Как сделать собрания интересными

Содержательными, полезными

В иерархических организациях созыв и проведение собрания являются прерогативой менеджера нередко единственного участника, имеющего право голоса, который вырабатывает повестку дня, устанавливает регламент и требует его соблюдения, использует заседание для информирования, заслушивания докладов, передачи «вводных». Полноценное обсуждение важных вопросов имеет место крайне редко, также редко имеет место открытый, честный диалог или принятие Существенных решений на основе консенсуса. В результате таких совещаний подавляются коммуникации, поляризуются отношения, ухудшается моральный климат; большинство работников считает их пустой тратой времени, пытаясь досидеть до конца, не заснув и не ляпнув что-то, о чем потом придется пожалеть.

В самоуправляемых организациях собрания предоставляют шанс улучшить качество отношений, возобновить прежний интерес к ценностям, создать сеть сообществ, стимулировать проявление лидерских качеств в команде, повысить процент участия и ответственность персонала, урегулировать зарождающиеся конфликты, повысить навыки самоуправления. В планировании и проведении собрания принимает участие каждый присутствующий, внося определенные корректирующие изменения всякий раз, когда собрание начинает терять свою функциональность. Участники используют свою осведомленность о процессе, применяя ее на собрании, в результате чего совещание становится более интересным, осмысленным, полезным.

На самом деле сделать собрание более захватывающим, умным и полезным представляется не такой уж сложной задачей. Надо всего лишь сделать собрания более демократичными, наделив присутствующих всей полнотой ответственности за то, чтобы эти собрания приобрели практический смысл. Процедуру можно упростить, сделать ее полезной, укрепить организационную демократию. Чтобы улучшить качество проводимых совещаний, команды могут воспользоваться определенным набором элементов процесса, в частности:

· Планировать совещание заранее. Четко представлять цель собрания, кто должен прийти, зачем. Собрание должно проводиться в спокойной обстановке, при отключенных телефонах, пейджерах и т. д.

· Перед собранием можно обсудить с главными участниками те роли, которые они будут играть. Убедитесь, что выступающие и председатель собрания знают, о чем они будут говорить с участниками и сколько у них есть времени.

· Заблаговременно проинформируйте всех о продолжительности собрания, узнайте, что хотели бы люди от данного собрания вообще и от каждого обсуждаемого вопроса в частности. Начните и закончите вовремя либо имейте серьезные основания, объясняющие, почему вам это не удалось.

· Подготовьте предварительную повестку дня, заранее раздайте ее тем, кто предположительно будут присутствовать на собрании. Структурируйте план собрания так, чтобы он отвечал следующим требованиям: легкое начало, сложные, проблемы относятся на середину собрания, легкое завершение.

· Попросите присутствующих оказать помощь в проведении собрания и фиксировании значимых высказываний, чередуя эти роли. Если вы оказываете помощь в координации собрания, придите на 15-30 минут раньше, чтобы подготовить помещение и заранее обсудить проблемы или конфликты е теми, кто намерен выставить их на рассмотрение, снизив тем самым агрессивность заинтересованных сторон или их зацикленность на проблеме.

· Убедитесь, что все слышат и видят друг друга, что среда не вызывает дискомфорта.

· Поприветствуйте каждого. Чтобы разрядить атмосферу, дайте почувствовать собравшимся, что их присутствие на данной встрече не только необходимо, но и желанно.

· Пусть каждый представит себя сам, проинформирует о чем-тоновом, выразит собственное мнение по целям собрания, предложит несколько альтернатив.

· Согласуйте четкое распределение ролей и зон ответственности в рамках данного собрания, дайте общий обзор повестки дня и расставьте приоритеты, по необходимости внесите изменения.

· Кратко изложите, что было сделано со времени проведения последнего собрания.

· Откажитесь от личных нападок в пользу расхождения по идейным соображениям. Когда есть разногласия, не применяйте силового воздействия, попытайтесь найти творческое решение, добейтесь консенсуса, результата, при котором не будет проигравших.

· Дайте каждому присутствующему возможность активно участвовать в собрании, убедитесь, что никто не чувствует себя за бортом процесса.

· Договоритесь о том, что нельзя перебивать выступающего; вести разговор с соседями во время выступления, говорить, не получив право голоса.

· Попросите кого-нибудь вести протокол собрания, где будут указаны основные идеи выступлений, чтобы можно было еще раз обратиться к ним, обобщив основные приоритеты, прежде чем принимать решение.

· Не позволяйте председателю единолично контролировать течение собрания. Дайте возможность группе самой решить, что именно обсуждать.

· Если группа заходит в тупик, передайте вопрос на рассмотрение в подкомиссию, которая должна выработать компромиссное решение, оговорив дату повторного собрания. Можно также воспользоваться выборочным опросом, показывающим общее мнение, с последующим рассмотрением этого вопроса до момента окончательного голосования.

· Установите, кто за что в какой момент будет отвечать, какие при этом понадобятся ресурсы.

· Определите дату, время, место проведения следующего собрания, оговорите примерную повестку дня.

· Оцените состоявшееся совещание. Попытайтесь определить моменты, которые могли бы улучшить этот процесс. Периодически занимайте позицию стороннего наблюдателя, чтобы увидеть, насколько повысилось качество процесса и улучшились отношения в группе, отмечайте тех, кто открыто выражает недовольство тогда, когда процесс не работает.

· После собрания лидеры могут переговорить с ключевыми фигурами, узнать их мнение, обсудить, как следует распределить зону ответственности, подумать, как сделать проведение следующего собрания более успешным, окончательно убедиться в том, что эти обязанности выполняются.

Демократические процедуры занимают больше времени по сравнению с теми же процедурами в условиях иерархии и автократии. Это обусловлено отчасти сложной, порой хаотичной природой вещей, крайне важных для проведении собрания. При формировании самоуправляемой организации недостаточно заявить о демократичности применяемых процессов. Участники процессов должны научиться активно вовлекать в рассмотрение существующие различия и противоречия, выявлять причины разногласий, исследовать природу многообразия, раскрывать подоплеку конфликтов. Достижение сотрудничества и кооперации всегда представляет собой несколько хаотичный процесс, но этот беспорядочный процесс обеспечивает выработку решений, наиболее близких к оптимальным, заставляет по-новому взглянуть на догмы, делает отношения более глубокими и стимулирует взаимное уважение.