Особенности работы с электронными документами
Настоящие требования устанавливают порядок создания, получения, обработки, хранения и использования документов в условиях применения системы электронного документооборота (далее - СЭД) в процессе делопроизводства и документооборота БашГУ и распространяются на организацию работы с электронными документами, включаяподготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью СЭД. Электронный документооборот в БашГУ осуществляется с использованием системы электронного документооборота коллективного пользования (далее – СЭДКП). Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДКП.
Движение документов внутри БашГУ, внесение указаний по исполнению документа, исполнение, постановка на контроль, подготовка исходящих и внутренних документов, согласование, визирование и подписание производятся в электронном виде.
Прием электронных документов из сторонних организаций и отправка электронных документов осуществляются в общем отделе.
Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства с использованием СЭД на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях БашГУ осуществляет общий отдел.
Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
Документы, создаваемые или поступающие в БашГУ на бумажном носителе, включаются в СЭДКП после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа) и подтверждения соответствия электронного образа подлиннику документа. Регистрации подлежат документы, поступившие от организаций и физических лиц.
Созданные или визируемые документы подписываются электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП) конкретного должностного лица.
В СЭДКП не размещаются документы с грифом секретности. Документы, содержащие персональные и иные конфиденциальные данные, могут размещаться при соблюдении установленных законодательством Российской Федерации требований по защите информации. Содержание регистрируемых и размещаемых в СЭД иных документов не подлежит разглашению. Передача документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения ректора БашГУ. После отправки электронного документа досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
Организационно-методическое и техническое сопровождение СЭД осуществляет управление информационных технологий.
Документы, доставленные средствами общеуниверситетского почтового сервиса (далее - ОПС), автоматически переносятся в СЭДКП.
Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
В целях учета и поиска документов в СЭДКП в соответствии с Правилами делопроизводства используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационную карточку в соответствии с приведенной таблицей.
Наименование сведений о документе | Характеристика информации, включаемой в электронную регистрационно-контрольную карточку |
1. Адресант | Полное официальное и сокращенное наименование БашГУ или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина) |
2. Адресат | Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом «Адресат») |
3. Должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ | В соответствии с реквизитом «Подпись» |
4. Вид документа | В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа |
5. Дата документа | В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует |
6. Номер документа | В соответствии с номером, присвоенным документу автором |
7. Дата поступления документа | Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе) |
8. Входящий номер документа | Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе) |
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа | В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите |
10. Наименование текста | Краткое содержание документа (заголовок к тексту) |
11. Индекс дела | Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа |
12. Сведения о переадресации документа | На основании резолюции на документе (реквизит «Указания по исполнению») |
13. Количество листов основного документа | Количество листов основного документа |
14. Количество приложений | Количество приложений |
15. Общее количество листов приложений | Общее количество листов приложений |
16. Указания по исполнению документа | Указание по исполнению документа или поручение ректора, определяющие характер исполнения документа и срок исполнения |
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя | Должность, фамилия и инициалы исполнителя |
18. Отметка о конфиденциальности | В соответствии с реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу» («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.) |
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДКП. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
Регистрация документов производится в пределах выделенных в БашГУ документопотоков: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация. В качестве отдельного регистрируемого массива документов выделены обращения граждан.
Перед регистрацией документа должна быть проведена проверка правильности адресации входящих документов, правильности доставки и комплектности документов. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт. Акт регистрируется в СЭДКП и направляется отправителю документа.
Документы, поступившие на бумажном носителе, регистрируются в СЭД, сканируются, подписываются ЭЦП, в нижнем правом углу первого листа подлинника документа проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа. Подлинник документа хранится в общем отделе БашГУ, куда он поступил, и по завершении работы с документом списывается в дело и передается в архив в установленном порядке.
Организация делопроизводства в пределах выделенных в БашГУ документопотоков осуществляется в соответствии с «Положением об организации делопроизводства в системе электронного документооборота коллективного пользования».
Формирование дел в СЭД за истекший период производится после исполнения всех поручений по документам. При необходимости нумерация страниц в деле уточняется и корректируется специалистом, ответственным за делопроизводство, перед сдачей в архив.
Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел БашГУ. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:
Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.
Или
Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Электронные документы.
Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажных носителях.
Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
Электронные документы, поступившие из структурных подразделений, передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.