Бакалавров, специалистов и магистров в электронной библиотечной системе УрФУ
Общие положения
1.1. Настоящий регламент разработан на основании следующих нормативных документов:
- Федерального Закона от 29 декабря 2012 года № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;
- Приказа Минобрнауки России от 29 июня 2015 года №636 «Об утверждении порядка проведения государственной итоговой аттестации по образовательным программам высшего образования – программам бакалавриата, программам специалитета и программам магистратуры»;
- Приказа ректора УрФУ от 01.12 2015 № 899/03 «О введении в действие Порядка проведения государственной итоговой аттестации в Уральском федеральном университете имени первого Президента России Б.Н.Ельцина».
1.2. Настоящий регламент размещения выпускных квалификационных работ (далее - ВКР) бакалавра, специалиста, магистра в электронной библиотечной системе (далее - ЭБС) УрФУ устанавливает правила подготовки, хранения и условий обеспечения доступности из сети Интернет ВКР бакалавров, специалистов и магистров, определяет сроки проведения процедуры, последовательность действий лиц, обеспечивающих размещение ВКР в ЭБС УрФУ.
1.3. Электронный архив ВКР является частью электронной библиотечной системы УрФУ и содержит тексты выпускных квалификационных работ бакалавров, специалистов, магистров, завершивших освоение образовательных программ высшего образования в Уральском федеральном университете. Электронный архив ВКР доступен по URL: http://vkr.urfu.ru. Электронный архив ВКР представляет собой систему структурированного хранения электронных документов (ВКР), обеспечивающую надежность хранения, соблюдение авторских прав, быстрый и удобный поиск, индексирование документов в поисковых системах и сводных электронных каталогах.
1.4. Требования к оформлению выпускной квалификационной работы, обеспечивающие возможность проведения ее анализа автоматизированными средствами, размещаются в электронной библиотечной системе УрФУ (раздел «Документы»).
1.5. Права доступа к электронному архиву ВКР регулируются законодательством РФ и настоящим регламентом.
1.6. В комплект сопроводительных документов, подтверждающих правомерность загрузки, входят следующие материалы, представленные в формате PDF:
- приказ об утверждении тем ВКР;
- заключение об отсутствии неправомерных цитирований;
- отзыв научного руководителя;
- рецензии (для ВКР магистров и специалистов);
- заключение УИБ о возможности размещения ВКР в электронном архиве ВКР и режиме доступа;
- лицензионный договор с автором ВКР.
1.7. Срок хранения полного комплекта сопроводительных документов в электронном архиве ВКР 5 лет. Срок хранения текстов ВКР в доступном сегменте электронного архива ВКР не ограничен.
1.8. ВКР и сопроводительные документы также могут использоваться
- в качестве материалов, включенных в портфолио научного руководителя ВКР;
- в качестве полнотекстовой базы данных, с которой проводится сопоставление вновь созданных ВКР на предмет поиска некорректного цитирования (выявления плагиата);
- в качестве источника информации о востребованности электронных баз данных для принятия решения об обоснованности подписки университета на электронные полнотекстовые ресурсы.
1.9. Управление электронным архивом осуществляется в соответствии с требованиями законодательства РФ, локальных нормативных актов УрФУ с учетом особенностей, установленных настоящим регламентом.
2. Участники процедуры и их компетенции. Организация процедуры
2.1. Участниками процедуры размещения ВКР в ЭБС УрФУ являются следующие подразделения УрФУ и ответственные лица:
- студенты, завершающие обучение по программам высшего образования – программ бакалавриата, программ специалитета, программ магистратуры;
- научные руководители ВКР обучающихся по программам высшего образования;
- уполномоченные сотрудники институтов (сотрудники деканатов);
- секретари ГЭК;
- Зональная научная библиотека;
- Управление информационной безопасности;
- уполномоченные сотрудники служб проректора по учебной работе;
2.2. К компетенции научного руководителяотносится осуществление организационного сопровождения процесса подготовки ВКР, в том числе,
- подготовка отзыва предоставление в организацию (заведующему кафедрой) письменного отзыва о работе обучающегося в период подготовки ВКР;
- организация и контроль своевременного получения рецензий (ВКР по программам магистратуры и специалитета подлежат рецензированию);
- определение перечня сведений любого характера, содержащихся в ВКР (производственных, технических, экономических, организационных и других), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, в соответствии с решением правообладателя;
- внесение предложений о возможности полной или частичной публикации ВКР в открытом сегменте архива для управления информационной безопасности.
- проверка ВКР на наличие и объем заимствований через систему «Антиплагиат-ВУЗ»
2.3. К компетенции выпускника относится выполнение действий по подготовке ВКР к размещению в электронном архиве, в том числе,
- оформление ВКР по единым требованиям, включая требования к форматированию текстов, таблиц, формул, рисунков, списков литературы;
- заполнение веб-формы метаописания в электронном архиве ВКР и загрузка комплекта файлов ВКР в формате pdf;
- внесение изменений и дополнений в оформление работы при наличии замечаний нормоконтролера или модератора электронного архива ВКР.
2.4. К компетенции уполномоченных сотрудников институтов (сотрудники деканатов) относится своевременная загрузка полного пакета сопроводительных документов в электронный архив ЭБС университета, в том числе,
- приказа об утвержденном перечне тем ВКР
- текста ВКР, выполненного в соответствии с требованиями к его структуре и оформлению;
- отзыва научного руководителя;
- рецензий (для ВКР магистров и специалистов);
- заключения о результатах проверки выпускных квалификационных работ на объем и содержание заимствований;
- договора с автором о размещении ВКР в ЭБС УрФУ.
2.5. К компетенции ЗНБ относится осуществление функций администратора электронного архива ВКР, в том числе,
- управление прикладным ПО, обеспечивающим условия для загрузки электронных версий ВКР и приложений;
- управление пользователями;
- обучение будущих выпускников работе с инструментами, использованными в ПО, разработанном для автоматизированного форматирования работ;
- обучение участников процедуры размещения ВКР в ЭБС УрФУ работе с электронной системой;
- модерация и контроль целостности данных;
- консультационная помощь пользователям;
- проверка сформированных библиографических описаний ВКР;
- организация информационного обмена между информационными системами учебного блока и архивом ВКР.
2.6. К компетенции Управления информационной безопасности относится осуществление контроля правомерности функционирования электронного архива ВКР, в том числе,
- обеспечение экспертизы текстов ВКР в части наличия/отсутствия в них сведений, не подлежащих открытому опубликованию;
- выдача заключений о возможности / невозможности размещения ВКР в открытой части электронного архива ВКР;
- изъятие сведений любого характера (производственных, технических, экономических, организационных и других), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, в соответствии с решением правообладателя.
2.7. Секретари ГЭК имеют доступ к ВКР и сопроводительным документам для контроля готовности выпускников к защите ВКР.
2.8. Уполномоченные сотрудники служб проректора по учебной работе осуществляют надзор и контроль за процедурой размещения ВКР архиве ВКР УрФУ.
3. Алгоритм подготовки и размещения текстов ВКР с сопроводительными документами в электронном архиве ЭБС УрФУ
| Сроки исполнения | Содержание действий | Исполнитель | Условия доступа к ресурсу |
| Этап подготовки ВКР к защите | |||
| За 6 месяцев до защиты ВКР | Формирование распоряжений о темах и научных руководителях | Секретарь кафедры | Личный кабинет сотрудника (ЛКС) |
| За 3 месяца до защиты ВКР | Подготовка и размещение на сайте шаблонов оформления ВКР | ЗНБ | ЛКС |
| За 3 месяца защиты ВКР | Подготовка базы данных для размещения ВКР и сопроводительных документов | ЗНБ | ЛКС |
| За 1 месяц до защиты ВКР | Создание справочников, «журналов» | ЗНБ | ЛКС |
| Формирование распоряжений о рецензентах | Секретарь кафедры | ЛКС | |
| Не позднее 14 календарных дней до дня защиты ВКР | Формирование графиков защиты ВКР | Руководители ОП, директора институтов | ЛКС |
| Не позднее 10 календарных дней до дня защиты ВКР | Оформление результатов проверки ВКР на соответствие треб к оформлению, на объем и содержание заимствований | Нормоконтролеры | ЛКС |
| Не позднее 7 дней до защиты ВКР | Загрузка отзыва научного руководителя и рецензии (если требуется) после предзащиты | Секретарь кафедры | ЛКС |
| Не позднее 2-х дней до защиты | Загрузка сканов ВКР, отзыва, рецензии, акта об отсутствии плагиата, акта о соответствии требованиям к оформлению, заключения о возможности опубликования | Выпускник Сотрудники деканата | ЛКС |
| В день защиты ВКР | Заключение авторского договора с выпускником (2 экз) | Секретарь ГЭК | ЛКС |
| Этап подготовки к размещению ВКР в электронном архиве | |||
| Не позднее 20 дней после защиты ВКР | Успешно защищенные ВКР - направляются в Управление информационной безопасности для получения заключения о возможности опубликования в архиве ВКР и при необходимости изъятия из работы части материалов, представляющих коммерческую ценность в связи с неизвестностью третьим лицам | ||
| Не позднее 30 дней после дня защиты | Размещение ВКР с заключениями от Управления информационной безопасности в открытой или закрытой части электронного архива | ||
| В течение следующего периода (от 1 до 5 лет) | В случае неявки обучающегося на защиту ВКР по неуважительной причине и издания нового приказа о его прохождении ИГА процедура предполагает исполнение всех перечисленных выше действий заново |
Инструкция по загрузке ВКР
Этап планирования.
Формирование распоряжений о темах, научных руководителях, рецензентах.
Уполномоченные сотрудники институтов, назначенные распоряжением директора института, получают в Зональной научной библиотеке учетную запись для внесения информации о темах ВКР, научных руководителях, рецензентах.
Внесение информации производится через сервис ЗНБ: http://lib.urfu.ru/mns-urfu/auth/
(в перспективе будет интегрирован с личным кабинетом сотрудника). В появившемся окне «Авторизация» следует ввести логин и пароль
Затем в правом верхнем углу страницы из выпадающего списка «Сервисы» надо выбрать сервис «Bosses»
После этого откроется страница с выбором групп студентов, где в левом списке отобразится название института (автоматически откроется неактивная вкладка с названием института), а из правого списка можно будет выбрать группу по ее номеру и направлению подготовки:
После выбора группы появится список студентов. Информацию о каждом студенте можно просмотреть во всплывающей подсказке при наведении курсора на надпись «(инфо)»
Внесение информации начинается с выбора научного руководителя из базы данных сотрудников УрФУ. Для каждого студента в крайней левой колонке имеется ссылка «Выбрать», которая открывает поисковую строку. Набрав фамилию научного руководителя, получим список сотрудников - однофамильцев. Подробную информацию о каждом из них можно посмотреть, наводя курсор на надпись «(инфо)»
Для выбора нужного сотрудника из списка следует нажать на ссылку « >> » После этого становятся доступны для заполнения поля «Рецензент» и «Тема ВКР», которые следует заполнить с клавиатуры или путем копирования данных.
Чтобы удалить сведения, следует нажать на ссылку «отвязать» в колонке «Действия». Удалятся обе внесенные записи и возникнет возможность внести точные данные. Отдельная функция по сохранению внесенной информации не предусмотрена: когда мы начнем работу с заполнением данных на следующего студента, предыдущие сведения автоматически сохранятся. Данные из описанного выше сервиса служат для автоматического заполнения метаданных ВКР в ЭБС http://vkr.urfu.ru/ и создания пользователей типа «Студент».
Этап загрузки ВКР в ЭБС http://vkr.urfu.ru/
В созданной системе предоставлены две возможности загрузки ВКР в ЭБС http://vkr.urfu.ru/:
- самим студентом,
- уполномоченным сотрудником.
На основании сведений, внесенных на этапе планирования в сервисе ЗНБ: http://lib.urfu.ru/mns-urfu/auth/, в ЭБС http://vkr.urfu.ru/ автоматически создаются шаблоны размещения выпускных квалификационных работ и вносятся метаданные. Пользователям остается загрузить файлы самих ВКР и файлы сопроводительных документов.
Загрузка ВКР студентом
Студент, информация о выпускной квалификационной работе котороговнесена на этапе планирования, авторизуется в ЭБС http://vkr.urfu.ru/ с использованием данных из читательского билета: штрихкода (окно «Имя пользователя») и пароля (окно для пароля) (в перспективе эти данные будут импортироваться из других информационных систем без участия студента).
После авторизации открывается страница «ВКР в работе»
Для перехода на страницу загрузки ВКР следует нажать на ссылку с названием работы, после чего откроется страница «Сводка»
Для загрузки файла с выпускной квалификационной работой следует нажать на кнопку «Обзор». В открывшемся окне «Рабочий стол» стандартными средствами выбрать нужный файл, после чего нажать кнопку «Загрузить на сервер». После загрузки файла в поле «Файл с ВКР» вместо слова «Нет» будет указано название файла, присвоенное системой автоматически. Файл можно заменить, выбрав и загрузив на сервер другой файл. Ошибочно загруженный файл нужно будет удалить.
Для загрузки сопроводительных документов следует нажать на ссылку «Добавить дополнительный файл». В открывшейся форме следует последовательно кликать на название каждого из сопроводительных документов: отзыв научного руководителя, авторский договор, результатами поверки работы на отсутствие неправомерных заимствований, рецензия.
После загрузки всех файлов необходимо зайти по ссылке «Редактировать метаданные», скопировать аннотацию к выпускной квалификационной работе в поле «Аннотация» и сохранить метаданные.
Изменить внесенную информацию, включая ранее загруженные файлы, можно только до того, как уполномоченный сотрудник проверит внесенную информацию и установит статус «На публикацию»