Сравнительный анализ технических средств
СОДЕРЖАНИЕ
| СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ ДЛЯ ОПЕРАТИВНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ | |
| ПРИНЦИПЫ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ | |
| КОНСТРУКЦИЯ МОДУЛЬНОГО ТАЙМ-ОРГАНАЙЗЕРА | |
| АЛГОРИТМ ОПЕРАТИВНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ НА ОСНОВЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ | |
| СТРУКТУРА ДЕЛ (Дерево КАК) | |
| УПРАЖНЕНИЕ «КОЛЕСО ЖИЗНИ» | |
| ЭЛЕКТРОННЫЙ БЛАНК ДЛЯ ФОРМИРОВАНИЯ ИЕРАРХИЧЕСКИХ СПИСКОВ | |
| СПИСОК АКТУАЛЬНЫХ ЗАДАЧ НА НЕДЕЛЮ | |
| КЛАССИФИКАЦИЯ ЗАДАЧ ПО ПЕРИОДИЧНОСТИ | |
| РАСПИСАНИЕ ЖЕСТКИХ ДЕЛ | |
| СПИСОК ЗАДАЧ НА ДЕНЬ | |
| ЛИСТ УЧЕТА ВРЕМЕНИ (ХРОНО-КАРТА) | |
| ПРИМЕР АВТОХРОНОМЕТРАЖА И СИСТЕМНОГО АНАЛИЗА ЗАТРАТ ВРЕМЕНИ ПО СФЕРАМ ЖИЗНИ | |
| ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ ЛОВУШКИ | |
| УЧЕБНЫЙ КУРС «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ» | |
| ОСВОБОЖДАЕМ НАШЕ ПОДСОЗНАНИЕ ОТ ГРУЗА НЕЗАКОНЧЕННЫХ ЦИКЛОВ И НЕРЕШЕННЫХ ЗАДАЧ | |
| 15 МЕТОДОВ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ | |
| ПРИНЦИП ПАРЕТО | |
| ПЛАНИРУЙ! ВЫДЕЛЯЙ ГЛАВНОЕ! ДЕЙСТВУЙ! | |
| Главное внимание главным вещам – вот суть эффективной деятельности и успешной жизни. | |
| МАТРИЦА РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ | |
| Методология GTD (Getting Thing Done) |
КОНСТРУКЦИЯ МОДУЛЬНОГО ТАЙМ-ОРГАНАЙЗЕРА
Конструкция самого простого органайзера представляет собой переплетную крышку с размерами 150*200 мм. К внутренним сторонам крышки приклеены зажимы-скоросшиватели, предназначенные для крепления специальных учетных форм (бланков). В Старт-Органайзере используются всего три типа сменных бланков:
Список актуальных задач на неделю
Расписание жестких дел
План – отчет на день
Этот минимальный комплект бланков обеспечивает возможность полного цикла управления временем в течение недели на основе использования уникального авторского алгоритма оперативного планирования и организации личной работы.
 |
В системе оперативного планирования и управления временем предусмотрена специальная компьютерная программа в формате электронной таблицы, которая дополняет и расширяет возможности модульного ТАЙМ-Органайзера, согласована с ним, является источником всех необходимых учетных форм, предназначена для ведения электронной статистики системного анализа.
АЛГОРИТМ ОПЕРАТИВНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ НА ОСНОВЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ
 | |||
 | |||
Возможны два варианта использования электронной таблицы:
- Печать комплекта пустых бланков для модульного ТАЙМ-Органайзера и организация личной работы далее без использования компьютерной программы. Этот вариант доступен для тех пользователей, которые не используют компьютер в своей деятельности по причине отсутствия у них необходимого уровня ИКТ-компетентности. В этом случае достаточно иметь необходимый запас сменных бланков и органайзер (футляр для размещения учетных форм-вкладышей).
- Согласованное, синхронизированное ведение записей в компьютерной программе и в бланках модульного ТАЙМ-Органайзера. Это оптимальный вариант, так как электронные бланки постепенно наполняются информацией и превращаются в индивидуальные шаблоны, адаптированные к конкретному пользователю. Раз в неделю такие электронные шаблоны можно корректировать, чтобы внести в них необходимые изменения на основе опыта управления в предыдущем недельном цикле. При этом исключается необходимость многократного переписывания стабильной информации при замене бланков в составе органайзера один раз в неделю.
Оперативное планирование и организация личной работы построены на недельном цикле управления. Предусмотрены следующие необходимые базовые действия и процедуры:
- Формирование иерархического списка целей и задач в компьютерной таблице «Структура дел». Это полный список, который можно непрерывно пополнять и анализировать. В список включаются все возможные цели и задачи, в том числе и те, которые пока не актуальны на оперативном уровне управления, а относятся к стратегическим целям. Данный структурированный список выполняет функцию накопителя.
- Формирование списка актуальных задач на неделю в специальной структурированной учетной форме "Список задач - неделя". Данную работу рекомендуется выполнять в конце недели, в воскресенье. Список формируется из компьютерной таблицы «Структура дел». Каждой задаче в списке дел на неделю присваивается уникальный идентификатор (номер из диапазона от 1 до 100). Этот номер закрепляется за каждой задачей до тех пор, пока задача не будет выполнена или отменена. Освобожденный идентификатор затем может быть присвоен другой задаче.
- В течение недели все новые задачи, которые появляются в нашей жизни и деятельности, надо немедленно фиксировать и добавлять в компьютерный накопитель «Структура дел» и в органайзер («Список задач – неделя» и «Список задач – день»)
- Каждый день, вечером, непосредственно перед сном, из недельного списка задач необходимо выделить те дела, которые требуется выполнить в течение следующего дня, и сделать отметки в соответствующих полях матрицы мониторинга задач.
- Выписать дела, запланированные на следующий день, из недельного списка в учетную форму «Список задач на день». Рекомендуется дополнительно использовать для планирования бланк-вкладыш «Расписание дел» - это часовая сетка для жесткого планирования событий, привязанных к времени (встречи, мероприятия, учебные занятия по расписанию и пр.)
- В течение следующего дня деятельность организовать в соответствии с планом, зафиксированным в бланках «Список задач на день» и «Расписание дел», если ситуация штатная. При этом необходимо концентрировать внимание только на одной задаче в тот отрезок времени, который предусмотрен для ее выполнения.
- Если в течение дня появляются новые обстоятельства, не предусмотренные при планировании, необходимо принять новые решения, скорректировать дневной план и продолжать выполнение задач по новому варианту плана. Чтобы было удобнее вносить изменения в дневной план можно использовать вместо авторучки карандаш с ластиком.
- Для мониторинга затрат времени может быть использован специальный бланк «Лист учета времени», который дополняет бланк «Список задач – день». Данные мониторинга необходимы для системного анализа затрат времени. Это канал обратной связи, организованный в Модульном TIME-Oрганайзере для повышения эффективности процессов управления и организации личной работы. Рекомендуется выполнять системный анализ задач каждый день вечером, перед тем, как составлять план на следующий день. Для этой процедуры предусмотрен специальный бланк «Матрица системного анализа»,
Выполнение действий по п. 8 – это расширение базового алгоритма оперативного управления и организации личной работы и рекомендуется на втором этапе формирования навыков использования модульного ТАЙМ-Органайзера.
Формирование иерархического списка целей и задач в компьютерной таблице «Структура дел»
Иерархический список целей и задач – это фундамент техники организации личной работы. Если мы имеем такой список, то появляется возможность систематизировать и структурировать свою жизнь и деятельность, повысить эффективность и оптимизировать затраты.
«Как?» — основной вопрос, который вы себе мысленно задаете при решении любой проблемы. Вы и так знаете, что делать, вам нужно только определить как. При использовании техники «КАК?» вы перефразируете каждое положение своей диаграммы, превращая его в вопрос, который начинается с этого слова. Благодаря этому в процессе работы вы исследуете не только сами возможности, но и способы их осуществления.
Как только вам в голову приходит еще один аспект задачи, просто ставьте перед его формулировкой вопрос «Как?». Таким образом вы автоматически переводите этот аспект из разряда преград и препятствий в разряд конкретных мини-задач.
Постепенно диаграмма, состоящая из вопросов «Как?», превращается в иерархическую структуру. Каждый вопрос «верхнего уровня» уточняется и детализируется с помощью других вопросов, логически следующих из первого, и так далее. Чем ниже в структуре находится вопрос, тем более конкретный шаг к решению проблемы он собой представляет.
Ни в коем случае не забывайте мысленно задавать себе вопрос «Как?». Язык на удивление сильно влияет на процесс мышления, поэтому все, что касается языка и слов, используемых в структуре целей и задач, имеет вовсе не теоретическое, а самое что ни на есть практическое значение.
Каждая проблема в действительности представляет собой возможность найти верное решение (ответ на вопрос «Как?») и тем самым обогатить ваш опыт и дает возможность приобрести новые полезные знания.
В структуре дел (иерархическом списке) рекомендуется выделить ствол и крупные ветви, которые можно определить в процессе выполнения упражнения «КОЛЕСО ЖИЗНИ». Эти ветви можно представить как сферы, области жизни, значимые для человека. В колесе жизни рекомендуется использовать восемь или двенадцать осей. Каждая ось в изображении колеса жизни отвечает за свою сферу жизни. Там, где оси пересекаются, находится точка отсчета (ноль баллов).
Если провести окружность ближе к тому месту, где оси заканчиваются, то пересечение окружности с осями даст десять баллов. Десятка характеризует достижение полного удовлетворения от соответствующей сферы жизни. Это не обязательно должно быть достижение всех возможных целей - некоторые цели могут являться процессами. Да и десятка эта условна - в настоящий момент жизни.
У каждой области в списке поставьте оценку от 0 до 10, которая характеризует степень вашей удовлетворенности текущим положением вещей. На каждой оси отметьте соответствующую точку. И проведите линии между соседними точками. Таким образом получите ваше колесо жизни.
Первым делом обратите внимание на форму колеса. Если она близка к кругу (неважно, маленькому или большому) - это хорошо. Если в ней есть ямки, особенно достаточно глубокие, - это сообщает о некоторых проблемах.
В "проблемные" области может утекать наша энергия. Для того, чтобы комфортнее идти по жизни (катиться на колесе жизни), необходимо в первую очередь сгладить все ямки. Совершенно не обязательно до ровного круга, но без особых неровностей. Так что составьте список целей, достижение которых приведет к необходимым результатам.
УПРАЖНЕНИЕ «КОЛЕСО ЖИЗНИ»
 |
| НОТ | Организация личной работы |
  | |||||||
| ЖЗД | Жизнь, здоровье | ||||||||
| РЗВ | Самообучение и саморазвитие |
  | |||||||
| ХТР | Хобби, творчество, самореализация | ||||||||
| ОТД | Отдых, развлечения |   | |||||||
| ОБЩ | Общение |
| |||||||
| ОТН | Отношения | ||||||||
| БЫТ | Быт, семья, дети |
  | |||||||
| РАБ | Работа по найму | ||||||||
| БИЗ | Бизнес, предпринимательство |
   | |||||||
| ФИН | Финансовая сфера |
| |||||||
При выполнении упражнения «КОЛЕСО ЖИЗНИ» определитесь, какие сферы жизни для Вас важны, составьте список из 12 осей «колеса жизни» (сфер жизни). В таблице представлен пример такой классификации. Вы можете частично изменить этот список и адаптировать к своей жизни и деятельности. Вы также можете придумать свои обозначения для указания сфер жизни. После этого определите степень своей удовлетворенности по шкале от 0 до 10 для каждой сферы жизни и заполните крайнюю правую колонку таблицы этими данными. Затем эти значения перенесите на изображение «колеса жизни» в виде точек, которые надо поместить на каждую ось. Если соединить все точки, то получим полярную диаграмму («Колесо жизни»). Таким образом упражнение «колесо жизни» дает возможность определения критических (проблемных) областей жизни.
Информацию, полученную из «колеса жизни» предлагается использовать для построения иерархического списка «Структура дел». В этот список можно включить цели и задачи, направленные на решение выявленных проблем с целью выравнивания «колеса жизни» и достижения баланса, равновесия.
Иерархический список удобно строить на основе использования компьютерных технологий. Вашему вниманию предлагается фрагмент электронной таблицы, предназначенной для формирования иерархических списков. Предусмотрено 9 уровней подчиненности записей, но это количество при необходимости можно увеличить. В таблице видно, что запись НОТ сдвинута влево (первый уровень) – это одна из 12 сфер жизни. Все остальные сферы жизни также будут расположены на этом уровне. Второй уровень – это постановка целей и планирование, мониторинг и системный анализ. Эти записи должны быть сдвинуты вправо, так как они подчинены записи первого уровня (НОТ). Записи второго уровня можно разложить на записи третьего уровня, которые сдвигаются вправо относительно записи второго уровня. Таким образом строится иерархический список («Структура дел»).
В структуру дел надо вносить все глобальные и стратегические цели, далее по мере возможности выполнять декомпозцию этих целей путем разложения их на задачи (тактический уровень). Затем продолжать декомпозицию, доводить разложение задач до оперативного уровня. Оперативный уровень – это глубина планирования на неделю, день, час.
Электронная таблица обеспечивает возможность редактирования текста, вставки пустых строк в любое место иерархического списка, переноса фрагментов информации в любое место таблицы. Такой электронный бланк выполняет функции конструктора, с помощью которого можно легко изменять структуру иерархического списка.
На основе иерархического списка целей, задач, мероприятий, событий можно выполнять следующие базовые действия в недельном цикле оперативного планирования и управления временем:
- Формирование списка актуальных дел на неделю (выписка из списка «Структура дел»)
- Мониторинг и системный анализ достижения целей и решения задач
- Систематизация, структурирование массива дел, установление приоритетов
- Организация связей между разными уровнями целей, тактических задач и оперативных мероприятий
ВАРИАНТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ УЧЕТНОЙ ФОРМЫ
Учетную форму «Список задач на неделю» можно напечатать на принтере и использовать для записей в составе модульного ТАЙМ-Органайзера. В этом случае возможны два варианта: печать чистого бланка для записей авторучкой (или карандашом) и печать бланка, на который предварительно добавлена печатная информация, привязанная к конкретному пользователю. Во втором случае фиксированная часть списка задач является частью персонально ориентированного бланка, что позволяет уменьшить объем ручных записей и избежать перезаписывания постоянных дел при смене бланка в конце недели.
Заполнение учетной формы «Список задач на неделю» на бланке в составе органайзера и в электронной таблице рекомендуется синхронизировать, перенося записи из печатной формы в электронный бланк. Таким образом может быть сформирована компьютерная база данных, обеспечивающая возможность ведения статистики и автоматизации процедур системного анализа задач.
Ценность учетной формы «Список дел на неделю» проявляется в том, что этот бланк после заполнения всех полей дает полную картину фактической загрузки недели и дает возможность организовать мониторинг задач на основе использования недельной матрицы в составе учетной формы. Результаты мониторинга представлены в матрице в наглядном графическом виде. Уникальные идентификаторы в диапазоне от 1 до 100 для каждой задачи присваиваются именно в бланке «Список задач на неделю», что обеспечивает полный контроль за жизненным циклом каждой задачи (каждая задача рождается, ей присваивается уникальный номер, для решения задачи выполняются определенные действия, после того, как задача решена полностью, дело закрывается и номер освобождается)
Учетная форма «Список дел на неделю» обеспечивает дополнительную возможность планирования на день. Для этого используется недельная матрица, в ячейках которой можно указывать те задачи, которые необходимо выполнить в течение следующего дня. Эти ячейки находятся на пересечении поля, указывающего конкретный день недели, для которого производится планирование, и записей с теми делами, которые выбраны для выполнения.
Для примера представлен фрагмент таблицы «Список задач на неделю».
Вместо использования знаков [ ™ ] и [ ? ] можно использовать вариант кодирования знаками [ - ] и [ È ].
Вы можете придумать свой вариант кодирования состояний задач в ячейках недельной матрицы ([ ] задача запланирована, но не было действий, [ ] задача запланирована и были выполнены определенные действия, но задача при этом выполнена только частично, [ ] задача была запланирована и выполнена полностью – номер в списке дел на неделю освобождается для записи новой задачи).
РАСПИСАНИЕ ЖЕСТКИХ ДЕЛ
Данный график предназначен для наглядного представления карты периодических дел и предстоящих событий, жестко привязанных к сетке часов. Бланк представляет собой прямоугольную матрицу, в которой каждый столбец представляет собой шкалу времени от 8 до 24 час. Количество столбцов – это количество дней в неделе. Предстоящие события отображаются в графике в виде прямоугольных фрагментов определенной длины. Внутри этих прямоугольников можно указать № задания в соответствии со списком дел. Если карта событий по каким-либо причинам радикально меняется, есть возможность убрать устаревший график из органайзера и заменить его на другой. Рекомендуется вести записи в этом бланке карандашом, тогда появляется возможность редактирования информации в течение недели. Такой график, в котором оперативно отражается наглядная карта распределения событий, помогает принимать оптимальные решения в цикле планирования и организации деятельности, исключая возможность назначения нескольких событий на одно и то же время.
Рекомендуется для жесткого планирования использовать возможности электронных органайзеров-календарей на планшетах, смартфонах.
|
ПРИМЕР АВТОХРОНОМЕТРАЖА И СИСТЕМНОГО АНАЛИЗА ЗАТРАТ ВРЕМЕНИ ПО СФЕРАМ ЖИЗНИ
|
МЕТОДОВ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ
1. Не полагайтесь на память. Записывайте свои задачи и разгрузите мозг.
2. Составьте список приоритетов. Это поможет сконцентрироваться на главном и не позволит тратить время на пустяки и второстепенные задачи.
3. В конце каждой недели выделите время на составление плана на будущую неделю. Это не потерянное время, оно сторицей окупится повышением вашей продуктивности.
4. Не надейтесь запомнить интересную мысль – всегда имейте под рукой блокнот для записи ваших идей. Как вариант – носите диктофон.
5. Если требования другого человека не совпадают с вашими целями – говорите «нет». Этому нужно научиться.
6. Перед тем как начать действовать – подумайте, но не слишком долго. Небольшое размышление убережет вас от необдуманных поступков и бесполезной траты времени.
7. Выделите время в своих планах на самосовершенствование.
8. Осознавайте то, что вы делаете. Вы должны понимать, на что тратите свое время. Ваши дела должны двигать вас к цели.
9. Включите в вашу индивидуальную систему управления временем те приемы, которые наиболее эффективны для вас и используйте эту систему постоянно.
10. Оцените себя в плане наличия вредных привычек. Они отнимают ваше время. Составьте список таких привычек и по очереди избавляйтесь от них. Эффективнее всего получается замещение вредной привычки – полезной.
11. Не выполняйте за других их работу, чтобы казаться лучше. Так, вы потратите время, которое могли бы использовать для собственного продвижения.
12. Заведите журнал, где вы сможете регистрировать ваши успехи на пути к намеченным целям. Регулярно заполняйте и изучайте этот журнал, чтобы убедиться, что вы движетесь в нужном направлении.
13. Не каждая задача может быть решена наилучшим способом. Не нужно становиться перфекционистом и, например, переписывать деловое письмо 20 раз, чтобы добиться стиля Льва Толстого.
14. Не перегружайте себя количеством задач. Если у вас есть неотложные дела и важные задачи, которые займут все ваше время, то второстепенные задачи можно отложить на более благоприятное время.
15. Не обманывайтесь эффективностью. Вы можете эффективно выполнять задачу, которая не является на данный момент приоритетной. В этом случае, нельзя сказать, что вы используете свое время эффективно.
ПРИНЦИП ПАРЕТО
Принцип Парето (80/20) свидетельствует, что 80 % результатов вытекают лишь из 20 % причин. Это единственный принцип, без следования которому невозможно построить эффективную работу людей и организаций. В основе принципа 80/20 – алогичное, но широко распространенное явление выраженного дисбаланса, неравноценности приложенных усилий и полученных результатов, отсутствие соответствия между ними.
• 80 % времени мы используем для общения менее 1 % всех слов языка
• На получение 80 % результатов уходит 20 % затраченного времени
• 20 % вложенных средств определяют 80 % отдачи
• 80 % следствий определяются 20 % причин
• 20 % усилий дают 80 % результатов
• 20 % ассортимента продукции дают 80 % от общего объема продаж
• 20 % покупателей и клиентов дают 80 % прибылей
• 20 % преступников совершают 80 % преступлений
• 20 % водителей виновны в 80 % аварий и происшествий на дороге
• 80 % времени вы носите 20 % имеющейся у вас одежды
По настоящему эффективно работающие люди и организации преуспевают именно потому, что СКОНЦЕТРИРОВАЛИ немногие действительно важные силы в своих сферах деятельности и заставили их работать на себя.
Вы можете сделать то же самое!
Делаю ли я это
Потому что я действительно этого хочу?
Или по привычке, по необходимости?
Созидаю ли я свою жизнь, или только управляю своим временем (или просто выживаю)?
Что в итоге достигнуто?
Расписание или Результаты
События или Отношения
Достижения или Сбалансированная жизнь
Сейчас вы наверное подумаете, опять ничего нового, все это мне давно известно и прочее. Но на каком уровне это вам известно? На уровне информации или на уровне навыка? Вы это просто знаете или можете делать это каждый раз, особенно когда попадаете в аврал? Эти четыре, как может показаться, очень простых вещи могут значительно повысить вашу результативность и сократить количество стресса в вашей жизни. Но работают они только тогда, когда их применяют. Вот этого я вам и желаю – чтобы вы применяли все, что знаете, а не просто владели информацией.
Ставь личные цели!
Планируй! Выделяй главное! Действуй!
Весь тайм менеджмент можно свести к трем волшебным словам: Планируй, Выделяй ГЛАВНОЕ, Действуй. Все книги о тайм менеджменте рассказывают именно об этом, только под разными углами, с разных ракурсов, под разным "соусом". Главное правило управления временем это – успеть сделать не все, а успеть сделать главное. Все задачи еще не сделал ни один человек, т.к. задач всегда больше, чем имеющегося времени. Важно сделать именно главное, то что дает 80% результата. Как сказано выше, весь тайм менеджмент сводится к трем словам: Планируй, Выделяй Главное, Действуй.
ПЛАНИРУЙ– означает составление списков задач, что необходимо сделать вообще. Наполнение списка задач необходимо делать постоянно, непрерывно. Заносим в этот список все дела, задания, которые попали в поле Вашего зрения из разных источников. ПРОДОЛЖАЙТЕ ЭТИМ ЗАНИМАТЬСЯ. Для этого можно всегда иметь под рукой тетрадь для записи новых заданий или набор пустых карточек. Для начала эффективного планирования времени необходимо создать список всех задач, которые должны быть сделаны в ближайшее время и обозримом будущем. Еще раз напоминаю, что запись очередной задачи в список не означает, что Вы это задание будете выполнять. Вы просто освобождаете свою оперативную память от лишней информационной нагрузки. Сложные задачи (проекты) расчленяйте на подзадачи, формируя дополнительные иерархические списки. Однородные виды работ, наоборот, объединяйте в категории. Все, чем вы в жизни занимаетесь, должно быть сформулировано и записано.
ЭТО ОЧЕНЬ ВАЖНЫЙ ЭТАП В ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОЙ РАБОТЫ!
ВЫДЕЛЯЙ ГЛАВНОЕ– означает выбор главных задач из всего списка задач. В качестве фильтра можно использовать матрицу распределения дел по материалам Стивена Кови. Можно привязать к задачам следующие ярлыки (свойства): степень важности (неважно, корзина, важно, очень важно) и степень срочности (без срока, срочно, не срочно, очень срочно, горит).
Для заданий, которые должны быть выполнены к определенному сроку, этот срок должен быть указан в списке дел для соответствующей записи. В первую очередь должны выполняться задания с ярлыками: горит – очень важно, очень срочно – очень важно, очень срочно – важно (это сектор кризисов I), во вторую очередь: не срочно – очень важно, нет срока – очень важно (это сектор II - качества жизни и развития), в третью очередь: горит – неважно, очень срочно – неважно (это сектор III – призрак сектора I). Причем дела из сектора III лучше делегировать другим исполнителям (переводить «стрелку»). Виды деятельности из сектора IV (сектора наркотической зависимости и деградации личности) лучше вообще исключить из своей жизни.
ДЕЙСТВУЙ– означает непосредственное выполнение в первую очередь главных задач. Эти главные задачи должны быть привязаны к определенным отрезкам времени в дневном плане. При этом должны быть выполнены следующие условия:
Еженедельный обзор.
Количество задач постоянно увеличивается, идеи, мысли решения приходят нам в голову постоянно. При этом среди них есть как полезные так и не очень. Чтобы не утонуть в куче собственных планов Дэвид Аллен рекомендует делать минимум раз в неделю "Еженедельный обзор". Этот обзор поможет убрать неактуальные задачи, оценить насколько мы близки к цели и т.д.
ЕСЛИ МЫ НЕ БУДЕМ ВЫПОЛНЯТЬ ЭТУ ОПЕРАЦИЮ, МЫ УТОНЕМ В СОБСТВЕННЫХ ЗАПИСЯХ И ПЛАНАХ!
СОДЕРЖАНИЕ
| СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ ДЛЯ ОПЕРАТИВНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ | |
| ПРИНЦИПЫ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ | |
| КОНСТРУКЦИЯ МОДУЛЬНОГО ТАЙМ-ОРГАНАЙЗЕРА | |
| АЛГОРИТМ ОПЕРАТИВНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ НА ОСНОВЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ | |
| СТРУКТУРА ДЕЛ (Дерево КАК) | |
| УПРАЖНЕНИЕ «КОЛЕСО ЖИЗНИ» | |
| ЭЛЕКТРОННЫЙ БЛАНК ДЛЯ ФОРМИРОВАНИЯ ИЕРАРХИЧЕСКИХ СПИСКОВ | |
| СПИСОК АКТУАЛЬНЫХ ЗАДАЧ НА НЕДЕЛЮ | |
| КЛАССИФИКАЦИЯ ЗАДАЧ ПО ПЕРИОДИЧНОСТИ | |
| РАСПИСАНИЕ ЖЕСТКИХ ДЕЛ | |
| СПИСОК ЗАДАЧ НА ДЕНЬ | |
| ЛИСТ УЧЕТА ВРЕМЕНИ (ХРОНО-КАРТА) | |
| ПРИМЕР АВТОХРОНОМЕТРАЖА И СИСТЕМНОГО АНАЛИЗА ЗАТРАТ ВРЕМЕНИ ПО СФЕРАМ ЖИЗНИ | |
| ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ ЛОВУШКИ | |
| УЧЕБНЫЙ КУРС «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ» | |
| ОСВОБОЖДАЕМ НАШЕ ПОДСОЗНАНИЕ ОТ ГРУЗА НЕЗАКОНЧЕННЫХ ЦИКЛОВ И НЕРЕШЕННЫХ ЗАДАЧ | |
| 15 МЕТОДОВ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ | |
| ПРИНЦИП ПАРЕТО | |
| ПЛАНИРУЙ! ВЫДЕЛЯЙ ГЛАВНОЕ! ДЕЙСТВУЙ! | |
| Главное внимание главным вещам – вот суть эффективной деятельности и успешной жизни. | |
| МАТРИЦА РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ | |
| Методология GTD (Getting Thing Done) |
СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ
ДЛЯ ОПЕРАТИВНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ
| Перекидной календарь Как техническое средство управления временем перекидной календарь мало пригоден. Он и не был предназначен для решения задач оперативного планирования. Основные недостатки – следующие: На листке календаря отсутствует сетка часов (на один и тот же час может быть назначено несколько дел, или может быть ситуация, когда второе дело начинается раньше, чем заканчивается первое) Перекидной календарь нельзя носить с собой (привязанность к стационарному рабочему месту) Для получения полной картины необходимо листать страницы календаря и такое листание может превратиться в непрерывное занятие Неструктурированность записей на страницах календаря, что исключает возможность мониторинга задач, учета затрат времени и системного анализа результатов деятельности Переносимые дела приходится многократно перезаписывать на новые листы Абсолютная непригодность для записи постоянных дел, выполняемых по расписанию, и задач, которые уже известны, но пока не привязаны к конкретным срокам. |
| Книжка-календарь В продаже имеется большое число разновидностей календарей-книжек. Они отличаются от перекидных календарей тем, что их можно носить с собой. Есть и другие удобства: часто совмещаются с телефонной книжкой, с блокнотными страницами. Хорошо продуманные календари-книжки имеют специальную закладку или для этой цели на каждой странице предусмотрен отрывающийся уголок. В остальном эти технические средства имеют те же неудобства, что и перекидные календари. Это достаточно тяжелые книги с большим количеством листов, которые мы вынуждены носить с собой, так как для каждого дня предусмотрен отдельная страница и все листы сшиты и вставлены в переплетную крышку. |
| Еженедельники Это относительно более удобные средства для управления временем по сравнению с календарями-книжками. Еженедельник дает общую картину всей недели, что позволяет равномерно распределять время, загружая незанятые дни. Для каждого дня имеется часовая сетка, и задачи можно записывать на определенный час. Еженедельники также, как и календари-книжки, относительно хорошо приспособлены для переноски, хотя имеют достаточно большие размеры. В остальном, еженедельники имеют те же недостатки, что и календари-книжки. Основные недостатки еженедельников: Неприспособленность для фиксации постоянных дел, не привязанных к определенному сроку и часто переносимых Очень мала площадь для записи запланированных дел Отсутствует возможность мониторинга, учета затрат времени и системного анализа задач |
| Календарь-органайзер Календарь-органайзер мало чем отличается от календарей-книжек. Отличие только в том, что любой лист можно вынуть из футляра, так как все страницы технического устройства, как правило, крепятся на кольцах. Основные недостатки те же, что и у календарей-книжек и еженедельников. |
| Картотека оперативного планирования Картотеки по принципам своей организации, простоте и удобству эксплуатации лучше других технических средств соответствуют идеям научной организации труда. В основе всякой рационализаторской деятельности лежит: Расчленение работы, предмета, явления на составные части Устранение звеньев, излишних с точки зрения достижения конечного результата Оптимальное сочетание оставшихся составных частей Картотечные органайзеры наиболее приспособлены для фиксации составных частей, сортировки, классификации, устранения ненужных звеньев, оптимального сочетания оставшихся элементов. Картотечные средства оперативного планирования можно разделить на три группы: Картотека оперативной работы, построенная на основе плоских картотечных ящиков Плоская картотека (картоплан) Мобильные картотечные органайзеры Картотеки отсутствуют в продаже, но это самые эффективные технические средства для управления временем.На основе использования картотечных средств оперативного планирования можно дополнительно обеспечить возможность учета затрат времени, мониторинга задач и последующего системного анализа результатов деятельности через использование специальных структурированных бланков карт-заданий. Кроме того картопланы отлично подходят для решения задач управления организациями и коллективами людей. |
Компьютерные органайзеры Компьютерные органайзеры – это дальнейшее развитие идеи картотечных органайзеров. Такие технические средства обеспечивают максимальную гибкость оперативного планирования и управления временем в недельном цикле. В настоящее время компьютерные органайзеры встроены в мобильные планшеты и телефоны и получили массовое распространение. Но большинство пользователей этих устройств не имеет базовых представлений об основах управления и поэтому эти люди не используют всех технических возможностей данных компьютерных программ. Отсутствует необходимый уровень компетентности в области тайм-менеджмента. Недостатки компьютерных органайзеров: Отсутствие возможности учета затрат времени, мониторинга задач и системного анализа результатов деятельности (эти возможно Наши рекомендации |