СПИСОК ЗАДАЧ НА ДЕНЬ (выписка из недельной матрицы)

Список задач на день (дневной план) знаком всем пользователям различных технических средств: органайзеров, календарей, ежедневников, еженедельников и пр. Очень важно с утра иметь такой список, чтобы повысить эффективность своей деятельности. Многие из нас часто писали списки дел на отдельных листах бумаги, которые надо было выполнить в течение дня, а потом вычеркивали из этого списка те задачи, которые были выполнены. То есть процедура дневного планирования в общем всем знакома.

В составе модульного ТАЙМ-Органайзера также используется бланк-вкладыш, предназначенный для оперативного планирования дня в недельном цикле. Это структурированная форма (таблица), в которой предусмотрены специальные поля для мониторинга «Õ», «код», «время».

В этом коренное отличие данного бланка от аналогичных средств планирования (в бумажной и электронной формах). Кроме этого список задач на день синхронизирован с недельным планом и является элементом системы оперативного планирования. В бланке предусмотрено несколько десятков строк для записи задач, чтобы максимально детально представить себе и сформулировать необходимые дела, даже самые простые.

Поля для мониторинга обеспечивают превращение детального плана на день в чек-лист и обеспечивают канал обратной связи в цикле управления.

Структура бланка «Список задач на день»:

• Поле «№» (запись уникального идентификатора задачи, синхронизированного с недельным списком задач)

• Поле «План – список дел» (формулировка задач, дел)

• Поле «Õ» (отметка о выполнении действий, необходимых для решения задачи – «™» приоритет в плане, «?» действия выполнены)

• Поле « Код» (обозначение области жизни, к которой относится данная задача - НОТ, ЖЗД, РЗВ, ХТР, ОТД, ПТР, МТР, ОБЩ, ОБР, БЫТ, ФИН и пр.)

• Поле «СК» - указание на сектор в матрице времени по Стивену Кови ( [ I ] - сектор кризисов, [ II ] - сектор качества жизни, [ III ] – сектор зависимости от целей и планов других людей, [ IV ] – сектор деградации и наркотической зависимости от физических и информационных наркотиков)

• Поле «Время» (затраты времени на выполнение дела)

План-отчет на день подготавливается вечером перед сном на основе записей в матрице мониторинга недельного списка задач. То есть план на день – это выписка из списка задач на неделю. План на неделю и план на день взаимосвязаны и синхронизированы.

В поле «№» для каждой задачи указывается уникальный идентификатор, который задан в списке дел на неделю. В списке задач на неделю предусмотрено 100 уникальных номеров. Поле «№» - это ключ для синхронизации записей в дневном и недельном планах.

В поле «План - список дел» указываются дела, которые необходимо выполнить в течение следующего дня. Такие актуальные задачи определяются при работе с недельным списком дел на основе кодированных записей в ячейках недельной матрицы, встроенной в недельный план.

		Упрощенный формат бланка «Список задач на день» для модульного ТАЙМ-Органайзера, если системный анализ организован на основе использования компьютерной программы

ЛИСТ УЧЕТА ВРЕМЕНИ (ХРОНО-КАРТА)

Ключевым понятием в TIME-менеджменте является идея измерения (инвентаризации и мониторинга) затрат времени. Без точного знания, в цифрах, того, на что расходуется наш невосполнимый ресурс, невозможно организовать корректирующие мероприятия, направленные на повышение эффективности личной работы.

Можно ли управлять деньгами, не учитывая, не измеряя точно этот ресурс? Точно также и с затратами времени. Для того, чтобы чем-то управлять, необходимо прежде всего построить информационный канал обратной связи. На эту тему издано огромное количество литературы, но ни один автор и ни одна компьютерная программа не предлагают оптимальных методов и инструментов для того, чтобы с минимальными затратами организовать автохронометраж. На самом деле это самый сложный пункт в системе Time-менеджмента, так как время течет непрерывно. Идея самофотографии затрат времени декларируется, но не обеспечивается инструментально и технологически.

Графики Ганта, которые использовались в 20-е годы и были предложены Лигой ВРЕМЯ, в настоящее время не актуальны и неудобны для использования, так как многократно увеличился поток информации, который обрушился на людей, ускорились все процессы в нашем обществе. Поэтому большинство людей, которые пытаются организовать учет времени, сразу сталкиваются с трудностями, подводными камнями, ловушками, которые не видны со стороны.

Тема учета времени намного сложнее, чем это может показаться. И дело не только в том, что требуется достаточно высокий уровень мотивации и самодисциплины. Надо иметь в виду, что мы имеем дела с разнородными делами со своими особенностями, которые необходимо учитывать в процессе самофотографии времени: ежедневные дела, периодические события по расписанию, жесткие задания, привязанные к срокам, проекты («слоны»), «лягушки», «обезьяны», кризисы, аварийные дела, требующие немедленного реагирования, поглотители времени, различные помехи.

При организации автохронометража необходимо выполнить условие, чтобы эта процедура не отнимала у нас много времени и чтобы данные, полученные во время этого процесса можно было обработать на компьютере.

Лист учета времени должен быть всегда под рукой. Делать записи следует в моменты переключения от одного вида деятельности к другому. Именно в этот момент необходимо смотреть на часы. Чем меньше таких спонтанных переключений и чем лучше организована наша деятельность, тем легче вести автохронометраж, тем меньше на эту операцию затрачивается времени. Уже есть статистика: для того, чтобы выполнить все записи о фактических затратах времени, требуется не более 10 минут в день. Это немного. Нужна только мотивация, внутренняя организация и самодисциплина, доведенная до паттерна (привычки). Во время самого действия, выполнения задачи можно временно забывать о хронометраже, но когда происходит переход к следующему действию или виду деятельности, необходимо этот момент почувствовать и посмотреть на часы. У нас такой привычки нет и в этом вся сложность. Такую привычку можно и нужно сформировать!

Простые ежедневные дела (сон, отдых, физические упражнения, прием пищи, перерывы в работе, подготовительно-заключительные операции, дорога, телевизор и пр.) кодируются в листе учета времени условными обозначениями. Автор предлагает свой вариант кодирования. Вы можете сами придумать другие коды (условные обозначения).

	ЛИСТ УЧЕТА ВРЕМЕНИ (ХРОНО-КАРТА)

Хроно-карта представляет собой матрицу из 12 полей и 24 строк. Каждая строка – это отрезок времени, равный одному часу. Вся матрица – это одни сутки. Каждая строка (один час) разделена на 12 ячеек по 5 минут. В каждую ячейку можно записать № задачи или условное обозначение простого ежедневного дела. Хроно-карта используется совместно с планом на день. В органайзере эти бланки доступны для записей сразу при открытии футляра (обложки).

ПРИМЕР АВТОХРОНОМЕТРАЖА И СИСТЕМНОГО АНАЛИЗА ЗАТРАТ ВРЕМЕНИ ПО СФЕРАМ ЖИЗНИ