Организационные принципы аудита

Аудит качества

Стандарты

ГОСТ Р ИСО 19011 – 2003 г. (Руководящее указание по аудиту СМК и систем экологического менеджмента)

Аудит – это систематический независимый и документируемый процесс получения свидетельств аудита и их объективного оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.

Свойства аудита – это записи изложения фактов и другая информация, относящаяся к критериям аудита.

Критерии аудита – это совокупность политики процедур. И требований.

Виды аудита качества

В зависимости от объекта аудита различают:

1. Аудит СМК (основные критерии – ГОСТ Р ИСО 9001).

2. Аудит процесса (основные критерии – процедур, процессов, технологии, стандарты предприятий).

3. Аудит продукции (основной критерий – техусловия, стандарты продуктов).

В зависимости от заказчика аудита различают:

а) Внутренний аудит (аудит первой стороной). Аудит проводимый самой организацией для внутренних целей. Является обязательным элементом СМК согласно ИСО 9001 ( критериями могут быть внутренние документы СМК).

б) Внешний аудит (аудит второй стороны). Проводится организацией заинтересованной в деятельности проверяемой организации (потребитель). Критерии – требования контракта.

в) Аудит (третьей стороны). Проводится независимой организацией.

Положительные и отрицательные стороны внешних аудитов по сравнении с внутренними:

+ -

1. высокий уровень 1. незнание аудиторами

объективности традиций организации

2. эффективность работы 2. возможно предубеждение

3. воздействие критики к аудиторам со стороны

4. более высокая проверяемой организации

квалификация аудиторов 3. незнание аудиторами

5. возможность использовать неформальных лидеров и каналов

результаты аудита в рекламе общего информирования

6. точность определения 4. невозможность использования

затрат на аудит конфиденциальной информации

5. дефицит времени

6. выборочность проверок

В зависимости от способа планирования и проведения аудита различают:

1. Вертикальный аудит. Проводится по подразделениям организации (наиболее простой для планирования способ аудита).

2. Горизонтальный аудит. Проводится по процессам.

а) прослеживаемость вперед – это проверка от начала процесса до его завершения.

б) прослеживаемость назад – это проверка от конца процесса к началу (используется для определения причин возникающих проблем).

в) прослеживаемость методом случайного выбора. Проверка с любой произвольно взятой точки процесса. Используется в условиях дефицита времени (характерен для длительных аудитов).

Организационные принципы аудита

1 Принципы единообразия. Аудит проводится по официально утвержденной процедуре, что обеспечивает упорядоченность работ, однозначность и сопоставимость результатов аудита.

Принцип системности. Планирование и проведение аудитов осуществляется с учетом установленной структурной взаимосвязи.

2 Принцип документированности. При этом обеспечивается сохранность и сравнимость, полученной в ходе аудита информации.

3 Принцип предупредительности. Руководство и персонал проверяемой стороны заранее уведомляется о цели, времени и методах аудита.

4 Принцип регулярности. Аудиты проводятся с определенной периодичностью, что обеспечивает постоянный анализ СМК со стороны руководства.

5 Принцип независимости. Аудиторы не должны нести непосредственной ответственности за проверяемую ими работу.

6 Принцип доказательности.

7 Принцип открытости. Результаты аудитов должны быть доступны для ознакомления сотрудником проверяемой стороны.

Порядок проведения аудита качества.

Этап: Планирование аудита (определяем что проверяем? Как проверяем?).

Разрабатывается программа аудитов на определенный период времени (в большинстве случаев – годовая, для крупных предприятий – квартальная, полугодовая. Это зависит от руководителей предприятия).

Программа аудитов может включать:

- перечень планируемых аудиторских проверок;

- обучение аудиторов (внешне, внутреннее);

- внешние аудиты со стороны потребителей, органов по сертификации и др. заинтересованных сторон.

При планирование аудитов необходимо учитывать наличие либо отсутствие в организации службы аудитов. Программа аудитов утверждается на уровне высшего руководства.

Программа, как правило содержит объекты аудитов (процессы, подразделения, продукцию), критерии аудита, сроки проведения проверок и состав аудиторских групп.

Этап: Подготовка аудита.

Аудит может быть внеплановым в случаях: ухудшения качества продукции; внесения существенных изменений в СМК; введение новых нормативных документов; пожеланий потребителей организации.

Подготовка к аудиту включает:

- разработка плана конкретного аудита;

- распределение работ в аудиторской группе;

- обеспечение аудиторской группы необходимой документацией;

- информирование проверяемой стороны о предстоящем аудите.

План аудита должен включать:

1. цели аудита

2. критерии аудита

3. даты и места проведения проверки

Роли и обязанности членов аудиторской группы, распределение необходимых ресурсов. При распределении работ между членами аудиторской группы учитывается их компетентность.

При подготовке к аудиту аудиторам необходимы следующие документы:

- критерии аудита. При необходимости аудиторы опрашивают документы у руководства проверяемой стороны;

- документы, разрабатываемый аудиторами для обследования объекта аудита. (опросные листы, контрольные опросники). Опросные листы могут отправляться в проверяемую организацию заранее для получения необходимой информации и более тщательной подготовки к аудиту, формы, отражающие результаты аудита (протоколы несоответствий, индивидуальные отчеты аудиторов).

Руководитель проверяемой стороны при подготовке к аудиту:

- информирует сотрудников о целях, месте и времени проведения аудита;

- назначает ответственных лиц для сопровождения аудиторов;

- по запросу аудиторов предоставляет необходимую информации. До начала аудита.

Выявление несоответствий.

Несоответствия – это невыполнения требования.

Несоответствия могут быть:

- значительными. Это несоответствие, приводящее к ухудшению качества продукции;

- незначительными. Не систематическое ухудшение или ошибка, не влияющая на качество продукции.

Систематически проявляющиеся незначительные несоответствия может рассматриваться как значительное.

По форме проявления несоответствия разделяют на фактические и потенциальные. Потенциальные несоответствия – которые могут проявиться в будущем с некоторой вероятность.

Причины Организационные принципы аудита - student2.ru фактическое несоответствие потенциальные

Все выявленные несоответствия должны документироваться со ссылками на невыполняемые требования нормативных документов. Заключения по результатам аудита формулируется аудиторской группой на совещании без представителей проверяемой стороны. Оно должно содержать:

1. Степень соответствия СМК критериям аудита.

2. Результативность (Р) и эффективность (Э) СМК (процессы, деятельность).

3. Возможности процесса анализа со стороны руководства для обеспечения постоянной пригодности СМК, ее адекватности, результативности и улучшения.

4. Проведение заключительного совещания. Цель – доведение результатов аудита до руководства проверяемой стороны и согласование всех спорных вопросов. В случае если не удается достичь согласия между аудиторами и проверяемой стороной, то протоколируются оба мнения.

Аудиторы могут дать рекомендации по улучшению, если это предусмотрено целями аудита. Но эти рекомендации не носят обязательного характера.

Этика проведения аудита.

Информация полученная при проведении аудита не должна использоваться аудиторами таким образом при котором возможно нанесение морального ущерба проверяемой стороне.

Неэтичное поведение может проявляться в некорректном отношении к представителям другой расы, национальности или другого пола.

Аудиторы должны быть законопослушными и внимательными к культуре организации.

Аудиторы не должны сообщать о себе какую-либо личную информацию, которую можно использовать для оказания давления на них.

Аудитор должен оценивать возможные последствия тех или иных действий в ходе аудита и не позволять оказывать давление или влияние на результат аудита. Аудитор должен строго следовать процедуре и плану аудита.