Сложная система всегда состоит из нескольких подсистем

При исследовании сложных систем важным является подход к этим исследованиям с точки зрения системных представлений.

В настоящее время можно выделить, по крайней мере, пять типов системных представлений: микроскопическое, функциональное, макроскопическое, иерархическое и процессуальное. Каждое из них отражает определенную группу характеристик системы.

Микроскопическое представление системыосновано на понимании ее как множества наблюдаемых и неделимых величин (элементов). В принципе, абсолютно неделимых элементов нет, однако в каждом конкретном случае проектирования системы элемент принимается неделимым. Структура системы фиксирует расположение выбранных элементов и их связи.

Под функциональным представлением системыпонимается совокупность действий (функций), которые необходимо выполнять для реализации целей функционирования системы.

Макроскопическое представлениехарактеризует систему как единое целое, находящееся в «системном окружении» (среде). Это означает, что реальная система не может существовать вне системного окружения (среды), а окружающая среда представляет собой ту систему, в рамках которой выбраны интересующие нас объекты. Следовательно, система может быть представлена множеством внешних связей со средой.

Иерархическое представлениеосновано на понятии «подсистема» и рассматривает всю систему как совокупность подсистем, связанных иерархически.

И наконец, процессуальное представлениехарактеризует состояние системы во времени.

Следовательно, система управления как объект исследованияобладает следующими признаками:

· состоит из множества (по крайней мере, двух) элементов, расположенных иерархически;

· элементы систем (подсистемы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей;

· сама она является единым и неразрывным целым, т.е. целостной системой для нижестоящих иерархических уровней;

· имеются фиксированные связи системы с внешней средой.

Предметом исследованиявыступают конкретные проблемы, стороны деятельности организации, познание и разрешение которых требует проведения исследования.

Изучая систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем.

К таким требованиям относятся:

· детерминированность элементов системы;

· сложность системы;

· динамичность системы;

· наличие в ней управляющего параметра;

· наличие контролирующего параметра;

· наличие каналов прямых и обратных связей.

Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

В системах управления детерминированностьпроявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

Под сложной системой в отличие от простой понимается такая система, которая не может рассматриваться как сумма составляющих ее частей (свойство эмерджентности). При анализе сложной системы наряду с рассмотрением поэлементно, в расчлененном виде, необходимо ее изучение также в целом, во всей совокупности связей.

Динамический характер системы определяется тем, что она находится в состоянии непрерывного изменения, в динамике. Этим она отличается от статической системы. Динамическими системами называют такие, переход которых в новое состояние не может совершаться одномоментно, а требует некоторого времени и осуществляется в результате определенного процесса. Примером динамической системы может служить любая система управления.

Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. Внутри системы также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответственных работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениямследует отнести указания вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

Под воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.

Чтобы обеспечить быстрое перестроение системы (организации) в условиях изменения среды, система управления должна:

· иметь элемент, фиксирующий факт появления возмущения;

· обладать минимально допустимой инерционностьюдля своевременного принятия управленческих решений;

· иметь элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системыв соответствии с изменившимися условиями.

Следующее требование к системе управления – наличие управляющего параметра,посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

Условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.

Несоблюдение данного требования, т.е. наличия управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

Пятым требованием, предъявленным к системам управления, является наличие контролирующего параметра,т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него управляющего воздействия.

Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления или специально созданное подразделение (отдел. группа), если организация достаточно большая.

Наличие прямых и обратных связей(шестое требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений.

Итак, мы рассмотрели требования, предъявляемые к системе управления как объекту исследования. Что это нам дает в смысле методологии процесса управления?

1. Рассматривая конкретную организацию как объект исследования, мы всегда должны фиксировать и сравнивать ее системные характеристики. Это позволяет лучше понять организацию и определить, к какому классу сложности она относится.

2. Чтобы совершенствовать систему управления с использованием компьютерной техники, организационное проектирование требуется доводить до такого уровня, при котором обеспечивается четкость распределения обязанностей руководителей и исполнителей.

3. Необходима персональная ответственность руководителей и исполнителей. При проектировании системы управления нужно четко фиксировать, кто и что делает в системе управления, кто за что отвечает.

4. Необходима информационная проработка системы на уровне управленческих решений.

5. Исследование и проектирование должно быть непрерывным процессом. В системе управления следует предусматривать отдел или группу сотрудников, которые должны постоянно прорабатывать технологию подготовки новых решений, обусловленных новыми целями.

6. В любой организации должна существовать документация, четко регламентирующая ее деятельность. Зачастую Положения об отделах, должностные инструкции не конкретны и не обеспечивают персональной ответственности при принятии управленческих решений.