Матрица тайм-менеджемента
ПЛАНИРОВАНИЕ
Общие принципы эффективного планирования
§ От общего – к частному.
Планирование надо начинать с продумывания глобальных целей, вытекающих из миссии компании или отдельного человека. Цели должны соответствовать социальным ролям, которые существенны для человека в его деловой и личной жизни (о миссии и социальных ролях более подробно смотрите: Стивен Кови «Семь навыков высокоэффективных людей»). Сначала – долгосрочное планирование, затем – среднесрочное, и лишь затем - краткосрочное. Представьте, что вы задумали вышить панно. Сначала рисунок будущей вышивки рождается в вашем сознании, затем он переносится на ткань, вы подбираете необходимые нитки и продумываете последовательность работы, и лишь затем приступаете к вышиванию. План дня – это маленький стежок в большом панно вашей жизни, он должен соответствовать общему замыслу и не выбиваться из цветовой гаммы. К сожалению, чаще всего бывает наоборот. Мы или не планируем вообще, или сразу делаем маленькие стежки, не соотнося их с общим замыслом.
Взаимосвязь долгосрочных и краткосрочных планов представлена в таблице (из книги Ю.Л. Васильченко «Механизмы времени»)
| Вид плана | Цели | Этапы достижения цели | Задачи по выполнению этапов плана | Задачи по реализации ролевых функций | Конкретные виды деятельности | Текущие дела, напрямую не связанные с целями («Срочные») |
| Долгосрочный план | + | + | ||||
| Годовой план | + | + | ||||
| Месячный (квартальный) план | + | + | ||||
| Недельный (декадный) план | + | + | ||||
| Дневной план | + | + |
§ Установление приоритетов.
В плане должно быть четко определено, какие дела являются наиболее важными.
Широкую известность получил принцип Парето – соотношение 80 : 20. В общем виде он гласит, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.
Относительно тайм-менеджмента этот принцип интерпретируется так:
80 % затраченного времени (многочисленные второстепенные проблемы) дают 20 % итогового результата и, наоборот,
20% затраченного времени (немногие жизненно важные проблемы) дают 20 % итогового результата.
Поэтому очень важно в процессе планирования расставить приоритеты, чтобы заниматься прежде всего значимыми делами (см. матрицу тайм-менеджмента на стр.7).
§ Регулярность составления планов.
Надо помнить, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Но это происходит, если планирование является не «разовым мероприятием», а входит в систему, становится привычкой. Планированию необходимо выделять часть своего времени ежедневно. Но нельзя ударяться и в другую крайность – часами составлять план дня. Существует общая закономерность: от общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить на планирование. Например, для разработки плана дня требуется 5-10 минут.
Кто регулярно в течение 10 минут подготавливает свой рабочий день, тот сможет ежедневно экономить 2 часа, а также вернее и лучше справиться с важными делами.
§ Гибкость планирования
Планы должны быть составлены таким образом, чтобы их можно было скорректировать. Рекомендуемое соотношение планируемого времени и времени, которое стоит оставлять для непредвиденной и спонтанной активности – 60 : 40.
§ Нормирование работы
Для каждого вида деятельности должно быть выделено определенное количество часов, минут. Известен принцип: «Работа занимает столько времени, сколько его имеется в наличии».Поэтому, чтобы больше успевать, ставьте себе четкие временные нормы, планируйте не только время начала работы, но и ее окончания.
§ Определение критериев выполнения
Для каждого вида деятельности должен быть установлен критерий, по которому эта работа будет считаться выполненной. Если задание объемно, надо его раздробить на составляющие части и установить критерии выполнения каждой из частей (см. «советы по эффективному планированию на стр. 10).
План реализации цели
Цель трудно достичь, если нет четкого плана ее реализации, если мы не знаем ответа на вопрос: «Каким путем мы пойдем к намеченному ориентиру?» Чтобы определить этот путь, необходимо сформулировать ключевые задачи и представить их в виде дерева целей, что поможет осознать взаимосвязь и последовательность выполнения задач разного уровня.
Задание 5
Возьмите одну из серьезных целей, которые вы ставите перед собой в вашей профессиональной деятельности. Какое «дерево целей» может привести вас к достижению намеченного ориентира?
Чем больше мелких веточек на вашем дереве, тем более полно вы продумали план реализации поставленной цели.
Помните, что каждая задача должна иметь конкретные измеримые результаты для оценки ее завершенности.
Берясь за одну из задач, вы оказываете влияние на решение остальных, некоторые задачи не могут быть выполнены, пока вы не реализовали другие задачи. Именно такие задачи можно считать КЛЮЧЕВЫМИ, поскольку именно они ведут вас к достижению поставленных целей. Поэтому после того, как ключевые задачи сформулированы, необходимо расставить приоритеты и определить последовательность решения задач.
Матрица тайм-менеджемента
Каждый из нас, реализуя поставленные цели, действует в силовом поле «ВАЖНОГО» и «СРОЧНОГО». «У меня все дела и важные, и срочные», - говорит герой фильма Петр Сергеевич. «Это только так кажется», - отвечает ему более опытный менеджер.
Стивен Кови в своей книге приводит матрицу тайм-менеджмента, классифицируя все выполняемые задачи по принципу «важность» и «срочность». «Срочное» - это то, что требует от вас безотлагательного действия, например, срочный вызов к начальнику, телефонный звонок, который требует, чтобы вы подняли трубку, отчет, который надо было сдать «вчера».
«Важные» дела – это прежде всего те, которые ведут вас к поставленным целям, соответствуют вашим ключевым задачам. Степень их «важности» вы определяете сами.
Что же конкретно входит в каждый из четырех квадрантов?
| СРОЧНО | НЕ СРОЧНО | |
| В А Ж Н О | Кризисные ситуации ликвидация проблем, разбор конфликтных ситуаций, авралы, не сделанные вовремя отчеты … | Работа на перспективу анализ, планирование, обучение, построение отношений, наведение порядка в делах и т.д. |
| Н Е В А Ж Н О | «Чужие дела», текучка Некоторые телефонные разговоры, некоторые совещания, неважная административная работа, выполнение за других их работы. | Праздное времяпрепровождение Откладывание, ненужное и неважное общение, поглощение ненужной информации. |
Кв. 1 – это область важных и срочных дел. Если к ним немедленно не приступить, то это повлечет очень серьезные негативные последствия. Люди, живущие с ощущением, что все их дела «и срочные, и важные», постоянно испытывают нехватку времени, живут в обстановке кризиса. Это может привести к стрессу и проблемам со здоровьем.
Кв. 2 – дела несрочные, не требующие немедленного выполнения, но важные, отвечающие ключевым задачам и ведущие к достижению целей. Это все, что связано с работой на перспективу: анализ, планирование, обучение, построение отношений в коллективе и с внешними партнерами, работа на репутацию компании и т.д.
Кв. 3 – это область «срочного», но, с точки зрения достижения поставленных целей, «не важного». Многие отождествляют понятия срочного и важного. В действительности срочность этих дел часто диктуется приоритетами и ожиданиями других людей. «Срочно зайдите в дирекцию», «Срочно напишите отчет», «срочно отправьте сведения о компании». Человек реагирует на «срочность» в ущерб делам «важным» и, в конечном счете, не достигает своих целей, что очень часто приводит к кризисам.
Кв. 4. Сюда обычно «сбегают» люди, уставшие работать в квадранте 1. Он ищут себе «видимость» занятий или просто «тянут» время, не находя в себе силы заняться чем-то из области «важного». Это пустое времяпрепровождение, обусловленное ленью, несобранностью, неумением организовать свой рабочий день.
Следует учесть, что один и тот же вид деятельности может быть в разных квадрантах. Например, когда проводится экстренное совещание, связанное с резким падением объемов продаж, - это относится к 1-му квадрату. Если совещание плановое и на нем рассматриваются вопросы, связанные с работой на перспективу - это второй квадрант. Если вы присутствуете на совещании, а его тема не имеет к вам никакого отношения, но вы «должны» на нем быть – значит, вы находитесь в третьем квадрате и т.д.
a) Как изменится распределение этих дел по квадрантам, если бы главным для себя Петр Сергеевич определил «за год сделать имя компании брэндом»?
(см. ответ на стр. 18)
Какую роль играет «матрица тайм-менеджмента» в эффективном планировании?
Большинство людей в свой план прежде всего заносят дела, имеющие характер «срочности», (это дела из 1-го и 3-го квадрантов), нередко путая понятия срочности и важности. В результате на дела из второго квадранта времени просто не остается, их откладывают на «потом» или вовсе не делают. Когда же наступает это «потом», выясняется, что все эти дела стали «И срочными, и важными», то есть наступил кризис. Все время уходит на разрешение кризисных ситуаций, и опять второму квадранту нет места в планах. Чем больше мы живем в обстановке кризиса, тем меньше времени у нас остается для предотвращения новых кризисов.
Как же быть? Ответ очевиден – надо больше времени отводить второму квадранту. Итак,
§ составляя план, прежде всего резервируйте время для дел «важных», но не срочных.
§ Чтобы найти время на квадрант 2, откажитесь от пребывания в 4- ом квадранте (см. раздел «Ловушки времени»).
§ Максимально делегируйте другим сотрудникам дела из 3-го квадранта или, если это невозможно, постарайтесь их трансформировать в дела второго квадранта. Например, кто-то, ссылаясь на неумение, просит вас выполнить за него задание. Трудно коллеге сказать «Нет», и вы беретесь за «чужую» работу, отдаляясь от собственных целей. Чтобы перевести это занятие во второй квадрант, надо не просто выполнить за кого-то чужую работу, а провести обучение неопытного сотрудника, тем самым освобождая себя от «чужих» дел в будущем. Часть дел из квадранта 3 можно просто проигнорировать. Если же вы обязаны заниматься «неважной» текучкой, постарайтесь организовать это время максимально эффективно (см. раздел «Советы по эффективной организации дня).
| Рабочие часы | Понедельник | Вторник | Среда | Четверг | Пятница |
| II-1 | |||||
| 9.15 | II – 1 | II-1 | II-2 | ||
| 9.30 | II – 1 | II-1 | II-4 | II-2 | II-2 |
| 9.45 | II – 1 | II-4 | II-2 | ||
| 10.00 | II – 1 | II-2 | |||
| 10.15 | II-2 | ||||
| 10.30 | II-3 | ||||
| 10.45 | II-3 | ||||
| 11.00 | II-3 | ||||
| 11.15 | II-3 | ||||
| 11.30 | II-3 |
Советы по эффективному планированию
§ Составляйте план до начала работы, а именно: в конце уходящего дня.
§ Отдавайте приоритет важности, а не срочности.
§ Задавайте точные временные нормы, предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.
§ Следует, чтобы наиболее важные, приоритетные дела занимали одни и те же часы каждый день недели или отдельный день каждую неделю. И не следует допускать в эти отрезки никакие другие дела
§ С самого начала устанавливайте в своих планах, какую работу вы должны выполнять лично, а какую - можно перепоручить (делегировать).
§ Фиксируйте в плане желаемые результаты, а не действия (не «Позвонить Максиму», а «Договориться по телефону с Максимом о встрече для обсуждения плана работы»)
§ Устраните из своего обихода неопределенные, неточные формулировки типа «Как можно скорее», «На следующей неделе». Заключайте конкретные мини-договоры относительно срока окончания работ (прежде всего с собой).
§ Планируйте и используйте с толком свое свободное время и время на вынужденное ожидание. Планируйте, как вы заполните промежутки!
§ Резервируйте продолжительные непрерывные периоды времени для крупных задач и более короткие промежутки – для обработки нескольких мелких дел.
§ Формируйте мелкие дела в блоки.
§ При составлении планов на месяц и неделю нельзя допускать появления задач, которые не вытекают из предыдущего плана (на более крупный отрезок времени).
§ Если такие задачи начинают появляться, следует соотнести их с жизненно важными задачами и скорректировать последние или отбросить первые как поглотители времени.
В конце этого раздела стоит рассказать о «совете стоимостью 25000 долларов». Эта история приведена в книге Л.Зайверта «Ваше время – в ваших руках». Именно в 25000 долларов был оценен совет по эффективному использованию времени, который дал советник по предпринимательству Ив Ли свеому клиенту - Чарльзу Швабу, президенту компании «Бетлэм стил». Совет заключался в следующем: «Составьте список важнейших дел, которые Вы должны сделать завтра, и пронумеруйте их очередность в соответствии со значимостью (заметьте: со значимостью, а не со срочностью). Завтра утром начните с задачи №1 и работайте над ней до тех пор, пока она не будет решена. Перепроверьте затем установленные вами приоритеты еще раз и приступайте к задаче №2, но не идите дальше до тех пор, пока не кончите и это дело. Потом переходите к №3 и т.д. Даже если Вы не сможете выполнить весь план на день, это не трагедия. К концу дня будут решены по крайней мере важнейшие дела, прежде чем Вы потратите время на задачи меньшей важности. Ключ к успеху в том, чтобы ежедневно делать следующее: перепроверяйте относительную значимость предстоящих задач, принимайте решения о приоритетах, составьте их список отразите его в плане дня и придерживайтесь его. Пусть это будет привычным делом каждого рабочего дня. Если вы убедитесь в ценности этой системы, «передайте ее дальше своим сотрудникам. Испытывайте ее столь долго, сколько сочтете нужным, а затем выпишите чек на сумму, которой по Вашему мнению, эта система стоит». Спустя несколько недель Шваб прислал Ли чек на 25000 долларов».