Директор ЗОШ № 277 підпис Л.К.Сенченко
При оформленні документа на бланку посада подається скорочено. Підписи кількох службових осіб на документах розташовується один під одним у послідовності, що відповідає займаній посаді. Наприклад:
Директор підпис А.Б.Кучеренко
Секретар підпис А.В.Ткаченко
При підписанні документа кількома рівними за посадою особами їх підписи розташовуються на одному рівні, наприклад:
Директор фірми «Сокіл» Директор фірми «Світоч»
/підпис/ М.А.Бровка /підпис/ Л.А.Самчук
Підписом також вважається позначення назви структурного підрозділу, який несе відповідальність за надану інформацію, наприклад: Деканат, Оргкомітет, Ректорат, Студрада.
Оголошення
10 березня 2006 р. о 12.00 в актовій залі 11 навчального корпусу відбудуться урочисті збори, присвячені 192-ій річниці з Дня народження Тараса Григоровича Шевченка.
Деканат філологічного факультету
У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначений на проекті документа, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник, наприклад: “Виконувач обов’язків” (В.о.), “Заступник” (Заст.). Не допускається ставити прийменник “За” чи похилу риску перед назвою посади.
У документах, підготовлених комісією, вказуються не посади осіб, які склали документ, а розподіл обов'язків у складі комісії (голова, члени комісії).
Документи колегіального органу (Ради засновників, Загальних зборів учасників АТ) підписуються головою цього органу і секретарем. Реквізит «підпис» проставляється після реквізитів «текст» і «додаток».
24. Гриф погодження (узгодження) – реквізит, що потрібен тоді, коли виникає потреба в оцінці діяльності документа, у його обґрунтуванні та у встановленні відповідності законодавству.
Розрізняють дві форми узгодження документів – внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається з:
- слова УЗГОДЖЕНО (ПОГОДЖЕНО);
- назви посади службової особи (включаючи назву установи), з якою узгоджується документ;
- особистого підпису та його розшифрування;
- дати.
Гриф узгодження розташовується нижче від реквізиту «підпис» або на окремій сторінці. Наприклад:
УЗГОДЖЕНО
Начальникові юридичного відділу
/підпис/ К.В.Ткаченко
12.08.2008
25. Віза. Внутрішнє узгодження проекту документа – це його візування. Розміщується ліворуч, нижче реквізиту підпис від краю лівого поля, фіксується секретарем та завідувачем канцелярії або відділом кадрів. Віза складається з: особистого підпису особи, яка візує; дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначається ініціали і прізвище):
Завідувач кафедри /підпис/ Б.В.Cамійленко
27.04.2008
Якщо особа, яка візує має зауваження і доповнення до проекту документа, він оформляє їх на окремому аркуші, про що робиться відповідна помітка за такою формою:
Начальнику юридичного відділу
/підпис/ ініціали прізвище
зауваження і пропозиції додаються
дата
На вихідних документах віза ставиться на другому примірнику, який залишається в організації. На внутрішніх документах організації (наказ, розпорядження, інструкція) віза може проставлятись на першому примірнику.
26. Печатка – розміщується таким чином, щоб відбиток її захоплював частину слів назви посади і підпису особи, що засвідчила документ. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка ставиться на документах, що засвідчують юридичні та фізичні права осіб, а також на тих, які встановлюють факти витрати коштів та матеріальних цінностей; на статутах, положеннях. Прості печатки (круглі, квадратні, трикутні) ставляться на документах, які виходять за межі організації, у випадку розмноження примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, на довідках з місця роботи. Печатка не ставиться на службових листах, які друкуються на бланках.
27. Відмітка про засвідчення копії – у правому верхньому кутку пишеться слово «копія». Під реквізитом «підпис» пишеться слово «вірно» (деколи «правильно», «згідно»), дата, посада виконавця, підпис і розшифрування (при потребі підпис засвідчується печаткою). Наприклад:
Вірно:
Декан економічного факультету /підпис/ Е.В.Прушківська
02.10.2009
У випадку підписання керівником тільки першого примірника документа, решта завіряються секретарем-референтом. При пересиланні копії документа до іншої організації чи видачі її на руки підпис особи, яка завірила оригінал, засвідчується печаткою. У таких випадках копія має юридичну силу оригіналу.
28. Прізвище виконавця і номер його телефону – розміщується на вихідних документах у нижньому лівому куті зворотного або лицьового боку останньої сторінки після реквізитів «підпис», «віза». Складається з прізвища виконавця; номера його службового телефону. Наприклад: Степаненко 41-12-32.
Нижче прізвища виконавця, при необхідності, можуть вказуватися перші літери імені та прізвища друкарки, кількість віддрукованих примірників і дата друкування. Наприклад:
Степаненко 41-12-32
ПО 2 12.04.09
29. Відмітка про виконання документа та направлення його до справи – у лівій (або центральній) нижній частині першого аркуша документа нижче реквізиту «прізвище виконавця і номер його телефону». Ставиться якщо документ виконаний, тобто вирішені всі поставлені у ньому питання. Складається з:
- слова «до справи» і «номер справи», в якій буде зберігатися документ;
- посилання на дату і номер документа, що засвідчує виконання (у випадку його складання);
- короткі відомості про виконання, якщо відсутній документ, що засвідчує виконання;
- підпис виконавця документа і дату про ставлення відмітки.
Наприклад: До справи 03-04. Лист відправлено 04.04.06 № 17
Самчук 06.04.06
30. Відмітка про наявність документа в електронній формі містить ім’я файлу, код оператора та інші пошукові дані, які встановлює організація. Цей реквізит розміщують у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Наприклад:
// server\docs\public\dep 03\file 05.doc або с:\viddil\zon_doc\2003\lyst_5.doc
31. Відмітка про надходження – розміщується у правій нижній частині першого аркуша документа за допомогою штампа і складається з таких елементів:
- скороченої назви організації, що отримала документ;
- дати надходження і вхідного номера.
Наприклад: АТ «Славутич»
Дата 11.05.2009
Вх. № 78
Відмітка про надходження проставляється автоматичним нумератором, у якому закладені всі перераховані реквізити.
32.Запис про державну реєстрацію ставлять у Міністерстві юстиції України на нормативні акти, які відповідно до Указу Президента України “Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади” від 3 жовтня 1992 р. № 493 заносять до державного реєстру. Організація-автор нормативного акта повинна залишити вільне місце (6х10 см) у верхньому правому куті після номера акта чи грифу затвердження для запису про державну реєстрацію.
Отже, кожному реквізиту відведено певне місце. Це робить документ зручним для зорового сприйняття, спрощує його обробку.
Для документів із високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.
Трафаретний текст – це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.
Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.
Бланк– це друкована стандартна форма будь-якого документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюються конкретними даними. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, офіційних листів.
Для укладання будь-якого документа існує відповідний формат паперу. Загальноприйнятий формат А4, текст якого друкується через півтора міжрядкових інтервали; на бланках формату А5 – через один. Тексти документів, що готуються для друкованого видання, друкуються через два інтервали.
Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліве –35 мм, праве – не менше 8 мм, верхнє і нижнє – 20 мм та 16 мм (для формату А5).
Якщо текст документа займає не одну сторінку, то слід пам’ятати:
- на наступну сторінку не можна переносити лише підпис, обов’язково має бути не менше двох рядків тексту;
- тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні – на чистих аркушах паперу такого ж розміру і якості;
- не слід відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;
- починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці.
Якщо документ друкується на двох і більше сторінках то слід пам’ятати:
- нумерація починається з другої сторінки;
- номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без будь-яких пунктирних знаків та слова “сторінка” на відстані 10 - 15 мм від верхнього поля аркуша;
- якщо текст документа друкується з обох боків, то номери сторінок ставляться вгорі скраю: парні – зліва, непарні – справа.
Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і повздовжнє розміщення штампа.
Повздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститись на площі, відведеній для кутового штампа.
Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна розмістити реквізити «адресат», «гриф обмеженого доступу до документа», «гриф затвердження», «резолюцію».