Зберігання структури таблиці

• виконати команду меню «Файл», «Сохранить» або натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів;

• у діалоговому вікні, що відкриється, ввести ім'я таблиці до 64 символів (з мовчазної згоди пропонується ім'я «Таблица 1»);

• натиснути кнопку «ОК».

За такою ж методикою створюються та зберігаються інші таблиці бази даних: Таблиця Предмети (табл. 6.2) та Таблиця Успішність (табл. 6.3).

Таблиця 2.

Предмети

КодПред	Счетчик	з мовчазної згоди
НазваПред	Текстовый	размер - 15; обязательное поле;
Вчитель	Текстовый	размер - 20; обязательное поле;

Таблиця 3.

Успішність

КодОцінки	Счетчик	з мовчазної згоди
КодУчня	Числовой	обязательное поле;
КодПред	Числовой	обязательное поле;
Оцінка	Числовой	обязательное поле;

Для захисту від помилки при введенні оцінки, значення якої більше 12, потрібно зробити наступне:

· у режимі Конструктор у таблиці Успішність у стовпчику «Тип даных» виділити комірку в рядку Оцінка;

· внизу вікна, де «Свойства поля», встановити вкладку «Общие»;

· у рядку «Условие на значение» ввести <13.

Тепер при спробі ввести значення оцінки >12 на екрані з'являється повідомлення про порушення умов на значення оцінки і пропозиція виправити помилку.(рис. 6)

Рис.6. Вікна створених таблиць

Після створення структури таблиць база даних Група набуде наведеного вигляду (рис.7): у вікні з'являться значки поки що порожніх таблиць Предмети, Успішність, Учні.

Рис. 7. База даних Група

Після створення структури потрібно ввести по кілька записів в кожну таблицю. На прикладі цих записів перевіряється, наскільки правильно створена база даних і чи відповідає вона поставленим вимогам. Потім можна продовжити введення даних, що залишилися.

Введення даних у режимі «Таблица»

Використання режиму «Таблица» є найпростішим способом введення даних, який виконується так:

• послідовно вводити дані в поля таблиці, кожного разу натискаючи клавіші Tab або Enter;

• у перше поле, яке має тип Счетчик, інформація вводиться автоматично, кожного разу збільшуючись на 1;

• поля, що мають властивість «Необязательное поле», можна залишати порожніми;

• після натискання клавіші Tabабо Enter в останньому полі запису курсор переходить на початок наступного запису, поля якого заповнюються за вищенаведеною процедурою.

Після введення даних таблиця Учні може мати вигляд наведений на рис.8.

Рис.8. Таблиця Учні

Збереження кожного запису відбувається автоматично після переходу на наступний. Введення даних в інші таблиці проводиться аналогічно. Зліва від першого поля таблиці знаходиться область вибору запису, в якій з'являються піктограми, що вказують його стан: 4 − даний запис поточний (вибраний);

«олівець» − у запис вводиться інформація;

* − з'являється в останньому порожньому запису.

При введенні даних у таблицю Успішність виникають певні труднощі; в ній замість прізвищ учнів і назв предметів треба встановлювати їх числові коди згідно з таблицями Учні і Предмети. Виглядатиме це так, як на наведеному рис.9.

Рис.9. Таблиця Успішність

Редагування таблиці

Треба розрізняти два види редагування: змісту таблиці і структури таблиці. При редагуванні змісту таблицікористуються звичайними прийомами редагування, відомими під час роботи в програмах «Блокнот» і Word (вставка і видалення символів, використання буфера обміну тощо). Для видалення запису (рядка) потрібно його виділити (натиснути на лівому полі, коли курсор набуде вигляду великої чорної стрілочки), після чого виконати команду «Правка», «Удалить запись» або натиснути клавішу Delete.

Змінювати структуру таблиці (назви і властивості полів) можна тільки в режимі Конструктор. Для редагування структури таблиціпотрібно виконати такі дії:

• відкрити потрібну таблицю, двічі натиснути на її значок;

• перейти в режим Конструктора, натиснути на значок, що на панелі інструментів.

У режимі Конструктор вносяться потрібні виправлення для зміни:

• назви поля − його виділити і відредагувати як звичайний текст;

• типу даних − відкрити список «Тип данных» праворуч від назви поля і вибрати в ньому потрібне.

• властивостей − праворуч від назви поля відкрити «Тип данных», встановити в ньому відповідний полю тип даних і для нього внизу встановити потрібні властивості.

Заняття № 30

Предмет„Основи інформатики”

Тема:Створення форм та звітів

Цілі:

1) Навчальна: навчити студентів створювати форми та звіти на основі таблиць в MS Access.

2) Виховна: виховувати старанність, уважність.

Зміст

1. Створення зв'язків між таблицями

2. Створення, редагування, оформлення форми

3. Створення, редагування, оформлення звіту

4. Друкування звіту, оброблення звіту за допомогою Word або Excel.

Створення зв'язків між таблицями

Зв'язування таблиць проводиться таким чином:

• відкрити потрібну базу даних;

• виконати команду меню «Сервис», «Схема данных» або натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів;

• у вікні «Добавление таблицы», яке з'явиться, послідовно виділяти назву таблиці і натискати кнопку «Добавить»; відповідна таблиця буде з'являтися у вікні «Схема данных» (якщо вікно «Добавление таблицы» не з'являється, натиснути кнопку «Отобразить таблицу» на панелі інструментів; інший спосіб − перетягти потрібну таблицю із БД у вікно схеми даних.

• натиснути кнопку «Закрыть», на екрані залишиться вікно «Схема данных» (рис.1);

Рис.1. Вікно „Схема даних”

• для встановлення зв'язку потрібно виділити ключове поле КодУчня головної таблиці Учні, перетягти його на таблицю Успішність, встановити на поле з такою ж назвою і відпустити, після чого з'явиться діалогове вікно «Изменение связей»;

• у вікні «Изменение связей» встановити прапорець «Обеспечение целостности данных», а потім прапорці «Каскадное обновление связанных полей» і «Каскадное удаление связанных записей»;

У режимі «Каскадное обновление связанных полей» при зміні значення поля зв'язку в головній таблиці автоматично зміниться значення у відповідному полі в підлеглій.

У режимі «Каскадное удаление связанных записей» при видаленні запису із головної таблиці видаляються зв'язані записи в підлеглих таблицях.

При натисканні на кнопку «Создать», у схемі даних з'являться лінії, які показують тип зв'язку (тут «один – до − багатьох»).

Сторона «1» у відношеннях «один – до − багатьох» називається головною таблицею. Сторона, позначена знаком « », у тому ж відношенні називається зв'язаною таблицею.

В наведеному прикладі таблиці Учніі Предметиє головними по відношенню до таблиці Успішність.Зцього прикладу видно, що ключове поле головної таблиці зв'язується із співпадаючим полем зв'язаної таблиці, зв'язок між таблицями показано на рис. 6.11.

Для збереження схеми даних потрібно виконати команду «Сохранить» і відповісти «Да» при появі відповідного вікна.

Рис.2. Зв'язок між таблицями

Виконання підстановок

Виставляти оцінки в таблиці Успішністьнезручно: замість прізвищ учнів і назв предметів вказуються їх коди. На щастя, Ассеss вміє, залишивши для себе коди, виводити інформацію в таблицю в текстовому вигляді.

Робиться це так:

• відкрити базу даних;

• виділити таблицю Успішність, виконати команду Конструктор;

• вибрати у вікні Конструктора поле КодПред;

• перейти у поле «Тип данных» і відкрити список;

• у списку виконати команду «Мастерподстановок»;

• у вікні «Создание подстановки» натиснути на кнопку «Далее»;

• далі вибрати Предмети і натиснути на кнопку «Далее»;

• у наступному вікні вибрати назву КодПреді натиснути на кнопку >, те ж саме виконати для НазваПред.Ці назви повинні з'явитися в полі «Выбранные поля».

• натиснути на кнопку «Далее»;

• у наступному полі двічі натиснути в полі назви предмета і натиснути на кнопку «Далее»;

• у вікні з фінішним прапорцем натиснути кнопку «Готово»;

• з'явиться вікно «Создание подстановки», де натиснути «Да».

Тепер у режимі таблиці буде видно назви предметів. Таку ж процедуру слід зробити з кодом КодУчня.

Після виконання вказаних дій таблиця Успішністьнабуде вигляду, що наведений на рис.3, де числові коди учнів і предметів замінені відповідними текстами з інших таблиць.

Рис. 3. Таблиця Успішність

Створення форми

Форма - це інструмент, який дозволяє зручніше відобразити дані для заповнення і редагування вмісту таблиць, що дає змогу доручити цю роботу персоналу невисокої кваліфікації. Форми дозволяють розмежувати доступ до бази даних окремих користувачів. Наприклад, один вводить дані в таблиці, інший готує запити тощо.

Для створення форми можна скористатися одним із засобів після завантаження бази даних і переходу на вкладку «Формы»:

· «Создание формы в режиме конструктора»

· «Создание формы с помощью мастера»

Створення форми в режимі майстра дає хороший результат, і саме цей режим буде далі розглянуто. Майстер задає детальні питання про записи, поля, макет, формат і створює форму на основі одержаних відповідей. Доопрацювання і редагування форми краще виконувати у режимі Конструктор.

Для створення форми в режимі майстра потрібно виконати такі дії:

• відкрити базу даних, перейти на вкладку «Формы»;

• виконати команду «Создание формы с помощью мастера», відкриється вікно «Создание форм»;

• у полі «Таблицы и запросы» вибрати потрібну таблицю або запит (у нас вибрано Таблица: Учні), у полі «Доступные поля» будуть показані поля вибраної таблиці;

• за допомогою кнопки «>» вибрати потрібні поля, щоб вони по черзі з'явилися у полі «Выбранные поля», або кнопкою «>>» для вибору всіх полів разом (рис.4);

Рис. 4. Створення форми

• натиснути кнопку «Далее», з'явиться наступне вікно, у якому вибрати «в один столбец» (пропонується ще «ленточный», «табличный», «выровненный»);

• натиснути кнопку «Далее», з'явиться наступне вікно, у якому вибрати вид оформлення, наприклад, «Стандартний»;

• натиснути кнопку «Далее», з'явиться наступне вікно з фінішним прапорцем, у якому натиснути кнопку «Готово».

У результаті виконаних дій з'явиться форма для заповнення таблиці Учні яка набуде вигляду, що наведений на рис. 5.

Рис. 5. Форма Учні

• для збільшення ширини і висоти форми перетягнути за допомогою миші правий нижній край вікна (щоб розгорнути вікно на весь екран, натиснути кнопку «Развернуть»);

• зберегти створену форму, натиснувши кнопку «Сохранить» на панелі інструментів.