Описание процесса деятельности
Вся деятельность кафедры была изучена в процессе обследования, в рамках которого была построена модель бизнес-процессов кафедры (смотри рисунки 2.2 - 2.11). Ниже представлено функционирование бизнес-процессов при использовании автоматизированной системы управления.
Первый дополнительный подпроцесс – «подготовка к новому учебному году». Переход на новый учебный год подразумевает:
- выполнение резервное копирование базы данных системы;
- открытие нового периода в системе, часть информации копируется из старого периода (группы, студенты).
Данный подпроцесс необходим для планирования и учета работы кафедры в разрезе различных учебных лет, с целью накопления информации по прошлым учебным годам, а также для исключения дублирования информации.
Планирование учебной работы кафедры. Планирование состоит из пяти подпроцессов: формирование рабочих планов и графиков учебной работы, расчет учебной нагрузки, распределение учебной нагрузки, индивидуальное планирование учебной работы и формирование прочей учебно-организационной документации и отчетности.
Формирование рабочих планов и графиков учебной работы представлено на рисунке 2.12.
Вначале происходит ввод в систему утвержденных учебных планов (путем копирования и корректировки старых планов либо ручной ввод). Таким образом формируется реестр учебных планов кафедры. Затем происходит автоматизированный расчет рабочего учебного плана для каждой группы. Этот процесс повторяется каждый семестр. И наконец, на основании введенных учебных планов и рассчитанных рабочих учебных планов происходит расчет графиков учебного процесса (самостоятельной работы) студентов (Раз в семестр для каждой группы).
Раз в год на кафедре осуществляется расчет учебной нагрузки. Подпроцесс показан на рисунке 2.13. Он осуществляется на основе учебных поручений факультетов и норм времени по объему учебной работы. Первоначально эти первичные данные заносятся в систему. Затем на их основе осуществляется автоматизированный расчет учебной нагрузки кафедры («Форма №9»).
Рисунок 2.12 – Процесс формирования рабочих планов и графиков
Рисунок 2.13 – Расчет учебной нагрузки кафедры
Затем рассчитанная учебная нагрузка кафедры распределяется по профессорско-преподавательскому составу кафедры. Распределение заключается в вводе в систему реестра поручений с часами учебной нагрузки. Процесс показан на рисунке 2.14. Объемы нагрузки на каждую дисциплину по каждой группе и виду учебной работы определяются исходя из прошлогодней работы по согласованию с преподавателями.
Рисунок 2.14 – Распределение учебной нагрузки
После распределения всей нагрузки можно происходит формирование учебных поручений каждому преподавателю кафедры.
Процесс индивидуального планирования учебной работы преподавателей сводится к автоматизированному формированию индивидуальных планов учебной работы преподавателей.
Формирование прочей учебно-организационной документации и отчетности сводится к автоматизированному формированию на основании реестра учебных поручений преподавателей следующих документов:
- «Форма №6»;
- «Распределение учебной нагрузки»;
- «Расписание».
Процесс показан на рисунке 2.15.
Рисунок 2.15 – Формирование прочей отчетности
Основные источником данных по функционированию персонала кафедры и профессорско-преподавательскому составу в частности, является анкетирование. Оно производится при внедрении системы по всему персоналу кафедры и при приеме на работу новых сотрудников. В дальнейшем данные в системе актуализируются путем уточнения у сотрудников правильности данных.
Анкеты по профессорско-преподавательскому составу содержат следующие данные:
- общие сведения;
- персональные данные;
- научная работа;
- общественная работа;
- дополнительная информация.
При поступлении студента на специальность необходимо произвести его первоначальный ввод в систему. Основные источники информации: анкеты приемной комиссии, результаты внутреннего кафедрального анкетирования, данные о вступительных экзаменах из приемной комиссии. Затем, в процессе обучения студента данные уточняются по мере необходимости.
Данные об успеваемости студентов берутся из ведомостей успеваемости деканата или у профессорско-преподавательского состава. Данные об участии студентов в научно-исследовательской и проектной деятельности берутся из отчетов по проектам, грантам, отчетов преподавателей по научной работе и т.д.
После выпуска студентов информация о трудоустройстве поступает по результатам анкетирования из Отдела Маркетинговых Исследований.
Анализ и оценка деятельности кафедры заключается в формировании различных аналитических документов и расчете на их основании рейтингов. Процесс формирования аналитических документов показан на рисунке 2.16.
Формирование шаблонов документов позволяет создавать документы любой структуры. Оно производится в системе «Кафедра». Настройка методики оценки в аналитической подсистеме представляет собой формирование структуры показателей в подсистеме «Бизнес-аналитик», а также настройка формул, правил продукции и обучение нейронных сетей согласно этой методике. Шаблон в системе кафедра и «дерево оценки» в системе «Бизнес-аналитик» должны соответствовать друг-другу.
Сформированный шаблон сохраняется в реестре шаблонов. Затем по этому шаблону создается аналитический документ. Часть показателей данного документа заполняется автоматически из базы данных, а часть – вручную. Заполненный документ поступает в подсистему «Бизнес-аналитик» для решения по настроенной методике. После выполнения расчета полученные показатели используются непосредственно для анализа.
Рисунок 2.16 – Формирование аналитических документов
Система может рассчитывать следующие аналитические показатели:
- рейтинг преподавателя;
- рейтинг студента;
- рейтинг кафедры;
- инновационный потенциал кафедры;
- рейтинг специальности;
- другие произвольные показатели.
При расчете используются методы исскуственного интеллекта, а сам расчет производится подсистемой «Бизнес-аналитик».