Документация и делопроизводство в социально- педагогической деятельности.

Документы любого учреждения представляют определенную систему, которая отражает отдельные стороны его работы или всю работу в целом. Так, в приказах последовательно документируется распорядительная деятельность руководителя, в протоколах – работа педагогического совета, в журналах – успеваемость учащихся и так далее.

Делопроизводством называется система документирования. Процесс ведения документации важен для всех и особенно для начинающих специалистов службы.

Ведение документации – одна из основных форм организации деятельности специалистов СППС (социально-педагогической и психологической службы).

Система документирования включает в себя:

- создание документов;

- работу с ними;

- хранение.

Потребность в делопроизводстве нередко воспринимается социальным педагогом как совершенно непрагматичная, излишняя или не осознается вовсе при формировании планов и программ деятельности. За документами всегда стоят живые люди, живое дело, сама жизнь. Плохо, когда в документах видят только «бумаги», в делопроизводстве – только бюрократизм. Грамотное ведение делопроизводства усиливает профессиональную успешность социального педагога и делает его менее уязвимым при различных проверках и отчетах. Основными методами изучения деятельности социального педагога и ее результатов являются анализ отчетности и документации социального педагога.

Задачи, решаемые делопроизводством в работе СППС:

- накопление информации;

- фиксация процесса оказания помощи;

- укрепление и координация сотрудничества с другими специалистами, ведомствами;

- передача информации на все уровни исполнения;

- обобщение результатов;

- систематизация информации.

Документы могут быть представлены разным образом, в виде:

- повествовательного изложения проблемы со слов клиента или других участников взаимодействия (субъективная информация);

- повествовательного описания с элементами анализа, обобщения, предварительных выводов, сделанных в связи с оценками обслуживания, поведения сторон, подходов к процессу оказания помощи официальных лиц и организаций (аналитическая информация);

- результатов тестирования, анкетирования, всевозможных справок, свидетельств (объективная информация);

- планов и программ действия, протоколов, заявленных обязательств, характеристик, доверенностей, составленных по определенной форме (деловая тактическая информация);

- отчетной продукции (о проделанной работе, о получении денежных сумм и пр.), выводов комиссий, актов обследования и др. (фиксирующая результаты информация).

Таким образом, социальный педагог должен уметь самостоятельно, в соответствии с устными или письменными указаниями руководителя, составлять основные служебные документы и оформлять их.

Огромную роль в текущей работе с документами играет правильная система их группировки, классификации и хранения. Для классификации документов в учреждениях создаются так называемые номенклатуры дел и классификаторы. С их помощью документы группируются в дела, а затем в группы дел (например, какого либо отдела учреждения или по какой-либо отрасли его работы). Социальный педагог должен уметь составить собственную номенклатуру дел, уметь пользоваться классификаторами.

Виды работ по делопроизводству

1. Составление основных служебных документов и оформление их (знать реквизиты документов, правильное их написание; реквизиты – это обязательные элементы формуляра документов, предписываемые законом или установленные практическим путём; документ, не имеющий тех или иных реквизитов, рассматривается как брак).

2. Владение компьютером для написания служебного документа (самостоятельно или под диктовку).

3. Использование таких средств записи и фиксирования, как диктофон, магнитофон, видеокамера, фотоаппарат.

4. Работа с письмами, жалобами, заявлениями и другими документами.

5. Контроль работы по исполнению документов (знать порядок исполнения документов, кем и как они должны исполняться).

6. Копирование и размножение документов (знать основные способы и средства копирования и размножения документов; знать, как и кем копии документов должны быть юридически грамотно удостоверены).Документ может быть представлен в виде оригинала или копии. Оригинал – единственный, обычно первый, экземпляр документа; с него можно снять копии – одну или несколько. Копия – это воспроизведение оригинала (копию части документа называют выпиской; копию отосланного документа называют отпуском; копию, призванную заменить оригинал и имеющую юридическую силу оригинала, называют дубликатом; дубликат может выдать только учреждение, которое выдало оригинал). Различают копии нотариальные и простые. Нотариальную копию заверяет нотариус – официальное должностное лицо нотариальной конторы; простую копию заверяют должностные лица того учреждения, в котором была создана данная копия; могут быть и незаверенные копии, обычно это ксерокопии или фотокопии.

7. Правильное и аккуратное ведение регистрационных записей (регистрация – это учёт документов; регистрация – одно из средств контроля исполнения документов; необходимо знать достоинства и недостатки различных способов регистрации документов, чтобы документы легко было найти, чтобы они не затерялись).

8. Составление собственной номенклатуры дел, пользование классификаторами (правильно группировать документы, объединять их в дела, затем в группы дел; классифицировать).

9. Правильное хранение документов (архив – это хранение исполненных документов; возникает сначала в делопроизводстве, затем документы передаются на хранение в архив учреждения; закладываются основы правильного архива в процессе работы с документами).

10. Правильное определение сроков хранения документов в архиве (сроки хранения документов определяются в зависимости от их значения и ценности, для этого проводится их оценка или экспертиза с опорой на специальные справочники; необходимо уметь относить документы к установленным справочниками срокам хранения).

Обычно в делопроизводстве документы хранятся сроком один год, в архиве кабинета СППС – до трёх лет, в архиве учреждения – до пяти лет, далее – согласно срокам, установленным справочниками по делопроизводству.

Работа по документированию вносится специалистами СППС в ежедневный (недельный) план работы, осознаётся и учитывается при формировании других планов и программ деятельности. Для её осуществления отводится рабочее время в том количестве, которого требует профессиональный опыт специалистов, но без ущерба для других видов социально-педагогической и психологической работы.

Аккуратное и грамотное ведение делопроизводства усиливает профессиональную успешность специалистов СППС и делает их менее уязвимыми при различных проверках и отчётах.

Делопроизводство специалистов СППС складывается из:

1) нормативных правовых актов, регулирующих деятельность социального педагога и психолога, СППС и учреждения образования;

2) общего планирования деятельности специалистов и СППС;

3) отчётов о проделанной работе за тот или иной период;

4) протоколов различных заседаний, совещаний, советов, встреч и т.д.;

5) документов из переписки с учреждениями;

6) договоров, актов обследования, соглашений;

7) записей в книгах регистрации (звонков по телефону доверия, обращений за помощью, консультаций и т.д.), учёта работы специалиста;

8) результатов исследований района, учреждения, семьи;

9) характеристик подопечных, личных дел несовершеннолетних, состоящих на учёте и т.д.

Для совершенствования социально-педагогической деятельности важное значение имеет систематический учет ее результатов. Документация и учет работы социального педагога не подлежат строгой регламентации, ведутся в произвольной форме, выбираются с учетом передового опыта и традиций.

Согласно основным рекомендациям методического письма «О социально-педагогической работе с детьми», оценка деятельности социального педагога дается по ее результатам, с учетом стажа и опыта работы, на основе глубокого анализа фактов, мнения жителей микрорайона, актива общественности, детей, предприятий, учреждений, организаций микрорайона, родителей, работников образовательных учреждений.

В ходе анализа результатов необходимо учитывать начальный уровень состояния проблемы, ранее достигнутые результаты, особенности организации воспитательного процесса в открытой среде, социально-педагогической деятельности, специфику объектов деятельности. При оценке деятельности социального педагога учитываются конечные результаты двух- или трехлетней работы и промежуточные (по итогам года).

Результаты деятельности социального педагога могут быть оценены с помощью изучения его документации, бесед с детьми, родителями, работниками различных социальных служб, проведения анкетирования по итогам его работы, анализа динамики социально-педагогических процессов (как осуществляется защита интересов детей; уменьшилось ли число детей, не посещающих школу, и т. п.).

Обязательными для социального педагога являются следующие документы:

- социально-педагогическая характеристика микросоциума, микрорайона образовательной организации;

- медико-психолого-педагогические характеристики детей (они относятся к числу документов для внутреннего пользования и не подлежат широкой огласке);

- перспективный план работы на год, утвержденный руководителем учреждения.

За наличие этих документов социальный педагог несет персональную ответственность. В процессе анализа эксперт (руководитель учреждения, представитель вышестоящих органов управления т. п.) уделяет внимание внутренним изменениям в жизни учащихся, качественным и количественным изменениям в их социокультурной ситуации, наметившимся позитивным и негативным тенденциям в социуме.

Собранная информация служит первичной основой для выводов предложений. Необходим ее глубокий и всесторонний анализ, установление причинно-следственных связей, выявление резервов совершенствования социально-педагогической практики.

Немаловажным источником для анализа результативности эффективности социально-педагогической деятельности выступает отчетность. Объем, содержание и сроки предоставления в вышестоящие органы отчетной документации по итогам работы социального педагога жестко не регламентированы. Как правило, каждая территория регламентирует отчетность в соответствии с особенностями социально-педагогической практики, развитостью инфраструктуры, уровнем и спецификой профессиональной подготовки специалистов, их специализацией.

Отчетность может включать следующие блоки информации:

- о числе выявленных в микрорайоне образовательного учреждения детей, оставшихся без попечения родителей, и их устройстве на дальнейшее воспитание;

- о выполненной работе по охране детства за истекший календарный год;

- об успеваемости и здоровье подопечных детей;

- об оздоровлении и летнем отдыхе учащихся, проживающих в семьях опекунов;

- об оказании материальной помощи несовершеннолетним;

- о продолжении обучения или выпуске из школы учащихся, оставшихся без родителей, в том числе имеющих опекуном (попечителей).

Иные составляющие включаются в отчет по рекомендации (требованию) администрации школы, органа управления образованием, местного самоуправления, социальной защиты населения и т. п.

Предлагаемая ниже примерная форма статистического отчета социального педагога поможет систематизировать и подытожить деятельность социального педагога за отчетный период.

Документация социального педагога:

Социальный педагог может иметь следующую документацию (по согласованию с администрацией):

1. Тексты административных документов по социально-педагогической работе, законов и подзаконных актов по осуществлению прав ребенка.

2. Должностную инструкцию.

3. Перспективный, календарный план работы на год, который может быть представлен как отдельным документом, так и в контексте годового плана работы учреждения образования. В нем должны быть представлены те виды деятельности, которые являются основополагающими в работе социального педагога в конкретном образовательном учреждении.

4. Циклограмму и график работы на неделю, месяц, утвержденный руководителем учреждения.

5. График и учет тематических групповых консультаций (учащиеся, родители, учителя) примерно по следующей форме:

№ / Дата / Тема / Категория группы (учащиеся, родители, учителя) / Примечание

6. График индивидуальных консультаций для отдельных категорий клиентов. Учет обращений родителей, учителей, учащихся и разрешение поставленных ими проблем (конфиденциальная информация) примерно по следующей форме: № / Дата / ФИО / Категория клиента (учащийся, родитель, учитель) / Краткое содержание проблемы / Рекомендации, время следующей встречи

7. Проекты или программы по отдельным наиболее актуальным направлениям социально-педагогической работы.

8. Документацию по учету правонарушений, отклонений в развитии, конфликтов в коллективе; по освоению индивидуальных образовательных маршрутов детьми, стоящими на внутришкольном (внутритехникумовском) контроле; по контролю за движением учащихся; действий и результатов преодоления нарушений. В контексте вышеозначенного особое место занимает документация Совета по профилактике правонарушений и безнадзорности среди несовершеннолетних.

9. Документацию по вопросам опеки и попечительства (подробные списки с номерами личных дел, датами лишения родительских прав и назначения опеки, адресами, телефонами, местом работы; акты обследования жилищно-бытовых условий), защите прав ребенка в органах охраны правопорядка и судебных органах.

10. Данные по изучению социального состава семей, социального портрета ученика, класса, школы, социальных ожиданий родителей, учащихся, педагогов.

11. Учет мер по социальной защите детей из социально неблагополучных семей.

12. Методические рекомендации для родителей.

13. Методические рекомендации для классных руководителей, учителей по решению проблем социальной жизни ребенка и снятию конфликтов в межличностных отношениях.

14. Систематизированную информацию (в виде карточек или информационных стендов) по городским и (или) районным службам для родителей и детей.

Проблемный вопрос для дискуссии:

1. Дени Дидро писал: «Недостаточно делать добро, надо делать его красиво». Приведите примеры из социально- педагогической практики, где и кем применялся этот принцип.

Карл Роджерс (1902 — 1987), ученый с мировым именем, чей вклад в психотерапию имел революционное значение. Созданная им клиент-центрированная терапия поставила во главу угла не проблему, а человека; ее целью стало не снятие симптомов или решение отдельной проблемы, а содействие росту личности, помощь человеку в том, чтобы научиться самостоятельно справляться как с существующими, так и последующими трудностями.

Основная гипотеза Эффективное консультирование представляет собой определенным образом структурированное, свободное от предписаний взаимодействие, которое позволяет клиенту достичь осознания самого себя настолько, что это дает ему возможность сделать позитивные шаги в свете его новой ориентации. Из данного предположения вытекает естественное следствие: все используемые методы должны быть нацелены на создание этого свободного от предписаний взаимодействия, направленного на осознание самого себя как в ситуации консультирования, так и других взаимоотношений.

Часто начатое с лучшими намерениями консультирование не приносит результата, потому что не были установлены соответствующие терапевтические отношения. Порой консультанты и терапевты не имеют четкого представления о тех отношениях, которые должны иметь место в процессе работы, и, как следствие этого, их терапевтические усилия размыты и неопределенны как по процессу, так и по результату. Гораздо больше должно быть уделено внимания установлению тонкой взаимосвязи, которая возникает между терапевтом и клиентом, консультантом и консультируемым, наработку у клиента тенденции к позитивным действиям на основе собственной инициативы.

Также помимо таких видных ученых как К.роджерс, найдется не мало примеров соц. пед. Практики отвечающих словам Д.Дидро, их мы можем наблюдать в разных школах и других учебных и реабилитационных заведениях. Думаю главное что их объединяет это заинтересованность и творческий подход специалистов, а также не стандартные подходы в решении проблем и принципов работы социально-педагогического персонала настроенного на положительные установки.