Сведения о приеме на работу
В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
Под этим заголовком производятся следующие записи:
1. в графе 1 - ставится порядковый номер вносимой записи;
2. в графе 2 - указывается дата приема на работу;
3. в графу 3 вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации.
4. в графу 4 заносятся дата и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому внесена запись.
Дата ставиться арабскими цифрами: число и месяц – два знака, год – четыре знака. Не допускается сокращение слов.
С каждой записью, внесенной в трудовую книжку, работодатель обязан знакомить сотрудника под расписку в его личной карточке, где эта запись дублируется.
Сведения об испытательном сроке при приеме на работу в трудовой книжке не указываются. Также не указывается, принят работник по срочному трудовому договору или на неопределенный срок.
По желанию работника в трудовую книжку вносится запись сведений о работе по совместительству.
Такие записи необходимы чаще всего для:
- подтверждения периода работы в особых условиях труда;
- стажа по определенной специальности, профессиональной деятельности.
Сведения о переводе, перемещении
Порядок внесения в трудовые книжки работников записей о переводах на другую постоянную работу определен «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» и Инструкцией №69 по заполнению трудовых книжек №69.
В зависимости от срока выделяют постоянные или временные переводы. Перевод на другую постоянную работу в той же организации оформляется приказом работодателя, основанием к которому являются изменения к трудовому договору, подписанные сторонами. На основании приказа в трудовой книжке работника делается соответствующая запись.
В соответствии с указанными актами все записи в трудовую книжку должны вноситься на основании соответствующего приказа работодателя не позднее недельного срока.
Временные переводы в трудовой книжке не отражаются.
Перемещение работника в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме, если при этом не изменяется трудовая функция работника или существенные условия заключенного с ним трудового договора, не считается переводом и не требует внесения изменений в трудовую книжку.
Сведения о награждениях
В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении за трудовые заслуги:
1. о награждении государственными наградами;
2. о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
3. о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
Порядок внесения сведений о награждениях регламентирован разделом 4 Инструкции №69.
При заполнении сведений о награждениях в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации.
1. В графе 1 ставится порядковый номер записи;
2. В графе 2 указывается дата награждения;
3. В графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
4. В графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.
2.4.5.Сведения об увольнении
При увольнении работника необходимо:
1. оформить приказ о прекращении действия трудового договора;
2. на основании приказа сделать запись в личной карточке, в лицевом счете и трудовой книжке;
3. произвести расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником». Эта форма применяется для определения заработной платы и других выплат сотруднику при прекращении трудового договора.
Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).
Работник, не получивший трудовую книжку в день увольнения может после увольнения обратиться к работодателю в письменной форме о выдаче трудовой книжки и работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
В соответствии с пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации и подписью самого работника.
Отсутствие подписи, печати после записи об увольнении лишает юридической силы все записи о работе гражданина в данной организации. Такая книжка не будет считаться документированным подтверждением трудового стажа работника и незаверенная информация о трудовой деятельности потребует в дальнейшем специального подтверждения с помощью архивных справок или судебных решений на основе свидетельских показаний.
В пунктах 5.1, 5.2 Инструкции №69, указан порядок внесения записи в трудовую книжку при прекращении трудового договора. Запись об увольнении производится в следующем порядке:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- в графе 2 указывается дата увольнения;
- в графе 3 делается запись о причине увольнения;
- в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Записи об увольнении, должны соответствовать общим требованиям к правилам ведения трудовых книжек.
По общему правилу при прекращении трудового договора по предусмотренным в статье 77 ТК РФ основаниям, в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на соответствующий пункт данной статьи.
При увольнении в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.
При прекращении трудового договора в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке уволенного работника делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона, со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.
Вкладыш в трудовую книжку
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то
трудовая книжка дополняется вкладышем.
Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией организации по месту работы работника в том же порядке.
Без трудовой книжки вкладыш недействителен.
При выдаче вкладыша на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10x25мм с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша. При выдаче каждого последующего вкладыша ставится следующий штамп, и указываются серия и номер вкладыша.