Подходы к описанию должностей

Должностная инструкция

Что же такое должностная инструкция? Большой юридический словарь дает следующее определение: "Должностная инструкция - это краткое изложение основных задач, требующихся навыков и полномочий различных должностей в организации".

Схожее определение дается и в Современном экономическом словаре: "Должностная инструкция - инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме".

Как видно из данных определений, основной акцент делается на определении круга трудовых обязанностей, которые возлагаются на определенную должностную единицу. При этом необходимо четко понимать, что речь идет не об описании трудовых обязанностей конкретного сотрудника, а об описании функционала определенной должности.

Под должностью в деловой практике принято понимать первичную структурную единицу штатного расписания организации, определяющую содержание, объем полномочий и место в иерархической структуре организации лица, ее замещающего. Таким образом, должность — это заранее закреплен­ное содержание трудовых функций, формально предписанных ролевых позиций работнику организации, который будет их выполнять.

Должностная инструкция, по своей сути, имеет две основные функции. Она является как инструментом структурирования производственных процедур, так и инструментом регулирования деятельности сотрудника, занимающего соответствующую штатную единицу.

Должность, в отличие от профессии и специальности, может как при­надлежать, так и не принадлежать человеку и в силу этого может быть ва­кантной или занятой. На должность назначают, от должности отстраняют (снимают, освобождают), с должности увольняют, на должность избирают и т. д. Способы замещения должностей определяются нормативными до­кументами. Со стороны работника должность выступает и как форма реа­лизации его способностей и профессионального опыта.

Должностная инструкция — это повсеместно применяемый на практике документ, в котором подробно регламентируются все основные моменты, связанные с выполнением работ по конкретной должности. Она определяет квалификационные требования к претендентам на ту или иную должность, функции работника, его права, обязанности, сферу ответственности. Во многих организациях существует разделение: для должностей руководителей, специалистов и служащих разрабатываются должностные инструкции, а для должностей рабочих - рабочие инструкции. Это чисто технический вопрос: как ни назови данные документы, их суть и назначение не меняются.

Таким образом, должностная инструкция — важнейший документ, регламентирующий взаимоотношения работника и организации — предназначена для инфор­мирования лица, занимающего должность о содержании предлагаемой ра­боты и включает:

1. Общие положения. Закрепляются квалификационные требования к лицу, занимающему данную должность: уровень образования, необходимый стаж работы, наличие специальных знаний, обладание определенными навыками и т.п. Перечисляются нормативные акты, внутренние документы организации (приказы, распоряжения и т.п.), которые работник должен знать и руководствоваться которыми в своей деятельности. Здесь же может устанавливаться подчиненность работника определенному руководителю и (если должность руководящая) подчиненность других работников данному работнику. Кроме того, здесь могут устанавливаться условия временного замещения работника в период его отсутствия, а также условия замещения им других работников (если это входит в его обязанности).

2. Должностные обязанности. Закрепляются должностные обязанности работника, подробно расписывается, что он должен делать. Помимо обязанностей, предусмотренных ЕТКС (Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих) или КСД (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих), связанных со спецификой работы на данной должности, здесь могут также устанавливаться общие для всех работников обязанности: соблюдать трудовое законодательство, соблюдать нормы служебного общения, субординацию и т.п.

3. Права. Закрепляются права, которыми наделяется работник для наиболее эффективного выполнения должностных обязанностей. Могут быть указаны права работника, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами (приостанавливать работу в случаях, установленных законодательством, и т.п.). Нужно учитывать, что право - это мера возможного поведения работника, и он самостоятельно определяет, использовать свое право или нет. Некоторые работодатели умудряются вписать в должностные инструкции пункт о том, что за неиспользование своих прав работник несет ответственность, что совершенно необоснованно.

4. Ответственность. Закрепляется сфера ответственности работника, устанавливается, за что он отвечает. Указываются меры юридической ответственности, которые могут быть применены к работнику в случае невыполнения им должностных обязанностей.

Конечно, приведенный перечень разделов - примерный. Должностные инструкции могут иметь другой состав разделов.

Надо учитывать, что должностная инструкция разрабатывается не для конкретного работника, а для определенной должности. Она обезличена и регламентирует выполнение работ по данной должности безотносительно к тому, кто ее занимает и сколько сотрудников организации работают на таких должностях.

Таким образом, должностная инструкция служит вспомогательным средством управления людьми в организации и регламентирует не только действия, связанные с выполнением работы, но и отношения по работе. Она является инструментом управления персоналом, и документом, регла­ментирующим отношения работника с работой и с самой организацией, что необходимо для управления работой и обеспечения ее выполнения. Должностная инструкция — это документ, призванный устранить все воз­можные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и макси­мально конкретизировать функции подчиненного. Она должна учитывать организационную структуру, определять предназначение работника в ор­ганизации и тем самым способствовать построению управленческих отно­шений в организации.

Правильно составленная должностная инструкция дает возможность:

· получить четкое представление о трудовой функции работника;

· грамотно распределять трудовую нагрузку на персонал, избегая ее дублирования;

· определять необходимую квалификацию персонала;

· эффективно проводить аттестацию рабочих мест;

· эффективно проводить аттестацию персонала, определяя соответствие лица занимаемой должности;

· снижать судебные риски при привлечении сотрудника к дисциплинарной ответственности за невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей.

Разработка должностной инструкции включает следующие этапы:

1. Определение места каждой должности в организационной структуре управления организации, ее подчиненности и взаимосвязей.

2. Выявление перечня работ, которые выполняются по данной должности.

3. Отбор типичных должностей для анализа.

4. Выбор метода анализа работ по отобранным должностям (наблюдения, собеседование, вопросники).

5. Сбор необходимой информации для анализа.

6. Анализ работ по должности, т.е. определение наиболее существенных характеристик работы с помощью упорядочения и оценки информации, связанной с работой или работником. Информация может отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих или управленческих функций и процедур, или состоять из характеристик работника (практических навыков, знаний, способностей, допустимых отклонений и т.д.), требуемых для компетентного выполнения работы на данной должности.

7. Описание работы по должности, т.е. фиксирование данных о содержании работы по данной должности, которое включает следующие разделы: наименование должности; кому подчиняется работник; за кого непосредственно отвечает работник; общая цель работы; основные направления деятельности и задачи; условия работы и рабочая среда (температура, освещенность, вредные воздействия и т.п.); рабочие взаимоотношения (наиболее значительные контакты данной должности с другими как внутри организации, так и вне ее); показатели ответственности (за подчиненных, результаты работы и т.д.). Описание необходимо разрабатывать для должностей всех уровней управления, поскольку они являются основой составления должностной инструкции.

8. Составление личностной спецификации, т.е. определение требований к работнику, который будет занимать эту должность, к его знаниям, навыкам, опыту.

Серьезным подспорьем в разработке должностной инструкции могут послужить квалификационные справочники. Данные акты содержат квалификационные характеристики, которые в соответствии с заявленными целями предназначены для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов. Эти документы являются рекомендательными, однако позволяют получить общие ориентиры при определении видов работ и требующегося уровня подготовки для их выполнения.

Последним этапом в составлении должностной инструкции является текстовое оформление собственно самой этой инструкции. Причем эта процедура не может быть полностью формализованной, поскольку состав­ление инструкции носит творческий характер.

Должностная инструкция относится к классу документов, подлежащих обязательному утверждению тем должностным лицом, в обязанности ко­торого входит выполнение данной процедуры. После утверждения инст­рукция передается тем сотрудникам, повседневную деятельность которых она регламентирует. Пример должностной инструкции приведен в Прило­жении В.

Подготовив четкое описание должности, согласовав и утвердив его, вы тем самым существенно облегчаете процесс поиска и отбора подходящего специалиста, процесс составления трудового контракта (так как хорошая должностная инструкция — это основа контракта), процесс дальнейшей аттестации персонала.

Модель рабочего места

Основой правильного подбора персонала является наличие объективной информации о работнике и формальных требований к вакантной должности с тем, чтобы обоснованно произвести их соединение. Научно – обоснованный подбор персонала может быть произведен на основе моделей рабочих мест, обеспечивающих подбор, оценку и расстановку кадров на единой методологической основе.

Модель включает 15 элементов, представляющих собой качественные и количественные характеристики рабочего места:

1. Кадровые данные: листок по учету кадров, трудовая книжка, характеристика, автобиография, копия документа об образовании.

2. Опыт работника: жизненный, производственный, государственный, общественный. Определяется путем интервью и анкетирования.

3. Профессиональные знания по конкретным учебным дисциплинам. Выявляются в результате программированного контроля знаний и в результате деловых игр.

4. Профессиональные умения: совокупность управленческих работ, которые может выполнять работник. Выявляются путем программированного контроля, собеседования и в процессе деловых игр и практических занятий.

5. Личностные качества: совокупность деловых качеств и недостатков работника, определяемых путем социологического опроса (моральные, деловые).

6. Психология личности: тип личности, темперамент, интеллект, мотивация – определяется путем психологического тестирования работника.

7. Здоровье и работоспособность с медицинской диагностикой состояние: здоров, практически здоров, болен.

8. Уровень квалификации: определяется приобретенной специальностью, образованием, повышением квалификации.

9. Служебная карьера формируется на основе оценки потенциала работника и его заинтересованности в служебном росте.

10. Хобби (увлечения): выявляются методом интервью, наблюдений, анкетирования (спорт, охота, искусство, театр и др.).

11. Вредные привычки и недостатки: (пристрастие к алкоголю, курению, наркомании, физические недостатки). Выявляются путем анкетирования, наблюдений, социологического опроса.

12. Организация труда: помещения, технические средства, транспорт. Устанавливаются по нормативам организации рабочего места и путем опроса сотрудника.

13. Оплата труда: зарплата, премии, вознаграждения определяются по штатному расписанию и среднему доходу работающих в данном регионе.

14. Социальные блага: путевки, фирменная одежда, питание и др. Выявляются путем опроса работника и на основе устанавливаемых на предприятии средних выплат из фонда социального развития.

15. Социальные гарантии: пособие по нетрудоспособности, страхование жизни, пенсия, пособие в случае увольнения. Определяется на основе государственных стандартов.

Шаблон модели рабочего места представлен в приложении Г.

Квалификационная карта

Квалификационная карта содержит требования к образовательному, образовательно-квалификационному уровню, последипломному образованию и опыту работы, определенные должностными инструкциями и квалификационными характеристиками профессий работников, содержащимися в выпусках Справочника квалификационных характеристик профессий работников (СКХП).

В отличие от квалификационных характеристик, приведенных в СКХП, квалификационная карта, которую разрабатывает предприятие самостоятельно, конкретизирует требования к профессии (специальности) работника. В квалификационной карте можно также конкретизировать требования к специальным знаниям и навыкам (например, знание языков и информационных технологий, управление автомобилем и т. д.).

Квалификационная карта разрабатывается совместно руко­водителем подразделения и специалистами по управлению персоналом на основе анализа работы и должностной инструкции. Она представляет собой набор квалификационных характеристик (общее образование, специальное образование, специальные навыки - знание иностранного языка, вла­дением компьютером, управление грузовым автомобилем и т.д.), которыми должен обладать сотрудник, занимающий эту должность. В табл. 2 представлен пример квалификационной карты.

Таблица 2 - Квалификационная карта менеджера по персоналу (требования к образованию)

ПОКАЗАТЕЛИ	ТРЕБОВАНИЯ
1. Основное образование
Уровень образования	Высшее, второе высшее
Профиль образования	Экономическое, юридическое
Квалификация по диплому	Экономист, менеджер, юрист
Специальность (специализация)	Управление персоналом
Форма обучения	Дневная
2. Дополнительное образование	Обучение пользованию программой 1С Кадры, водительские курсы, обучение делопроизводству (желательно)

Квалификационная карта является инструментом, упрощающим процедуру подбора, поскольку гораздо легче установить соответствие кандидата квалификационным характеристикам на основании изучения определенных документов, чем установить его способность выполнять отдельные функции или уровень развития каких-либо характеристик.

Использование квалификационной карты дает так же возможность структури­рованной оценки кандидатов (по каждой характеристике) и сравнения кандидатов между собой. Достоинства квалификационной карты объясняют ее широкое использование кадровыми агентствами.

Таким образом, квалификационная карта устраняет один из недостатков традиционной должностной инструкции, а именно – конкретизирует требования к квалификации. Вместе с тем, этот метод сосредотачивается на технических, в большой мере формальных характеристиках кандидата (его прошлом), оставляя в стороне личностные характеристики и потенциал профессионального развития.

Недостатком квалификационной карты является то, что она состоит из формальных характеристик, в ней недостает информации для исследования личностных черт и потенциала кандидатов.

Карта компетенций

Карта компетенций – это инструмент, который чаще всего используется компаниями при поиске, отборе и найме новых сотрудников. Карта компетенций, по сути, представляет собой идеальный портрет профессионала, который подойдет компании для работы на заполняемой вакансии.

В карте компетенций описаны личностные характеристики идеального кандидата, его способности к выполнению тех или иных профессиональных обязанностей, свойственные ему формы поведения и социальные роли. Пример карты компетенций представлен в Приложении Д.

Таким образом, карта компетенций помогает найти такого кандидата, который хорошо впишется в используемые в компании профили и модель компетенций, то есть принимать на работу «готового» специалиста, который сможет быстро усвоить корпоративную культуру организации, разделить ее ценности и выполнять свои обязанности в соответствии с принятыми в ней стандартами эффективности. Она может быть более или менее подробной, вплоть до того, чтобы описывать желаемое поведение кандидата в мельчайших подробностях.

Профиль должности

Профиль должности – это документ, который описывает саму должность, биографические требования, особенности корпоративной культуры, функционал и ключевые компетенции, необходимые для успешного выполнения всех функций данной должности.

Разберём каждый раздел:

Описание должности. Этот раздел включает в себя название и целевое назначение должности, название структурного подразделения, название руководителя и перечень подчинённых (если они есть у человека, занимающего данную должность).

Биографические требования. Здесь фиксируются требования к полу, возрасту, образованию и опыту работы. Понятно, что фиксируются в том случае, если они – есть.

Корпоративные ценности. В данном разделе перечисляются корпоративные ценности, а также фиксируются компетенции, которыми должен обладать сотрудник, чтобы воплощать в жизнь особенности корпоративной культуры. Например, если частью корпоративной культуры является клиентоориентированность, то у кандидата на должность должны быть компетенции, с помощью которых клиентоориентированность воплощается в жизнь. Например, это могут быть такие компетенции, как «понимание потребностей клиентов» и «построение долгосрочных отношений». Соответственно, в разделе «Корпоративные ценности» указываются корпоративные компетенции.

Функциональные обязанности. В этом разделе фиксируется перечень функций, возложенных на сотрудника, занимающего данную позицию. И в этом же разделе указываются профессиональные ключевые компетенции, необходимые для успешного выполнения всех функций на данной должности. Если должность – управленческая, то в этом же разделе указываются управленческие компетенции – для управленческих функций. Так, например, управленческая функция «Планирование и контроль» потребует целого набора управленческих компетенций:
• Умение формулировать цели и задачи
• Умение распределять цели и задачи между подчинёнными
• Умение контролировать и оценивать результаты работы
• Навык предоставления обратной связи
• Умение выставлять приоритеты

Типовая форма профиля должности представлена в таблице 3.

Таблица – 3. Типовая форма профиля должности

На рисунке 2 показано как соотносятся между собой квалификационная карта, карта компетенций и профиль должности.

Рис. 2. Структура квалификационной карты, карты компетенций и профиля должности

Приложение А.

Вопросник структурированного собеседования для анализа должности (работы)

Приведенные ниже вопросы необходимо использовать избирательно, с учетом специфики фирмы.

Место должности в структуре данной организации (по отношению к другим позициям в компании)
1. Как называется ваша должность?
2. В каком отделе вы работаете?
3. Какие позиции непосредственно выше вашей? Какие - ниже?
Главная цель работы
4. Какой вы себе представляете главную цель вашей работы?
5. Каковы ваши обязанности, направления деятельности?
6. Насколько важна каждая из них?
7. Какую долю своего времени вы тратите на каждую задачу?
Вопросы, касающиеся отдельной обязанности, вида или направления деятельности
8. Какими инструментами и оборудованием вы пользуетесь?
9. Насколько они необходимы в вашей работе?
10. Как часто вы их применяете?
11. Требует ли ваша работа применения физических усилий? Каких?
12. Как часто вы это делаете?
13. Какие письменные материалы (записки, отчеты, статьи и т. п.) вы используете в качестве источников информации?
14. Насколько они важны в вашей работе? Как часто вы ими пользуетесь?
15. Какие другие источники информации вы используете в своей работе? По какой причине? Насколько они важны?
16. Как часто вы работаете с цифрами?
17. Пользуетесь ли вы в своей работе графическими материалами или рисунками?
18. Приходится ли вам составлять карты, схемы, диаграммы и т. п.? По каким причинам? Как часто вы это делаете?
19. Какие аспекты работы требуют от вас точности, аккуратности?
20. Каковы могут быть последствия, если вы не будете точны или аккуратны в этих областях?
21. Необходима ли для вашей работы профессиональная квалификация?
22. Какой уровень образования необходим, чтобы качественно выполнять данную работу?
23. Нужен ли для ее выполнения предыдущий опыт?
24. Если да, то какого рода (как можно конкретнее)?
25. За какое минимальное время можно получить такой опыт?
Принимаемые решения и виды ответственности (степень контроля, количество контролируемых людей, характер принимаемого решения)
26. Как часто вас контролируют?
27. Много ли вы контактируете с вашим непосредственным руководителем?
28. Как начальник узнает, что ваша работа по качеству не соответствует стандартным требованиям?
29. Сколько человек вы контролируете? В чем заключаете этот контроль?
30. Каким образом вы определяете степень выполнения своей работы (необходимые результаты заранее установлены или вы используете собственные критерии)?
31. Какой вид деятельности вы планируете или организовываете?
32. Для чего вам приходится это делать?
33. Насколько это важно в вашей работе? Как часто вы это делаете?
34. Каким образом вы несете ответственность за безопасность других?
35. Что входит в эту ответственность?
36. Насколько это важно?
37. За какие материальные или финансовые средства вы несете ответственность (имущество, сырье, деньги)? Насколько это важно?
Контакты с другими работниками (типы людей, с которыми вступает в контакт исполнитель; способы, частота и причины их общения)
38. С какими людьми в данной организации вы контактируете?
39. По какой причине?
40. Насколько важно общение с каждым из этих людей?
41. Как часто вы вступаете в контакт с каждым из них?
42. Участвуете ли вы в переговорах, собеседованиях, обучении, выступаете ли публично?
43. По какой причине? Насколько это важно? Как часто вам приходится это делать?
44. Каковы основные формы контактов (личное общение, по телефону, с помощью писем, записок и т. д.)?
45. Насколько важны эти формы контактов? Как часто вы ими пользуетесь?
Физическая среда (характеристика рабочего места)
46. Большая часть вашей работы выполняется в помещении или вне здания?
47. Какую часть времени вы проводите в помещении (вне его)?
48. С каким количеством людей вы работаете большую часть времени?
49. Каковы физические условия работы (освещение, температура, шум)?
50. В какой степени вам приходится придерживаться установленных порядков и процедур?
51. Сколько времени вы работаете, следуя им?

Приложение Б.