ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ. Завдання 1. Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення
Завдання 1. Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення.
Сукупність реквізитів та їх постійних частин, розташована у певній послідовності на бланку документа єдиним блоком, – це:
а) формуляр-зразок;
б) бланк;
в) штамп;
г) стандарт.
Завдання 2.Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення.
Дату підписання (створення) документа ставлять:
а) під текстом посередині;
б) у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці;
в) посередині під заголовком документа.
Завдання 3.Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення.
Документи, складені в організації, повинні мати такі обов’язкові реквізити:
а) назва організації, назва виду документа (не зазначають на листах), дата, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, підпис.
б) зображення герба, зображення нагород, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь, прізвище виконавця і номер його телефону, відмітка про виконання документа й направлення його до справи;
в) код організації, реєстраційний індекс документа, гриф затверд-ження документа, резолюція, відмітка про засвідчення копії.
7.2 Мова ділових паперів
Текст – головний елемент документа. У тексті документа необхідно
сформулювати причину й мету його укладення, розкрити суть конкретної справи, зробити певні висновки, спираючись на факти й докази.
Основні вимоги до мови ділових паперів:
1. Дотримання норм офіційно-ділового стилю сучасної літературної мови.
2. Наявність слів, які вживаються в офіційних документах, що закріпилися в адміністративно-канцелярському мовленні: належний, повинний, вищевказаний, що нижче підписалися тощо.
3. Використання термінів і професіоналізмів, зумовлене тематикою, змістом службових документів.
4. Уживання складних відіменних прийменників: з метою надання допомоги, у порядку надання допомоги.
5. Обмежене вживання речень з дієприкметниковими і дієприслівниковими зворотами, з різного роду переліками.
Текст документа повинен складатися з таких логічних елементів: вступу, доказів, закінчення. Часом у тексті висновки передують закінченню.
У вступі викладаються причини та безпосередній привід до складення службового документа. У цій частині тексту почасти наводять посилання на інші, раніше одержані документи, що послужили підґрунтям для створення нового документа.
У доведенні (доказах) виражається сутність питання, наводяться докази, факти, цифрові дані, які обґрунтовують правильність порушува-ного питання. Складне доведення зазвичай закінчується висновком. Докази повинні переконати адресата у необхідності задоволення клопотання, прохання чи вимоги.
Закінчення – обов’язкова логічна частина, у якій формулюється мета документа, його провідна думка, прохання, пропозиція, згода, відмова [14].
Стислість викладу тексту досягається шляхом заміни складних речень простими, а також за допомогою усунення дієприкметникових та дієприслівникових зворотів і вживання загальноприйнятих скорочень.
У документуванні управлінської, виробничої та наукової діяльності часто використовуються графічні скорочення загальновживаних слів і термінів. Варто пам’ятати, що для всіх граматичних форм одного й того самого слова застосовується одне й те саме скорочення. Завдяки скороченню слів заощаджується час на складання й оформлення тексту.
Перелік основних графічних скорочень звань і посад
акад. – академік
архіт. – архітектор
асп. – аспірант
викл. – викладач
в. о. – виконавець обов’язків
д.; док. – доктор
д. г. н. – доктор географічних наук
д. е. н. – доктор економічних наук
деп. – депутат
дир. – директор
доц. – доцент
д. т. н. – доктор технічних наук
д. ф.-м. н. – доктор фізико-математичних наук
д. х. н. – доктор хімічних наук
д. ч. – дійсний член
д. ю. н. – доктор юридичних наук
зав. – завідувач
засл. – заслужений
заст. – заступник
з. д. н. – заслужений діяч науки
інж. – інженер; інженерний
інж.-мех. – інженер-механік; інженерно-механічний
канд. – кандидат
к. е. н. – кандидат економічних наук
кер. – керівник
к. т. н. – кандидат технічних наук
к. ф.-м. н. – кандидат фізико-математичних наук
к. х. н. – кандидат хімічних наук
к. ю. н. – кандидат юридичних наук
мін. – міністр
м. н. с. – молодший науковий співробітник
нач., н-к – начальник
пом. – помічник
проф. – професор
ред. – редактор
чл.-кор. – член-кореспондент
Графічні скорочення років, століть
м. р. – минулого року
р. – рік
рр. – роки, напр.: у 2000-х рр.; у 70 – 90 рр.
ц. р. – цього року
сс. – століття, напр.: ХХ – ХХІ сс.
ст. – століття, напр.: ХІХ ст.
Найпоширеніші графічні скорочення у ділових та наукових документах
авт. – автор, авторський
авт. а. – авторський аркуш
а. с. – авторське свідоцтво
вид-во – видавництво
вип. – випуск
г-во; госп-во – господарство
грн. – гривня
дис. – дисертація
інв. – інвентарний
інд. – індекс
інст., ін-т – інститут
кв. – квартира; квартал
м-во; мін-во – міністерство
н.-д. – науково-дослідний
н.-т. – науково-технічний
од. – одиниця
од. вим. – одиниця вимірювання
ориг. – оригінал
п. – пан, пані; параграф; пункт
пп. – пани; параграфи; пункти
персон. – персоналія
підп. – підписано (-ий)
П. І. П/б – прізвище, ім’я та по батькові
п/к – під керівництвом
пр.; прим. – примітка
през. – президія
прим. – примірник
реф. – реферат
рукоп. – рукопис
ст.; ступ. – ступінь
стат. – статистика
ст. ст. – статті
сх. – схема
т. – том; точка
т., тел., тлф. – телефон
т.; тир., накл. – тираж, наклад
т/ф; тел./факс – телефон-факс
т. ч. – таким чином; тим часом
ум.-вид. арк. – умовно-видавничий аркуш
ун-т – університет
у т.ч. – у тому числі
фак.; фак-т; ф-т – факультет
філ. (відд.) – філіал (філія) (відділок)