Тема 6. Функции и принципы менеджмента

План

1. Функция планирования.

2. Функция организации.

3. Функция мотивации.

4. Функция контроля.

5. Функция координации (подбор и расстановка кадров).

6. Принципы менеджмента.

Когда мы говорим о том, что организация (предприятие) функционирует, то имеем в виду, что в ее рамках люди осуще­ствляют определенные действия.

Функции менеджмента — это конкретный вид управ­ленческой деятельности, который осуществляется спе­циальными приемами и способами, а также соответству­ющая организация работы и контроль деятельности.

6.1. Функция планирования

Процесс разработки прогнозов называется прогнозированием. Прогноз – научно обоснованное суждение о возможных состояниях объекта в будущем, об альтернативных путях и сроках его существования. Прогнозирование управленческих решений наиболее тесно связано с планированием. План и прогноз представляют собой взаимодополняющие друг друга стадии планирования при определенной ведущей роли плана.

Прогноз в системе управления является предплановой разработкой многовариантных моделей развития объекта управления. Сроки, объемы работ, числовые характеристики объекта и другие показатели в прогнозе носят вероятностный характер и обязательно предусматривают возможность внесения корректировок.

Целью прогнозирования является получение научно обоснованных вариантов тенденций развития показателей качества, элементов затрат и других показателей. Самым сложным в системе менеджмента является прогнозирования качества и затрат.

Основными источниками информации для планирования являются:

· статистическая, финансово-бухгалтерская и оперативная отчетность предприятия и организации;

· научно-техническая документация по результатам внедрения НИОКР,

· патентно-лицензионная документация.

К основным принципам прогнозирования относятся: системность, комплексность, непрерывность, вариантность, адекватность и оптимальность.

Планирование – это одна из основных (планирование, организация, контроль, координация, мотивация) функций менеджера, основа любой производственной деятельности.

Составление плана включает в себя целый набор операций и действий: различного рода исследования, анализ результатов, тестирование, сопоставление, консультации, наконец, разработку самого плана и доведение его до исполнителей.

Система планирования в организации представляет собой закрытую систему, в которой существуют тесные взаимосвязи между отдельными видами планов – долгосрочные планы конкретизируются в средне- и краткосрочных, а также в планах текущего периода.

Этапы разработки планов.

1. Начинается разработка с долгосрочного планирования, т.е. с плана-графика основных дел на несколько лет. Здесь главное – расписать задачи по срокам. Записи в плане-графике делаются с разбивкой по годам или полугодиям.

2. Среднесрочное планирование подразумевает составление планов на год. Для этого необходимо составить перечень наиболее важных работ на год, в том числе, повторяющиеся из года в год, например, собрание акционеров, годовой отчет и т.д. Это конкретная расшифровка на данный год перспективного плана плюс проекты планов на будущий год, промежуточные сроки выполнения работ, различные традиционные мероприятия и т.д. Некоторые сроки будут приблизительными, впоследствии они уточняются в рабочем порядке. Главное требование к такому перечню – его полнота. Рекомендуемый практический прием – деление каждой планируемой работы на элементы: чем детальнее будет сделано, тем легче представить затраты времени на ее выполнение.

3. Оперативное планирование осуществляется, как правило, не более чем на неделю. В основном это планы «на сегодня», «на завтра». Они служат эффективным средством для согласования и контроля выполнения годовых, квартальных и месячных планов.

Практика планирования.

Существуют рабочие графики дня, недели, реже месяца.

Существуют сетевые графики (для оптимизации комплекса большого количества разнообразных работ, например, строительство или научно-исследовательские разработки) и график Ганта (распределение работ по времени и назначение ответственных).

Технология разработки планов:

1) зачем делать (идея, цель);

2) что делать (количество и качество объекта);

3) как делать (по какой технологии);

4) для кого делать (потребители);

5) с какими затратами (ресурсы); где делать (место); когда делать (время); кому делать (исполнители); что это дает (экономический, социальный и др. эффекты).

Принципы и техника планирования.Эффективность пла­нирования как функции управления во многом зависит от того, какими принципами (руководящими правилами) руководствуются при составлении планов.

1. Полнота планирования – при планировании должны учитываться все события и ситуации, которые могут иметь значение для развития организации.

2. Точность планирования – при составлении планов ис­пользуются современные методы, средства, тактики и проце­дуры, обеспечивающие точность прогнозов.

3. Ясность планирования – цель и меры планирования должны иметь простые и легкие при воспроизводстве форму­лировки, доступные всем членам организации.

4. Непрерывность планирования – это не одноразовый акт, а непрерывный процесс.

5. Экономичность планирования — расходы на планиро­вание должны находиться в соразмерном отношении с получа­емым от планирования выигрышем.

Функция организации

Организация как функция управления обеспечивает упо­рядочение технической, экономической, социально-психологи­ческой и правовой сторон деятельности любой организации. Функция организации нацелена на упорядочение деятельности менеджера и исполнителей. Поскольку всю работу выполня­ют люди, функция управления как организация позволяет оп­ределить, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества заданий и какие для этого потребуются средства.

Функция организации ставит вопросы кто и как (т.е. кто и как будет реализовывать план организации?).

Функция мотивации

Поведение человека всегда моти­вировано. Он может трудиться усердно, с воодушевлением и энтузиазмом, а может уклоняться от работы. Поведение лич­ности может иметь и любые другие проявления, поэтому всегда сле­дует искать мотив поведения.

а) Общая характеристика мотивации

Готовность и желание человека выполнять свою работу являются одними из ключевых факторов успеха функционирования организации. Путь к эффективному управлению человеком лежит через понимание его мотивации.

Мотивация – совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека к деятельности.

Для всестороннего раскрытия понятия мотивация, необходимо рассмотреть три аспекта этого явления:

· что в деятельности человека находится в зависимости от мотивационного процесса;

· каково соотношение внутренних и внешних сил;

· как мотивация соотносится с результатами деятельности человека.

Рассмотрим некоторые понятия, которые будут нами рассмотрены в дальнейшем.

Потребности – это то, что возникает и находится внутри, это нужда в чем-то.

Мотив – это побудитель действия, он всегда находится внутри человека и поддаётся осознанию.

Стимул – это внешний побудитель к действию.

Поведение человека определяется не одним мотивом, а их совокупностью, создавая мотивационную структуру, которая обладает определенной стабильностью. Однако она может меняться, в частности, сознательно в процессе воспитания человека, его образования или пребыванием в новой среде.

Мотивирование – это процесс воздействия на человека с целью побуждения его к определенным действиям.

Выделяют два основных типа мотивирования.

Первый – побуждает к определенным действиям, а второй тип – формирует мотивационную структуру человека.

Процесс использования различных стимулов для активизации людей называется процессом стимулирования.

На что в деятельности человека оказывает влияние мотивация? Это: усилие; старание; настойчивость; добросовестность; направленность.

Мало разработанная область – соотношение стимулов и мотивов человека.

б) Мотивационный процесс

Процесс мотивации может быть представлен в виде 6 стадий, следующих одна за другой.

Первая стадия – возникновениепотребностей. Потребность проявляется в виде ощущения, что человеку что-то не хватает. Условно потребности разделяются на 3 группы:

· физиологические;

· психологические;

· социальные.

Вторая стадия – поиск путей устранения потребностей. Это может быть: удовлетворение, подавление, игнорирование.

Третья стадия – определение целей (направления) действия. На этой стадии происходит согласование четырех моментов: что должен сделать, что получу, поможет ли это добиться желаемого, устранит ли это мою потребность.

Четвертая стадия – осуществление действия. Может проходить корректировка целей.

Пятая стадия – получение вознаграждения заосуществление действия. Определяется на сколько выполненное действие дало желаемый результат. В зависимости от этого происходит сохранение, усиление или ослабевание мотивации.

Шестая стадия – устранение потребности.

Процесс мотивации сложен и неоднозначен, существует достаточно большое количество теорий, в которых делается попытка объяснения данного процесса. Эти теории условно можно разделить на две большие группы. Первая группа выявляет и анализирует содержание факторов мотивации, вторая – динамику взаимодействия различных мотивов, т.е. как инициируется и направляется поведение человека. Первая группа теорий называется группой теорий содержания мотивации, вторая группа – теории процесса мотивации.

в) Теории содержания мотивации

В данных теориях описывается структура потребностей, их содержание и то, как данные потребности связаны с мотивацией человека к деятельности. Эти теории пытаются ответить на вопрос о том, что внутри человека побуждает его к деятельности.