Основні вимоги до організації діловодства кадрових служб

Кадрове діловодство – це діяльність, яка передбачає створення та організацію роботи з документами особового складу з питань оформлення прийняття, переведення, звільнення, обліку, атестації, навчання, підвищення кваліфікації, стажування, пенсійного забезпечення працівників.

Правильна організація кадрового діловодства має велике значення, адже саме у відділі кадрів громадяни укладають трудові договори, ознайомлюються з правилами внутрішнього трудового розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання.

Кадрове діловодство ведеться за такими напрямами:

1. Облік особового складу підприємства та його підрозділів.

2. Оформлення та ведення особових справ працівників.

3. Підготовка та передача на розгляд вищого керівництва документів з особового складу, а саме: наказів про прийом, переведення, звільнення працівників, об’яв заохочення або догани тощо.

4. Підготовка наказів та інших необхідних документів для проведення атестації персоналу.

5. Підготовка звітів та інших статистичних довідок щодо змін чисельності та структури персоналу.

6. Підготовка звітів щодо стану підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації працівників.

7. Ведення документації про зарахування працівників до резерву на заміщення вакантних посад.

8. Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу підприємства, контроль за їх використанням.

9. Підготовка та передача в органи соціального забезпечення пенсійних справ працівників.

10. Підготовка документів з кадрів для передачі їх в архів на зберігання.

11. Механізація та автоматизація документування інформації з особового складу.

Перелік основних видів документів з кадрового діловодства, які оформлюють і ведуть працівники відділу кадрів, наведено на рис. 5.3.

Обладнання робочих місць співробітників відділу кадрів, які ведуть кадрове діловодство, має здійснюватися з урахуванням специфіки роботи з документами та відповідати таким вимогам:

1. Меблі, полиці, шафи для документів установлювати так, щоб ними було зручно користуватись.

2. Засоби малої оргтехніки варто розташовувати у визначених та зручних для користування місцях.

3. Документи мають зберігатися в окремих папках. Для швидкого та безпомилкового знаходження документів необхідно використовувати пронумеровані або різнокольорові папки.

4. Конфіденційні та секретні документи слід зберігати у відповідних шафах або сейфах.

Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їхню особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій та інших соціальних виплат.

Кадрова документація завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною.

Рис. 5.3. Напрями роботи з кадрового діловодства

Комплекс документів за функціями управління кадрами містить такі основні групи:

· особисті документи працівників;

· організаційно-розпорядча документація;

· первинна облікова кадрова документація.

До групи особистих документів належать такі: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які засвідчують юридичне підтвердження особи працівника. Особистими є також документи, які видаються працівникам (наприклад, перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату, рекомендаційні та атестаційні листи).

Організаційно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установами. До організаційних належать статути, положення, інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку; до розпорядчих – накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження; до довідково-інформаційних – доповідні та пояснювальні записки, листи, списки, акти, протоколи, довідки, звіти.

Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників. Її поділяють на дві взаємозв’язані групи: вихідні (початкові) облікові документи (особовий листок, особова картка) та похідні облікові документи, які мають другорядний (довідково-контрольний) характер (спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів, списки, журнали реєстрації, книги обліку).

Типова технологічна схема оформлення кадрової документації передбачає такі стадії:

1) документування трудових правовідносин працівників з роботодавцем;

2) ведення особових справ та трудових книжок працівників;

3) ведення довідково-облікової та звітної роботи з кадрів.