Документування діяльності кадрових служб

Перелік змістових модулів:

| 2.1. Особливості складання документації з кадрових питань

2.2. Вимоги до кадрової документації та її види

2.3. Створення організаційної документації

2.4. Складання колективних договорів

2.1,

Особливості складання документації з кадрових питань

Коло питань: визначення поняття «кадрового діловодства», принципи роботи з кадровою документацією, схеми опрацю­вання та обігу кадрової документації, перелік функцШуробо-^^ШокументащШівдання обліку кадрщ..

Визначення поняття «кадрового діловодства»

Терміносполучення «кадрове діловодство» грунтується на по­няттях «кадри» і «діловодство», які є загальновживаними. Так, діловодство, відповідно до чинного національного стандарту, визначається як сукупність процесів, що охоплюють питання

документування управлінської діяльності та організації роботи зі службовими документами [180].

Термін «кадри» в перекладі з французької означає професіона­ли, які займаються певною діяльністю у тій чи іншій організації чи на підприємстві. Під кадрами, як уже зазначалося в поперед­ньому розділі, розуміють штатних кваліфікованих працівників, котрі пройшли попередню практичну підготовку і мають спеці­альні знання, трудові навички та досвід роботи в обраній сфері діяльності.

Кадри — це головний об'єкт управління на рівні підприємс­тва, від якості добору якого залежить його успіх; це постійний штат працівників організації.

Таким чином кадрове діловодство можна подати як документа-ційне забезпечення роботи з кадрами, тобто створення комплексу документів щодо побудови своєчасної і бездоганної роботи з пра­цівниками того чи іншого підприємства.

Сучасний рівень управління характеризується тим, що прий^: няття рішень як головне завдання менеджменту реалізується за умов повної або часткової невизначеності, активної, досить часто агресивної протидії конкуруючих сторін. За цих умов на кадрові служби необхідно покладати завдання ефективної інформаційної підтримки виконання всіх управлінських рішень на підставі дос­коналої організації їх документаційного забезпечення.

В установі повинен бути створений єдиний порядок роботи з кадровою документацією, яка за своїм складом є соціально зна­чимою й вимагає уваги при оформленні, обліку, використанні та зберіганні впродовж певного строку.

Найхарактернішою рисою кадрової документації також є те, що вона завжди відображає управлшську діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково зазначені до­кументи лежать в основі фондів особистого походження.

Принципи роботи з кадровою документацією

Документація з особового складу утворюється як результат ро­боти з кадрами підприємства й характеризує правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою. Вона є од­нією з основних частин спеціального діловодства.

У документації з особового складу відображається робота з кадрами: діяльність підприємства з питань обліку, прийняття, пе­реведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів тощо.

Службові документи з особового складу є підставою для:

а) надання громадянам документів, що засвідчують їхню осо­
бу, посаду та фах;

б) одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової до­
помоги.

в) зарахування до резерву, проходження атестації, нагородження.

Документація з особового складу використовується також з до­відковою метою. Особливо зростає значущість цієї документації, коли працівник досягає пенсійного віку, отримав травму чи профе­сійне захворювання.

Система роботи з кадровою документацією в установі у тому чи іншому випадку повинна фунтуватись на принципах: ділової необхідності; одноразової реєстрації документів; децентралізації відповідальності за виконання та принципі паралельності оброб­ки документів.

Принцип ділової необхідності фунтується на тому, що процес роботи з документом, починаючи з його створення, погодження, затвердження, переміщення, відправки і закінчуючи переданням його копії в архш, досить складний, вимагає розумової праці й креативності, застосування технічних засобів, посгійного вдос­коналення технологічних процесів, подальшої шформатизацЙ ді­ловодства тощо.

Принцип одноразової реєстрації документів і децентралізації від­повідальності фунтується на чіткому розмежуванні відповідаль­ності керівників і спеціалістш різного рівня управління за вирі­шення певного кола питань. Це дає змогу передавати документ безпосередньо виконавцеві і уникати дублювання операцій одна­кового цільового призначення з одним і тим самим документои.

Проходження документів має передбачати мінімум реєстрацій­них операцій і пунктів, де вони затримуються, а також скорочення періоду розгляду та оперативного виріїпення справ шляхом визна­чення обов'язків службових осіб і рівня їхньої відповідальності.

Принцип паралельності обробки документів полягає в тому, що потрібно готувати кілька копій документа, які дають змогу одно­часно розпочати роботу над ним кільком відділам або виконавцям.

За послідовної системи обробки може опрацьовуватися тільки один примірник документа і виконавці працюють з ним по черзі, що може призвести до затягування строків його виконання внас­лідок зафимання на певних стадіях обробки.

Щоб упоратись зі швидко зростаючим обсягом шравлінських операцій, потрібно підвищувати насамперед технічну оснаще­ність кадрової служби, через її комп'ютеризацію та впроваджен­ня передових засобів оргтехніки.

Схеми опрацювання та обігу кадрової документації

Документообп має передбачати забезпечення кожного під­розділу достовірною документною інформацією в заданий строк, а також її необхідну обробку, а досконала організація опрацюван­ня документації — забезпечувати створення обфунтованих схем документао-шформащйних зв'язків і усувати стихійне форму­вання структури інформаційних потоків в установі. оЙйа практиці документообіг кадрової документації формується в результаті організаційного поєднання трьох самостійних доку-ментних потокш, якими рухаються:

♦ внутрішні документи;

♦ документи, що надходять в організації©;

♦ документи, що виходять ззовні.

Загальна організація роботи з кадровою документацією служ­би незалежно від носіїв інформації може мати такий вигляд:

А. Організація роботи з внутрішніми документами:

♦ Отримання вказшки (розпорядженню!) на розробку доку­мента та її уточнення.

♦ Розроблення проекту документа.

♦ Погодження змісту документа із зацікавленими особами.

♦ Внутріїпнє коригування документа за результатами погод­ження та його оформлення.

♦ Перевірка правильності виконання документа та його за­свідчення.

♦ Реєстрування та тиражування документа.

♦ Доведення документа до відома осіб, яким він призначений.

♦ Контроль за виконанням документа та його опрацювання.

♦ Оформлення виконаного документа та зняття його з кон­тролю.

♦ Долучення виконаного документа до справи (документної системи), наступна робота над ним в іншому підрозділі або службі організації.

♦ Поточне та архівне зберігання документа.

В. Організація роботи з вхідними документами:

♦ Супровід і доставка документа з поштового вузла (отриман­ня документа через інші канали зв'язку) в складі кореспон­денції, що надійшла в організацію.

♦ Попередній розгляд документа.

♦ Реєстрування документа.

♦ Підготовка документа на доповідь керівнику організації.

♦ Розгляд документа керівником організації, оформлення ре­золюції.

♦ Занесення резолюції до «журналу реєстрації вхідної доку­ментації, постановка документа на контроль.

♦ Відправлення документа на виконання (доведення до відо­ма відповідних посадових осіб).

♦ Контроль за виконанням документа та його опрацювання.

♦ Прийняття опрацьованого документа та зняття його з кон­тролю.

♦ Долучення виконаного документа до справи (документної системи), наступна робота над ним (включаючи підготовку, за необхідності, відповіді)

♦ Поточне та архівне зберігання документа.

В. Організація роботи з вихідними документами: ♦> Отримання вказівки (розпорядженння) на розробку доку­мента та її уточнення.

♦ Розроблення проекту документа.

♦ Погодження змісту документа із защкавленими особами.

♦ Внутрішнє коригування документа за результатами погод­ження та його оформлення.

♦ Перевірка правильності виконання документа та його за­свідчення.

♦ Реєстрування та тиражування документа.

♦ Упакування і відправлення оформленого документа.

= # Долучення відправленого документа до справи (докумен­тної системи).

•♦♦ Поточне та архівне збернання копії відправленого документа.

У роботі з кадровою документацією у працівники? кадрової служби підприємства можуть виникати певні недоліки. З метою подолання перепон на шляху постановки досконалої роботи з до­кументами в кадрових службах необхідно, насамперед, визначи­ти конкретну особу, до обов'язюв якої включити керівництво розглядом і підготовкою всіх документів з наданням їй усіх необ­хідних повноважень.

Необхідно також доукомплектувати кадрову службу фахівця­ми (за необхідності), переглянути технологію виконання окре­мих робіт, вдосконалити системи обліку, посилити контроль за виконанням документів.

Перелік функцій у роботі з документами

Перелік функцій працівників кадрової служби у роботі з доку­ментами містить:

♦ проведення обліїсу кадрш;

♦ документування питань приймання на роботу, переведення та звільнення праціїшиюв;

♦ складання розпорядчих документів з особового складу;

♦ ведення особових справ та передавання їх в архів;

♦ документування питань підвищення кваліфіїсації кадрів, їх­ньої перепідготовки;

♦ документування питань формування кадрового резерву та роботи з ним;

♦ складання і контроль виконання графіків відпусток;

♦ складання звітності з руху особового складу;

♦ оформлення та ведення трудових книжок;

♦ підготовку документів для призначення працівникам усіх видів допомог та пенсіїі;

♦ підготовку документів для нагородження та присвоєння по­чесних звань;

♦ документування проведення атестації персоналу.

♦ облік та реєстрацію надходження кадрової документації;

♦ організацію обігу документів із особових питань;

♦ контроль за рухом документів щодо роботи з персоналом та виконанням доручень і наказів керівництва з кадрових питань.

Для здійснення цих функцій кадровій службі необхідно роз­робляти та впроваджувати відповідні нормативні документи, стандартизувати та уніфікувати кадрову документацію, раціо­нально організовувати робочі місця, забезпечувати їх персональ­ними ЕОМ, впроваджувати новітні технології опрацювання ін­формації тощо.

Завдання обліку кадрів

Для правильного і своєчасного прийняття рішення з будь-якого питання керівник підприємства має володіти документаль­ною інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є передумовою успішної ана­літичної і оперативної роботи з кадрами.

Облік кадрів — це процес діловодного обслуговування діючого підприємства (установи) в сфері отримання, обробки, контролю та систематизації даних щодо його працівників.

Ведеться облік кадрів на всіх підприємствах усіх форм влас­ності, які мають право самостійно приймати та звільняти праців­ників. Підлягають обліку працівники всіх категорій незалежно від характеру займаної посади.

Організація обліку кадрів на підприємстві покладається без­посередньо на працівників кадрової служби залежно від чисель­ності його особового складу.

Облік кадрів має забезпечувати ймовірні відомості про:

♦ кількість працівників взагалі та за структурними підрозділа­ми, в т.ч. за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;

♦ сумісників, пенсіонерів, ветеранів війни, інвалідів тощо;

♦ зміну кількості і складу працівників в установі загалом та її підрозділах, а також про причини цих змін, плинність кадрів;

♦ стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки та пере­підготовки кадрів за фахом та категоріями;

♦ кількісний та якісний склад кадрів, просування молодих працівників, нагородження;

♦ стан підготовки та стажування осіб, зарахованих до резерву тощо.

Обліку підлягають робочий час (табельний облік), відпустки, трудові книжки, особові справи, дисциплінарні заходи та заохо­чення.

Щоб одержати згадані та шші дані про особовий склад, кадрова служба веде відповідну облікову документацію й звітує статистич­ним органам та державній службі зайнятості.

На кадрові служби також покладається облік військовозобо­в'язаних і призовників та бронювання військовозобов'язаних за підприємствами на період мобілізації й воєнного часу.

Відповідно до «Положення про військовий облік військовозо-бов'заних і призовникш» [149] та Інструкції з військового обліку вшськовозобов'язаних і призовники? на підприємствах, в устано­вах, організаціях і навчальних закладах [134], виконання вище­зазначених обов'язків покладається на:

♦ військово-обліковий персонал, який формується за такими
нормами:

♦ один працівник — за наявності на обліку від 500 до 2000 вій­ськовозобов'язаних і призовники?;

♦ два пращвники — від 2000 до 4000 військовозобов'язаних і призовники?;

♦ три пращвники — від 4000 до 7000 військовозобов'язаних і призовників, на кожних наступних 3000 осіб — по одному працівнику;

♦ одного працівника — за наявності на обліїсу менше 500 вій­
ськовозобов'язаних і призовників з установленням доплати
в розмірі до 50 процентів посадового окладу.

Покладання зазначених обов'язків на відповідного працівни­ка оформлюється наказом кершника підприємства (додаток 3.9).

Кершники підприємств зобов'язані иіформувати військкома­ти про призначення, перемпцення і звільнення працівників, які виконують обов'язки щодо ведення обліку вШськовозобов'яза-них і призовники? та бронювання військовозобов'язаних за під­приємствами на період мобілізації й воєнного часу.