Техника учета рабочего времени
Для учета укрупненных затрат времени вполне пригоден блокнот. Его страницы через копирку легко разграфить в виде простейших таблиц.
Первый шаг в учете времени – составление перечня наиболее значительных работ. Их регистрируют в блокноте по мере выполнения. Можно пользоваться сокращенными обозначениями работ, указанных в перечне. Например, писать «дкл» вместо «доклад руководителю». Форма таблиц может быть разной. Например, такой:
| No | Содержание работы | Продолжительность | Время начала и окончания | Завершена ли? | Примеч |
Так как некоторые работы делаются с перерывами, то графы «Сколько дней заняла» и «Время начала и окончания» не совпадают. Например: «Составление годового отчета по теме 57-0. Затрачено 5 дней. Начало 10.11, окончание 10.12». Важно указывать, завершена ли работа. Если завершена, то затраченное время уже может служить прецедентом, своего рода нормой на будущее.
Каждый новый месяц (а еще лучше неделю) надо начинать с новой страницы блокнота, чтобы легче отделять отрезки времени. Эти блокнотные страницы становятся своеобразным отчетом за месяц, квартал, полугодие, год. Когда их ведешь неделя за неделей, то получается картина собственной работы. Так как записи делаются изредка, по мере завершения больших работ, то ведение блокнота не требует обременительных специальных затрат времени. Форма таблиц и записей может быть и иной, в зависимости от условий работы.
Блокнотная форма применима и для ежедневного учета работы. Обычно берется однодневный период и для каждого дня выделяется одна страница блокнота. Своеобразная закономерность учета: более детальный учет дает более ценные сведения, но требуется больше времени и для ведения учета, и для обработки его материалов. Поэтому к ежедневному учету целесообразнее переходить после того, как вошел в привычку учет выполненных работ. И не просто вошел в привычку, а начал приносить осязаемую пользу, когда чувствуешь, что усложнение учета даст больше выгоды.
КАРТОЧКА ЗАТРАТ ВРЕМЕНИ
Следующий этап учета времени – переход от регистрации выполненных за день работ к сплошному учету рабочего времени.
В 20-х годах учетные карточки, отпечатанные в типографии, выпускались в продажу, их называли «хронокарты». На рис. показана карточка А. К. Гастева. Ее надо иметь всегда при себе и делать соответствующие пометки каждый час, а впоследствии и каждые полчаса. Карточка наглядна. Она дает
| No | работа | ... | ... | ... | ... | ... | … ... ... | примеч | |||||
| встр. А.И. | |||||||||||||
| совещ. | |||||||||||||
| отчет П.Н.В. | |||||||||||||
| ... | ... |
полную картину затрат времени в течение рабочего дня. Содержание работы нужно записывать кратко – в соответствии с принятыми в перечне работ обозначениями: нач. (разговор с начальником), совещ. (совещание), и т.д. Рядом с записями делаются отметки, необходимые для последующего анализа затрат времени: П – подготовительная работа, Р – работа по должности, О – растраты времени (ожидание приема и т.д.) и т. п. Такие карточки могут заполняться не только самим работником, но и лицами, изучающими его деятельность.
Как легко заметить, карточка Гастева берет за основу записей каждые полчаса рабочего времени.
Можно еще более детализировать учет и отмечать каждые четверть часа. Но чрезмерная детализация лишь внешне улучшает учет. Он становится громоздким и сложным, наглядность пропадает, требуется много времени, чтобы обработать его результаты.
Конечно, иногда необходим и детальный учет, но его обычно производит не сам работник, а специально подготовленное лицо. Научная организация труда знает много методов учета деталей работы. Во главе их стоит хронометраж, для проведения которого нужны специальные часы. Для изучения еще более мелких деталей работы применяется киносъемочный аппарат. Но для изучения личной работы самим работником достаточно регистрации в карточках с интервалом в полчаса.
Вообще при учете времени надо помнить об основной цели рационализации – получить наилучший эффект с наименьшими затратами. Метод нельзя превращать в самоцель: учет лишь средство для решения основной задачи – сэкономить время. Нельзя доходить до парадоксов и пытаться отмечать каждое свое движение: записи займут больше времени, чем сами движения, и некогда будет работать – учет поглотит все время, какое можно с его помощью сэкономить. Выбор метода учета всегда должен сопоставляться с целями учета, затраты времени на учет – с ожидаемым эффектом.