Региональные особенности организации и проведения специальных мероприятий на примере авиашоу

«В гостях у ЮТэйр»

В наше время с каждым днем создается все больше и больше различных организаций, и каждая стремится занять лидирующие позиции. Управление своим информационным полем становится необходимостью для любой организации. Существует большое количество инструментов связей с общественностью, выбор и использование которых зависит от специфических целей организации.

Специальные мероприятия (события), включая PR-кампании, активно реализуются в политической, экономической и социальной сферах, поскольку влияют на формирование общественного мнения о базисном субъекте. В связях с общественностью специальные мероприятия рассматриваются как важный инструмент специалиста, поскольку, являясь эффективным средством коммуникации с целевыми группами, они обеспечивают паблисити и внимание аудитории.

В научной литературе авторы по-разному трактуют понятие «специальные мероприятия». Барежев В.А., Малькевич А.А., авторы учебного пособия «Организация и проведение PR-кампаний», считают, что «специальные события - это мероприятия, проводимые для привлечения внимания общественности к организации, её деятельности, товарам, услугам, для формирования паблисити и позитивного имиджа. Основными разновидностями специальных событий являются презентации, церемонии открытия, конференции, «круглые столы», дни открытых дверей, выставки, вручение премий и стипендий, конкурсы, парады, фестивали, годовщины, вечера, балы, специальные поездки, юбилеи и др.».

Очень часто специальное мероприятие приурочивают к особым корпоративным датам и событиям, так как это позволяет улучшить его эффективность, кроме того, появляются возможности для творческой деятельности. Мероприятия встраиваются в информационную стратегию организаций и становятся информационными поводами.

В данной работе специальное мероприятие рассматривается на примере авиашоу «В гостях у «UTair». ЮТэйр - группа российских и зарубежных авиакомпаний, одна из крупнейших в России. Компания осуществляет пассажирские регулярные и чартерные перевозки как в России, так и за рубежом, а также является крупнейшим в России оператором вертолетных перевозок. Основные аэропорты базирования — Рощино (Тюмень) и Внуково (Москва).

Для поддержания благоприятного имиджа компании проводится множество специальных мероприятий, среди которых одним из наиболее значимых считается авиашоу «В гостях у «UTair».

Специальное мероприятие «В гостях у «UTair» ориентировано на людей, которые интересуются авиатехникой. В аэропорту «Плеханово» (город Тюмень) раз в 2 года в августе проводится авиашоу. Это зрелище, ставшее уже традиционным, впервые было организовано в 2004 году.

Целью авиашоу как специального мероприятия является позиционирование и популяризация воздушного транспорта, а также воспитание патриотического духа у молодежи. Данное специальное событие можно проанализировать согласно модели коммуникационной кампании RACE, где R– Research – исследование, A – Action – действие, C – Communication – общение, E – Evaluation – оценка.

На этапе исследования определяется целевая аудитория специального мероприятия. Перспективными каналами коммуникации для данного мероприятия будут являться пресса, радио и телевидение. На этом же этапе составляется и распределяется бюджет, выделенный на проведение авиашоу.

Этап планирования является неотъемлемой часть разработки специального мероприятия. Для организации авиашоу отдел по связям с общественностью определил основные цели, которые были описаны выше. Обязательной частью данного этапа являлась проработка технических вопросов организации авиашоу: осмотр площадки, проверка технического обеспечения и функционирования оборудования, необходимого для качественного проведения авиашоу; организация охраны мероприятия, установка ограждений, установка контрольно-пропускных пунктов и металлических рамок, подготовка выставочной авиатехники. Если в день проведения авиашоу ожидается плохая погода, то мероприятие переносится на другое число.

Планирование фестиваля – это не только составление графика технических и прочих работ, но и разработка программы авиашоу и его тайминга. Основными элементами, из которых строится подготовка и проведение мероприятия, являются: праздничное оформление места проведения авиашоу; организация зон отдыха, обеденных зон и мест, где можно купить сувенирную продукцию, подарки; производство сувенирной продукции с логотипом авиакомпании (ручки, блокноты, футболки, кепки, кружки, календари и др.); разработка дизайна и производство печатной полиграфической продукции (рекламные буклеты, баннеры, листовки); публикация анонса и пресс-релиза мероприятия на сайте компании; размещение объявлений на борту самолета начиная со 2 июля; публикации об авиашоу в бортовом журнале – начиная со 2 июля; взаимодействие со СМИ (размещение объявлений на телевидении – канал «Россия», на радио «Русское радио»); рассылка пресс-релизов.

На этапе реализации происходит управление ходом авиашоу. 11 августа 2012 года авиашоу прошло уже в пятый раз и было приурочено ко Дню Воздушного флота России. При возникновении неполадок организаторы вносят коррективы в ход мероприятия. Во время проведения мероприятия необходимо четко следовать планам и иметь возможные варианты решений на тот случай, если графики сместились или кто-то заболел.

Таким образом, специальное мероприятие играет важную роль в системе коммуникаций авиакомпании и оказывает непосредственное влияние на приращение паблицитного капитала. Процесс организации и проведения авиашоу включает ряд действий и решений, предполагающих наличие у организаторов авиашоу коммуникативных, управленческих качеств, навыков планирования, формирования бюджета и оценки результата.

С.В. Новиков, А.А. Жилина