Социотехнические факторы проектирования организации

По определению Дж. Гелбрейта, проектирование организации представляет собой постоянный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных. Выделяют четыре группы ситуационных факторов, которые оказывают влияние на процесс проектирования организации:

1) внешняя среда организации;

2) технология работы;

3) стратегический выбор руководства организации в отношении ее целей;

4) персонал организации.

Основным условием для выживания и развития организации является способность адаптироваться к изменениям во внешнем окружении.

Основными этапами проектирования организации являются: • выявление институтов непосредственного соприкосновения и их требований, для того чтобы можно было определить основные функциональные части или подразделения компании, которые будут осуществлять прямые контакты с этими институтами;

• оценка характеристик институтов непосредственного окружения и их относительной важности для организации.

Внешняя среда организации. Степень неопределенности внешнего окружения оценивается по двум составляющим: уровню сложности и интенсивности изменений (динамизму).

Сложность внешней среды определяется количеством и схожестью факторов, влияющих на проектирование организации. В условиях высокой степени неопределенности особое значение приобретают такие характеристики организации, как гибкость и умение быстро адаптироваться к внешним изменениям. В условиях низкой степени неопределенности наиболее важными задачами менеджмента становятся поддержание стабильности и обеспечение наиболее эффективного использования ограниченных ресурсов. С ростом неопределенности внешней среды организации особую важность приобретают вопросы сокращения вертикальной дифференциации, децентрализация тактических решений, повышения уровня профессионализма персонала и уменьшения степени формализации. Напротив, очень высокая степень определенности внешнего окружения идеальна для классических бюрократических структур с сильной вертикальной дифференциацией, формализацией и централизованной системой принятия решений.

Несвоевременная реакция на частые и труднопредсказуемые изменения во внешнем окружении может создать серьезные внутренние препятствия для развития компаний.

Технология работы. Влияние технологии на проектирование организации осуществляется по двум направлениям: разделение труда и группировка работ (создание подразделений).

Взаимосвязь между технологией работы и проектированием организации описывается с помощью следующих переменных: неопределенность в поступлении работы и месте ее выполнения, неопределенность в знании относительно того, как делать работу, взаимозависимость работ в организации. На рис. 11 показана взаимосвязь первых двух переменных, рассматриваемых в диапазоне высокой и низкой степени неопределенности.

Рис. 11. Влияние технологии на проектирование организации

Источник: Вшанский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. - М.: Эко-номисть, 2003, с. 291.

При проектировании организаций рассматриваемая матрица помогает сформировать подразделения с учетом схожести технологических характеристик.

Взаимозависимость работ предполагает четыре типа связи между работами в организации: складывающаяся, последовательная, связанная и групповая.

При складывающейся взаимозависимости работ каждое подразделение организации является относительно автономным и вносит свой вклад в достижение общих целей (например, центры обслуживания, создаваемые предприятием). Последовательная взаимозависимость работ основывается на том, что одно подразделение должно закончить свою работу прежде, чем она поступит в другое подразделение (сборочные предприятия строят свою работу именно по этому принципу). Связанная взаимозависимость

появляется тогда, когда конечный результат работы одного подразделения становится началом в работе другого, и наоборот (по такой схеме работают структурные звенья организации, занимающиеся разработкой, производством и рыночным тестированием нового продукта). Групповая взаимозависимость необходима в ситуациях, когда работа характеризуется высокой степенью неопределенности (например, проектные группы). Наличие в организации большого числа связанных и групповых взаимозависимостей требует от организации значительных усилий по интеграции ее частей.

Стратегический выбор. Принимая решение о выборе структуры организации, руководитель (или руководящий орган) должен понимать, что универсальной схемы организационной структуры не существует. Структура организации должна выбираться в зависимости от стратегической направленности фирмы, рода ее деятельности, специфики поставленных целей и задач, отраслевой направленности, а также в зависимости от внутренней и внешней среды организации.

Таким образом, можно предположить, что лучшей управленческой структурой организации будет та структура, которая наилучшим образом позволяет эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников, удовлетворять потребности клиентов, достигать поставленных целей с максимально возможной эффективностью.

По мнению Альфреда Чандлера, структура организации должна быть такой, чтобы обеспечить реализацию ее стратегии. Любая организационная структура управления не является конечной формой - со сменой стратегии организации меняется и ее структура управления.

В рамках стратегического выбора, как правило, рассматриваются три области: идеология управления; потребители; рынки сбыта и территориальное размещение производства.

Персонал организации. Важными факторами, оказывающими существенное влияние на проектирование организации, являются уровень профессиональной подготовки и квалификационные требования к персоналу и психосоциальные характеристики рабочей силы.

Уровень профессионализма. При организационном проектировании необходимо учитывать тот факт, что чем выше образовательный уровень, необходимый для выполнения определенного вида работ, тем больше свободы следует предоставлять исполнителям в выборе действий и тем меньше должен быть уровень формализации. Для работ, предполагающих более низкий уровень квалификации, следует ориентироваться на более формализованные технологические операции и процедуры принятия решений.

Психосоциальные характеристики. Для индивидов с преимущественной ориентацией на конкретное восприятие предпочтительной является работа в стабильных условиях с высоким уровнем внешней формализации, позволяющей избежать неопределенности.

Работники, склонные к абстрактному мышлению и самостоятельным оценкам, стремятся к работе, допускающей проявления творческой активности и инициативы и менее ограниченной формализованными должностными инструкциями.