Вопрос 30. Формальные и неформальные группы библиотечного коллектива

Формальная группа три вида:

·Группа руководителей (командная) - директор и его непосредственные подчиненные;

·Целевая группа - лица, работающие вместе над одним заданием или проектом;

·Комитет (совет, комиссия), которому делегированы определенные полномочия для той или иной задачи.

Все разновидности формальных групп существуют внутри единой системы социальных отношений как элементы, наделенные строго определенными функциями; существуют объективно вне зависимости от воли и желания индивидов; обуславливают социальное поведение группы.

На эффективность работы формальных групп и управления ими влияют факторы:

1) Размер группы. Результаты исследований показывают, что при выполнении конкретной задачи малые группы (примерно 7 человек) оказываются более продуктивными, в то время как при обсуждении и коллегиальном принятии решений лучшие результаты показывают группы из 12 человек и более. Работая в группе, человек делает меньше, чем при индивидуальной деятельности.

2) Состав группы. Оптимальность состава группы рассматривается в аспекте психологической совместимости ее членов. Наилучшее сочетание личностных качеств может быть достигнуто за счет системы отбора при формировании групп для решения специальных проблем.

Принято считать, что более эффективно работают группы, разнородные по составу, включающие людей с различными знаниями, умениями, навыками, личностными качествами. Вместе с тем, руководитель должен распознать такое негативное следствие разнородности, как предрасположенность к конфликтам, и преодолевать его.

3) Групповые нормы. В группе закрепляются люди, чьи деловые и личностные качества соответствуют установленным правилам, традициям, что и обозначается понятием «групповые нормы». Последние ориентируют каждого на то поведение и ту работу, которые от него ожидаются. Придерживаясь их, каждый член коллектива вправе рассчитывать на поддержку и признание, поэтому групповые нормы оказывают такое большое влияние на сотрудников.

4) Сплоченность - стремление членов группы иметь сходное мнение по решаемым проблемам и ситуациям. У сплоченных групп меньше проблем в общении. Здесь меньше недопонимания, напряженности, враждебности и недоверия. Руководителю в случае совпадения собственных устремлений с интересами группы целесообразно использовать фактор сплоченности для высокой эффективности работы. Его можно усилить, чаще привлекая коллектив к участию в решении главных проблем библиотеки, периодически устраивая обсуждение перспектив и других актуальных вопросов.

Хуже, если коллектив не воспринимает руководителя, например, в его стремлении к нововведениям, здесь сплоченность сыграет отрицательную роль и потребует дополнительных усилий по преодолению этого фактора.

5) Конфликтность. Хотя различие во мнениях служит более эффективной работе, не следует доводить его до уровня конфликтности, когда активный обмен мнениями приводит к деструктивному противопоставлению крайних позиций.

6) Статус членов группы: ранг в должностной иерархии, образование, социальные таланты, опыт. Они могут способствовать и повышению, и понижению статуса. Определяющим моментом являются нормы и ценности. Традиционно старшие по возрасту, должности, более опытные сотрудники оказывают и более сильное влияние на деятельность коллектива. Но не всегда это оправдано с точки зрения эффективности работы. Руководителю надо быть готовым к такой ситуации, когда влияние библиотекаря с многолетним стажем работы мешает осуществлять оригинальные предложения молодого сотрудника. В данном случае его задача будет не в выяснении взаимоотношений, а в объективной оценке предложения.

Функциональная роль членов группы - целевые и поддерживающие роли, которые играют члены нормально работающего коллектива. Целевые роли распределены таким образом, чтобы иметь возможность отбирать групповые задачи и выполнять их. Поддерживающие роли подразумевают поведение, способствующее активизации жизнедеятельности коллектива. Опытные руководители библиотек, как правило, гармонично объединяют эти роли, способствуя взаимодействию людей в коллективе. Часто они соединены в руководстве коллективом небольшой библиотеки.

Изучение факторов, влияющих на эффективность деятельности формальных групп, позволяет сделать вывод, что оптимальная группа та, чей размер соответствует ее задачам, в составе которой находятся люди с разными чертами характера, чьи групповые нормы способствуют достижению целей и сплоченности, где здоровый уровень конфликтности, хорошее выполнение целевых и поддерживающих ролей и где не доминируют имеющие высокий статус члены группы.

Иногда бывает ошибкой стремление руководителя к предельно четкой формальной организации. Конечно, она имеет определенные преимущества. Повышение ответственности, возможность контроля, продуманность в распределении функций, исполнительская дисциплина, некоторый автоматизм в работе, что способствует оперативности и своевременности решений.

Неформальная группа

Неформальная структура коллектива существует в нем наряду с формальной и характеризуется эмоциональными взаимоотношениями - дружеские: отношения на основе общих интересов, приятельских чувств.

В неформальной структуре правила поведения нигде не записаны, человек может изменить их, но его действия негласно контролируются наблюдающими за ним сослуживцами.

Неформальное управление отражает потребность формального управления, является его необходимым дополнением. В практике управления возникают такие проблемы и такие ситуации, которые можно решить только на неформальной основе. Более того, количество таких проблем возрастает по мере развития человека, производства и общества.

Неформальные группы создаются членами коллектива в соответствии с их взаимными симпатиями, общими интересами, одинаковыми увлечениями, привычками и т.п. Это - спонтанно образовавшаяся группа людей, регулярно взаимодействующих для достижения общей цели.

Функции неформального управления:

-Реализация общих материальных и социальных интересов: заинтересованность в рационализаторстве или разработке и внедрении изобретения, в получении дополнительных доходов, в совместном строительстве гаражей, в решении дачных вопросов, в организации турпоходов и т.п.;

-Защита от чрезмерного давления администрации, чрезмерной интенсификации труда, повышение норм выработки, сокращения работников и т.п.;

-Получение и передача необходимой или интересной информации;

- облегчение коммуникаций и налаживание взаимопомощи при решении как организационных, так и личных задач;

-Сохранение и культивирование общих культурных, социальных, национальных, религиозных и иных ценностей;

-Удовлетворение потребностей в групповой принадлежности, в признании уважении и идентификации. Это повышает удовлетворенность трудом и пребыванием в организации;

-Создание благоприятной среды деятельности и психологического комфорта, преодоление отчуждения, страха, обретение уверенности и спокойствия;

-Адаптация и интеграция новых и молодых сотрудников. Принятие их в коллектив помогает им быстрее адаптироваться к требованиям организации, позволяет получать ценные советы и помощь, облегчает различные виды коммуникаций.

Признаками неформального управления являются опора на человеческие неформальные отношения:

-Слабые и сильные стороны человеческой натуры (уважение, авторитет, самолюбие, психологическая расположенность, заинтересованность);

-Система индивидуальных или коллективных ценностей;

-Лидерство.

Виды структур, осуществляющих управление неформальными группами:

1)Структуры по интересам - отдельные лица, которые могут не быть членами одной и той же административной или оперативной структуры, могут объединяться для достижения определенной совместной цели. Цели таких структур не имеют отношения к целям организации и являются специфическими для каждой структуры. Примерами структур по интересам могут быть объединения рабочих и служащих с целью получения больших выгод, а также объединение официанток, создающих из своих чаевых единый фонд;

2)Группы на основе дружбы - многие группы формируются на основании, каких либо общих интересов или признаков: возраст, политические убеждения, этническое происхождение и другие. Эти группы на основе дружбы часто продолжают свое взаимодействие и вне рамок рабочей деятельности.

Основное свойство неофициальной структуры - неоднородность личных позиций ее членов. Так, одни работники - влиятельны и авторитетны, другие - более зависимы в своих личных мнениях от поведения авторитетных коллег. В библиотеках обычно работают люди разных возрастов и различных интересов, что создает неоднородность эмоциональных взаимоотношений. Нельзя забывать и о таком понятии, как психологическая несовместимость, а необходимость тесного общения может раздражать, вызывать отрицательные эмоции.

Неформальные группы существуют в коллективе любой библиотеки. Они могут быть замкнутыми или открытыми для др. библиотекарей, активными или пассивными, устойчивыми или неустойчивыми, влиятельными или нет. В неформальную организацию включаются только те, кто «приемлемы», межличностные отношения возникают спонтанно, роль руководства обусловлена результатом членства, основой для взаимодействия являются личностные черты, статус.

Структуру и тип неформальной группы определяет различие социальных контактов. Например, объединяться в неформальные группы заставляет одна из самых сильных эмоциональных потребностей - чувство принадлежности и связанная с ним необходимость в общении, помощи, защите.

Когда люди объединены в неформальную группу, она обретает свойства, которые необходимо учитывать в управлении.

1. социальный контроль, предписывающий каждому члену группы придерживаться строгих, хотя и негласных, правил относительно поведения, характера одежды.

2. сопротивление изменениям, поскольку грядущие перемены всегда таят угрозу самому существованию группы, как таковой.

3. наличие лидера. Он обладает властью и влиянием точно также, как и официальный руководитель, но опора неформального лидера - признание его группой, потому в своих действиях он может делать ставку только на людей и их взаимоотношения.

Руководителю библиотеки важно учитывать закономерности возникновения неформальных групп, чтобы сознательно тормозить или стимулировать их развитие. Неправы те руководители, которые считают существование неформалов просчетами управления. Современный менеджер знает не только отрицательные проявления неформальных объединений (сопротивление инновациям, распространение ложных слухов и др.), но и положительные моменты (сплоченность, высокий дух коллективизма).

Хотя группы друзей неформальны, руководителям следует попытаться, если возможно, позитивно воздействовать на них, направив их усилия на достижение целей организации. Пути воздействия на такие группы - это налаживание хороших отношений с лидером группы, обучение лидера групповому поведению и поддержка усилий членов группы сохранить групповые отношения.

Следовательно, руководителям необходимо:

·Признать существование неформальных групп, осознавая, что их подавление повлечет за собой нежелательные результаты;

·Выслушивать мнение лидеров и членов групп, отмечая и поощряя тех, кто способствует достижению целей библиотеки;

·Привлекать неформалов к принятию решений, ослабляя тем самым сопротивление инновациям;

·Оперативно выдавать точную информацию, используя и каналы неформального общения для того, чтобы препятствовать распространению ложных слухов.

Неформальные группы динамически взаимодействуют с формальными. Формирование коллектива в оптимальном режиме предусматривает высокий уровень совпадения формальных и неформальных структур. При этом обеспечивается тесное взаимодействие сотрудников, преследующих одинаковые цели, имеющих аналогичные устремления, что позволяет решать профессиональные вопросы с высокой эффективностью.

При резком расхождении формальной и неформальной структур нарушается гармония взаимодействия, часто возникают конфликты, а это негативно отражается на библиотечной работе.

Основное различие между ними заключается в том, что формальные структуры создаются организациями, а неформальные возникают сами по себе.

Неформальные группы имеют важное значение, удовлетворяя основную человеческую потребность в общении.