Классификация задач по периодичности

 Ежедневные дела (чек-лист)

Это те дела, которые мы выполняем каждый день. Большинство из этих дел относятся к категории «жизнедеятельность» (сон, личная гигиена, прием пищи, оздоровительные процедуры и пр.) Эти дела и ежедневные процедуры выполняются нами автоматически, подсознательно и поэтому не требуют дополнительного описания в списке дел с присвоением уникального номера. Удобнее такие дела закодировать условными обозначениями.

 Жесткие дела

o Периодические дела (по расписанию в недельном цикле)

Периодические дела, привязанные к недельной часовой сетке. особенно актуальны для учащихся и преподавателей. Доля таких затрат времени у них значительна. Для планирования таких дел в органайзере предусмотрен специальный бланк «РАСПИСАНИЕ ЖЕСТКИХ ДЕЛ»

o Встречи, мероприятия, события, привязанные к датам

Эта группа дел и видов деятельности имеет большое значение для менеджеров, дистрибьюторов сетевых компаний, индивидуальных предпринимателей, предоставляющих какие-либо услуги. В органайзере предусмотрена специальная форма для мониторинга и исследования эффективности деловых контактов. Бланк «График распределения времени» также используется для оперативного планирования таких информационных мероприятий.

 Кризисы, аварии, дела с горящими сроками

Это дела, которые возникают внезапно, ломают наши планы и требуют немедленного внимания.

 «Бифштексы» (задачи в составе крупных проектов «слонов»)

«Слоны» - это крупные дела, сложные задачи, проекты, которые невозможно выполнить за один раз. Они требуют значительных затрат времени. Поэтому такие дела необходимо расчленить на фрагменты «бифштексы», после чего применить метод «швейцарского сыра».

 «Лягушки» и «жабы» (неприятные дела)

Эту группу дел необходимо выделить из общего списка. «Лягушки» нам неприятны, поэтому мы их обычно откладываем, пока они не превратятся в «жаб» или «слонов». Необходимо каждое утро съедать хотя бы по одной «лягушке» и тогда мы можем уменьшить негативное психологическое давление от таких дел

 «Обезьяны» (не наши проблемы, у обезьян есть хозяин)

«Обезьяны» - это дела, которые не имеют для нас важности. Это те проблемы, которые переложили на нас другие люди, а мы согласились. Надо вернуть этих «обезьян» их хозяевам.

 Быстрые (ликвидные) дела

Это такие дела, которые можно сделать очень быстро. Лучше уничтожать их сразу в момент возникновения и не увеличивать степень мультизадачности. Большое количество незавершенных дел давит на психику. Можно объединять такие дела в однородные группы и выполнять вместе.

РАСПИСАНИЕ ЖЕСТКИХ ДЕЛ

Данный график предназначен для наглядного представления карты периодических дел и предстоящих событий, жестко привязанных к сетке часов. Бланк представляет собой прямоугольную матрицу, в которой каждый столбец представляет собой шкалу времени от 8 до 24 час. Количество столбцов – это количество дней в неделе. Предстоящие события отображаются в графике в виде прямоугольных фрагментов определенной длины. Внутри этих прямоугольников можно указать № задания в соответствии со списком дел. Если карта событий по каким-либо причинам радикально меняется, есть возможность убрать устаревший график из органайзера и заменить его на другой. Рекомендуется вести записи в этом бланке карандашом, тогда появляется возможность редактирования информации в течение недели. Такой график, в котором оперативно отражается наглядная карта распределения событий, помогает принимать оптимальные решения в цикле планирования и организации деятельности, исключая возможность назначения нескольких событий на одно и то же время.

Рекомендуется для жесткого планирования использовать возможности электронных органайзеров-календарей на планшетах, смартфонах.