Техника учета бытового времени

Карточка затрат рабочего времени не дает полной картины деятельности человека. Ведь работать приходится порой и в нерабочие часы – дома, на заседаниях, по вечерам. Кроме того, очень важно учесть все затраты времени, изыскать способы увеличить свободное время.

Сначала такие записи ведутся для очень укрупненных отрезков времени личной жизни. Впоследствии, когда привыкаешь, постепенно детализируешь, дифференцируешь операции, подлежащие регистрации. Такая детализация сильно зависит от индивидуальных особенностей человека и его работы. Для одного чтение – отдых, а для другого – работа. Проблема дифференциации – это уже вопросы организации личного труда. Для техники учета достаточно знать, что имеется какая-либо детализация работы. К примеру, приведем такой перечень, составленный одним из специалистов по научной организации труда.

1.Труд обязательный

1. В здании: семинары, лекции, консультации, совещания, комиссии, партработа.

2. Вне здания: партработа, общественные дела, совещания, комиссии и т. д.

II. Труд свободный

1. Вне дома: в редакции, курсы, спорт, экскурсии, выставки, научное кино, библиотеки, магазины, ателье и т. д.

2. Дома: чтение, письмо, физическая работа.

III. Отдых: сон, еда, развлечения (книги, театры и т. д), бездеятельный отдых, туалет.

IV. Непроизводительные затраты времени: неизбежные (поездки на транспорте), устранимые (очереди), неучтенное время.

С этой номенклатурой сразу хочется спорить. Но и то, что предложит любой из нас, тоже вызовет возражения, так как каждый оценивает подобный перечень, исходя из своих специфических условий работы и быта.

С точки зрения техники учета важно, чтобы такой перечень был постоянным, без чего учет просто невозможен. Названия статей надо запоминать и записывать всегда в одной и той же формулировке, лучше сокращенной.

Записывать можно в блокнот или в карточку Гастева, охватывающую все 24 часа. Заполнять ее надо непрерывно. Разные по характеру затраты времени (на работу, отдых, непроизводительные потери) целесообразно вписывать разными карандашами. Применение символических обозначений делает карточку очень компактной. В идеальном случае для учета суточной деятельности достаточно узкой полоски бумаги с 48 квадратиками, которые будут по-разному затушеваны.

Если скомпоновать 30 или 31 такую полоску на одной карте, то получится очень удобная месячная карта затрат времени. Даже беглого взгляда на нее достаточно, чтобы получить общее впечатление о распределении времени по отдельным операциям в течение месяца.

В первый месяц работы с такой карточкой нужно иметь под рукой список условных обозначений и пользоваться им при заполнении и чтении карточки. Этот список напоминает легенду, помещаемую под географическими картами или на первой странице атласа.

Как и номенклатуру, эти обозначения придумывает сам работник, исходя прежде всего из удобства запоминания и дешифровки.

ТЕХНИКА АНАЛИЗА

Учет – это лишь фундамент здания научной организации личной работы, база для анализа затрат времени.

Именно данные анализа лягут в основу оценки нынешнего положения дел с организацией личного времени и послужат для составления будущих планов. Содержание анализа – это область организации личной работы. Там определяются направления анализа для выработки правильного норматива затрат времени на какую-либо работу (например, сколько времени в среднем уходит на поездку до места работы) или для изучения расходования фонда рабочего времени на разные нужды (можно, например, проанализировать структуру и расходование вечерних часов). Анализ обязательно должен охватывать и время отдыха, и бытовое время в целом. Как правило, тот, кто не умеет правильно работать, не умеет правильно и отдыхать. Очень важно проанализировать потери времени и выяснить причины этих потерь.

Сохранились материалы анализа, который я провел после первого месяца работы секретарем по организационным вопросам в комитете комсомола Московского университета в октябре 1957 года.

Оказалось, что почти 60% времени я провел в кабинете. Из этого времени только половина была посвящена встречам и беседам с комсомольцами, а из этой половины 90% затрачено на встречи с секретарями и членами бюро факультетов. С курсовыми работниками, с групкомсоргами я почти не встречался.

Анализ показал, что мое основное занятие составили многочисленные телефонные разговоры, встречи с делегациями, экскурсиями, разбор жалоб и т. п. Все это вполне мог выполнить не освобожденный работник, а любой другой член комитета и даже просто дежурный по комитету комсомолец, при условии хорошо налаженной передачи дел от одного дежурного к другому по вечерам. Из 40% времени, проведенного вне комитета, почти половина опять-таки была затрачена не на посещения факультетов, а на всякого рода заседания – в ректорате, парткоме, высших партийных и комсомольских органах. Словом, своей основной задаче – работе с людьми я посвящал не более 30% времени.

Это типичный пример анализа. Он, как видим, зависел от моих представлений о своей работе. Возможные аспекты анализа безграничны, они определяются целями и задачами организации личного времени. Но нас интересует сейчас техника, в частности техника анализа.

Технические приемы и средства анализа черпаются из арсенала математической статистики и графических методов. Математико-статистические методы основаны на суммировании данных о затратах времени по различным статьям номенклатуры работ. Такие данные позволяют преодолеть случайности и увидеть так обожаемую хозяйственниками среднюю цифру затрат времени на ту или иную операцию. А если эта средняя недостаточна, можно учесть и среднее квадратическое отклонение, дисперсию и т. д. Элементарным подсчетом определяется удельный вес затрат в общем фонде, что сразу дает ясную картину, которую не удается увидеть, если приведены лишь часы и минуты. Одно дело: потери – один час, другое дело: потери – 15% всего времени.

Усложнение анализа требует применения более сложных математических методов. Но для элементарного анализа достаточно знания арифметики.

Результаты статистической обработки данных можно представить в виде таблиц. Например, дать номенклатуру операций, а сбоку указать затраты времени и их удельный вес в общем фонде времени. Можно данные анализа представить в виде различных столбиковых, долевых, объемных диаграмм. Сложность их зависит от сложности производимого анализа. Графики можно делать цветными.

Как видим, технические средства анализа довольно элементарны и доступны всем. Только не следует при анализе увлекаться и превращать его в самоцель, затрачивая на него больше времени и сил, чем это необходимо с точки зрения ожидаемого эффекта. Всегда следует помнить, что доброкачественность анализа определяется доброкачественностью учета и полученных им данных. Без анализа учет напоминает морскую воду, которая содержит золото в малодоступном виде. Данные анализа исключительно важны для преобразования личного времени.