Список актуальных задач на неделю

(выписка из иерархического списка «Структура дел»)

Частично записи в таблицу можно сразу внести в процессе планирования на неделю на основе просмотра иерархического списка «Структура дел». Затем список задач может пополняться в течение недели, так как могут возникать такие виды деятельности, которые мы выполняем спонтанно и их необходимо сразу фиксировать в учетной форме, присваивая при этом уникальный номер. Кроме того могут создаваться кризисные, аварийные ситуации, требующие нашей немедленной реакции. Справа от списка задач добавлена матрица, в которой представлено семь полей. Эти ячейки используются для привязки заданий из списка дел к конкретным дням в недельном цикле для решения задач оперативного планирования.

В списке дел могут быть представлены «лягушки» и «бифштексы». «Лягушки» нам неприятны, поэтому мы их обычно откладываем, пока они не превратятся в «жаб» или «слонов». Рекомендуется каждое утро съедать хотя бы по одной «лягушке» и тогда мы можем уменьшить негативное психологическое давление от таких дел. «Слоны» - это крупные дела, сложные задачи, проекты, которые невозможно выполнить за один раз. Они требуют значительных затрат времени. Поэтому такие дела требуется предварительно расчленить на фрагменты «бифштексы», после чего применить метод «швейцарского сыра». Расчленение «слонов» на «бифштексы» производится на этапе формирования иерархического списка «Структура дел».

Недельная матрица является великолепным мотиватором и контролером, если ее использовать правильно. Это канал обратной связи, так как ячейки недельной матрицы используются для мониторинга задач. Особенно это важно для «лягушек» (неприятных дел). Идея в том, что в процессе планирования рекомендуется привязывать «лягушек» к определенным дням недели, в которые мы должны обязательно их съесть. Если этого по каким-то причинам это не произошло, то такие записи переносится на следующие дни. То есть «лягушки» находятся в постоянном поле зрения до тех пор, пока мы их не съедим.

Записи в ячейках недельной матрицы можно делать различными способами. Например: планируемое действие можно обозначить знаком [ - ], а выполненное задание знаком [ + ]. Добавление вертикальной линии к знаку "минус" превращает его в знак "плюс". Возможны и другие варианты кодирования различных состояний задач (задача не запланирована, задача запланирована и на выполнена [ ™ ], задача запланирована и выполнена [ ? ]).

Поля «Начало» и «Конец» - указание на дату, когда начаты первые действия по отношению к определенной задаче, и указание на дату, когда дело выполнено полностью (задача решена»). Непосредственно перед недельной матрицей в таблице еще предусмотрено поле «Дата». Это дата регистрации задачи в бланке «Список задач – неделя». То есть В учетной форме фиксируется список дел и для каждого нового дела указывается дата записи важного дела в список.

Поле «Код» предназначено для указания сферы жизни, к которой относится данная задача. «Код» - это трехбуквенная аббревиатура (например НОТ, РЗВ, ЖЗД и пр.). Аббревиатуры предложены в упражнении «Колесо жизни».

Поле «Заказчик» предназначено для указания организации или физического лица, от которых получено задание, просьба о выполнении каких-либо работ или предоставления услуг.

ВАРИАНТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ УЧЕТНОЙ ФОРМЫ

 Учетную форму «Список задач на неделю» можно напечатать на принтере и использовать для записей в составе модульного ТАЙМ-Органайзера. В этом случае возможны два варианта: печать чистого бланка для записей авторучкой (или карандашом) и печать бланка, на который предварительно добавлена печатная информация, привязанная к конкретному пользователю. Во втором случае фиксированная часть списка задач является частью персонально ориентированного бланка, что позволяет уменьшить объем ручных записей и избежать перезаписывания постоянных дел при смене бланка в конце недели.

 Заполнение учетной формы «Список задач на неделю» на бланке в составе органайзера и в электронной таблице рекомендуется синхронизировать, перенося записи из печатной формы в электронный бланк. Таким образом может быть сформирована компьютерная база данных, обеспечивающая возможность ведения статистики и автоматизации процедур системного анализа задач.

Ценность учетной формы «Список дел на неделю» проявляется в том, что этот бланк после заполнения всех полей дает полную картину фактической загрузки недели и дает возможность организовать мониторинг задач на основе использования недельной матрицы в составе учетной формы. Результаты мониторинга представлены в матрице в наглядном графическом виде. Уникальные идентификаторы в диапазоне от 1 до 100 для каждой задачи присваиваются именно в бланке «Список задач на неделю», что обеспечивает полный контроль за жизненным циклом каждой задачи (каждая задача рождается, ей присваивается уникальный номер, для решения задачи выполняются определенные действия, после того, как задача решена полностью, дело закрывается и номер освобождается)

Учетная форма «Список дел на неделю» обеспечивает дополнительную возможность планирования на день. Для этого используется недельная матрица, в ячейках которой можно указывать те задачи, которые необходимо выполнить в течение следующего дня. Эти ячейки находятся на пересечении поля, указывающего конкретный день недели, для которого производится планирование, и записей с теми делами, которые выбраны для выполнения.

Для примера представлен фрагмент таблицы «Список задач на неделю».

Вместо использования знаков [ ™ ] и [ ? ] можно использовать вариант кодирования знаками [ - ] и [ È ].

Вы можете придумать свой вариант кодирования состояний задач в ячейках недельной матрицы ([ ] задача запланирована, но не было действий, [ ] задача запланирована и были выполнены определенные действия, но задача при этом выполнена только частично, [ ] задача была запланирована и выполнена полностью – номер в списке дел на неделю освобождается для записи новой задачи).