Знание техники личной работ

Содержание критерия — знание правил и приемов организа­ции личной работы и умение ими пользоваться.

Критерием второго уровня этого блока являются пятнадцать первичных качеств.

Умение организовать рабочее место. Организация рабочего ме­ста, а следовательно, и личного труда — это не столько личное дело руководителя, сколько исходное звено организации работы всего аппарата управления. Руководитель, овладевший навыками самоорганизации труда, рабочего места, как правило, рациональ­но использует свое время, рассматривая его как часть рабочего времени всего аппарата управления.

Умение пользоваться организационной и вычислительной техни­кой. Данное качество предполагает наличие знаний о современной вычислительной и организационной технике в системе управ­ления, умение ею пользоваться.

Умение работать с информацией. В современном деловом мире считается, что нужная и своевременная информация — это ключ к успеху. Поэтому руководитель должен иметь хорошую осве­домленность по решаемому кругу вопросов.

Сама по себе информация не является отрицательным фак­тором, без ее притока мозг деградирует. В то же время нервное напряжение возникает в связи с тем, что в наш мозг нередко поступает за единицу времени больше информации, чем он мо­жет переработать. Необходимость быстро мобилизовать все лич­ностные возможности, все ресурсы организма и создает ситуацию нервного перенапряжения. Особенно велика вероятность появле­ния такой ситуации при ответственной работе руководителя, осоз­нающего в полной мере возможные последствия своих решений.

Умение составлять документы. Подразумевает овладение про­цессом ведения делопроизводства.

Умение говорить по телефону. Часто руководителю поговорить с кем-либо лично удается не всегда. Поэтому первейшим сред­ством связи является телефон. Никогда не следует упускать из виду то обстоятельство, что телефонный разговор — это своего рода визитная карточка. Следовательно, когда менеджер должен что-либо обсудить по телефону, перед звонком следует создать выгодную для разговора атмосферу: подчеркнуть общие точки соприкосновения интересов, упомянуть общих партнеров или дру­зей, не забыть подтвердить собеседнику свои обязательства, в за­ключение поблагодарить его за разговор.

Умение слушать. Как правильно слушать своего собеседника? Наверное, мало кто задавался таким вопросом. Для начала про­верьте себя, дав ответы на следующие вопросы:

• Внимательно ли Вы слушаете говорящего?

• Не пытаетесь ли часто перебивать его?

• Всегда ли у Вас хватает терпения внимательно выслушать собеседника?

• Не теряете ли самообладание во время неприятной для Вас информации?

• Готовитесь ли Вы заранее к важным переговорам?

Ответы на эти вопросы помогут руководителю сделать пра­вильные выводы, после чего эффективность переговоров, бесед, несомненно, возрастет.

Умение планировать свои дела. Планирование означает, преж­де всего, умение думать с опережением и предполагает систем­ность в работе. Приступая к планированию, составьте для себя обзор возможных условий и факторов, которые могут оказать на Ваш план то или иное влияние. Выявленные условия и воздей­ствующие факторы следует скомбинировать и адаптировать таким образом, чтобы они в максимальной степени отвечали потребно­стям поставленной цели.

Планирование ничего не стоит, если отсутствует контроль за его выполнением. Оно теряет смысл, если план не выполняется или работа ведется, «спустя рукава».

Знание методов рационализации личного труда. Данное качест­во подразумевает наличие навыков по скорочтению, умению внимательно слушать собеседника, выработке приемов трениров­ки памяти, а также наличие удобных форм деловых записей и др.

Умение пользоваться записной книжкой. Пользуетесь ли Вы за­писной книжкой в своей повседневной практике? Существует несколько видов записных книжек. Например, карманная запис­ная книжка. В нее заносят имя, отчество, фамилию владельца, паспортные данные, группу крови. Желательно, чтобы книжка имела алфавитный указатель. Это облегчает запись и поиск нуж­ных адресов и телефонов деловых партнеров, друзей, а также раз­личных справочных данных.

Другой вид записной книжки — ежедневник. Он может быть как переносной — в него записывают распланированные на неде­лю важные дела, встречи, звонки, так и настольный — более объем­ный и детальный.

Наличие записной книжки позволяет оперативно вести дела, быть в курсе всех событий и не забывать о запланированных встречах.

Умение менять род занятии. Загруженность современного руководителя может стать причиной серьезных нарушений состоя­ния его здоровья. Основная причина этого — монотонность заня­тий, постоянное нервное напряжение, неумение «переключать­ся» с одного вида деятельность на другой. Это расслабляет нервную и иммунную систему, не позволяет набраться сил.

Знание технологии коммуникаций. Подразумевает: искусство убеждения собеседника, рациональную подготовку к публичному выступлению, знание правил проведения деловых переговоров, взаимодействие руководителя с секретарем и т.д.

Умение найти и получить работу. Предполагает наличие качеств и навыков, позволяющих определить свое профессиональное пред­назначение, а также умение «обойти» конкурентов на рынке тру­да и получить интересующую работу, с которой можно успешно справляться.

Умение адаптироваться в коллективе. Данное качество предъяв­ляет требования к знанию и соблюдению сформировавшихся тра­диций в коллективе, проявлению своих профессиональных и по­ложительных личностных качеств.

Умение взаимодействовать с секретарем. Для успешного взаи­модействия руководителя и секретаря важно научиться правильно координировать совместную работу, учитывать регламент трудовых процессов. Необходимо учитывать специфические условия и фак­торы работы, специфические черты характера и руководителя, и секретаря.

Умение делегировать полномочия. Обладание данным качеством помогает руководителю в распределении среди работников органи­зации задач, выполнение которых необходимо для достижения це­лей организации. Делегирование — это метод расширения управ­ленческих возможностей руководителя путем передачи части прав и обязанностей подчиненным.