Порядок передачи документов на хранение в архив БашГУ
Документы БашГУ являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на хранение в республиканский архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.
Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовка к передаче на постоянное хранение в БашГУ осуществляется архивом БашГУ.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив БашГУ включает работу лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертизу ценности документов проводят на основе:
– действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
– типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
– нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и Управления по делам архивов Республики Башкортостан.
Экспертизу ценности документов в БашГУ проводят:
– в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
– в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Республики Башкортостан, включая управленческую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности БашГУ, создают Экспертную комиссию (далее – ЭК).
ЭК создают по приказу ректора из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК БашГУ в обязательном порядке включают руководителя архива.
Председателем ЭК БашГУ назначают проректора, курирующего вопросы делопроизводства и архива.
Экспертизу ценности документов осуществляют ежегодно работники структурных подразделений совместно с ЭК БашГУ под методическим руководством архива.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляют:
- отбор дел временного (до 10 лет ) и постоянного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
- отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
По результатам экспертизы ценности документов в БашГУ составляются:
– внутренняя опись документов дела (Приложение № 24);
– опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (Приложение № 25);
– акты о выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение № 26).
Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК БашГУ. Одобренные ЭК описи и акты утверждает ректор БашГУ после утверждения ЭПК Управления по делам архивов РБ. После этого архив имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
Дела включают в акт на уничтожение, если предусмотренный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2008 году могут быть включены в акт, который будет составлен не раннее 01 января 2012 года.
Подготовка и передача документов в архив БашГУ
В архив БашГУ передаются дела с исполненными документами постоянного, временного хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел в соответствии с номенклатурой и указанием сроков хранения.
Дела с исполненными документами постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения передаются в архив БашГУ после истечения пятилетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив БашГУ, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Передача дел в архив БашГУ осуществляется по утвержденному графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником общего отдела.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив БашГУ сотрудником архива предварительно проверяется правильностьих формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел БашГУ. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
Прием каждого дела производится работником архива БашГУ в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива БашГУ и работника структурного подразделения, сдавшего дела.
Вместе с делами в архив БашГУ передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения БашГУ лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив БашГУ независимо от сроков хранения.
Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.