел, 1 млн 191 тыс. кг россыпи, 862 тыс. метров кинопленки. Кроме того, значительное количество дел было вывезено оккупантами, укрыто на территории СССР и за его пределами. Примерно третья часть этих материалов была обнаружена на территории СССР:
879 тыс. дел Государственного архива Белоруссии;
120 тыс. дел Государственного архива Смоленской области;
8 вагонов с делами Новгородской и Псковских областей;
2 вагона с делами Киевского архива древних актов".
Цаплин В.В. Восстановление архивных фондов в период войны //
Советские архивы. 1969. N 3.
Деятельность по розыску и разбору материалов началась еще во время войны:
"После ликвидации блокады города архивисты начали разыскивать уцелевшие архивы и документы в освобождаемых городах и районах. С этой целью архивный отдел создал из сотрудников центральных и областных архивов Ленинграда специальную группу. Группа "архивных разведчиков", как мы ее тогда называли, оказала помощь и Новгородскому госархиву, разоренному оккупантами. Позднее, уже в 1944 г., бригада ленинградских архивистов около полугода производила просушку, очистку, разборку и упорядочение сотен тысяч архивных дел, превращенных в хаос немецкими фашистами. Ленинградцы выполнили большую работу по восстановлению Новгородского областного архива".
Суслова Е.Н. В блокадном Ленинграде //
Советские архивы. 1968. N 3. С. 73.
"В Новгородском областном архиве в годы войны "погибли полностью документы 1771 фонда, частично 1031 фонда, общим количеством 278 тыс. дел. Оставшиеся документы остались в хаотическом состоянии. Поэтому с 1944 г. по 1952 г. перед архивистами была поставлена задача разобрать документы по фондам в соответствии с довоенными описями...
К 1948 году архив внешне уже был в полном порядке: связки разобраны по фондам и размещены по добротным стеллажам (их делали 2 прикрепленные к архиву пленных немца), остались неразобранными лишь мелкие фонды советского периода и небольшая часть россыпи".
Из воспоминаний старшего научного сотрудника ГАНО Киселевой О.Б. //
75 лет архиву Новгородской области. Новгород, 1995. С. 76.
Сорок пять безвоенных лет дали время архивистам разобрать и описать подавляющее большинство документов Государственного архивного фонда СССР. Новые поколения архивистов уже стали забывать о работе с россыпью - и тут последовали бурные события 90-х гг. ХХ в.
"Россыпь в огромных объемах вновь появилась в архивах после августа 1991 г. Только в один Центральный архив общественных движений Москвы (ЦАОДМ) доставлено свыше 11 тыс. мешков с документами партийных органов и партийных организаций Москвы и Московской области, деятельность которых была приостановлена в августе 1991 г.".
Иноземцева З.П., Мельникова Л.И. Времена новые - проблемы старые. Описание, учет и хранение документной россыпи // Отечественные архивы. 1995. N 1. С. 90.
Причиной образования "сотен тонн документной россыпи" стала ликвидация КПСС, всех ее центральных и первичных организаций, а также распад СССР и ликвидация органов власти и управления, союзных и союзно-республиканских министерств. Весь этот процесс сопровождался срочным выселением ликвидированных организаций из их помещений с передачей их площади новым органам власти. Сотни тонн документов могли быть просто выброшены на улицу. Сотрудникам ГАРФ и других архивов пришлось спешно вывозить документы, чтобы спасти их от гибели.
Катастрофическими по своим последствиям можно считать события 1-3 октября 1993 г., когда в результате штурма Белого дома погибла часть документов Верховного Совета РФ, его органов и комиссий, а уцелевшие находились в хаотическом состоянии. И снова сотрудникам ГАРФ в обстановке, когда на улицах страны еще продолжалась перестрелка, а в разбитом здании Белого дома шла работа по разминированию, пришлось спасать документы, вывозя тонны россыпи.
"Думаю, кто видел хотя бы на экране телевизора здание после штурма ясно, что документы не могли не пострадать. Пять верхних этажей высотной части выгорели практически полностью и все, что там было, утеряно для истории. На других этажах - значительные повреждения, часть документов сгорела, невосстановимо повреждена (залиты пеной при тушении пожара), многие материалы разбросаны, перемешаны с мусором. Основная работа проводилась с 12 по 22 октября силами сотрудников Росархива и федеральных архивов - около 350 архивистов. Всего в ГАРФ вывезено около 40 тонн документов текущей документации... и 25 тыс. ед. хр. Бывшего архива Верховного Совета СССР".
Еремченко В.А. Как спасали документы Верховного Совета //
Отечественные архивы. 1994. N 1. С. 4.
Трагичной была судьба архивов Грозного в результате военных действий в декабре 1994 - феврале 1995 г.
"Когда в феврале 1995 г. туда были направлены представители Росархива, им пришлось констатировать, что четыре архивохранилища Государственного архива Чеченской республики, хранившие 656 тыс. дел по истории чеченского и ингушского народов XIX-XX вв. и бывший областной партархив (227 тыс. дел), сожжены и превращены в руины, включая страховой фонд и учетные документы - последнее очень затруднило разборку уцелевших документов: 87% всех архивных фондов ЦГА республики погибло. Действуя под прикрытием 8-й мотострелковый бригады внутренних войск МВД России, архивисты приняли меры по спасению оставшегося архивохранилища".
Интервью В.А. Еремченко //
Отечественные архивы. 1995. N 3. С. 25.
Виды работ по фондированию. Важнейшим этапом работы по фондированию является изучение истории фондообразователя; знакомство с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, с задачами и функциями, возложенными на него; определение масштаба деятельности фондообразователя, т.е. кому он подчинялся, какую имел структуру; уяснение функций учреждения в различные периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями.
Следует также ознакомиться с основными видами документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др.), в которых содержатся основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразователя.
По выявленным данным составляется историческая справка. Кроме названных выше данных о фондообразователе в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно выявить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках. Далее в исторической справке следует изложить сведения по истории фонда, выяснить:
когда поступил фонд на хранение;
степень его сохранности;
объем фонда;
крайние даты документов.
В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического использования. К ней необходимо приложить графическую схему структуры фондообразователя, список источников и литературы, использованных при написании справки.
Определение границ архивного фонда. При определении границ архивного фонда прежде всего следует учитывать юридическую самостоятельность учреждения-фондообразователя:
| Фрагмент документа | Гражданский кодекс Российской Федерации |
| Ч. 1, ст. 48, п. 1 | Юридическим лицом признается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Юридические лица должны иметь самостоятельный баланс или смету |
_____
Примечание изготовителя базы данных: В часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации внесены изменения Федеральным законом от 05.05.2014 N 99-ФЗ "О внесении изменений в главу 4 части первой Гражданского Кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации". В соответствии с данными изменениями пункт 1 статьи 48 Гражданского Кодекса Российской Федерации звучит в следующей редакции: "1. Юридическим лицом признается организация, которая имеет обособленное имущество и отвечает им по своим обязательствам, может от своего имени приобретать и осуществлять гражданские права и нести гражданские обязанности, быть истцом и ответчиком в суде".
_____
Признаками определения юридической самостоятельности являются:
наличие правового акта об образовании учреждения (акт, устав, указ, декрет, закон, положение);
самостоятельный баланс, смета, счет в банке;
штатное расписание;
самостоятельное ведение делопроизводства (бланк, гербовая печать и др.).
Вместе с тем, самостоятельное структурное подразделение также может быть фондообразователем, если его документы образуют обособленный исторически значимый комплекс, а главное - это структурное подразделение имеет юридическую самостоятельность.
В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН 2007 г. отражены требования к определению хронологических границ архивного фонда.
Ниже показано, как определяются хронологические границы архивных фондов в зависимости от их видового состава:
| Вид фонда | Хронологические границы фонда |
| Архивный фонд учреждения | Официальные даты образования и ликвидации учреждения |
| Архивный фонд личного происхождения | Даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода |
| Объединенный архивный фонд | Даты образования и ликвидации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности учреждений, документы которых вошли в состав фонда |
| Архивная коллекция | Даты самого раннего и самого позднего документа |
Иногда возникают затруднения по определению крайних дат документов архивного фонда учреждения и архивного фонда личного происхождения. Поясним, что крайними датами документов архивного фонда учреждения являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения или если в фонд учреждения передаются для завершения производством дела учреждения-предшественника.
Крайние даты документов архивного фонда личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты.
Но существует ряд факторов, которые влияют на изменение границ архивного фонда:
| Фактор, влияющий на фондирование | Документы, возникшие под влиянием фактора | Фондообразователь (примеры) |
| Изменение конституционных основ государства. В связи с принятием Конституции РФ 1993 г. Распад СССР в 1991 г. | Документы высших органов государственной власти Российской Федерации и органов государственной власти субъектов федерации, созданных по Конституции РФ 1993 г. (новые архивные фонды) | Президент РФ; Федеральное собрание; Правительство РФ; Конституционный суд РФ; Правительство республики Коми; Московская областная дума; Верховный Совет РСФСР с 8 декабря 1991 г. по 1993 г.; Совет Министров РСФСР с 8 декабря 1991 г. |
| Документы высших органов управления (министерств, ведомств РФ), созданных на базе соответствующих ведомств СССР, (новые архивные фонды) | Министерство атомной энергетики и промышленности СССР и Министерство РФ по атомной энергии | |
| Документы советов министров республик в составе РФ и автономных образований до и после распада СССР (новые архивные фонды) | Совет министров Якутской АССР и Совет министров республики САХА | |
| Документы новых органов местного самоуправления, созданные на основе федеральных законов и нормативных актов субъектов федерации (новые архивные фонды) | Комитет местного самоуправления округа Лефортово г. Москва | |
| Изменение статуса субъекта РФ | Документы новых органов власти (новые архивные фонды) | Хакасский областной Совет народных депутатов и Верховный совет Республики Хакасия с 29 января 1992 г. |
| Изменение границ административно- территориального деления и создание новых органов власти и управления | Документы новых органов власти и управления (новые архивные фонды) | Бабушкинский районный Совет народных депутатов г. Москвы; Куйбышевский районный Совет народных депутатов г. Москвы; Дзержинский районный Совет народных депутатов г. Москвы; префектура Северо-восточного административного округа |
| Изменение формы собственности фондообразователя. | Документы учреждений и предприятий, перешедших с 1991 г. в кооперативную, общественную, частную и другие формы собственности (новые архивные фонды) | Государственный концерн "Нефтегазстрой" и АО "Роснефтегазстрой" |
| Реорганизация фондообразователя, которая ведет к коренному изменению его функций и созданию нового учреждения | Документы нового учреждения (новый архивный фонд) | Центральная научно- исследовательская лаборатория (ЦНИЛ) Главархива СССР и Всесоюзный научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Главархив |
| Ликвидация фондообразователя с передачей его функций одной или нескольким организациям | Документы каждой организации (самостоятельные архивные фонды) | Московский государственный историко-архивный институт, с 1991 г. в составе Российского государственного гуманитарного университета |